Cách tạo nhà cung cấp một lần FK01 trong SAP
Mason García
⚡ Tóm tắt thông minh
Hồ sơ nhà cung cấp một lần trong SAP Phục vụ các nhà cung cấp chỉ nhận hóa đơn không thường xuyên. Một tài khoản chung duy nhất chứa các thiết lập kế toán, và tên, địa chỉ và thông tin ngân hàng được ghi lại trên mỗi chứng từ.
Không phải nhà cung cấp nào cũng xứng đáng có hồ sơ chính. SAPNhà cung cấp được lập hóa đơn một hoặc hai lần một năm có thể được hạch toán thông qua tài khoản dùng chung một lần, và các chi tiết thực hiện thanh toán. tracCác thông tin có thể thu thập được nằm ngay trên tài liệu.
Nhà cung cấp một lần là gì? SAP?
Nhà cung cấp giao dịch một lần là một bản ghi tổng hợp được sử dụng cho các nhà cung cấp không có giao dịch thường xuyên và không cần thiết phải có bản ghi riêng. Vì cùng một bản ghi phục vụ nhiều nhà cung cấp khác nhau, nên không có dữ liệu cụ thể nào của nhà cung cấp được lưu trữ trong đó. Tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin ngân hàng được nhập khi chứng từ được ghi nhận.
Về mọi mặt khác, bản ghi vẫn hoạt động như một tài khoản nhà cung cấp thông thường. Nó thuộc về một mã công ty, có tài khoản đối chiếu và các khoản mục chưa thanh toán của nó xuất hiện trong báo cáo thường lệ. các khoản phải trả báo cáo.
| Yếu tố | Nhà cung cấp thường xuyên | Nhà cung cấp một lần |
|---|---|---|
| Cần có hồ sơ gốc. | Một sản phẩm cho mỗi nhà cung cấp. | Một tài khoản chung cho nhiều nhà cung cấp |
| Tên và địa chỉ | Được lưu trữ trong bản ghi chính. | Được nhập vào từng tài liệu |
| Chi tiết ngân hàng | Được lưu trữ trong bản ghi chính. | Được nhập vào từng tài liệu |
| Phù hợp nhất với | Các nhà cung cấp định kỳ, contracts, thanh toán theo lịch trình | Mua hàng không thường xuyên, hoàn tiền chi phí, giao hàng một lần |
| Báo cáo theo nhà cung cấp | Đơn giản, theo số hiệu nhà cung cấp | Cần phải đọc dữ liệu địa chỉ trên các tài liệu. |
Sự đánh đổi ở đây là giữa sự tiện lợi và khả năng theo dõi. Ít bản ghi chính hơn đồng nghĩa với việc ít phải bảo trì hơn, nhưng việc phân tích chi tiêu theo nhà cung cấp trở nên khó khăn hơn, vì mọi khoản mục đều nằm dưới cùng một số tài khoản.
Nhóm tài khoản nhà cung cấp một lần và chỉ số của nhóm này
Không thể tạo nhà cung cấp một lần từ nhóm tài khoản thông thường. Hành vi này xuất phát từ một thiết lập tùy chỉnh duy nhất, vì vậy nhóm tài khoản phải tồn tại trước khi giao dịch FK01 được bắt đầu.
Trong tạp chí nhóm tài khoản nhà cung cấp Theo định nghĩa được thiết lập bằng giao dịch OBD3, một chỉ báo tài khoản dùng một lần được đặt cho nhóm. Chỉ báo này thực hiện hai việc: nó ẩn các trường dành riêng cho nhà cung cấp trên màn hình dữ liệu chính và nó yêu cầu các giao dịch hạch toán yêu cầu các chi tiết đó trên chứng từ thay vì trên màn hình dữ liệu chính. Thiết lập này được lưu trữ trên mỗi bản ghi nhà cung cấp trong trường XCPDK của bảng LFA1.
SAP Cung cấp các nhóm được tạo sẵn cho mục đích này, và hầu hết các hệ thống đều sử dụng một trong số chúng thay vì định nghĩa một nhóm mới.
- CPD: Nhóm nhà cung cấp dùng một lần với mã số nội bộ được chỉ định, do đó hệ thống sẽ cấp số tài khoản.
- CPDL: Nhóm nhà cung cấp dùng một lần với số hiệu được gán từ bên ngoài, do đó số hiệu được nhập thủ công.
- 0099: Nhóm nhà cung cấp một lần được sử dụng trong hướng dẫn bên dưới, được hiển thị với chỉ báo đã được đánh dấu trong danh sách nhóm tài khoản.
Trước khi bắt đầu, cần kiểm tra thêm hai điều kiện tiên quyết nữa. Phạm vi số được gán cho nhóm quyết định liệu có thể nhập số nhà cung cấp hay không, và tài khoản đối chiếu sẽ được nhập sau này phải tồn tại trong sơ đồ tài khoản của mã công ty đang được sử dụng.
Cách tạo nhà cung cấp một lần trong SAP Sử dụng FK01
Sau khi nhóm tài khoản được thiết lập, bản ghi sẽ được tạo trong giao dịch dữ liệu chính của khoản phải trả.
Bước 1) Nhập mã giao dịch FK01 vào SAP trường lệnh, Như hình dưới đây.
Bước 2) Trên màn hình Tạo Nhà Cung Cấp: Màn hình Ban đầu, đặt con trỏ vào trường Nhóm Tài khoản và nhấn F4 để mở trợ giúp tìm kiếm, được đánh dấu bên dưới.
Bước 3) Trong hộp thoại hiện ra, hãy chọn nhóm tài khoản có thuộc tính tài khoản một lần được đánh dấu. Trong danh sách bên dưới, cột OTA đánh dấu các nhóm tài khoản một lần, và nhóm 0099 “Nhà cung cấp một lần” là nhóm đang được chọn.
Bước 4) Quay lại màn hình ban đầu, nhập các thông tin sau, như được đánh dấu bên dưới.
- Nhập nhà cung cấp dữ liệu thông tin theo dãy số được gán cho nhóm tài khoản.
- Nhập mã công ty mà bạn muốn tạo bản ghi chính.
Bước 5) Trên màn hình tiếp theo, Tạo nhà cung cấp: Địa chỉ, hãy nhập các thông tin sau vào phần dữ liệu chung, như được đánh dấu bên dưới.
- Nhập tên để xác định bản ghi tập thể, ví dụ: “Giao dịch một lần với nhà cung cấp mới”.
- Nhập từ khóa tìm kiếm để có thể nhanh chóng tìm thấy tài khoản khi đăng bài.
- Nhập ngôn ngữ giao tiếp.
Các khu vực đường phố và bưu điện ở đây được để trống một cách có chủ đích, bởi vì chúng thuộc về nhà cung cấp cá nhân chứ không phải thuộc về tài khoản chung.
Bước 6) Trên màn hình dữ liệu mã công ty, Tạo nhà cung cấp: Thông tin kế toán, nhập các thông tin sau, như được đánh dấu bên dưới.
- Nhập dữ liệu đối chiếu Tài khoản GL số này liên kết các khoản mục của nhà cung cấp với sổ cái chung.
- Nhập nhóm quản lý tiền mặt được sử dụng để dự báo thanh khoản.
Bước 7) Nhấn vào 'Lưu' trên thanh công cụ tiêu chuẩn, như hình bên dưới, để tạo bản ghi thông tin nhà cung cấp dùng một lần mới.
Bước 8) Kiểm tra thanh trạng thái để xem thông báo xác nhận. Ví dụ bên dưới cho biết nhà cung cấp 0000088888 đã được tạo trong mã công ty 1000.
Tài khoản hiện đã sẵn sàng để sử dụng và thông tin nhà cung cấp sẽ được cung cấp lần đầu tiên khi giao dịch được thực hiện.
Hướng dẫn cách lập hóa đơn cho nhà cung cấp giao dịch một lần
Không có gì đặc biệt xảy ra cho đến khi tài khoản chung được sử dụng. Nhập nó với tư cách là nhà cung cấp trên một hóa đơn bán hàng Trong FB60 hoặc trên F-43, hệ thống sẽ mở thêm một màn hình địa chỉ trước khi có thể hoàn tất các mục dòng.
Màn hình yêu cầu nhập các thông tin chi tiết đã cố tình bị lược bỏ trong bản ghi gốc.
- Tên và địa chỉ: Chức danh, tên, địa chỉ đường phố, mã bưu chính, thành phố và quốc gia của nhà cung cấp thực tế.
- Truyền thông: Số điện thoại và các thông tin liên hệ khác, nếu có.
- Thông tin chi tiết ngân hàng: Quốc gia, mã ngân hàng và số tài khoản mà chương trình thanh toán sẽ sử dụng.
- Mã số thuế: Các trường thông tin thuế, trong trường hợp báo cáo địa phương yêu cầu.
Các mục nhập này được lưu trữ theo từng tài liệu trong bảng BSEC, phân đoạn dữ liệu tài khoản một lần, chứ không phải trong các bảng chính của nhà cung cấp. Đó là lý do tại sao cùng một tài khoản có thể được sử dụng cho nhiều nhà cung cấp, và đó cũng là lý do tại sao báo cáo cấp nhà cung cấp không thể chỉ đọc LFA1. Địa chỉ phải được lấy từ tài liệu, và thanh toán đi Thu thập dữ liệu ngân hàng theo cùng một cách.
Hệ quả là có hai hệ quả. Việc phát hiện các khoản thanh toán trùng lặp trở nên khó khăn hơn, bởi vì hai hóa đơn từ cùng một nhà cung cấp có hai mục địa chỉ độc lập, và bất kỳ biện pháp kiểm soát nào dựa trên dữ liệu chính của nhà cung cấp — ví dụ như kiểm tra thay đổi chi tiết ngân hàng — đều không áp dụng được. Do đó, nhiều nhóm tài chính hạn chế các tài khoản một lần chỉ dành cho các khoản ghi sổ có giá trị thấp và xem xét chúng riêng biệt trong quá trình kiểm toán. báo cáo cuối kỳ chu kỳ.
In SAP Trong S/4HANA, tài khoản dùng một lần vẫn tồn tại, nhưng được tạo ra như một đối tác kinh doanh. Một nhóm đối tác kinh doanh chuyên dụng...ping được ánh xạ tới nhóm tài khoản nhà cung cấp một lần trong phần tùy chỉnh Tích hợp Khách hàng/Nhà cung cấp, bản ghi được duy trì bằng giao dịch BP trong vai trò nhà cung cấp, và màn hình địa chỉ cấp độ tài liệu hoạt động chính xác như trong SAP Hệ thống ERP. Đối tượng tương đương ở phía khách hàng hoạt động theo cùng một cách. những tài khoản có thể nhận được.
