Cách tạo yêu cầu trong SAP: VA11
Jessica Blake
⚡ Tóm tắt thông minh
Tạo yêu cầu trong SAPSử dụng giao dịch VA11, hệ thống ghi lại yêu cầu thông tin sản phẩm và giá cả từ khách hàng tiềm năng. Tài liệu này giải thích yêu cầu thông tin là gì, sự khác biệt giữa yêu cầu thông tin và báo giá, cũng như các bước để tạo và quản lý yêu cầu đó.
Cuộc điều tra là gì? SAP SD?
Yêu cầu báo giá là một tài liệu nội bộ trước bán hàng trong SAP Phiếu yêu cầu thông tin sản phẩm là một công cụ ghi nhận yêu cầu của khách hàng tiềm năng. Đây không phải là một văn bản pháp lý; thay vào đó, nó thể hiện sự quan tâm để yêu cầu đó có thể được chuyển tiếp trong nội bộ công ty và được phản hồi một cách hiệu quả. Vì nằm ở giai đoạn đầu của chu kỳ bán hàng, phiếu yêu cầu giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng mà không cần cam kết bất cứ điều gì.
Thông tin được ghi nhận chủ yếu là chất liệu và số lượng mà khách hàng quan tâm. Có thể thêm các chi tiết khác, nhưng chúng là tùy chọn, giúp cho tài liệu được tạo ra gọn nhẹ và nhanh chóng. Ưu điểm chính của việc tạo yêu cầu là giảm thiểu chi phí quản lý cần thiết để chuẩn bị phản hồi cho khách hàng, và tạo ra một bản ghi có thể được sao chép vào báo giá hoặc đơn đặt hàng sau này. Mã giao dịch được sử dụng để tạo yêu cầu là VA11.
Yêu cầu báo giá so với báo giá trong SAP
Thư hỏi thông tin và báo giá đều là những tài liệu trước bán hàng, và chúng thường xuất hiện liên tiếp nhau. Tuy nhiên, chúng đóng vai trò khác nhau, vì vậy việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng trước khi tạo một trong hai là rất hữu ích.
| Cơ sở so sánh | Yêu cầu (VA11) | Báo giá (VA21) |
|---|---|---|
| Mục đích | Yêu cầu thông tin về sản phẩm và giá cả | Cung cấp hàng hóa theo các điều khoản đã thỏa thuận. |
| Ràng buộc về mặt pháp lý | Không | Vâng, trong thời hạn hiệu lực của nó. |
| Kích hoạt điển hình | Khách hàng đang xem xét các lựa chọn | Khách hàng muốn có một lời đề nghị chắc chắn |
| Dữ liệu được thu thập | Vật liệu và số lượng | Vật liệu, giá cả, hiệu lực và điều kiện |
| Vị trí trong chu kỳ | Bước đầu tiên trước khi bán hàng | Sau khi có yêu cầu điều tra, trước khi ra lệnh. |
Tóm lại, yêu cầu báo giá thu thập thông tin, trong khi báo giá biến sự quan tâm đó thành một lời đề nghị chắc chắn và ràng buộc. Nhiều doanh nghiệp tạo yêu cầu báo giá trước rồi sao chép nó vào báo giá để tiết kiệm thời gian và giữ tính nhất quán của dữ liệu. Cả hai tài liệu đều thuộc giai đoạn trước bán hàng, vì vậy không tài liệu nào giữ hàng hoặc ghi vào kế toán; chúng chỉ đơn giản là chuẩn bị nền tảng cho một đơn đặt hàng đã được xác nhận.
Quy trình tạo yêu cầu trong SAP
Hãy làm theo các bước sau để tạo yêu cầu trong giao dịch VA11.
Bước 1) Mở VA11 và nhập dữ liệu tiêu đề.
- Nhập mã T VA11 vào trường thanh lệnh.
- Chọn Loại yêu cầu từ phần trợ giúp. Trong ảnh chụp màn hình, “IN” được chọn cho Yêu cầu.
- Nhập thông tin về Tổ chức bán hàng, Kênh phân phối, Phòng ban, Văn phòng bán hàng và Nhóm bán hàng.
- Chọn biểu tượng Bán hàng.
Bước 2) Nhập thông tin khách hàng và mặt hàng.
- Nhập thông tin Bên mua hàng và Bên nhận hàng (đây là chức năng của đối tác).
- Nhập mã vật liệu và số lượng.
- Nhấp vào Lưu
.
.
Bước 3) Thông báo “Yêu cầu 10000015 đã được lưu” sẽ hiển thị.
Quản lý tài liệu yêu cầu: VA11, VA12 và VA13
SAP Hệ thống sử dụng một nhóm nhỏ các mã giao dịch để quản lý một yêu cầu trong suốt vòng đời của nó. Mỗi mã sẽ mở yêu cầu ở một chế độ khác nhau, do đó các thay đổi vẫn được kiểm soát và traccó thể.
- VA11 – Tạo yêu cầu: Đưa ra yêu cầu mới cho khách hàng và bộ phận bán hàng.
- VA12 – Yêu cầu thay đổi: Cập nhật yêu cầu hiện có, ví dụ như điều chỉnh vật liệu hoặc số lượng.
- VA13 – Yêu cầu hiển thị: Mở yêu cầu ở chế độ chỉ đọc để xem xét mà không thực hiện thay đổi.
Để xem danh sách các yêu cầu từ nhiều khách hàng, bạn có thể sử dụng báo cáo danh sách VA15. Theo thói quen, hãy hiển thị yêu cầu bằng VA13 trước khi chỉnh sửa bằng VA12, để bạn xác nhận các giá trị hiện tại trước. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trước bán hàng khi chuyển sang giai đoạn báo giá hoặc đơn đặt hàng. Vì cả ba giao dịch đều tác động đến cùng một mã số yêu cầu, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong VA12 đều hiển thị ngay lập tức trong VA13, giúp việc xem xét và kiểm toán trở nên dễ dàng hơn.
