Nhóm dự án: Phát triển, xây dựng, quản lý: Quy trình từng bước

Trong tạp chí Ước tính thử nghiệm giai đoạn này, bạn ước tính rằng dự án Ngân hàng Guru99 sẽ hoàn thành sau một tháng. Nói rằng bạn cần 5 các thành viên thực hiện dự án này trong một tháng. Nhưng sếp của bạn lại nghĩ khác.

Bạn không thể đơn giản mở rộng quy mô Nhóm như công thức trong tình huống trên vì:

• Quản lý một mười thành viên nhóm hoàn toàn khác với việc quản lý một năm thành viên đội. Bạn có thể mất nhiều công sức hơn để quản lý và kiểm soát Nhóm và thời gian thực hiện dự án có thể tăng lên.
• Nếu số lượng thành viên trong nhóm tăng lên, họ có thể chia sẻ nhiệm vụ dự án để giảm thời gian thực hiện. Tuy nhiên, việc chia sẻ công việc với nhiều người mà chỉ một người có thể thực hiện có thể ảnh hưởng đến năng suất.

Tổ chức nhóm là một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất trong 'Quản lý kiểm tra'. Đội thử nghiệm chơi rất vai trò chủ chốt trong bất kỳ dự án phần mềm nào. Một đặc điểm quan trọng của tất cả những người quản lý kiểm thử thành công là tổ chức và quản lý một nhóm kiểm thử hiệu suất cao mang lại giá trị kinh doanh cho tổ chức.

'Nhóm dự án' là gì?

Nhóm dự án là một nhóm người

Họ làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của dự án. Người quản lý kiểm tra là người xây dựng một Nhóm hiệu quả và dẫn dắt họ đến thành công đó.

Làm thế nào để tạo ra một nhóm hiệu quả cao?

Những đặc điểm sau đây là cần thiết để xây dựng một đội ngũ hiệu quả cao

• Hợp tác mạnh mẽ – Hợp tác là hành động làm việc với người khác và cùng nhau hành động để hoàn thành một công việc. Một nhóm tài năng sẽ tìm ra cách giải quyết các vấn đề giữa các cá nhân và hoàn thành công việc. Họ sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc.
• SỰ CAM KẾT – Trong một nhóm mạnh, tất cả các thành viên đều cam kết thực hiện các mục tiêu chung của dự án. Họ quan tâm và chịu trách nhiệm về công việc của mình cũng như công việc của nhóm. Mỗi thành viên làm việc với nỗ lực rất lớn và những người khác cũng làm như vậy.
• Giao tiếp hiệu quả – Yếu tố then chốt để làm việc nhóm thành công là giao tiếp. Các thành viên lên tiếng, bày tỏ ý kiến ​​rõ ràng, trung thực, logic để có thể hiểu nhau.
• Chia sẻ – Trong một Team, mỗi thành viên đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Trong một nhóm tốt, các thành viên sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến ​​thức và kinh nghiệm để nâng cao kỹ năng cho nhau.

Làm thế nào để xây dựng và quản lý một Team hiệu quả?

Chủ đề này sẽ cung cấp cho bạn quy trình từng bước để tổ chức Nhóm dự án cho dự án Ngân hàng Guru99. Để xây dựng và quản lý Nhóm hiệu quả, bạn nên làm theo 3 bước như dưới đây –

Bước 1) Xây dựng kế hoạch nhân sự

Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình xác định nhu cầu nguồn nhân lực hiện tại và tương lai cho một tổ chức. Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực là đảm bảo sự phù hợp tốt nhất giữa các thành viên trong nhóm và các dự án & tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực. Giai đoạn này được chia thành 3 giai đoạn sau

Bước 1.1) Dự báo nhu cầu

Trong bước này, Test Manager dự báo các yêu cầu tổng thể về nguồn nhân lực phù hợp với các kế hoạch dự án khác nhau.

Bạn có thể có một câu hỏi “Người quản lý kiểm tra liệt kê vị trí nhóm và vai trò của họ như thế nào🇧🇷 🇧🇷

Thành phần và quy mô nhóm dựa trên đặc trưng và chức năng của dự án. Nếu bạn hiểu những gì loại đội bạn cần, bạn sẽ biết cách chọn lọc vị trí trong nhóm và vai trò của họ.

Vì đặc điểm của dự án Guru99 Bank là thử nghiệm, bạn nên tạo một Đội kiểm tra để thực hiện dự án này Quy mô của nhóm (số lượng thành viên trong nhóm dự án) dựa trên khối lượng của các hoạt động của dự án và phức tạp của dự án.

Cơ cấu nhóm kiểm thử

Thông thường, một Kiểm tra Đội gồm có các thành viên sau:

Chỉ định	Trách nhiệm
Người quản lý thử nghiệm	Quản lý toàn bộ dự án Xác định dự án hướng
Tester	Xây dựng lên Các trường hợp kiểm tra Tạo bộ thử nghiệm Thực hiện Các bài kiểm tra, Khúc gỗ các kết quả, Report khiếm khuyết
Nhà phát triển đang thử nghiệm	Tạo chương trình để kiểm tra – mã được tạo bởi nhà phát triển Tạo tập lệnh tự động hóa thử nghiệm
Quản trị viên kiểm tra	Xây dựng và đảm bảo Môi trường thử nghiệm và tài sản là quản lý và duy trì Ủng Hộ nhóm sử dụng môi trường thử nghiệm để thực hiện thử nghiệm
Thành viên SQA	Chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng

Theo kế hoạch nhân sự này, bạn cần ít nhất 5 thành viên cho nhóm dự án của mình. Mỗi thành viên sẽ đảm nhận một khác nhau vai trò trong nhóm dự án và họ phải có năng lực tương ứng với vai trò được giao cho họ.

Nếu dự án phức tạp và có khối lượng lớn, các nhóm dự án nên phát triển về kích thước và tỉ lệ để đáp ứng sự phức tạp. Trong trường hợp như vậy, nhiều người có thể đảm nhiệm một vai trò và hoàn thành trách nhiệm của mình.

Bước 1.2) Đánh giá năng lực

Các thành viên năng lực là một điểm quan trọng mà bạn nên xem xét khi lập kế hoạch nguồn lực. Bạn phải kết hợp các thành viên với các thành viên khác nhau năng lực đến ngay nhiệm vụ. Có nghĩa là chọn phù hợp người cho công việc.

Hãy xem xét tình huống sau đây –

Giả sử bạn chỉ định một thành viên là nhà phát triển thử trong Nhóm dự án. Nhiệm vụ của anh ấy là thực hiện các trường hợp kiểm thử và báo cáo lỗi cho Người quản lý kiểm thử. Nhiệm vụ này phải được hoàn thành trong một tuần. Nhưng kết quả là:

Bạn đã giao cho anh ấy nhiệm vụ sai nhiệm vụ. Anh ấy là một nhà phát triển, kỹ năng của anh ấy là lập trình chứ không phải kiểm thử. Việc kết hợp thành viên với kỹ năng sai có thể khiến nhiệm vụ thất bại và trì hoãn dự án.

Để tránh sai sót này, trước khi giao nhiệm vụ cho thành viên bất kỳ nhiệm vụ nào, Test Manager phải cân nhắc nhiều yếu tố:

• kỹ năng yêu cầu của các thành viên để hoàn thành các nhiệm vụ dự án khác nhau.
• Các kỹ năng và khả năng của thành viên nhóm phải được đo lường dựa trên sứ mệnh và mục tiêu của dự án. Nếu những người sẵn có thiếu những năng lực cần thiết, Người quản lý kiểm tra nên lập kế hoạch cách nâng cao kỹ năng cho họ.

Bước 1.3) Nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

• Xác định những khoảng trống: Trong một số trường hợp, có khoảng trống giữa năng lực của thành viên và nhu cầu kỹ năng của dự án. Trách nhiệm của Người quản lý kiểm tra là xác định những kỹ năng nào mà các thành viên còn thiếu để lập kế hoạch đào tạo phù hợp cho họ. Ví dụ: trong tình huống trước, thành viên nhóm thiếu kỹ năng kiểm tra và là một lỗ hổng mà Người quản lý kiểm tra đã xác định.
• Đào tạo & Đánh giá: Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực sẽ bao gồm việc xem xét cách các thành viên hiện tại có thể được đào tạo và phát triển để đạt được các kỹ năng và năng lực cần thiết. Kế hoạch đào tạo nên được lập và áp dụng ngay sau khi xác định được khoảng trống. Trong ví dụ trên, thành viên này cần được đào tạo về thử nghiệm kỹ năng để đảm nhận nhiệm vụ kiểm tra.
• Đánh giá: Các chương trình đào tạo được theo dõi và đánh giá thường xuyên để đảm bảo chúng có hiệu quả. Chương trình này có thể được thay đổi nếu cần thiết.

Ví dụ, trong trường hợp trên, Người quản lý cần đánh giá tiến độ đào tạo của nhà phát triển. Nếu nhà phát triển cảm thấy khó khăn trong việc thực hiện thử nghiệm, người quản lý có thể xem xét một phương pháp đào tạo thay thế hoặc xem xét thay thế anh ta.

Bước 2) Xây dựng nhóm dự án

Sau khi bạn hoàn thành việc phát triển kế hoạch nhân sự, đã đến lúc xây dựng nhóm dự án của bạn.

Làm thế nào tôi có thể xây dựng một nhóm thành công? Có 4 mục quan trọng giúp xây dựng một nhóm hiệu quả

Bước 2.1) Nhiệm vụ của nhóm

Điều đầu tiên mà Người quản lý kiểm tra phải làm là chia sẻ nhiệm vụ đội với các thành viên khác. Việc tạo ra một tuyên bố sứ mệnh đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải suy nghĩ, thảo luận và đi đến thống nhất

Ví dụ: nhiệm vụ của dự án Ngân hàng Guru99 là kiểm tra cơ sở ngân hàng ròng của “Ngân hàng Guru99” quý ​​giá. Với tư cách là Người quản lý kiểm tra, bạn phải chia sẻ sứ mệnh này với các thành viên trong nhóm của mình, cho họ thấy tầm quan trọng của sứ mệnh trong hoạt động kinh doanh.

Bước 2.2) Trách nhiệm của nhóm

Điều gì xảy ra nếu các thành viên trong nhóm không biết vai trò của họ là gì và họ nên làm gì trong dự án?

Điều rất quan trọng trong môi trường nhóm là các thành viên trong nhóm biết điều gì là dự kiến của mỗi người trong số họ.

Trong dự án Ngân hàng Guru99, bạn có thể tổ chức cuộc họp nhóm. Trong cuộc họp, bạn phải:

• Làm rõ ai là người chịu trách nhiệm và bạn mong đợi điều gì từ nhóm của mình
• Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình. Những vai trò này đã được xác định ở Bước 1.1

Bước 2.3) Nội quy của đội

Nội quy của nhóm là những hướng dẫn về cách họ sẽ làm việc cùng nhau. Các nhóm không cần nhiều quy tắc để làm việc cùng nhau tốt, nhưng mọi người trong nhóm nên đồng ý với các quy tắc và chia sẻ trách nhiệm để đảm bảo rằng chúng được tuân thủ.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu quy tắc của đội như sau

Bước 2.4) Động lực nhóm

Làm việc nhóm không có động lực giống như một cơ thể không có tâm hồn. Với tư cách là Người quản lý kiểm tra của dự án Guru99, bạn có trách nhiệm phải liên tục thúc đẩy nhóm của mình mỗi ngày.

Nếu bạn có một đội ngũ năng động, điều đó sẽ cải thiện chất lượng và năng suất dự án của bạn. Bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tốt để trao quyền cho thành viên của bạn.

Nếu bạn muốn biết cách tạo động lực cho nhóm của mình, hãy xem Kỹ năng con người bài viết.

Bước 3) Quản lý nhóm dự án

Quản lý Nhóm là một nhiệm vụ rất khó khăn đối với Người quản lý kiểm tra. Bạn sẽ phải đối mặt với những tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Mục tiêu chính của người quản lý giỏi là khiến mọi người tập trung, đảm bảo mọi người đều giao tiếp và giữ cho dự án đi đúng hướng.

Hình dưới đây cho thấy vai trò quan trọng của Test Manager. Hãy tưởng tượng các thành viên trong nhóm là nhiều con số không nhưng không có người lãnh đạo, họ vẫn là con số không. Nhưng có một Manager, họ có thể kết hợp lại và trở thành một con số lớn.

Có 3 cách để quản lý một Nhóm như hình sau:

Nhóm thiết lập Target

Người quản lý kiểm tra phải cho các thành viên biết họ đang làm việc để làm gì. Bạn phải xác định mục tiêu của nhóm mà tất cả các thành viên nên biết và đồng ý. Trong dự án Ngân hàng Guru99, mục tiêu của nhóm là “thử nghiệm cơ sở ngân hàng ròng của Ngân hàng Guru99”

Mục tiêu của nhóm nên được thiết kế và chia thành các nhiệm vụ được chỉ định.

Quan sát

Quan sát nhóm có nghĩa là:

• Giám sát hiệu suất của thành viên trong nhóm
• Sự hiểu biết những gì họ đang làm và kết quả công việc của họ.

Việc quan sát giúp Người quản lý kiểm tra kiểm tra hiệu quả công việc của thành viên trong nhóm, dự án tiến bộ, phát hiện sớm các vấn đề.

Quản trị xung đột

Một nhóm dự án, nơi những người có tính cách và phong cách làm việc khác nhau làm việc cùng nhau, xung đột chắc chắn sẽ xảy ra. Mọi người có quan điểm khác nhau và trong những hoàn cảnh phù hợp, những khác biệt đó sẽ leo thang thành xung đột. Vai trò của Trình quản lý kiểm tra là xử lý xung đột đó.

Hãy thực hành với một ví dụ

Trong quá trình Guru99 theo dõi tiến độ dự án, bạn yêu cầu tất cả thành viên trong nhóm cập nhật tiến độ dự án và đây là phản hồi của họ.

Có một số hoạt động được đề xuất mà bạn có thể tham khảo để giải quyết xung đột đó

• Giữ một đội cuộc họp để làm cho các thành viên thừa nhận tình hình dự án
• Hãy để các thành viên hiểu tầm quan trọng của sự hợp tác trong dự án
• Yêu cầu họ hợp tác để giải quyết xung đột

Điều quan trọng nhất trong suốt quá trình giải quyết là giữ thông tin liên lạc mở cho tất cả mọi người. Những người liên quan cần nói về xung đột và thảo luận về cảm xúc mạnh mẽ của họ.

Xung đột có thể được phát hiện và giải quyết trực tiếp và nhanh chóng. Bằng cách tôn trọng sự khác biệt giữa mọi người, có thể giải quyết xung đột khi nó xảy ra và nỗ lực ngăn chặn nó, bạn sẽ có thể duy trì bầu không khí nhóm lành mạnh và sáng tạo.