Mã giao dịch FB60 trong SAP: Cách đăng hóa đơn mua hàng
Mason García
⚡ Tóm tắt thông minh
Đăng hóa đơn mua hàng vào SAP Sử dụng giao dịch FB60, điểm nhập liệu Kế toán Tài chính cho các hóa đơn nhà cung cấp không có số tham chiếu đơn đặt hàng, bao gồm nội tệ, ngoại tệ, mã số thuế và điều khoản thanh toán.
FB60 là mã giao dịch Kế toán Tài chính được sử dụng để nhập trực tiếp hóa đơn nhà cung cấp, mà không cần đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng trước đó. Hướng dẫn chi tiết bên dưới sẽ trình bày trước tiên về hóa đơn nội địa, sau đó là mã giao dịch tương tự được sử dụng cho chứng từ được hạch toán bằng ngoại tệ.
Cách đăng hóa đơn mua hàng trong SAP Sử dụng FB60
Bước 1) Nhập giao dịch FB60 vào SAP Trường lệnh, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Bước 2) Ở màn hình tiếp theo, nhập mã công ty mà bạn muốn hạch toán hóa đơn. Cửa sổ bật lên bên dưới sẽ xuất hiện lần đầu tiên khi FB60 được mở trong một phiên làm việc.
Bước 3) Ở màn hình tiếp theo, nhập các dữ liệu tiêu đề sau. Tab Dữ liệu cơ bản trong hình ảnh bên dưới cho thấy vị trí của từng trường.
- Nhập mã số nhà cung cấp (Vendor ID) của nhà cung cấp cần lập hóa đơn.
- Nhập ngày lập hóa đơn
- Nhập số tiền cho hóa đơn
- Chọn loại thuế Code đối với thuế áp dụng
- Chọn tùy chọn tính thuế “Tính thuế”.
Bước 4) Kiểm tra các điều khoản thanh toán trên trang tab Thanh toán. Ngày cơ sở và các điều khoản thanh toán hiển thị ở đây sẽ quyết định thời điểm khoản hàng đến hạn thanh toán.
Bước 5) Trong phần chi tiết mặt hàng, nhập các thông tin sau. Bảng bên dưới là nơi ghi lại dòng chi phí bù trừ.
- Nhập tài khoản mua hàng
- Chọn ghi nợ
- Nhập số tiền cho hóa đơn
- Kiểm tra mã số thuế
Bước 6) Sau khi hoàn thành các mục nhập trên, hãy kiểm tra trạng thái của tài liệu. Số dư bằng không và đèn giao thông màu xanh lá cây, như trong dải bên dưới, có nghĩa là tài liệu đã sẵn sàng.
Bước 7) Nhấn vào nút Đăng bài trên thanh tiêu chuẩn, được đánh dấu bên dưới.
Bước 8) Chờ cho đến khi số tài liệu được tạo và hiển thị trên thanh trạng thái để xác nhận, như hình minh họa.
Hóa đơn mua hàng đã được ghi nhận thành công và khoản mục chưa thanh toán đã hiển thị trên tài khoản nhà cung cấp.
Hướng dẫn cách nhập hóa đơn nhà cung cấp bằng ngoại tệ trong FB60
Quy trình giao dịch tương tự cũng xử lý các hóa đơn nhận được bằng loại tiền tệ khác với loại tiền tệ của mã công ty. Chỉ có cách xử lý tiền tệ và tỷ giá hối đoái là khác so với các bước trên.
Bước 1) Nhập mã giao dịch FB60 vào SAP trường lệnh. Màn hình nhập liệu mở ra như hình bên dưới.
Bước 2) Ở màn hình tiếp theo, nhập các dữ liệu sau. Mỗi mục nhập tương ứng với các trường tiêu đề và mục hiển thị trong hình ảnh bên dưới.
- Nhập Mã nhà cung cấp (Vendor ID) của nhà cung cấp có hóa đơn cần được hạch toán.
- Nhập ngày lập hóa đơn
- Nhập Loại tài liệu là Hóa đơn nhà cung cấp
- Nhập số tiền hóa đơn bằng loại tiền tệ mà hóa đơn sẽ được hạch toán (loại tiền tệ của chứng từ).
- Nhập thuế Code áp dụng cho hóa đơn
- Nhập thông tin mua hàng Tài khoản GL phải ghi nợ
- Nhập số tiền ghi nợ
Bước 3) tỷ giá hối đoái Có thể điều chỉnh trong tab "Đơn vị tiền tệ địa phương", như hình bên dưới.
Bước 4) Sau khi giữ nguyên tỷ giá hối đoái, nhấn Lưu để đăng tài liệu bằng biểu tượng trên thanh công cụ bên dưới.
Bước 5) Kiểm tra thanh trạng thái để xem số tài liệu đã được tạo, như đã được xác nhận trong thông báo bên dưới.
Các trường chính và loại tài liệu trong FB60
Một số trường trong FB60 rất dễ gây nhầm lẫn vì chúng trông giống nhau nhưng lại điều khiển các bút toán khác nhau. Bảng dưới đây giải thích chức năng của từng trường.
| Phần | Những gì nó kiểm soát |
|---|---|
| Ngày lập hóa đơn | Ngày được in trên chứng từ của nhà cung cấp. Thông thường, ngày này sẽ xác định ngày cơ sở được sử dụng cho các điều khoản thanh toán. |
| Đăng ngày | Ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ cái, và do đó xác định kỳ hạch toán và năm tài chính của chứng từ. |
| Tài liệu tham khảo | Số hóa đơn bên ngoài. Đây là trường thông tin mà chức năng kiểm tra hóa đơn trùng lặp so sánh với các chứng từ hiện có. |
| Loại tài liệu | KR dùng cho hóa đơn tiêu chuẩn của nhà cung cấp, KG dùng cho phiếu ghi nợ của nhà cung cấp, và KZ dùng cho khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Loại này kiểm soát phạm vi số. |
| Tính thuế | Khi được chọn, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền thuế dựa trên mã số thuế thay vì yêu cầu người dùng nhập thủ công. |
| Điều khoản thanh toán | Thông tin này được sao chép từ dữ liệu nhà cung cấp nhưng có thể thay đổi cho từng chứng từ. Nó thiết lập ngày đến hạn và bất kỳ khoản chiết khấu tiền mặt nào. |
Mỗi chứng từ FB60 chỉ cho phép một dòng nhà cung cấp. Các hóa đơn cần chia cho hai nhà cung cấp, hoặc cần nhiều dòng nhà cung cấp, sẽ được nhập bằng các giao dịch nhập chứng từ chung FB01 hoặc F-43.
FB60 so với MIRO: Khi nào nên sử dụng từng loại giao dịch?
Người dùng mới thường đăng hóa đơn sai vị trí. Sự khác biệt đơn giản chỉ là liệu đơn đặt hàng có nằm phía sau tài liệu đó hay không.
| Yếu tố | FB60 | TÔI NHÌN |
|---|---|---|
| Mô-đun | Kế toán tài chính (FI) | Quản lý vật tư (MM), xác minh hóa đơn hậu cần |
| Đơn đặt hàng | Không bắt buộc — không cần số tham chiếu PO | Bắt buộc — hóa đơn phải được đối chiếu với đơn đặt hàng. |
| Nhận hàng | Không liên quan | Đối chiếu ba chiều với biên nhận hàng hóa |
| Sử dụng điển hình | Tiền thuê nhà, tiền điện nước, tiền điện thoại, phí kiểm toán, văn phòng phẩm | Phải trả cho hàng hóa và dịch vụ mua theo đơn đặt hàng |
| Tài khoản đã được cập nhật | Tài khoản G/L của nhà cung cấp và chi phí hoặc mua hàng | Thanh toán GR/IR, tài khoản vật liệu hoặc hàng tồn kho, chênh lệch giá, nhà cung cấp |
Trường hợp mô-đun Quản lý Vật tư không được triển khai, hoặc trường hợp chi tiêu không bao giờ được thực hiện thông qua bộ phận mua hàng, FB60 là điểm nhập liệu chính xác. Bất kỳ khoản mục nào được lập trên đơn đặt hàng đều phải được xác minh thông qua MIRO để cân bằng tài khoản đối ứng GR/IR.
Các lỗi FB60 thường gặp và mã giao dịch liên quan
Hầu hết các lỗi FB60 đều xuất phát từ việc thiếu dữ liệu dẫn xuất chứ không phải từ chính giao dịch. Các vấn đề dưới đây chiếm phần lớn các lỗi ghi sổ.
- “Nhập số tiền tính thuế cho tài khoản … trong mã công ty”: Mã số thuế yêu cầu một số tiền cơ sở. Chọn "Tính thuế" hoặc nhập số tiền thuế vào dòng mặt hàng.
- Tài khoản này yêu cầu được gán cho một đối tượng CO: Tài khoản chi phí được quản lý theo yếu tố chi phí. Mở mục chi tiết và nhập trung tâm chi phí, lệnh nội bộ hoặc yếu tố WBS.
- Thời gian đăng tuyển chưa mở: Ngày đăng bài nằm ngoài khoảng thời gian mở. Hãy sửa lại ngày hoặc mở khoảng thời gian đó trong OB52.
- Người bán bị chặn đăng bài: Lệnh chặn đăng bài đã được thiết lập trên thông tin nhà cung cấp. RevHãy xem lại trong FK02 hoặc XK02 trước khi thử lại.
- Cảnh báo hóa đơn trùng lặp: Thông tin tham chiếu, số tiền và ngày tháng tương tự đã tồn tại. Vui lòng xác nhận tài liệu thực sự là mới trước khi ghi đè thông báo.
Các giao dịch được liệt kê bên dưới là những giao dịch thường cần thiết nhất khi sử dụng cùng với FB60.
| Mã T | Mục đích |
|---|---|
| FV60 | Lưu trữ hóa đơn nhà cung cấp để hoàn tất và phê duyệt sau. |
| FBV0 | Đăng tải hoặc xóa tài liệu của nhà cung cấp đã tạm dừng. |
| FB65 | Lập phiếu ghi nợ cho nhà cung cấp đối với hàng trả lại. |
| FB08 | Reverse một tài liệu được đăng sai |
| FBL1N | Hiển thị các mục hàng của nhà cung cấp và các hóa đơn chưa thanh toán. |
| F-53 | Ghi nhận khoản thanh toán đi ra từ hóa đơn |
| OB08 | Duy trì tỷ giá hối đoái được sử dụng cho các chứng từ ngoại tệ. |
Kiểm tra các khoản mục của nhà cung cấp trong FBL1N ngay sau khi đăng là cách nhanh nhất để xác nhận hóa đơn đã được thanh toán. các khoản phải trả Kèm theo ngày đến hạn dự kiến và số tiền cần thanh toán.
