Як опублікувати вхідні платежі клієнтів у SAP F-28

Що таке вхідні платежі клієнтів SAP FI?

Вхідні платежі клієнта SAP FI відображає надходження грошей від клієнтів за несплаченими рахунками-фактурами дебіторської заборгованості (AR). Стандартний код транзакції F-28 реєструє ці надходження, дебетує готівковий або банківський рахунок головного рахунку та вирівнює відповідні відкриті позиції у допоміжній книзі клієнта. Результатом є синхронізована проводка між головним Ledger та субкнигу AR, яка відображає фактичний стан грошових коштів компанії.

Цей процес є ключовою частиною циклу «від замовлення до готівки» (O2C). Після того, як клієнт оплачує рахунок-фактуру, касир або бухгалтер AR використовує форму F-28 для зарахування готівки, врегулювання відкритого рахунку-фактури та зменшення залишку непогашеного залишку клієнта. Проводка також оновлює звіти, такі як статті клієнта (FBL5N), аналіз прострочення (S_ALR_87012178) та перегляди банківських звірок.

Навіщо використовувати транзакцію F-28 для проводки AR-квитанцій?

Транзакція F-28 є рекомендованою точкою входу для ручних вхідних платежів, оскільки вона забезпечує вбудований вибір відкритих позицій, обробку часткових платежів та створення залишкових позицій на одному екрані. Вона забезпечує подвійний облік, пов'язуючи дебет банку з кредитом клієнта, що дозволяє зберегти загальний Ledger та звірено субкнигу AR.

F-28 також підтримує кілька сценаріїв клірингу, включаючи стандартні повні платежі, часткові платежі, які залишають рахунок-фактуру відкритим, та залишкові статті, які розділяють оригінальний рахунок-фактуру. Ця транзакція має перевагу над інструментами для введення в журнал, такими як FB50, оскільки вона зберігає зв'язок між квитанцією та оригінальним рахунком-фактурою, що є важливим для аудиту. tracЗручність та логіка нагадування у FI-AR.

Кроки для розміщення tcode платежу клієнта SAP

Виконайте наведену нижче послідовність, щоб провести вхідний платіж клієнта за допомогою транзакції F-28. Кожен крок базується на попередньому, тому переконайтеся, що перед початком роботи правильно ведеться облік коду компанії, валюти та основних даних клієнта.

Крок 1) Відкрийте транзакцію F-28

Введіть код транзакції F-28 у полі команди та натисніть Enter, щоб відкрити екран «Проводка вхідних платежів».

Крок 2) Введіть заголовок та банківські дані

На наступному екрані введіть такі дані в розділи заголовка та банківських даних:

1. Введіть дату документа
2. Введіть компанію Code
3. Введіть валюту платежу
4. Введіть готівку/банківський рахунок, на який має бути проведений платіж
5. Введіть суму платежу
6. Введіть ідентифікатор клієнта, який здійснює платіж

Крок 3) Обробка відкритих позицій

Натисніть Обробка відкритих елементів кнопку, щоб відобразити список рахунків-фактур, що очікують оплати, для вибраного клієнта.

Крок 4) Призначте платіж до рахунку-фактури

Призначте суму платежу відповідному рахунку-фактурі, щоб збалансувати платіж із сумою рахунку-фактури. Перед проводкою переконайтеся, що сума «Не призначено» внизу екрана дорівнює нулю.

Крок 5) Проведення вхідного платежу

Преса пошта зі стандартної панелі інструментів, щоб опублікувати вхідний платіж. SAP підтвердить запис і запише документ до допоміжної книги AR та головної Ledger одночасно.

Крок 6) Перевірте номер документа

Перевірте рядок стану, щоб побачити номер документа, який потрібно створити. Це підтверджує, що квитанцію зареєстровано, а відкритий рахунок-фактуру вирівняно у FI-AR.

Ви успішно опублікували вхідний платіж у SAP використовуючи F-28.

Як перевірити оплачений платіж клієнта

Після проводки завжди слід перевіряти результат, щоб субкнига AR та рахунок головної книги банку залишалися узгодженими. Використовуйте транзакцію FB03 щоб відобразити документ, підтвердіть дебетування готівкового/банківського рахунку та підтвердьте кредитування рахунку узгодження клієнта. Перевірте вирівняні відкриті статті в FBL5N шляхом зміни статусу позиції на «Очищені позиції» та фільтрації за ідентифікатором клієнта.

Щоб дізнатися про старіння та вплив DSO, оновіть звіт про аналіз старіння (S_ALR_87012178). Для банківського звірення проведений документ має відображатися у поданні зіставлення виписок з банківського рахунку (FF67 або FEBAN), що замикає цикл між квитанцією клієнта та банківською книгою.

Поширені помилки та поради щодо усунення несправностей

Під час надсилання через F-28 може з’явитися кілька повідомлень про перевірку. Найчастіші з них наведено нижче разом із типовим рішенням:

• «Період публікації не відкритий»: Період у даті документа закрито для проводки; відкрийте період через OB52 або змініть дату документа.
• «Клієнт XXXX не ведеться в коді компанії YYYY»: Розширте основну дані клієнта до балансової одиниці компанії за допомогою XD01/FD01 перед проводкою.
• «Різниця занадто велика для очищення»: Непризначена сума перевищує допустиме відхилення; або повністю призначте надходження, або опублікуйте різницю як залишкову позицію.
• «Відсутній податковий код»: Зберігайте податковий код за замовчуванням на рахунку основної книги або введіть його вручну в позицію.

Найкращі практики для проводок квитанцій клієнтів

Застосовуйте наступні методи, щоб підтримувати AR в чистоті та готовності до аудиту. Вони зменшують ручну переробку, пришвидшують закриття місяця та підвищують точність використання готівки.

• Завжди використовуйте форму F-28 (не FB50) для квитанцій клієнтів, щоб зберегти посилання на відкритий товар.
• Використовуйте поля для посилань, такі як Посилання та Призначення записати ідентифікатор банківської виписки для легкого звірення.
• Для часткових надходжень оберіть разом з контролером між частковою оплатою та залишковою позицією; часткові платежі зберігають оригінальний рахунок-фактуру, тоді як залишкові позиції створюють нову відкриту позицію.
• Зберігайте групи допусків (OBA3 та OBA4), щоб невеликі відмінності автоматично усувалися без ручного списання.
• Заплануйте щоденне клірингове обслуговування через F.13 для автоматичного погашення зіставлених дебетових та кредитових платежів на рахунку клієнта.

Поширені запитання