Що таке MIS? Вступ і визначення

Необхідність МІС

Нижче наведено деякі з обґрунтувань наявності система МІС.

• Особам, які приймають рішення, потрібна інформація для прийняття ефективних рішень. Інформаційні системи управління (MIS) роблять це можливим.
• Системи MIS полегшують комунікацію всередині та за межами організації – працівники організації можуть легко отримати доступ до необхідної інформації для повсякденних операцій. Такі засоби, як служба коротких повідомлень (SMS) і електронна пошта, дають змогу спілкуватися з клієнтами та постачальниками всередині системи MIS, яку використовує організація.
• Облік – інформаційні системи управління реєструють усі бізнес-операції організації та забезпечують контрольну точку для транзакцій.

Складові МІС

Основними компонентами типової довгої форми MIS (інформаційної системи управління) є:

• Люди – люди, які користуються інформаційною системою
• дані – дані, які фіксує інформаційна система
• Бізнес процедури – запроваджені процедури запису, зберігання та аналізу даних
• Обладнання – це сервери, робочі станції, мережеве обладнання, принтери тощо.
• Софтвер – це програми, які використовуються для обробки даних. До них належать такі програми, як програми для роботи з електронними таблицями, програмне забезпечення для баз даних тощо.

Типи інформаційних систем

Тип інформаційної системи, яку використовує користувач, залежить від його рівня в організації. На наступній діаграмі показано три основні рівні користувачів в організації та тип інформаційної системи, яку вони використовують.

Системи обробки транзакцій (TPS)

Цей тип інформаційної системи використовується для запису повсякденних операцій підприємства. Прикладом системи обробки транзакцій є система торгових точок (POS). POS-система використовується для реєстрації щоденних продажів.

Інформаційні системи управління (MIS)

Інформаційні системи управління, скорочено MIS, використовуються для того, щоб керувати тактичними менеджерами для прийняття напівструктурованих рішень. Вихідні дані системи обробки транзакцій використовуються як вхідні дані для системи MIS.

Системи підтримки прийняття рішень (DSS)

Системи підтримки прийняття рішень використовуються керівниками вищого рівня для прийняття напівструктурованих рішень. Вихідні дані з інформаційної системи управління використовуються як вхідні дані для системи підтримки прийняття рішень. Системи СППР також отримують дані із зовнішніх джерел, таких як поточні ринкові сили, конкуренція тощо.

Ручні інформаційні системи VS Комп’ютеризовані інформаційні системи (MIS)

Дані є кровотоком будь-якого господарського суб’єкта. Кожен в організації потребує інформації для прийняття рішень. Інформаційна система — це організований спосіб запису, зберігання даних і пошуку інформації.

У цьому розділі ми розглянемо ручні інформаційні системи проти комп’ютеризованих інформаційних систем.

Ручна інформаційна система

Ручна інформаційна система не використовує жодних комп’ютеризованих пристроїв. Запис, зберігання та отримання даних здійснюється вручну людьми, які відповідають за інформаційну систему.

Нижче наведено основні компоненти ручної інформаційної системи

• Люди -люди є одержувачами інформаційної системи
• Ділові процедури –це введені заходи, які визначають правила обробки даних, їх зберігання, аналізу та виробництва інформації
• Дані -це зареєстровані щоденні операції
• Система файлів – це організований спосіб зберігання інформації
• Звіти –звіти генеруються після ручного аналізу даних із картотеки та їх компіляції.

На наступній діаграмі показано, як працює типова ручна інформаційна система

Переваги та недоліки ручної інформаційної системи

переваги:

Нижче перераховані переваги ручних інформаційних систем

• Економічно ефективним - це дешевше порівняно з комп’ютеризованою системою, оскільки немає необхідності купувати дороге обладнання, таке як сервери, робочі станції, принтери тощо.
• Гнучкий -бізнес-вимоги, що розвиваються, можуть бути легко впроваджені в бізнес-процедури та негайно впроваджені

Недоліки:

Нижче наведено деякі з недоліків ручної інформаційної системи.

• Забирає багато часу –усі введені дані потрібно перевірити перед подачею, це трудомістке завдання, якщо його виконують люди. Отримання даних із картотеки також займає значну кількість часу
• Схильний до помилок – точність даних, коли перевіряються та підтверджуються людьми, більш схильна до помилок порівняно з перевіркою та перевіркою, що виконується комп’ютеризованими системами.
• Відсутність безпеки – безпека ручних систем реалізована шляхом обмеження доступу до картотеки. Досвід показує, що неавторизовані особи можуть легко отримати доступ до кімнати для зберігання документів
• Дублювання даних –більшість відділів в організації повинні мати доступ до тих самих даних. У ручній системі зазвичай дублюють ці дані, щоб зробити їх доступними для всіх авторизованих користувачів. Проблема виникає, коли ті самі дані потрібно оновити
• Невідповідність даних – через дублювання даних дуже часто оновлюються дані в одному файлі й не оновлюються інші файли. Це призводить до невідповідності даних
• Відсутність резервних копій – якщо файл буде втрачено або неправильно оброблено, шанси відновити дані майже нульові.

Комп'ютеризована інформаційна система

Комп’ютеризовані системи були розроблені для вирішення проблем ручних інформаційних систем. Основна відмінність між ручною та комп’ютеризованою інформаційною системою полягає в тому, що комп’ютеризована система використовує поєднання програмного та апаратного забезпечення для запису, зберігання, аналізу та пошуку інформації.

Переваги та недоліки комп’ютеризованої інформаційної системи (МІС)

Нижче наведені деякі з недоліків комп’ютеризованої інформаційної системи.

переваги:

Нижче наведені переваги комп’ютеризованих інформаційних систем

• Швидка обробка даних і пошук інформації – це одна з найбільших переваг комп’ютеризованої інформаційної системи. Він обробляє дані та отримує інформацію швидше. Це призводить до покращення обслуговування клієнтів/замовників
• Підвищена точність даних – легкість впровадження перевірки даних і верифікації в комп’ютеризованій системі порівняно з ручною системою.
• Покращена безпека – на додаток до обмеження доступу до сервера бази даних, комп’ютеризована інформаційна система може впроваджувати інші засоби контролю безпеки, такі як автентифікація користувача, системи біометричної автентифікації, контроль прав доступу тощо.
• Зменшення дублювання даних – Системи баз даних розроблені таким чином, що зведено до мінімуму дублювання даних. Це означає, що оновлення даних в одному відділі автоматично робить їх доступними для інших відділів
• Покращені системи резервного копіювання – завдяки сучасним технологіям резервні копії можна зберігати в хмарі, що полегшує відновлення даних, якщо щось трапилося з апаратним і програмним забезпеченням, яке використовується для зберігання даних
• Легкий доступ до інформації – більшості керівників підприємств потрібно подорожувати, і вони все ще можуть приймати рішення на основі інформації. Інтернет і Mobile технології дозволяють отримувати доступ до даних з будь-якого місця.

Недоліки:

• Це дорого встановлювати та налаштовувати – організація повинна купити обладнання та необхідне програмне забезпечення для роботи інформаційної системи. Крім того, потрібно буде переглянути бізнес-процедури, а персонал – навчити користуватися комп’ютеризованою інформаційною системою.
• Велика залежність від технологій – якщо щось трапиться з обладнанням або програмним забезпеченням, що спричинить його припинення функціонування, тоді інформація не буде доступною, доки необхідне обладнання чи програмне забезпечення не буде замінено.
• Ризик шахрайства – якщо належний контроль і перевірки відсутні, зловмисник може опублікувати несанкціоновані транзакції, такі як рахунок-фактура за товари, які ніколи не були доставлені, тощо.

Підсумки

• MIS означає систему управління інформацією. Це сукупність людей, процедур, даних та інформаційних технологій, які допомагають менеджерам приймати обґрунтовані рішення.
• Комп’ютеризовані інформаційні системи більш ефективні порівняно з ручними інформаційними системами. Ручні інформаційні системи дешевші порівняно з комп’ютеризованими інформаційними системами.
• Системи обробки транзакцій (TPS) створені оперативним персоналом для запису щоденних бізнес-операцій і використовуються для прийняття структурованих рішень
• Системи управління інформацією (МІС) використовуються керівниками середньої ланки для прийняття напівструктурованих рішень
• Системи підтримки прийняття рішень використовуються керівниками вищого рівня, і вони допомагають керівникам вищого рівня приймати неструктуровані рішення.