Cách hạch toán hóa đơn ngoại tệ trong SAP FB70
Mason García
⚡ Tóm tắt thông minh
Hạch toán hóa đơn ngoại tệ trong SAP FI cho phép các nhóm tài chính ghi nhận hóa đơn khách hàng bằng bất kỳ loại tiền tệ nào trong chứng từ, chuyển đổi số dư sang loại tiền tệ của mã công ty bằng tỷ giá hối đoái trực tiếp và ghi nhận doanh thu chính xác cho các hoạt động xuyên biên giới.
Hóa đơn ngoại tệ là gì? SAP?
Hóa đơn ngoại tệ SAP FI là chứng từ thanh toán của khách hàng được ghi nhận bằng một loại tiền tệ khác với loại tiền tệ địa phương của mã công ty. SAP Tự động chuyển đổi số tiền ngoại tệ sang nội tệ bằng tỷ giá hối đoái được lưu trữ trong bảng TCURR (được duy trì thông qua giao dịch OB08). Loại tỷ giá hối đoái M (Chuyển đổi Chuẩn) là loại tỷ giá mặc định được sử dụng cho các bút toán hóa đơn FB70.
Giao dịch này lưu trữ cả giá trị tiền tệ của chứng từ và giá trị tiền tệ địa phương đã quy đổi, cho phép người quản lý chung (General) Ledger Để duy trì sự cân bằng trong sổ cái chính đồng thời bảo toàn quyền lợi của khách hàng.tracĐơn vị tiền tệ thực tế trên khoản mục đang mở.
Tại sao nên ghi nhận hóa đơn khách hàng bằng ngoại tệ?
Các tổ chức giao dịch xuyên biên giới phải lập hóa đơn cho khách hàng bằng loại tiền tệ được quy định trong hợp đồng của họ.tracViệc hạch toán bằng ngoại tệ thông qua FB70 đảm bảo việc ghi nhận doanh thu phù hợp với doanh thu xuất khẩu, hỗ trợ việc tính toán chính xác tuổi nợ phải thu bằng đơn vị tiền tệ của khách hàng và cung cấp dữ liệu chính xác cho các quy trình định giá ngoại tệ (FAGL_FC_VAL) khi kết thúc kỳ kế toán.
Việc sử dụng một giao dịch duy nhất để lập hóa đơn cũng giúp duy trì tính nhất quán giữa việc xác định thuế, thiết lập khấu trừ và các thông tin mặc định của khách hàng với quy trình hạch toán nội địa tiêu chuẩn.
Các điều kiện tiên quyết trước khi sử dụng FB70
Trước khi đăng hóa đơn ngoại tệ, hãy xác nhận các mục cấu hình sau đã được thiết lập đúng:
- Hồ sơ khách hàng chính đã tồn tại với tài khoản đối chiếu chính xác.
- Loại chứng từ DR (Hóa đơn khách hàng) đang được kích hoạt cho mã công ty.
- Loại tỷ giá hối đoái M được duy trì trong OB08 cho cặp tiền tệ vào ngày lập chứng từ.
- Mã số thuế và tài khoản kế toán doanh thu đã được thiết lập cho mã công ty.
- Thời gian ghi sổ được mở trong giao dịch OB52.
Các bước để hạch toán hóa đơn ngoại tệ trong SAP FB70
Hãy làm theo trình tự bên dưới để ghi nhận hóa đơn khách hàng bằng ngoại tệ. Mỗi bước đều tương tự như bước trước đó. SAP Đường dẫn menu Truy cập nhanh: Kế toán → Kế toán tài chính → Phải thu khách hàng → Nhập chứng từ → Hóa đơn (FB70).
Bước 1) Nhập giao dịch Code FB70
Nhập mã giao dịch FB70 trong SAP Nhập lệnh vào ô Command Field và nhấn Enter để mở màn hình nhập hóa đơn khách hàng.
Bước 2) Nhập thông tin tiêu đề hóa đơn khách hàng và thông tin mặt hàng.
Ở màn hình tiếp theo, hãy nhập các dữ liệu sau vào vùng tiêu đề và vùng mục:
- Nhập Mã khách hàng của khách hàng cần lập hóa đơn.
- Nhập ngày lập hóa đơn.
- Nhập Loại tài liệu là Hóa đơn khách hàng (DR).
- Nhập loại tiền tệ mà hóa đơn sẽ được hạch toán (Loại tiền tệ chứng từ).
- Nhập số tiền hóa đơn.
- Nhập thuế Code Áp dụng cho hóa đơn.
- Nhập doanh số bán hàng Revenue Tài khoản GL được ghi nhận.
- Nhập số tiền tín dụng.
Bước 3) Điều chỉnh tỷ giá hối đoái
Chuyển sang tab Tiền tệ địa phương. SAP Mặc định tỷ giá hối đoái từ bảng TCURR (được duy trì thông qua OB08) cho loại tỷ giá hối đoái M vào ngày chứng từ. Ghi đè giá trị nếu điều kiệntract chỉ định một mức giá cố định.
Bước 4) Lưu tài liệu
Sau khi duy trì tỷ giá hối đoái, hãy nhấn Tiết kiệm (Nhấn Ctrl+S) để đăng tài liệu. SAP Thực hiện chuyển đổi tiền tệ, xác thực việc xác định thuế và ghi dữ liệu vào bảng BKPF và BSEG.
Bước 5) Xác minh số tài liệu
Kiểm tra thanh trạng thái ở phía dưới. SAP Giao diện người dùng (GUI) cho số chứng từ đã tạo. Sử dụng giao dịch FB03 để hiển thị hóa đơn đã được hạch toán và xác nhận cả đơn vị tiền tệ của chứng từ và đơn vị tiền tệ địa phương đã được tạo chính xác.
Duy trì tỷ giá hối đoái với OB08
Giao dịch OB08 là điểm trung tâm để duy trì tỷ giá hối đoái trong SAPCác loại tỷ giá hối đoái phổ biến nhất là:
- M (Bản dịch tiêu chuẩn) — được sử dụng mặc định cho các bài đăng tài liệu như FB70.
- B (Tỷ giá bán của ngân hàng) — được sử dụng cho các khoản thanh toán đi bằng ngoại tệ.
- G (Tỷ giá mua của ngân hàng) — được sử dụng cho các khoản thanh toán đến bằng ngoại tệ.
Đảm bảo loại tỷ giá M hiện hành; nếu không thì... SAP Có thể xuất hiện thông báo cảnh báo F5806 (Tỷ giá hối đoái chưa được duy trì) khi bạn nhấn Enter trên màn hình FB70.
Định giá ngoại tệ tại thời điểm cuối kỳ
Các khoản mục chưa thanh toán được ghi nhận qua FB70 bằng ngoại tệ sẽ được định giá lại vào cuối kỳ bằng giao dịch FAGL_FC_VAL. Chương trình định giá đọc tỷ giá hiện hành từ OB08, tính toán lãi hoặc lỗ chưa thực hiện và ghi nhận điều chỉnh vào tài khoản lãi lỗ được cấu hình trong giao dịch OBA1. Chứng từ gốc vẫn không thay đổi về đơn vị tiền tệ, bảo toàn lịch sử kiểm toán trong khi chế độ xem bằng đơn vị tiền tệ địa phương vẫn chính xác.
Các lỗi phổ biến và khắc phục sự cố
- F5806: Tỷ giá hối đoái chưa được duy trì — hãy thêm cặp tiền tệ còn thiếu vào OB08.
- F5808: Khách hàng chưa được gán mã công ty — hãy mở rộng thông tin khách hàng trong XD01.
- FF707: Mã số thuế chưa được định nghĩa — hãy cấu hình mã số thuế trong FTXP.
- F5005: Thời gian đăng bài chưa được mở — hãy điều chỉnh biến thể thời gian thông qua OB52.
Các phương pháp tốt nhất để hạch toán hóa đơn ngoại tệ
- Cập nhật OB08 hàng ngày thông qua một tác vụ tự động (chương trình RFTBFF00) để giữ cho tỷ giá hối đoái luôn được cập nhật.
- Ghi lại sự việc.tracTỷ giá thực tế trong phần tiêu đề hóa đơn khi ghi đè tỷ giá mặc định.
- Chạy FAGL_FC_VAL ở chế độ thử nghiệm trước khi hạch toán cuối tháng để xem trước lãi và lỗ.
- Đối chiếu các khoản phải thu trong mã giao dịch FBL5N, được nhóm theo loại tiền tệ để dễ theo dõi hơn.
- Sử dụng SAP Sổ nhật ký chung S/4HANA (bảng ACDOCA) cho phép truy xuất dữ liệu từ dòng tiền tệ địa phương đến giá trị tiền tệ của chứng từ theo thời gian thực.
