SAP PA03: Hướng dẫn ghi lại kiểm soát tiền lương

Lương bổng Bản ghi Kiểm soát xác định kỳ tính lương hiện tại và quá khứ của bảng lương cho kế toán hồi tố.

• Nó khóa SAP Dữ liệu chính về nhân sự được cập nhật liên tục trong quá trình tính lương, áp dụng cho cả kỳ lương trước và hiện tại. Những thay đổi ảnh hưởng đến tương lai vẫn có thể xảy ra.
• Nó xác định thời gian hồi tố sớm nhất lớn nhất Kế toán thời gian.

Bản ghi kiểm soát tiền lương

Màn hình Bản ghi kiểm soát tiền lương được chia thành 4 phần:

• Khu vực trả lương: Phần này chỉ ra khu vực tính lương mà bản ghi kiểm soát lương áp dụng. Đối với mỗi khu vực tính lương, chỉ có thể tồn tại MỘT Bản ghi Kiểm soát Lương tại một thời điểm.
• Trạng thái bảng lương: Phần này cho biết, với dấu kiểm màu xanh lá cây, hiện đang ở giai đoạn nào của quá trình tính lương. Nó cũng xác định kỳ tính lương hiện tại với ngày chính xác và cho biết số lần tính lương đã được thực hiện.
• Thời kỳ Acctg Retro sớm nhất: Phần này chỉ ra khoảng thời gian trả lương sớm nhất lớn nhất cho kế toán hồi tố.
• Thay đổi lần cuối đối với hồ sơ kiểm soát nhân sự: Phần này cho biết ai đã thực hiện thay đổi đối với Hồ sơ Kiểm soát Lương, thời điểm và thay đổi đó là gì.

Trong màn hình Bản ghi kiểm soát bảng lương, bạn có thể sử dụng các nút sau:

• Pers không chính xác. Không: Bấm vào nút này để có danh sách nhân viên SAP HR Bị từ chối trong đợt trả lương gần nhất.
• Danh sách nhân sự Numbers: Bấm vào nút này để có danh sách nhân viên có trong khu vực trả lương.
• Pers bị khóa. Không: Bấm vào nút này để có được danh sách nhân viên, trong SAP Bộ phận Nhân sự bị khóa quyền truy cập vào bảng lương trong infotype 0003 (Trạng thái bảng lương), điều này ngăn cản họ thực hiện quy trình tính lương.

Các giai đoạn trạng thái hồ sơ kiểm soát lương

Bản ghi kiểm soát bảng lương không chỉ khóa dữ liệu mà còn điều khiển quá trình tính lương thông qua một chuỗi trạng thái được xác định trước. Mỗi trạng thái sẽ kiểm soát những gì bạn có thể làm và điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu chính:

• Phát hành bảng lương: Bản ghi kiểm soát được đặt thành “Phát hành để tính lương”. Dữ liệu chính hiện tại và quá khứ được khóa và kỳ tính lương được mở để xử lý.
• Bắt đầu tính lương: Chương trình xử lý bảng lương chạy cho khu vực tính lương. Các nhân viên bị từ chối được thu thập theo Mã đối sánh W để xử lý.
• Đã phát hành để đính chính: Dữ liệu chính tạm thời được mở khóa để bạn có thể sửa các lỗi được tìm thấy trong quá trình chạy, sau đó mở khóa và khởi động lại hệ thống tính lương.
• Lương thôi việc: Kỳ kế toán đã kết thúc, dữ liệu chính được mở khóa và bản ghi kiểm soát được chuyển tiếp sang kỳ trả lương tiếp theo.

Bạn có thể chuyển đổi giữa Chế độ Phát hành và Chế độ Điều chỉnh thường xuyên khi cần, nhưng chỉ có Chế độ Kết thúc mới đóng kỳ kế toán và chuyển bản ghi kiểm soát sang chu kỳ tiếp theo.

Tại sao hồ sơ kiểm soát lương lại quan trọng

Vì mỗi khu vực tính lương chỉ có thể tồn tại một bản ghi kiểm soát duy nhất, nên nó đóng vai trò là người kiểm soát duy nhất cho mọi lần chạy tính lương trong khu vực đó. Trạng thái của nó quyết định liệu việc tính lương có thể bắt đầu hay không, liệu dữ liệu chính có thể được chỉnh sửa hay không và hệ thống sẽ tính toán lại đến thời điểm nào.

Keeping Việc giữ cho hồ sơ kiểm soát ở trạng thái chính xác là rất quan trọng vì:

• Nó ngăn chặn việc thay đổi dữ liệu chính làm hỏng quy trình tính lương đang diễn ra.
• Điều này đảm bảo việc hạch toán hồi tố chỉ áp dụng cho giai đoạn sớm nhất được cho phép.
• Nó cung cấp cho các nhà quản trị một hồ sơ rõ ràng, có thể kiểm toán được về người đã thay đổi trạng thái bảng lương và thời điểm thay đổi.
• Nó điều phối các nhóm lớn sao cho chỉ có một chu kỳ trả lương được thực hiện cho một khu vực tại một thời điểm.

Nếu bản ghi kiểm soát bị để ở trạng thái sai—ví dụ, vẫn đang mở ở trạng thái Sửa lỗi—thì việc tính lương cho toàn bộ khu vực có thể bị đình trệ, vì vậy các quản trị viên theo dõi sát sao trạng thái này trong suốt quá trình thực hiện.

Cách duy trì hồ sơ kiểm soát bảng lương (PA03)

Bạn duy trì hồ sơ kiểm soát bảng lương bằng giao dịch PA03. Đây là màn hình nơi người quản trị phát hành, bắt đầu, sửa chữa hoặc kết thúc quá trình chạy bảng lương cho một khu vực bảng lương.

Để mở và chỉnh sửa bản ghi kiểm soát, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1) Nhập giao dịch PA03 vào SAP trường lệnh và nhấn Enter.

Bước 2) Nhập Khu vực tính lương mà bạn muốn duy trì bản ghi kiểm soát. Vì mỗi khu vực chỉ có một bản ghi kiểm soát duy nhất, SAP Tự động tải trạng thái hiện tại.

Bước 3) RevHãy xem bốn phần—Khu vực tính lương, Trạng thái tính lương, Kỳ kế toán truy hồi sớm nhất và Thay đổi cuối cùng—để xác nhận kỳ và giai đoạn hiện tại.

Bước 4) Chọn hành động bạn cần. Sử dụng các nút trạng thái để chuyển bản ghi sang trạng thái Phát hành bảng lương, Phát hành để sửa chữa hoặc Kết thúc bảng lương, tùy thuộc vào giai đoạn bạn đang ở trong chu kỳ.

Bước 5) Sử dụng các nút tiện ích — Số hiệu nhân viên không chính xác, Liệt kê nhân viên. Numbersvà Số nhân viên bị khóa — để kiểm tra xem nhân viên nào bị từ chối, nhân viên nào thuộc khu vực đó và nhân viên nào bị khóa trong loại thông tin 0003.

Bước 6) Lưu các thay đổi của bạn. Mục "Thay đổi cuối cùng" sẽ ghi lại tên người dùng, ngày tháng và hành động bạn đã thực hiện.

Vì bản ghi kiểm soát ảnh hưởng đến mọi nhân viên trong khu vực tính lương, nên các thay đổi cần được thực hiện cẩn thận và thường chỉ do một quản trị viên chịu trách nhiệm duy nhất thực hiện. Việc phối hợp các thay đổi trạng thái với lịch tính lương giúp tránh xung đột, và việc xem xét danh sách nhân viên bị từ chối và bị khóa trước mỗi giai đoạn giúp quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ. Sau khi kỳ tính lương hoàn tất, việc thoát khỏi bản ghi kiểm soát sẽ chuyển sang chu kỳ tiếp theo.

Câu Hỏi Thường Gặp