Khoản thanh toán còn lại là gì? SAP với Ví dụ

Phương pháp phần dư là gì trong SAP FI?

In SAP Kế toán tài chính (FI), phương pháp ghi sổ theo phần dư là một kỹ thuật hạch toán được sử dụng khi khách hàng hoặc nhà cung cấp chỉ thanh toán một phần hóa đơn chưa thanh toán. Thay vì để hóa đơn gốc chưa thanh toán một phần, hệ thống sẽ xóa toàn bộ chứng từ gốc và tự động tạo một khoản mục chưa thanh toán mới mang số dư còn lại. Cách tiếp cận này giúp giữ cho sổ cái các khoản phải thu và phải trả được gọn gàng, vì mỗi khoản tiền chưa thanh toán được ghi vào một chứng từ riêng với ngày hạch toán mới.

Phương pháp thanh toán dư khác biệt rõ rệt so với phương pháp thanh toán từng phần. Với phương pháp thanh toán từng phần, hóa đơn gốc vẫn chưa được thanh toán và khoản thanh toán được liên kết với nó như một khoản mục liên quan, do đó có hai chứng từ tồn tại song song cho đến khi số dư được thanh toán đầy đủ. Với phương pháp thanh toán dư, chỉ có một chứng từ chưa được thanh toán tại bất kỳ thời điểm nào, điều này giúp đơn giản hóa việc lập báo cáo công nợ quá hạn, các quy trình nhắc nhở thanh toán và công việc đối chiếu do các nhóm Kế toán phải thu và Kế toán phải trả thực hiện.

Tại sao nên chọn phương pháp tính toán phần dư cho các khoản thanh toán một phần?

Các kế toán viên thường ưa chuộng phương pháp số dư khi tính minh bạch trong kiểm toán và việc phân loại công nợ theo thời gian quan trọng hơn việc giữ nguyên số tham chiếu hóa đơn gốc. Vì số dư được ghi nhận như một chứng từ mới với ngày hiện tại, nên số dư sẽ được tính lại thời gian đáo hạn, điều này có thể hữu ích trong trường hợp tranh chấp. trachoặc khi khách hàng đàm phán lại các điều khoản thanh toán. Nó cũng rất phù hợp với các tổ chức sử dụng hệ thống nhắc nhở thanh toán tự động, vì số tiền khoản mục chưa thanh toán luôn phản ánh đúng số dư chưa thanh toán thực tế.

Cách hạch toán các khoản thanh toán một phần đến theo phương pháp số dư (F-28)

Các bước dưới đây hướng dẫn cách ghi nhận khoản thanh toán của khách hàng bằng mã giao dịch F-28. Khi sử dụng tab "Các khoản mục còn lại", hệ thống sẽ xóa hóa đơn gốc và tạo một khoản mục mở mới cho số tiền chưa thanh toán.

Bước 1) Mở giao dịch F-28

Nhập giao dịch Code F-28 trong SAP Trường lệnh.

Bước 2) Nhập dữ liệu tiêu đề

Trên màn hình Dữ liệu tiêu đề của các khoản thanh toán đến, hãy nhập các thông tin sau:

1. Nhập ngày lập tài liệu
2. Nhập công ty Code trong đó khoản thanh toán sẽ được ghi nhận
3. Nhập đơn vị tiền tệ thanh toán
4. Nhập số tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng mà khoản thanh toán sẽ được ghi nhận.
5. Nhập số tiền thanh toán đã nhận
6. Nhập Mã khách hàng của khách hàng thực hiện thanh toán
7. Ấn Bản Xử lý các mục chưa hoàn thành

Bước 3) Chọn tab Các mục còn lại

Sau khi xử lý các khoản mục chưa thanh toán, hãy chuyển sang tab Các khoản mục còn lại để ghi lại số dư chưa thanh toán.

1. Chọn Các khoản mục còn lại chuyển hướng
2. Chọn và kích hoạt hóa đơn mà khoản thanh toán một phần đã được nhận.
3. Nhập số tiền còn lại chưa thanh toán

Bước 4) Lưu tài liệu thanh toán

Ấn Bản Tiết kiệm Đăng tải chứng từ thanh toán. SAP Xóa hóa đơn gốc và tạo một khoản mục chưa thanh toán mới cho số tiền còn lại.

Bước 5) Xác minh số tài liệu

Kiểm tra thanh trạng thái để xem Số tài liệu được tạo bởi SAPĐiều này xác nhận rằng khoản mục còn lại đã được lưu thành công.

Cách hạch toán các khoản thanh toán một phần đi ra bằng phương pháp số dư (F-53)

Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp tuân theo cùng logic Phương pháp tồn dư, nhưng sử dụng mã giao dịch F-53. Hệ thống sẽ xóa hóa đơn của nhà cung cấp và ghi nhận một chứng từ phải trả mới cho số tiền chưa thanh toán.

Bước 1) Mở giao dịch F-53

Nhập giao dịch Code F-53 trong SAP Trường lệnh.

Bước 2) Nhập dữ liệu tiêu đề

Trên màn hình Dữ liệu tiêu đề của các khoản thanh toán đi, hãy nhập các thông tin sau:

1. Nhập ngày lập tài liệu
2. Nhập công ty Code trong đó khoản thanh toán sẽ được ghi nhận
3. Nhập số tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng mà khoản thanh toán sẽ được ghi nhận.
4. Nhập số tiền thanh toán được gửi
5. Nhập mã số nhà cung cấp (Vendor ID) của nhà cung cấp nhận thanh toán.
6. Ấn Bản Xử lý các mục chưa hoàn thành

Bước 3) Chọn tab Các mục còn lại

Sau khi xử lý các khoản mục chưa thanh toán, hãy chuyển sang tab Các khoản mục còn lại để ghi lại số dư chưa thanh toán.

1. Chọn Các khoản mục còn lại chuyển hướng
2. Chọn và kích hoạt hóa đơn mà khoản thanh toán một phần đã được thực hiện.
3. Nhập số tiền còn lại chưa thanh toán

Bước 4) Lưu khoản thanh toán

Ấn Bản Tiết kiệm Đăng tải chứng từ thanh toán đi. SAP Xóa hóa đơn gốc của nhà cung cấp và tạo một khoản phải trả chưa thanh toán mới cho số tiền còn lại.

Bước 5) Xác minh số tài liệu

Kiểm tra thanh trạng thái để xem Số chứng từ đã được tạo. Điều này xác nhận rằng bút toán dư xuất kho đã được lưu.

Phương pháp thanh toán dư so với phương pháp thanh toán từng phần

Phương thức thanh toán dư sẽ xóa hóa đơn gốc và tạo một khoản mục mở mới cho số dư chưa thanh toán, trong khi phương thức thanh toán một phần giữ nguyên hóa đơn gốc và liên kết một chứng từ thanh toán với nó. Chọn phương thức thanh toán dư khi bạn muốn có một chứng từ mở duy nhất với ngày quá hạn mới, và chọn phương thức thanh toán một phần khi bạn cần giữ hóa đơn gốc hiển thị cho đến khi thanh toán đầy đủ, điều này có thể hữu ích khi khách hàng tham chiếu số hóa đơn gốc trên các khoản thanh toán.

Câu Hỏi Thường Gặp