5 bước để thành thạo kỹ năng quản lý nhóm

Giả sử có một vấn đề nghiêm trọng xảy ra trong nhóm dự án của bạn.

Bạn không có mối quan hệ tốt với các thành viên dự án. Đôi khi bạn quên mất mình đang ở trong môi trường chuyên nghiệp và nghĩ mình là ông chủ, mọi người đều phải phục tùng bạn. Mặc dù dường như không ai nói điều gì tiêu cực về bạn, nhưng bạn khá chắc chắn rằng họ nghĩ khác và điều đó bắt đầu có ảnh hưởng đến dự án.

Trong trường hợp đó, bạn có thể tự hỏi mình một số câu hỏi:

• Điều gì Tôi có cần phải làm gì để xoay chuyển tình thế ở nơi làm việc không?
• Tôi có rất nhiều kỹ năng như:

Bất chấp những kỹ năng này, tại sao những vấn đề này xảy ra trong dự án của tôi?

Bạn có nghĩ những kỹ năng này là đủ để trở thành một Test Manager giỏi? Có một kỹ năng khác mà Người quản lý kiểm tra phải có là Kỹ năng dân

Trong hầu hết các công việc, kỹ năng con người của bạn – còn được gọi là “các kĩ năng mềm” – có tác động nhiều đến thành công của bạn cũng như kỹ năng quản lý của bạn. Điều đó đặc biệt đúng khi bạn ở vai trò quản lý hoặc lãnh đạo.

Kỹ năng Con người là gì?

Kỹ năng con người là tập hợp các kỹ năng giúp một người có

Vai trò của kỹ năng Con người

30%sự thành công của dự án đến từ các kỹ năng kỹ thuật như Kiểm tra kỹ năng, kỹ năng phát triển, kỹ năng quản lý…. Trong khi 70% xuất phát từ nguồn nhân lực. Để quản lý nguồn nhân lực, Test Manager cần có kỹ năng con người. Điều quan trọng nhất về quản lý là kỹ năng con người, nghĩa là cách chúng ta đối xử với người khác. Nhận thức của chính chúng ta và của người khác có thể giúp bạn rất nhiều trong việc giải quyết các nhiệm vụ công việc mà bạn chịu trách nhiệm.

Trong nhóm dự án, hãy xem xét các thành viên mà bạn tương tác hàng ngày.

• Bạn có quan hệ tốt với họ không?
• Có rắc rối gì với những mối quan hệ đó không?

Kỹ năng làm người tốt sẽ giúp bạn

• Đạt được mục tiêu của dự án: Nguồn nhân lực là yếu tố đóng góp quan trọng nhất để đạt được mục tiêu của dự án. Nếu bạn có kỹ năng con người tốt, bạn sẽ quản lý nguồn nhân lực một cách hoàn hảo.
• Giao tiếp hiệu quả hơn: Kỹ năng giao tiếp tốt giúp bạn bày tỏ suy nghĩ và cảm xúc một cách hiệu quả. Hơn nữa, bạn có thể nhận được thông tin liên lạc từ người khác, hiểu và phản hồi họ một cách thích hợp.
• Hợp tác hiệu quả: Bạn có thể quản lý nhóm dự án nếu bạn có mối quan hệ tồi tệ với họ? Câu trả lời là không thể. Đội là một nhóm người, không phải cá nhân. Nó chỉ có thể trở thành một đội mạnh nếu tất cả các thành viên trong nhóm hợp tác và hiểu nhau.

Làm thế nào để làm chủ được Kỹ năng con người?

Nắm vững kỹ năng con người là một quá trình gồm 5 bước như sau -

Bước 1) Giao tiếp hiệu quả

Với tư cách là vị trí cao nhất trong Nhóm, Người quản lý kiểm tra phải

• Gửi, nhận và quá trình số lượng lớn tin nhắn từ các thành viên trong nhóm mỗi ngày.
• Thảo luận & Sàn giao dịch thông tin với người khác.
• Bày tỏ những ý tưởng khác nhau cho các nhóm dự án một cách hiệu quả.

Hiệu quả giao tiếp còn nhiều hơn các chức năng trên. Nó cũng là về việc hiểu được cảm xúc đằng sau thông tin. Thông qua thông điệp bạn nhận được từ người khác, bạn có thể hiểu họ nghĩ gì, cảm nhận gì và phản hồi phù hợp.

Giao tiếp hiệu quả kết hợp một tập hợp các kỹ năng bao gồm

Bước 1.1) Nghe

Lắng nghe là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp hiệu quả. Lắng nghe thành công không chỉ có nghĩa là hiểu được từ ngữ hoặc thông tin được truyền đạt mà còn phải hiểu cảm giác của người nói về những gì họ đang truyền đạt.

Ví dụ sau đây là một minh chứng cho việc lắng nghe trong giao tiếp

Nhóm dự án của bạn có những thành viên tài năng. Một trong những thành viên trong nhóm có kinh nghiệm rất phong phú về thử nghiệm và làm việc chăm chỉ. Cô ấy luôn đề xuất những ý tưởng mới để nâng cao chất lượng của dự án.

Nhưng dạo gần đây cô ấy thay đổi, cô ấy trở nên buồn bã, mất động lực, sau lưng nói xấu bạn.

Với tư cách là Người quản lý thử nghiệm, bạn phải thực hiện như sau

• Nhân viên của bạn có thể có điều gì đó muốn nói với bạn, dừng lại nói chuyện và bắt đầu nghe và được bệnh nhân vì không phải ai cũng có thể diễn đạt tốt suy nghĩ của mình
• Đừng hành động như một ông chủ; giữ tương tác trong vai trò của bạn với tư cách là một cha mẹ or bạn Bạn nên lắng nghe cô ấy ngay cả khi cô ấy có cách tiếp cận tiêu cực với bạn hoặc khó giao tiếp với bạn.
• Làm cho cô ấy cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu điều này có thể giúp xây dựng mối liên kết bền chặt hơn, sâu sắc hơn giữa bạn và các thành viên của mình.
• Hỏi về chi tiết thông tin để chắc chắn rằng bạn đã nghe thấy toàn bộ câu chuyện bởi vì bạn cần nhận ra vấn đề của cô ấy, tìm hiểu xem cô ấy nghĩ gì và giải quyết chúng.

Vấn đề trong trường hợp này là bạn không ghi nhận sự đóng góp của cô ấy mặc dù cô ấy đã làm việc chăm chỉ, có động lực. Chuyện này khiến cô mất động lực.

Bước 1.2) Nhận thức về cảm xúc

Bí quyết giao tiếp thành công là nhận thức về mặt cảm xúc. Tất cả con người cảm xúc phản ánh trên đối mặt. Nếu bạn vui hay buồn, người khác có thể nhìn thấy điều đó qua khuôn mặt bạn, cho dù bạn có cố gắng tránh điều đó đến mức nào.

Nhận thức và hiểu được cảm xúc của người khác, nó giúp bạn nhận ra cảm xúc của họ. Sẽ giúp bạn tìm ra mối quan tâm thực sự của họ và giải quyết nó.

Bước 1.3) Nói chuyện

Sau khi nghe, bạn đã hiểu người của bạn muốn gì, họ cảm thấy thế nào. Đã đến lúc bày tỏ ý tưởng, suy nghĩ của bạn. Bạn cần nói kỹ năng. Biểu hiện của bạn được thể hiện thông qua từ bạn đã nói, của bạn giọng nói và qua một vài thao tác đơn giản về ngôn ngữ cơ thể

Hình ảnh sau đây cho bạn thấy cách truyền tải thông điệp của bạn

• Từ: Thông điệp mà bạn truyền tải tới người khác phải là trong sáng, dễ dàng để hiểu và tập trung về điểm chính. Đừng nói quá nhiều kẻo không ai hiểu bạn nói gì.
• Giọng nói: Giọng nói của bạn chịu trách nhiệm cho khoảng 40% thông điệp chúng ta gửi đi. Giai điệu bao gồm khối lượng bạn sử dụng, cấp và kiểu về cảm xúc mà bạn truyền đạt và sự nhấn mạnh mà bạn đặt vào những từ bạn chọn.
• Ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể là những hình thức khác nhau của phi ngôn ngữ giao tiếp, trong đó một người có thể tiết lộ manh mối về một số ý định hoặc cảm xúc không được nói ra thông qua hành vi thể chất của họ. Ngôn ngữ cơ thể bao gồm:

Có kiến ​​thức về ngôn ngữ cơ thể và hiểu ý nghĩa của nó, bạn có thể

• Học cách đọc người dễ dàng hơn
• Giao tiếp hiệu quả hơn với họ.
• Tăng sự hiểu biết của bạn về người khác
• Nhận thức rõ hơn về những thông điệp mà bạn truyền tải đến họ

Xem tầm quan trọng của kỹ năng nói thông qua tình huống sau

Bạn đã tìm thấy giải pháp mới để tăng tốc độ thực hiện thử nghiệm cho dự án Ngân hàng Guru99. Làm thế nào để bạn thuyết phục các thành viên trong nhóm sử dụng giải pháp của bạn?

Hãy trình bày ý tưởng của bạn với nhóm dự án bằng kỹ năng nói mà bạn đã học được

Trong ví dụ trên, bằng cách sử dụng giọng điệu thích hợp của giọng nói, bạn tập trung vào điểm chính. Sự nhấn mạnh vào một điều cụ thể lời (năng suất, chi phí, 30%) ngụ ý thông tin bổ sung hơn những gì từ ngữ nói. Kết hợp các ngôn ngữ cơ thể chẳng hạn như ánh mắt, cử chỉ, bạn thành công trong việc thuyết phục các thành viên trong nhóm sử dụng giải pháp của mình

Bước 2) Xây dựng mối quan hệ

Bạn đã bao giờ tự hỏi mình một câu hỏi chưa?

Mối quan hệ giữa bạn và nhóm của bạn tốt đến mức nào?

Làm bài kiểm tra trực tuyến bên dưới và nhấp vào nút “Tính toán” ở cuối bài kiểm tra để đánh giá các mối quan hệ của bạn

Bạn có thể tự đánh giá các mối quan hệ của mình dựa trên cách giải thích điểm số dưới đây

Xây dựng mối quan hệ là một yếu tố quan trọng trong nhóm dự án. Đó là tất cả về việc đưa mọi người đến Lượt thích và tin tưởng bạn để họ có thể làm những gì bạn cần.

Có 3 bước điều bạn nên làm theo để xây dựng mối quan hệ tốt

Bước 2.1) Thực hiện kết nối

Có rất nhiều người có những tính cách đặc biệt, những kỹ năng khác nhau trong nhóm dự án.

Nếu những người có kỹ năng và cá nhân như vậy có thể kết nối thành một nhóm thì sẽ xây dựng được mối quan hệ kinh doanh bền chặt, niềm tin vững chắc. Một người không thể làm được việc gì, nhưng một nhóm người có thể làm được mọi việc.

Bước 2.2) Cá nhân hóa

Một trong những cách tốt nhất để xây dựng một mối quan hệ bền chặt là trở nên cá nhân hơn. Trong khi thảo luận về dự án, các vấn đề thường là mục đích chính của việc nói chuyện với ai đó, tìm hiểu điều gì đó cá nhân về họ và đưa mối quan hệ lên một tầm cao mới.

Hãy xem xét tình huống sau

Nhóm của bạn có 2 thành viên tài năng và giàu kinh nghiệm. Với tư cách là Người quản lý kiểm tra, bạn cũng nhận ra tài năng của họ và muốn xây dựng một đội ngũ tốt mối quan hệ với họ. Tuy nhiên, bạn không có bất kỳ ý tưởng nào về họ riêng chẳng hạn như gia đình, sở thích của họ…Vv.

Một trong những cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ bền chặt là nhận cá nhân. Trong khi thảo luận về dự án, vấn đề thường là mục đích chính là nói chuyện với ai đó, tìm hiểu điều gì đó cá nhân về họ để đưa mối quan hệ lên một tầm cao mới.

Bước 2.3) Thiết lập văn hóa lành mạnh

Khi một thành viên cảm thấy mình là thành viên trong gia đình, được mọi người tôn trọng và tin tưởng thì anh ta sẽ làm việc với động lực lớn lao, nỗ lực hết mình.

Bước 3) Gây ảnh hưởng đến mọi người

Bạn sẽ làm gì trong trường hợp không có ai trong nhóm dự án có lắng nghe và tuân theo mệnh lệnh của bạn không? Mặc dù bạn là Người quản lý kiểm tra nhưng bạn không còn có bất kỳ ảnh hưởng thực sự nào đối với thành viên trong nhóm của mình.

Chủ đề này sẽ giải đáp thắc mắc của bạn

• Cách gây ảnh hưởng đến mọi người bằng cách tăng uy tín, độ tin cậy và kỹ năng giao tiếp của bạn
• Những đặc điểm nào khiến một số người có ảnh hưởng hơn những người khác?

Vai trò Người quản lý kiểm tra yêu cầu bạn phải luôn tác động đến các thành viên dự án. Ảnh hưởng đến mọi người là-

Là Người quản lý kiểm tra với kỹ năng tạo ảnh hưởng tuyệt vời, bạn có thể dễ dàng yêu cầu các thành viên trong nhóm làm những gì bạn muốn và khiến công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Để trở thành người có ảnh hưởng lớn, bạn phải:

• Kết hợp các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình và lắng nghe.
• Điều chỉnh và sửa đổi phong cách cá nhân của bạn, thay đổi hành vi và thái độ của bạn với thành viên mà bạn đang làm việc cùng

Bước 4) Tạo động lực cho mọi người

Dự án Guru99 đang trong thời điểm rất khó khăn. Thời hạn đang đến gần, nhưng có rất nhiều việc phải làm trong dự án này. Nhiều vấn đề xảy ra như ngân sách dự án bị cắt giảm, không đủ nhân lực. Các nhóm dự án đang mất đi khả năng của mình mong; họ đang nản.

Trong trường hợp như vậy, bạn phải khuyến khích họ, đưa cho họ MONGvà cho nhóm của bạn biết rằng họ có khả năng đạt được bất kỳ mục tiêu nào họ đã đặt ra cho mình. Đó là nguyên tắc động viên con người

Bạn có thể đặt một câu hỏi

Một số người cho rằng tiền bạc và tiền thưởng là cách tốt nhất để thúc đẩy mọi người. Tăng lương được trao cho nhân viên có thành tích xuất sắc; đánh giá cao thành tích của họ bằng cách thăng chức.

Tuy nhiên, trong trường hợp công ty gặp khó khăn, tiền không phải là cách duy nhất để động viên mọi người. Người quản lý kiểm thử nên tìm ra những cách khác để động viên các thành viên dự án của mình

• Đánh giá cao: Trong nhóm của bạn, một số thành viên đã có thành tích xuất sắc. Với tư cách là Người quản lý kiểm tra, bạn nên thu hút sự chú ý đến công việc xuất sắc của họ; cho họ thấy sự đánh giá cao của bạn về sự đóng góp của họ.
• Cơ hội: Tạo cơ hội cho những tài năng có tiềm năng cao tiếp tục học tập, phát triển và nâng cao kỹ năng của mình, chẳng hạn như bằng cách lãnh đạo một số bộ phận của dự án. Hãy để họ có cơ hội chứng minh khả năng của mình, tự nâng cao kỹ năng của mình.
• Tích cực: Luôn tìm ra cách sáng tạo để luôn vui vẻ và khiến người khác làm việc với thái độ tích cực là cách tốt nhất để động viên mọi người.

Dưới đây là một số hoạt động được đề xuất mà bạn nên thực hiện để thúc đẩy các thành viên trong nhóm trong dự án Ngân hàng Guru99.

• Làm cho mọi người nghĩ rằng họ không chỉ là một nhóm dự án, họ còn là một gia đình
• Tạo ra một thân thiện, chặt chẽvà buồn cười bầu không khí trong đội.
• Hiển thị tôn trọng cho những người xung quanh bạn. Ngay cả bạn cũng là Người quản lý; bạn phải làm điều đó với lòng trắc ẩn, lòng tốt, sự khiêm tốn và sự chân thành.
• Tự hào: Cách tốt nhất để động viên nhân viên là tìm cách để họ có thể tự hào về kỹ năng và kiến ​​thức của mình. Luôn tôn trọng người khác cũng như đánh giá cao sự đóng góp của họ, đó là cách tốt để khiến họ tự hào về công việc của mình.

Ví dụ sau đây cho bạn thấy tầm quan trọng của lòng tự hào trong việc thúc đẩy mọi người

Một thành viên của nhóm dự án muốn đề xuất ý tưởng của mình về việc nâng cao chất lượng của dự án. Đây là 2 hành vi khác nhau của Trình quản lý kiểm tra.

Trong trường hợp trên, nếu bạn thích người quản lý kiểm thử A, sẽ không có ai đề xuất hoặc chia sẻ những hiểu biết và ý tưởng của họ nữa. Họ trở thành người đi theo thụ động và chỉ làm việc để kiếm tiền.

Bước 5) Xử lý các vấn đề đạo đức

Bạn sẽ làm gì nếu một số thành viên trong nhóm của bạn làm như sau?

Những trường hợp trên là ví dụ về vấn đề đạo đức tại nơi làm việc. Chúng là mối phiền toái lớn cho bất kỳ dự án nào.

Nhóm dự án là một nhóm kinh doanh. Nó có quy tắc riêng và tất cả các thành viên trong nhóm này phải tuân theo quy tắc này. Đạo đức tại nơi làm việc rất quan trọng vì nó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hài lòng.

Quay lại dự án Guru99 Bank, nếu những trường hợp nêu trên xảy ra, bạn sẽ làm gì? Phần tương tác sau đây sẽ cho bạn thấy một số khuyến nghị để xử lý các vấn đề đạo đức trong dự án của bạn