Як створити запит на виправлення рахунку в SAP SD
Джессіка Блейк
⚡ Розумний підсумок
Виправлення рахунку-фактури в SAP – це процес, який фіксує кількість або ціну в позиціях рахунку-фактури. У цьому ресурсі пояснюється, що таке запит на виправлення рахунку-фактури, як він створює кредитне або дебетове авізо та як його створити.
Що таке виправлення рахунків-фактур?
Корекція рахунку-фактури – це процес виправлення кількості або цін в одному або кількох рядках рахунку-фактури. Замість скасування початкового рахунку-фактури, SAP створює запит на корекцію рахунку-фактури, документ продажу (тип замовлення RK), який фіксує виправлені значення та розраховує лише різницю з клієнтом.
Система розраховує різницю між початковою та скоригованою сумою. Для контролю запит на виправлення рахунку-фактури автоматично блокується системою за допомогою блокування виставлення рахунків до його перевірки; після схвалення блокування можна зняти. Залежно від загальної вартості запиту, система створює кредитне або дебетове авізо. Таким чином, виправлення рахунку-фактури забезпечує чіткий та перевірений спосіб виправлення помилок у виставленні рахунків, оскільки запит завжди посилається на початковий платіжний документ та точно фіксує, що змінилося та чому. Саме тому фінансові команди надають перевагу цьому, а не редагуванню або скасуванню початкового рахунку-фактури, що порушує журнал аудиту.
Як виправлення рахунку-фактури створює кредитне або дебетове авізо
Під час створення запиту на виправлення рахунку-фактури, SAP копіює кожен елемент з оригінального рахунку-фактури двічі. Перший елемент завжди є кредитовим, який кредитує клієнта на початкову вартість, а другий — дебетовим, який списує виправлену вартість. Оскільки два елементи компенсують один одного, залишається лише чиста різниця.
Якщо сума нетто від'ємна, що означає, що з клієнта стягнули завищену плату, запит призводить до створення кредитового авізо. Якщо сума нетто додатна, що означає, що з клієнта стягнули занижену плату, це призводить до створення дебетового авізо. Саме така конструкція з парними елементами робить корекцію рахунків-фактур настільки корисною: один запит може призвести як до кредитування, так і до дебетування в багатьох рядках, проте клієнту стягується або повертається лише точна різниця. Ви коригуєте дебетові елементи на виправлену кількість або ціну, залишаєте кредитові елементи недоторканими, і система автоматично розраховує баланс. Це робить корекцію прозорою як для бізнесу, так і для клієнта.
Кроки для створення запиту на виправлення рахунку-фактури
Виконайте ці кроки, щоб створити запит на виправлення рахунку-фактури в транзакції VA01 з посиланням на платіжний документ, який потрібно виправити.
Крок 1) Розпочніть запит.
- Введіть T-код VA01 у поле команди.
- Введіть «Запит на виправлення рахунку-фактури» в поле «Тип замовлення».
- Введіть Організацію збуту, Канал збуту та Підрозділ у дані організації.
- Натисніть кнопку «Створити з посиланням», щоб створити корекцію рахунку-фактури з посиланням на платіжний документ.
Крок 2) Копія з рахунку-фактури.
- Введіть номер платіжного документа (рахунку-фактури), який потребує виправлення.
- Натисніть кнопку «Копіювати».
Крок 3) Застосуйте та збережіть виправлення.
- Одержувача та номер замовлення на відправлення можна змінити.
- Введіть бажану дату доставки.
- Обсяг замовлення можна змінити на виправлене значення.
- Натисніть кнопку Зберегти.
Відображається повідомлення «Дані збережено».
Ключові моменти щодо запитів на виправлення рахунків-фактур
Кілька характеристик відрізняють запит на виправлення рахунку-фактури від звичайного кредитного або дебетового авізо. Майте на увазі такі ключові моменти:
- Тип замовлення РК: Запит на виправлення рахунку-фактури використовує тип документа продажу RK та створюється в транзакції VA01.
- Посилання на платіжний документ: Запит RK має бути створений з посиланням на існуючий рахунок-фактуру, що зберігає чіткий журнал аудиту.
- Блок автоматичного виставлення рахунків: Запит блокується до його перевірки, тому жодні кредитні чи дебетові кошти не надходять до клієнта без його схвалення.
- Результат кредитування або дебетування: Чиста вартість запиту визначає, чи створюється кредитне чи дебетове авізо.
- Парні елементи: Кожна позиція рахунку-фактури копіюється як кредитова та дебетова позиція, тому розраховується лише скоригована різниця.
Разом ці пункти роблять виправлення рахунків-фактур контрольованим способом виправлення помилок у виставленні рахунків в одному документі без скасування та повторного виписування оригінального рахунку-фактури, що захищає аудиторський слід та робить вирішення спорів швидшим та прозорішим.
