Cách nhập dữ liệu cơ sở dữ liệu SQL vào tệp Excel [Ví dụ]

Nhập dữ liệu SQL vào tệp Excel

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL bên ngoài. Bài tập này giả định rằng bạn có một phiên bản SQL Server đang hoạt động và những kiến ​​thức cơ bản về SQL Server.

Đầu tiên chúng ta tạo SQL tệp để nhập vào Excel. Nếu bạn đã có tệp SQL đã xuất, bạn có thể bỏ qua hai bước sau và chuyển sang bước tiếp theo.

1. Tạo cơ sở dữ liệu mới có tên là Nhân viênDB
2. Chạy truy vấn sau

USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Cách nhập dữ liệu vào Excel bằng hộp thoại Wizard

• Tạo một sổ làm việc mới trong MS Excel
• Nhấp vào tab DỮ LIỆU

1. Chọn từ nút Nguồn khác
2. Chọn từ SQL Server như trong hình trên

1. Nhập tên máy chủ/địa chỉ IP. Đối với hướng dẫn này, tôi đang kết nối với localhost 127.0.0.1
2. Chọn loại đăng nhập. Vì tôi đang ở trên máy cục bộ và tôi đã bật xác thực Windows, tôi sẽ không cung cấp ID người dùng và mật khẩu. Nếu bạn đang kết nối với máy chủ từ xa, thì bạn sẽ cần cung cấp các thông tin chi tiết này.
3. Bấm vào nút tiếp theo

Sau khi bạn kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu. Một cửa sổ sẽ mở ra, bạn phải nhập tất cả các chi tiết như trong ảnh chụp màn hình

• Chọn Nhân viênDB từ danh sách thả xuống
• Bấm vào bảng nhân viên để chọn nó
• Bấm vào nút tiếp theo.

Nó sẽ mở trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để lưu kết nối dữ liệu và hoàn tất quá trình kết nối với dữ liệu của nhân viên.

• Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau

• Bấm vào nút OK

Tải xuống tệp SQL và Excel

Cách nhập dữ liệu MS Access vào Excel bằng ví dụ

Ở đây, chúng ta sẽ nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu bên ngoài đơn giản được cung cấp bởi Microsoft Truy cập cơ sở dữ liệu. Chúng ta sẽ nhập bảng sản phẩm vào excel. Bạn có thể tải xuống Microsoft Sở dữ liệu Access.

• Mở một sổ làm việc mới
• Bấm vào tab DỮ LIỆU
• Nhấp vào từ nút Truy cập như hiển thị bên dưới

• Bạn sẽ nhận được cửa sổ hội thoại hiển thị bên dưới

• Duyệt đến cơ sở dữ liệu mà bạn đã tải xuống và
• Bấm vào nút Mở

• Bấm vào nút OK
• Bạn sẽ nhận được dữ liệu sau

Tải xuống cơ sở dữ liệu và tệp Excel

Làm mới và quản lý kết nối cơ sở dữ liệu

Ưu điểm của việc nhập dữ liệu so với dán là Excel duy trì kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu, do đó chỉ cần làm mới một lần là có thể cập nhật các hàng mới nhất mà không cần lặp lại trình hướng dẫn. Việc quản lý kết nối đó giúp báo cáo luôn được cập nhật và bảo mật.

1. Làm mới dữ liệu: Nhấp chuột vào bất kỳ ô nào trong bảng đã nhập, mở tab DỮ LIỆU và chọn Làm mới hoặc Làm mới tất cả để cập nhật mọi kết nối.
2. Làm mới khi mở: Trong Thuộc tính Kết nối, hãy chọn “Làm mới dữ liệu khi mở tệp” để báo cáo luôn được cập nhật mỗi khi được mở.
3. Quản lý kết nối: Sử dụng mục Truy vấn & Kết nối để đổi tên, chỉnh sửa hoặc xóa kết nối, cũng như kiểm tra máy chủ và cơ sở dữ liệu mà kết nối đó trỏ đến.
4. Bảo vệ thông tin đăng nhập: Thích hơn Windows Xác thực người dùng bất cứ khi nào có thể, và tuyệt đối không lưu mật khẩu cơ sở dữ liệu trong sổ làm việc được chia sẻ.

⚠️ Cảnh báo: Một bảng tính có kết nối cơ sở dữ liệu trực tiếp có thể làm lộ tên máy chủ và truy vấn. Hãy ngắt kết nối bằng Truy vấn & Kết nối trước khi chia sẻ tệp ra ngoài tổ chức, hoặc dán các giá trị dưới dạng dữ liệu tĩnh trước.

Câu Hỏi Thường Gặp