SAP FB65: Ghi nhận phiếu tín dụng nhà cung cấp và trả lại hàng mua
Mason García
⚡ Tóm tắt thông minh
Hàng trả lại SAP được ghi nhận bằng phiếu ghi nợ nhà cung cấp thông qua giao dịch FB65, giao dịch này đảo ngược một phần hoặc toàn bộ hóa đơn của nhà cung cấp và giảm số dư phải trả cùng với thuế đầu vào liên quan.
Việc hoàn trả hàng mua được xử lý trong Kế toán Tài chính bằng phiếu ghi nợ nhà cung cấp. Giao dịch FB65 ghi trực tiếp phiếu ghi nợ đó vào tài khoản nhà cung cấp, không cần tham chiếu đến đơn đặt hàng, và phản ánh chính xác bút toán ban đầu được thực hiện khi lập hóa đơn.
Hướng dẫn cách gửi yêu cầu trả hàng đã mua trong SAP Sử dụng FB65
Bước 1) Nhập mã giao dịch FB65 vào ô lệnh, như hình bên dưới.
Bước 2) Ở màn hình tiếp theo, nhập mã công ty mà bạn muốn hạch toán chứng từ. Cửa sổ bật lên bên dưới sẽ xuất hiện lần đầu tiên khi FB65 được mở trong một phiên làm việc.
Bước 3) Trên tab Dữ liệu cơ bản, nhập các thông tin sau. Ảnh chụp màn hình sau danh sách sẽ hiển thị vị trí của từng trường.
- Nhập mã số nhà cung cấp (Vendor ID) của nhà cung cấp cần được ghi nhận vào phiếu ghi nợ.
- Nhập ngày lập tài liệu
- Nhập số tiền được ghi có
- Nhập mã số thuế sử dụng trên hóa đơn gốc
- Đánh dấu vào ô "Tính thuế"
Bước 4) Trong phần chi tiết mặt hàng, nhập các dữ liệu sau. Lưới hiển thị bên dưới thể hiện đường bù trừ.
- Nhập tài khoản mua hàng mà hóa đơn gốc đã được ghi vào
- Nhập số tiền cần trừ vào tài khoản.
- Chọn tín dụng
- Kiểm tra mã số thuế
Bước 5) Kiểm tra trạng thái của tài liệu. Số dư bằng không và đèn giao thông màu xanh lá cây, như trong dải bên dưới, có nghĩa là phiếu ghi nợ đã hoàn tất.
Bước 6) Nhấn vào nút Đăng bài trên thanh công cụ tiêu chuẩn, được đánh dấu bên dưới.
Bước 7) Kiểm tra thanh trạng thái để xem số tài liệu đã được tạo, như đã được xác nhận trong thông báo bên dưới.
Phiếu ghi nợ cho nhà cung cấp đối với hàng trả lại đã được ghi nhận thành công và hiển thị dưới dạng khoản ghi nợ chưa thanh toán trên tài khoản nhà cung cấp.
Các trường chính và loại tài liệu trong FB65
FB65 có bố cục màn hình tương tự như giao dịch hóa đơn nhà cung cấp, vì vậy một vài trường quyết định xem tài liệu có hoạt động như một phiếu ghi nợ hay không. Bảng dưới đây giải thích chức năng của từng trường.
| Phần | Những gì nó kiểm soát |
|---|---|
| Giao dịch (tiêu đề) | Mặc định là Phiếu ghi nợ trong FB65. Chuyển sang Hóa đơn sẽ biến màn hình tương tự thành giao dịch kiểu FB60, vì vậy nên giữ nguyên cài đặt này đối với trường hợp trả lại hàng mua. |
| Ngày lập tài liệu | Ngày được in trên phiếu ghi nợ của nhà cung cấp, thường là ngày xác định ngày cơ sở. |
| Đăng ngày | Ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ cái, từ đó xác định kỳ hạch toán và năm tài chính. |
| Tài liệu tham khảo | Số phiếu ghi nợ của nhà cung cấp. Ghi lại số hóa đơn gốc ở đây sẽ giúp việc đối chiếu sau này dễ dàng hơn nhiều. |
| Loại tài liệu | KG dùng cho phiếu ghi nợ nhà cung cấp, và KR dùng cho hóa đơn nhà cung cấp. Loại phiếu ghi nợ sẽ quyết định phạm vi số. |
| Thuế Code | Phải lặp lại mã số đã sử dụng trên hóa đơn gốc để thuế đầu vào được hoàn trả với cùng mức thuế suất. |
Vì phiếu ghi nợ ghi nợ nhà cung cấp và ghi có vào tài khoản chi phí hoặc hàng tồn kho, nên nó hoàn toàn trùng khớp với hóa đơn gốc. Chỉ nên nhập số tiền thực tế được trả lại hoặc tính thừa, chứ không phải toàn bộ giá trị hóa đơn, trừ khi toàn bộ lô hàng được trả lại.
Phiếu ghi nợ FB65 so với MIRO và phiếu ghi nợ tiếp theo.
Có ba loại tài liệu khác nhau thường được gọi là "phiếu ghi nợ" trong SAPvà việc chọn sai sẽ khiến lịch sử đơn đặt hàng bị sai lệch.
| Yếu tố | Phiếu ghi nợ FB65 | Phiếu ghi nợ MIRO | Tín dụng tiếp theo của MIRO |
|---|---|---|---|
| Mô-đun | Kế toán tài chính (FI) | Xác minh hóa đơn hậu cần (MM) | Xác minh hóa đơn hậu cần (MM) |
| Liên kết đơn đặt hàng | Không áp dụng | Tham chiếu đến đơn đặt hàng hoặc biên nhận hàng hóa. | Tham chiếu đến đơn đặt hàng |
| Ảnh hưởng đến lịch sử đơn đặt hàng | Không có tác dụng | Giảm số lượng và giá trị hóa đơn | Chỉ giảm giá trị; số lượng không thay đổi. |
| Sử dụng điển hình | Hàng trả lại không có PO, tín dụng dịch vụ, phí vượt quá trên hóa đơn FI | Hàng hóa được trả lại theo đơn đặt hàng. | Đã thỏa thuận giảm giá sau khi thanh toán hóa đơn. |
Khi mô-đun Quản lý Vật tư đang hoạt động và hàng hóa được trả lại trong một lần giao hàng trả lại, khoản tín dụng sẽ được ghi nhận trong MIRO để tài khoản thanh toán GR/IR và lịch sử đơn đặt hàng được nhất quán. FB65 là lựa chọn phù hợp khi không có đơn đặt hàng nào đứng sau khoản chi tiêu.
Cách thanh toán phiếu ghi nợ nhà cung cấp so với hóa đơn
Việc ghi nhận phiếu ghi nợ chỉ tạo ra một khoản mục ghi nợ chưa thanh toán. Tài khoản nhà cung cấp sẽ không được sắp xếp gọn gàng cho đến khi khoản mục đó được đối chiếu với hóa đơn liên quan.
- Chạy FBL1N cho nhà cung cấp và xác nhận rằng cả hóa đơn và phiếu ghi nợ đều hiển thị là các khoản mục chưa thanh toán.
- Nhập giao dịch F-44, nhập tài khoản nhà cung cấp, mã công ty, ngày thanh toán và đơn vị tiền tệ, sau đó chọn Xử lý các khoản mục chưa thanh toán.
- Kích hoạt hóa đơn và phiếu ghi nợ để chỉ chọn hai dòng đó.
- Kiểm tra trường "Chưa được phân bổ". Giá trị bằng không có nghĩa là hai khoản tiền bù trừ chính xác và chứng từ có thể được ghi sổ.
- Nếu phiếu ghi nợ nhỏ hơn hóa đơn, hãy sử dụng tab Thanh toán một phần để giữ hóa đơn ở trạng thái mở, hoặc tab Các khoản mục còn lại để đóng hóa đơn và tạo một khoản mục mở mới cho số dư.
- Đăng tải chứng từ thanh toán, sau đó chạy lại FBL1N để xác nhận cả hai mục hiện đã được thanh toán.
Sự khác biệt giữa việc thanh toán một phần và thanh toán dư thừa rất quan trọng đối với báo cáo công nợ quá hạn. Thanh toán một phần giữ nguyên hóa đơn gốc, và do đó, ngày đến hạn ban đầu, trên tài khoản. Thanh toán dư thừa đóng tài khoản gốc và tạo một khoản mục mới có ngày cơ sở được thiết lập lại, điều này có thể làm sai lệch phân tích công nợ quá hạn nếu sử dụng không cẩn thận.
Trường hợp phiếu ghi nợ chỉ đơn giản là để giảm số tiền thanh toán tiếp theo, thì hoàn toàn không cần phải xử lý thủ công. Quy trình thanh toán tự động trong F110 sẽ bù trừ các phiếu ghi nợ chưa thanh toán với các hóa đơn của cùng một nhà cung cấp trước khi đề xuất số tiền thanh toán, với điều kiện điều khoản thanh toán và phương thức thanh toán trùng khớp.
Nếu phiếu ghi nợ được nhập sai, hãy đảo ngược nó bằng FB08 thay vì lập hóa đơn bù trừ, và kiểm tra lại các khoản mục của nhà cung cấp trong các khoản phải trả sau khi quá trình đảo chiều hoàn tất.
