Xác thực dữ liệu trong Excel: Bộ lọc, Nhóm, Ví dụ sắp xếp
Charlotte Miller
Xác nhận dữ liệu
Xác thực dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp chúng ta tránh được những sai sót có thể tránh được. Giả sử bạn đang ghi điểm thi của học sinh và bạn biết điểm tối thiểu là 0 và tối đa là 100. Bạn có thể tận dụng các tính năng xác thực để đảm bảo rằng chỉ nhập các giá trị từ 0 đến 100.
Thêm một trang tính mới vào sổ làm việc của bạn bằng cách nhấp vào nút dấu cộng ở cuối trang tính.
Thêm một cột cho S/N, Tên và Điểm. Trang tính của bạn sẽ trông như sau
| S / N | Họ tên | Điểm số |
|---|---|---|
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | nhà vệ sinh |
- Bấm vào tab DỮ LIỆU
- Chọn các ô từ C2 đến C6 (Các ô sẽ dùng để ghi điểm)
- Nhấp vào danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu.
- Nhấp vào Xác thực dữ liệu.
- Bạn sẽ nhận được cửa sổ hộp thoại sau
- Nhấp vào tab Cảnh báo lỗi
- Nhập tiêu đề cảnh báo và thông báo như trong sơ đồ bên dưới.
- Bấm vào nút OK
- Hãy thử nhập điểm lớn hơn 200. Bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau
Bộ lọc dữ liệu
Bộ lọc dữ liệu cho phép chúng tôi nhận được dữ liệu phù hợp với tiêu chí mong muốn của chúng tôi. Giả sử chúng tôi muốn hiển thị kết quả của tất cả học sinh có tên bắt đầu bằng “ja” hoặc có điểm nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng một giá trị nhất định, chúng tôi có thể sử dụng bộ lọc để lấy dữ liệu đó.
Chọn cột tên và điểm số như hình dưới
- Bấm vào tab DATA trên ribbon
- Nhấp vào danh sách thả xuống Sắp xếp & Lọc như trong hình bên dưới
- Bấm vào Bộ lọc tên
- Chọn bộ lọc văn bản
- Chọn bắt đầu bằng
- Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau.
- Nhập “ja” và nhấp vào nút “OK”
- Bạn chỉ có thể xem kết quả của Jane và James.
Nhóm và Nhóm
Nhóm cho phép chúng ta dễ dàng xem và ẩn các chi tiết không cần thiết khỏi các cột hoặc hàng. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể sử dụng nhóm để phân tích dữ liệu thuộc về một danh mục chung. Hãy minh họa điều này bằng một ví dụ. Chúng ta sẽ sử dụng ví dụ về điểm số của học sinh ở trên.
- Nhấp chuột phải vào điểm và chọn chèn cột. Đặt tên cột tên giới tính.
- Đổi James thành Juanita. Đặt nữ cho Janet và Juanita. Xếp nam cho các học sinh còn lại. Trang tính của bạn sẽ trông như sau.
Bây giờ chúng ta sẽ nhóm các nữ lại với nhau và hiển thị điểm trung bình của họ và làm tương tự đối với nam.
- Bấm vào tab DATA trên ribbon
- Chọn tất cả các cột và hàng có dữ liệu
- Nhấp vào nút thả xuống Nhóm như trong hình bên dưới
Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau
- Đảm bảo tùy chọn Hàng được chọn
- Bấm vào nút OK
- Bạn sẽ nhận được bản xem trước sau
- Bây giờ chúng ta sẽ tính điểm trung bình cho nữ và nam
- Chọn toàn bộ dữ liệu như hình dưới
Nhấp vào nút thả xuống Tổng phụ trong tab DỮ LIỆU
Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau
- Đặt “Tại mỗi lần thay đổi” thành giới tính
- Đặt “Sử dụng chức năng” ở mức trung bình
- Chọn “Thêm tổng phụ” vào Điểm
- Bấm vào nút “OK”
Thêm hình ảnh vào bảng tính
Đôi khi, bạn muốn tạo thương hiệu cho các tài liệu in excel bằng thông tin tiêu đề thư và in logo công ty, v.v. Excel có tính năng cho phép bạn nhập hình ảnh vào Excel. Lệnh thêm hình ảnh được tìm thấy trong tab INSERT trên ribbon.
Bạn sẽ nhận được cửa sổ hộp thoại sau
- Bạn có thể duyệt đến bất kỳ thư mục nào có ảnh trên máy tính và bạn có thể chọn bất kỳ ảnh nào bạn chọn.
- Bạn sẽ nhận được kết quả tương tự như kết quả hiển thị bên dưới
Hướng dẫn bài tập 4
Sử dụng lệnh INSERT tab pictures để thêm ảnh bạn chọn vào bảng tính.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng ta đã học cách thực hiện các phép tính số học cơ bản bằng Excel, định dạng dữ liệu và áp dụng các quy tắc xác thực, lọc dữ liệu cũng như cách tận dụng các nhóm để phân tích sâu hơn dữ liệu và cải thiện cách trình bày.
