Cách chuyển đổi tệp CSV sang Excel
Charlotte Miller
⚡ Tóm tắt thông minh
Việc nhập tệp CSV vào Excel biến một tệp văn bản thuần túy chứa các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành một bảng tính được định dạng. Trang này giải thích tệp CSV là gì, cách nhập tệp CSV bằng Trình hướng dẫn nhập văn bản, cách xử lý các dấu phân cách khác như dấu gạch chéo, và so sánh các cách mở tệp CSV.
Tệp CSV là một trong những cách phổ biến nhất để chuyển dữ liệu giữa các chương trình, bởi vì hầu hết mọi ứng dụng đều có thể đọc và ghi tệp này. Excel mở tệp CSV chỉ với vài cú nhấp chuột và, với Trình hướng dẫn Nhập văn bản, cho phép kiểm soát hoàn toàn cách đọc từng cột.
Tệp CSV là gì?
CSV là viết tắt của Comma Separated Values (Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy). Đó là một tệp văn bản thuần túy, trong đó mỗi dòng là một bản ghi và các giá trị bên trong một bản ghi được phân tách bằng dấu phẩy. Vì nó chỉ chứa văn bản và dấu phân cách, không có định dạng nào, nên tệp CSV có thể được tạo và đọc bởi các cơ sở dữ liệu, ứng dụng web và mọi chương trình bảng tính.
Hạn chế của định dạng CSV là nó không lưu giữ phông chữ, màu sắc, công thức hoặc nhiều trang tính. Nó chỉ lưu trữ dữ liệu thô, đó chính là lý do tại sao nó là định dạng đáng tin cậy để chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang Excel, nơi định dạng và công thức được thêm vào sau đó.
Cách nhập/chuyển đổi CSV sang Excel
Trong hướng dẫn này, Chúng tôi sẽ nhập dữ liệu bên ngoài từ một tệp CSV đơn giản chứa các khoản thanh toán của khách hàng. Bạn có thể tải xuống tệp CSV cho bài tập này.
- Mở một sổ làm việc mới
- Bấm vào tab DATA trên ribbon
- Bấm vào nút Từ văn bản
- Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau
- Duyệt đến thư mục nơi bạn đã tải xuống tệp CSV
- Chọn tệp da.csv
- Bấm vào nút Nhập
- Bạn sẽ nhận được trình hướng dẫn nhập tệp văn bản sau
- Bấm vào nút Tiếp theo
- Chọn Dấu phẩy trên bảng Dấu phân cách
- Bấm vào nút Tiếp theo
- Bấm vào nút Hoàn tất
- Bấm vào nút OK
- Bạn sẽ nhận được dữ liệu sau
Nhập các tệp được phân tách bằng dấu phân cách khác
Trong một số trường hợp, bạn có thể không nhận được tệp được phân tách bằng dấu phẩy, đó có thể là tệp Dấu gạch chéo (\), Ống (|) hoặc các tệp được phân tách bằng dấu phân cách khác. Chúng ta hãy xem làm thế nào để đối phó với họ.
Đây là tệp giá trị được phân tách bằng dấu gạch chéo (\) mẫu mà bạn có thể tải xuống.
Tải xuống Tệp CSV được phân tách bằng dấu gạch chéo (\)
- Mở một sổ làm việc mới
- Bấm vào tab DATA trên ribbon
- Bấm vào nút Từ văn bản
- Duyệt đến thư mục nơi bạn đã tải xuống tệp và Nhập tệp đó
- Bạn sẽ nhận được trình hướng dẫn nhập tệp văn bản sau
- Bấm vào nút Tiếp theo
- Bây giờ, thay vì chọn Dấu phân cách bằng dấu phẩy, hãy chọn Khác và đặt Dấu gạch chéo (\) làm dấu phân cách trên bảng Dấu phân cách
- Sau đó bấm vào nút Tiếp theo.
- Sau đó bấm vào nút Kết thúc
- Bây giờ Nhập dữ liệu trong bảng tính hiện có
Bạn sẽ nhận được dữ liệu sau
💡 Mẹo: Trình hướng dẫn này xử lý cùng một ký tự Tab, dấu chấm phẩy hoặc dấu gạch dọc. Bất cứ khi nào bản xem trước trong trình hướng dẫn hiển thị tất cả các giá trị bị dồn vào một cột, điều đó có nghĩa là ký tự phân cách được chọn không chính xác, vì vậy hãy chuyển sang mục Khác và nhập ký tự chính xác.
Mở hay Nhập: Hai cách để đưa tệp CSV vào Excel
Tệp CSV có thể được truy cập vào bảng tính theo hai cách, và lựa chọn nào phù hợp phụ thuộc vào mức độ kiểm soát cần thiết đối với các cột. Bảng dưới đây so sánh hai cách này.
| Phương pháp | Làm thế nào | Tốt nhất cho |
|---|---|---|
| Mở trực tiếp | Double Nhấp vào tệp, hoặc chọn Tệp rồi chọn Mở. | Một tập tin sạch, được phân tách bằng dấu phẩy, trong đó kiểu dữ liệu cột mặc định là phù hợp. |
| Trình hướng dẫn Nhập Văn bản | Chọn tab DỮ LIỆU, mục Từ Văn bản, sau đó chọn dấu phân cách. | Tệp có dấu phân cách bất thường, hoặc các cột phải được đặt là văn bản hoặc ngày tháng. |
| Truy vấn Power Query (Lấy dữ liệu) | Tab DỮ LIỆU, Lấy dữ liệu, Từ Văn bản/CSV trên các phiên bản Excel mới hơn | Một tập tin cần được làm sạch, lọc và làm mới liên tục. |
⚠️ Cảnh báo: Mở trực tiếp tệp CSV có thể làm thay đổi dữ liệu. Một dãy số dài như số điện thoại hoặc số ID có thể bị mất số 0 đứng đầu, và một giá trị trông giống như ngày tháng có thể bị chuyển đổi. Hãy sử dụng Trình hướng dẫn nhập văn bản và đặt cột đó thành Văn bản để giữ nguyên giá trị ban đầu.
