Вступ до закупівель і заявок на закупівлю в SAP

Купівля є складовою SAP Модуль ММ та його процес можна приблизно зобразити на схемі нижче.

MRP (планування матеріальних ресурсів) створює пропозицію щодо закупівлі, яка пізніше перетворюється на заявку на закупівлю. Наступним кроком є ​​призначення джерела для заявки на купівлю та випуск заявки на купівлю. PR перетворюється на замовлення на купівлю, і після отримання товару можна виписати рахунок-фактуру для завершення процесу закупівлі. Додатково обробляється оплата (в модулі FI).

Закупівля не обов’язково повинна починатися з MRP, вона може бути ініційована плануванням на основі споживання або прямим створенням PR або PO.

MRP — це системна функція для визначення вимог до матеріалів як на рівні матеріалів, так і на рівні BoM. BoM (Bill матеріалів) – це список компонентів і підкомпонентів, з яких складається один матеріал.

Один із основних документів у закупівлях у SAP є заявка на закупівлю.

Заявка на закупівлю

Заявки на закупівлю можуть бути створені системою автоматично або вручну. Їх можна конвертувати в замовлення на придбання, але лише після випуску (затвердження заявки на придбання).

У цьому уроці ми розглянемо кілька тем, які можуть допомогти зрозуміти та створити заявку на купівлю.

Діапазони номерів у заявках на придбання потрібні так само, як і в інших документах, з метою присвоєння номера документа новоствореним документам.

Later, ці діапазони номерів призначаються різним типам документів, які ми можемо визначити для використання в обробці заявки на придбання.

Ми також розглянемо номер відстеження вимог, який по суті є комбінацією цифр/літер, які можна унікально призначити кільком документам, щоб відстежувати певні важливі вимоги.

Ви побачите, як працює визначення джерела і чому це корисно, а також як це джерело можна призначити нашому документу закупівлі.

Нарешті, ви дізнаєтесь, як обробити заявку на купівлю від її створення до перетворення її на замовлення на купівлю.

Діапазони номерів для заявки на купівлю

Призначення діапазонів номерів для заявок на купівлю працює за типом документа. Можна створити кілька різних діапазонів номерів і потім призначити їх певному типу заявки на купівлю.

Це робиться під час налаштування. Типам документів заявки можна призначити два діапазони номерів. Кожному типу документа призначається один внутрішній і один зовнішній діапазони. Внутрішні діапазони номерів автоматично збільшуються системою, а зовнішні призначаються вручну.

Екран нижче представляє список діапазонів номерів для заявки на купівлю.

Номер від — це перше число в діапазоні, номер до — останній доступний номер, а поточний номер — останній номер, призначений документу.

Крім того, є прапорець, який вказує, чи це зовнішній діапазон номерів.

Наприклад, внутрішній діапазон номерів можна визначити як діапазон від 20000000 до 30000000, у цьому випадку документи типу документа, якому призначено цей інтервал, нумеруватимуться, починаючи з 20000001 і збільшуватимуться на 1 для кожного нового створеного документа. Останнє доступне число для цього інтервалу буде 30000000, і якщо ваші документи заповнюють весь діапазон номерів, його потрібно розширити. Це трапляється рідко, оскільки це означало б, що у вас буде 10 мільйонів документів про закупівлю.

Визначення типу документа

Визначення типу документа – це дія визначення різних типів документів для заявки на придбання. Це корисно для групування заявок на купівлю та більш детального визначення їх використання. Наприклад, ми можемо мати стандартні PR, субпідряд і передачу запасів. Кожен тип документа відповідає особливим потребам і налаштований для використання таким чином.

У визначенні типу документа можна визначити кілька параметрів. Інтервали номерів (внутрішні та зовнішні), інтервал елементів, ключ вибору поля, контрольний індикатор, загальний індикатор звільнення (визначає, чи всі елементи в PR звільняються одночасно чи окремо).

Тип стандартного документа заявки на закупівлю SAP визначається в усіх установках як NB.

Номер відстеження вимоги

Цей номер використовується для відстеження конкретних вимог. Його можна ввести під час створення заявки на придбання та скопіювати в документ замовлення на придбання. Він підтримується на рівні елемента, і елементи можна вибирати за цим номером у кількох звітах, наприклад MELB.

• Виконати MELB транзакція.
• Натисніть Вибрати .

При натисканні Продовжити, ви повернетеся до початкового екрана вибору. У вас також є різноманітні варіанти вибору, і вам слід вибрати найбільш прийнятні варіанти, щоб звузити пошук.

• Введіть номер(и) відстеження вимоги.
• Виконати.

Вам буде представлено список документів, що містять трек-номер.

Визначення джерела

Визначення джерела допомагає знайти найбільш підходяще джерело для вимоги, наприклад, воно може запропонувати, яку структурну угоду, яке внутрішнє джерело закупівлі (завод) або якого постачальника можна використовувати для замовлення конкретних матеріалів у певний час.

Визначення джерела приймає різні дані як параметри для фактичного процесу визначення. До них належать схематична угода, інформаційний запис про закупівлю, завод у нашій компанії, домовленість про квоту, список джерел.

Усе це береться до уваги під час визначення найкращого можливого джерела для вимоги.

Перша перевірка виконується через Упорядкування квот де система визначає, чи існує відповідне джерело з відповідним квотуванням для матеріалу, і якщо відповідне джерело знайдено, воно вибирається, а додатковий пошук джерела припиняється.

Якщо ні, система бере список джерел врахував і шукав там дійсні джерела. Вихідний список складається з фіксованих і заблокованих записів. Виправлені записи призначені для фіксованих постачальників для певного матеріалу, дійсні протягом певного періоду. Заблоковані записи не можна використовувати як джерело, поки вони перебувають у цьому статусі.

Нарешті система шукає рамковий договір та інформаційний запис для надійних джерел і призначає їм заявку. У попередньому уроці ви бачили, що таке інформаційний запис про закупівлю, а структурна угода — це угода про поставку або контракт, який також використовується в процесі визначення джерела як вхідна інформація.

Щоб скористатися визначенням джерела, потрібно встановити прапорець «Визначити джерело» на початковому екрані заявки на закупівлю.

Призначення джерела

Система може виконувати призначення фонового або переднього плану джерела.

Якщо пошук виконується в режимі переднього плану та знайдено більше ніж одне дійсне джерело, з’являється список вибору, з якого користувач має вибрати відповідне джерело. Якщо знайдено лише одне відповідне джерело, воно призначається автоматично.

Якщо пошук виконується у фоновому режимі, потрібно визначити єдине джерело, і для цього система виконуватиме різні функції під час пошуку.

Наприклад, структурні угоди мають пріоритет над джерелом інформаційного запису про закупівлю, а в разі конфлікту вибирається джерело структурної угоди.

Якщо в схематичних угодах знайдено більше ніж одне дійсне джерело, унікальним дійсним джерелом буде джерело для звичайного постачальника, а якщо жоден запис не стосується звичайного постачальника, джерело потрібно буде визначити вручну.

Ви бачите, як система пропонує два джерела, з яких ми повинні вручну вибрати кращий.