ПРИКЛАД аналізу та відображення зацікавлених сторін за допомогою шаблону

Що таке аналіз зацікавлених сторін?

Аналіз зацікавлених сторін це процес відображення інтересів ваших зацікавлених сторін. Це процес систематичного аналізу та збору якісної інформації, щоб визначити, чиї інтереси слід брати до уваги. Це допомагає керівникам і менеджерам проектів оцінити інтереси зацікавлених сторін, позиції, альянси та знання, пов’язані з проектом.

Що таке відображення зацікавлених сторін?

Картування зацікавлених сторін це ефективний процес пошуку ключових стейкхолдерів, пов'язаних з проектом. Це допомагає дізнатися про зацікавлених сторін і визначити всіх осіб, зацікавлених у результатах проекту. Після визначення всіх зацікавлених сторін їх можна відобразити та класифікувати залежно від різних інтересів і рівнів залучення.

Коли потрібно проводити аналіз зацікавлених сторін?

Аналіз зацікавлених сторін завжди слід проводити на початку проекту. Такий аналіз корисний при складанні проекту каркасу. Логічна структура – ​​це не що інше, як загальний підхід до планування, моніторингу та оцінки проекту у формі «матриці логічної структури». Кожного разу, коли лог-фрейми переглядаються протягом життєвого циклу проекту, аналіз зацікавлених сторін буде корисним. Це означає, що аналіз зацікавлених сторін має бути частиною кожного разу, коли проводиться проміжний огляд або щорічний моніторинг.

Категоризація зацікавлених сторін

Зацікавлені сторони поділяються на дві категорії

Внутрішні зацікавлені сторони	Зовнішні зацікавлені сторони
Всередині організації: співробітники та керівництво	Поза організацією: Асоціація уряду та торгівлі

Процес аналізу та картографування зацікавлених сторін

У наведеному нижче прикладі відображення зацікавлених сторін пояснюється основний аспект, який необхідно враховувати для аналізу зацікавлених сторін

Крок 1) Визначте своїх зацікавлених сторін: свого начальника, вашу команду, керівників вищої ланки, потенційних клієнтів, вашу родину тощо.

Крок 2) Оцініть, як ці зацікавлені сторони можуть зазнати впливу або мати вплив на організацію

Крок 3) Розставте пріоритети для зацікавлених сторін -

Тип учасника	дію
Висока влада, зацікавлені люди	– Керуйте уважно
Висока влада, менш зацікавлені люди	– Залишайтеся задоволеними
Мала потужність, зацікавлені люди	– Будьте в курсі
Мала потужність, менше зацікавлених людей	– Монітор з мінімальними зусиллями

Крок 4) Визначте сфери конфліктів (організація проти зацікавленої сторони, зацікавлена ​​сторона проти зацікавленої сторони)

Крок 5) Розставте пріоритети, узгодьте та збалансуйте зацікавлені сторони

Крок 6) Поєднайте значні потреби зацікавлених сторін зі стратегіями та діями організації

Далі в цьому прикладі відображення зацікавлених сторін, давайте дізнаємося про те, на що слід звернути увагу під час роботи із зацікавленими сторонами

• Чи можете ви усунути процеси, які не додають цінності зацікавленим сторонам?
• Як би ви спілкувалися із зацікавленими сторонами?
• Чи заохочують ваші комунікації обмін між зацікавленими сторонами?
• Чи повідомляєте ви зацікавленій стороні цінність угоди?

Важливі запитання, які слід поставити під час аналізу та картографування зацікавлених сторін

Перевірка різних атрибутів для зацікавленої сторони	Запитання для зацікавлених сторін
Ідентифікація зацікавленої сторони	Хто оплачує проект? Хто отримає результати або прибуток від проекту? Як з вашої організації, так і з організації-клієнта, хто працюватиме з вами над реалізацією проекту? Визначте експерта для домену проекту в організації.
Інтерес	Яку пряму вигоду зацікавлені сторони очікують отримати від проекту? Яких результатів очікують зацікавлені сторони в результаті реалізації проекту? Які зміни мають бути внесені зацікавленими сторонами в результаті проекту? Чи існують конфлікти інтересів між зацікавленими сторонами?
Впливати	Які законні повноваження мають зацікавлені сторони в організації? Хто контролює активи та ресурси проекту? Який ступінь впливу чи сили переговорів мають визначені вами зацікавлені сторони в організації?
Impact	Який вплив зацікавлена ​​сторона може мати на проект і чи вплине це на успіх проекту

Крім того, вам потрібно визначити, коли зацікавлені сторони будуть залучені до наступного:

• Бачення проекту
• Визначення обсягу проекту
• Аналіз бізнес-процесів
• Потребує вилучення
• Перевірка вимог
• Відгуки про дизайн
• Користувач приймальних випробувань

Ви можете створити "Таблиця матриці участі” для зацікавлених сторін, як показано на прикладі карти зацікавлених сторін нижче:

Тип участі	Інформувати	Консультувати	Партнери	Контроль
Оцінка потреб
Планування
Здійснювати
Моніторинг та оцінка

Шаблон аналізу зацікавлених сторін

Нижче наведено шаблон аналізу зацікавлених сторін. Це легко допоможе вам визначити зацікавлених сторін і класифікувати їх за різними категоріями та критеріями.

Завантажте шаблон аналізу зацікавлених сторін

Поради щодо керування зацікавленими сторонами

• Не нарікай. Приймайте зацікавлених сторін такими, якими вони є
• Щоб гарантувати успіх, залучіть ключове керівництво.
• Переконайтеся, що ви залучаєте зацікавлених сторін на ранньому етапі процесу бізнес-аналізу
• У разі делікатної проблеми забезпечте повну конфіденційність для всіх зацікавлених сторін, щоб завоювати їх довіру.
• Щоб уникнути конфліктів, допоможіть усім зацікавленим сторонам реалізувати свої особисті вигоди від проекту.
• Картування та аналіз зацікавлених сторін завжди допомагають.