Hướng dẫn VLOOKUP Excel cho người mới bắt đầu: Ví dụ từng bước
Charlotte Miller
VLOOKUP là gì?
Vlookup (V là viết tắt của 'Vertical') là một hàm dựng sẵn trong excel, cho phép thiết lập mối quan hệ giữa các cột khác nhau của excel. Nói cách khác, nó cho phép bạn tìm (tra cứu) một giá trị từ một cột dữ liệu và trả về giá trị tương ứng hoặc tương ứng từ cột khác.
Cách sử dụng VLOOKUP
Khi bạn cần tìm một số thông tin trong một bảng tính dữ liệu lớn hoặc bạn cần tìm kiếm cùng loại thông tin trong toàn bộ bảng tính, hãy sử dụng hàm Vlookup.
Hãy lấy một ví dụ của Vlookup là:
Bảng lương công ty được quản lý bởi đội ngũ tài chính của Công ty – Trong Bảng lương công ty, bạn bắt đầu với một phần thông tin đã biết (hoặc dễ dàng truy xuất được). Thông tin phục vụ như một chỉ mục.
Vì vậy, như một ví dụ:
Bạn bắt đầu với thông tin đã có sẵn:
(Trong trường hợp này là tên nhân viên)
Để tìm thông tin bạn không biết:
(Trong trường hợp này, chúng tôi muốn tra cứu Mức lương của nhân viên)
Bảng tính Excel cho trường hợp trên:
Trong bảng tính trên, để tìm ra Mức lương nhân viên mà chúng ta không biết -
Chúng ta sẽ nhập Mã nhân viên đã có sẵn.
Hơn thế nữa, Bằng cách áp dụng VLOOKUP, value(Mức lương của nhân viên) của Mã nhân viên tương ứng sẽ được hiển thị.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
Sau đây là hướng dẫn từng bước về cách áp dụng hàm VLOOKUP trong Excel:
Bước 1) Điều hướng đến ô nơi bạn muốn xem
Chúng ta cần điều hướng đến ô nơi bạn muốn xem Mức lương của Nhân viên cụ thể.- (trong trường hợp này, Nhấp vào ô có chỉ mục 'H3')
Bước 2) Nhập hàm VLOOKUP =VLOOKUP()
Nhập Hàm VLOOKUP vào ô trên: Bắt đầu bằng một dấu bằng biểu thị rằng một hàm được nhập, 'Từ khóa VLOOKUP' được sử dụng sau dấu bằng mô tả hàm VLOOKUP =VLOOKUP ()
Dấu ngoặc đơn sẽ chứa Tập hợp các đối số (Đối số là phần dữ liệu mà hàm cần để thực thi).
VLOOKUP sử dụng bốn đối số hoặc phần dữ liệu:
Bước 3) Đối số đầu tiên – Nhập giá trị tra cứu mà bạn muốn tra cứu hoặc tìm kiếm.
Đối số đầu tiên sẽ là tham chiếu ô (với tư cách là phần giữ chỗ) cho giá trị cần tìm kiếm hoặc giá trị tra cứu. Giá trị tra cứu đề cập đến dữ liệu đã có sẵn hoặc dữ liệu bạn biết. (Trong trường hợp này, Mã nhân viên được coi là giá trị tra cứu sao cho đối số đầu tiên sẽ là H2, tức là giá trị cần tra cứu hoặc tìm kiếm sẽ có mặt trên tham chiếu ô 'H2').
Bước 4) Đối số thứ hai – Mảng bảng
Nó đề cập đến khối giá trị cần tìm kiếm. Trong Excel, khối giá trị này được gọi là mảng bảng hoặc bảng tra cứu. Trong trường hợp của chúng tôi, bảng tra cứu sẽ là từ tham chiếu ô B2 đến E25,tức là khối hoàn chỉnh nơi giá trị tương ứng sẽ được tìm kiếm.
LƯU Ý: Các giá trị tra cứu hoặc dữ liệu bạn biết phải nằm ở cột bên trái của bảng tra cứu, tức là phạm vi ô của bạn.
Bước 5) Đối số thứ ba – Cú pháp VLOOKUP là cột_index_no
Nó đề cập đến tham chiếu cột. Nói cách khác, nó thông báo cho VLOOKUP nơi bạn mong muốn tìm thấy dữ liệu mà bạn muốn xem. (Tham chiếu cột là chỉ mục cột trong bảng tra cứu của cột nơi cần tìm thấy giá trị tương ứng.) Trong trường hợp này, tham chiếu cột sẽ là 4 vì cột Lương của Nhân viên có chỉ mục là 4 theo bảng tra cứu.
Bước 6) Đối số thứ tư – Đối sánh chính xác hoặc đối sánh gần đúng
Đối số cuối cùng là tra cứu phạm vi. Nó cho hàm VLOOKUP biết chúng ta muốn kết quả khớp gần đúng hay khớp chính xác với giá trị tra cứu. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn kết quả khớp chính xác (từ khóa 'FALSE').
- SAI: Đề cập đến trận đấu chính xác.
- THẬT: Đề cập đến trận đấu gần đúng.
Bước 7) Nhấn Enter!
Nhấn “Enter” để thông báo cho ô là chúng ta đã hoàn thành hàm. Tuy nhiên, bạn nhận được thông báo lỗi như bên dưới do chưa nhập giá trị nào vào ô H2i.e. Không có mã nhân viên nào được nhập vào Mã nhân viên, mã này sẽ cho phép tra cứu giá trị.
Tuy nhiên, khi bạn nhập bất kỳ Mã nhân viên nào vào H2, nó sẽ trả về giá trị tương ứng tức là Lương của nhân viên.
Vì vậy, tóm tắt lại những gì đã xảy ra là tôi đã nói với ô thông qua công thức VLOOKUP rằng các giá trị mà chúng ta biết nằm ở cột bên trái của dữ liệu, tức là mô tả cột cho Mã nhân viên. Bây giờ bạn phải xem qua bảng tra cứu hoặc phạm vi ô của tôi và trong cột thứ tư bên phải bảng, hãy tìm giá trị trên cùng một hàng, tức là giá trị tương ứng (Mức lương của Nhân viên) trong cùng hàng của Nhân viên tương ứng Mã số.
Ví dụ trên đã giải thích về Kết quả khớp chính xác trong VLOOKUP, tức là Từ khóa FALSE là tham số cuối cùng.
VLOOKUP cho các kết quả khớp gần đúng (Từ khóa TRUE là tham số cuối cùng)
Hãy xem xét một tình huống trong đó một bảng tính toán mức giảm giá cho những khách hàng không muốn mua chính xác hàng chục hoặc hàng trăm mặt hàng.
Như được hiển thị bên dưới, một số Công ty đã áp dụng giảm giá cho số lượng mặt hàng từ 1 đến 10,000:
Bây giờ không chắc chắn rằng khách hàng mua chính xác hàng trăm hay hàng nghìn mặt hàng. Trong trường hợp này, Chiết khấu sẽ được áp dụng theo Kết quả phù hợp gần đúng của VLOOKUP. Nói cách khác, chúng tôi không muốn giới hạn chúng trong việc tìm kiếm kết quả khớp chỉ với các giá trị có trong cột 1, 10, 100, 1000, 10000. Dưới đây là các bước:
Bước 1) Bấm vào ô Ở đâu hàm VLOOKUP cần được áp dụng, tức là tham chiếu ô 'I2'.
Bước 2) Nhập '=VLOOKUP()' vào ô. Trong ngoặc đơn nhập tập hợp các đối số cho trường hợp trên.
Bước 3) Nhập các đối số:
Luận cứ 1: Nhập tham chiếu Ô của ô tại đó giá trị hiện tại sẽ được tìm kiếm giá trị tương ứng trong bảng tra cứu.
Bước 4) Lập luận 2: Chọn bảng tra cứu hoặc mảng bảng mà bạn muốn VLOOKUP tìm kiếm giá trị tương ứng. (Trong trường hợp này, chọn cột Số lượng và Chiết khấu)
Bước 5) Lập luận 3: Đối số thứ ba sẽ là chỉ mục cột trong bảng tra cứu mà bạn muốn tìm kiếm giá trị tương ứng.
Bước 5) Đối số4: Đối số cuối cùng sẽ là điều kiện cho Trận đấu gần đúng hoặc Trận đấu chính xác. Trong trường hợp này, chúng tôi đặc biệt tìm kiếm các kết quả trùng khớp gần đúng (Từ khóa ĐÚNG).
Bước 6) Bấm phím Enter.' Công thức Vlookup sẽ được áp dụng cho tham chiếu Ô đã đề cập và khi bạn nhập bất kỳ số nào vào trường số lượng, nó sẽ hiển thị cho bạn mức chiết khấu được áp dụng dựa trên Kết quả gần đúng trong VLOOKUP.
LƯU Ý: Nếu bạn muốn sử dụng TRUE làm tham số cuối cùng, bạn có thể để trống và theo mặc định, nó chọn TRUE cho các kết quả trùng khớp gần đúng.
Hàm Vlookup được áp dụng giữa 2 sheet khác nhau đặt trong cùng một sổ làm việc
Hãy xem một ví dụ tương tự như trường hợp trên. Chúng tôi được cung cấp một sổ làm việc có chứa hai trang tính khác nhau. Một bảng trong đó Mã Nhân viên cùng với Tên Nhân viên và Chức danh của Nhân viên được cung cấp trên một trang khác chứa Mã Nhân viên và Lương của Nhân viên tương ứng (như hiển thị bên dưới).
BẢNG 1:
BẢNG 2:
Bây giờ mục tiêu là xem tất cả dữ liệu trong một trang, tức là Trang 1 như sau:
VLOOKUP có thể giúp chúng tôi tổng hợp tất cả dữ liệu để có thể xem Mã, Tên và Mức lương của Nhân viên ở một nơi hoặc trang tính.
Chúng ta sẽ bắt đầu công việc của mình trên Trang tính 2 vì trang tính đó cung cấp cho chúng ta hai đối số của hàm VLOOKUP đó là – Lương của Nhân viên được liệt kê trong Trang tính 2 sẽ được tìm kiếm bởi VLOOKUP và tham chiếu của chỉ mục Cột là 2 (theo bảng tra cứu).
Ngoài ra, chúng tôi biết rằng chúng tôi muốn tìm mức lương của nhân viên tương ứng với Mã nhân viên.
Hơn nữa, dữ liệu đó bắt đầu bằng A2 và kết thúc bằng B25. Vì vậy, đó sẽ là của chúng tôi bảng tra cứu hoặc đối số mảng bảng.
Bước 1) Tìm đến sheet 1 và nhập các tiêu đề tương ứng như hình.
Bước 2) Bấm vào ô nơi bạn muốn áp dụng hàm VLOOKUP. Trong trường hợp này, nó sẽ là ô cùng với Lương của nhân viên với tham chiếu ô 'F3'.
Nhập hàm Vlookup: =VLOOKUP().
Bước 3) Lập luận 1: Nhập tham chiếu ô chứa giá trị cần tìm trong bảng tra cứu. Trong trường hợp này, 'F2' là chỉ mục tham chiếu sẽ chứa Mã Nhân viên để khớp với Lương của Nhân viên tương ứng trong bảng tra cứu.
Bước 4) Lập luận 2: Ở đối số thứ hai, chúng ta nhập bảng tra cứu hoặc mảng bảng. Tuy nhiên, trong trường hợp này, chúng ta có bảng tra cứu nằm ở một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc. Do đó, để xây dựng mối quan hệ chúng ta cần nhập địa chỉ của bảng tra cứu là Sheet2!A2:B25 – (A2:B25 ám chỉ bảng tra cứu ở sheet 2)
Bước 5) Lập luận 3: Đối số thứ ba đề cập đến chỉ mục Cột của cột có trong bảng Tra cứu nơi phải có các giá trị.
Bước 6) Lập luận 4: Đối số cuối cùng đề cập đến Kết quả trùng khớp chính xác (FALSE) or Kết quả phù hợp gần đúng (TRUE). Trong trường hợp này, chúng tôi muốn truy xuất các kết quả khớp chính xác về Mức lương của Nhân viên.
Bước 7) Nhấn Enter và khi nhập Mã nhân viên vào ô sẽ trả về Mức lương nhân viên tương ứng cho Mã nhân viên đó.
Kết luận
3 tình huống trên giải thích hoạt động của Hàm VLOOKUP. Bạn có thể chơi xung quanh bằng cách sử dụng nhiều phiên bản hơn. VLOOKUP là một tính năng quan trọng có trong MS Excel cho phép bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Đồng thời kiểm tra bản PDF Hướng dẫn Excel của chúng tôi: - Bấm vào đây
