Перевірка даних в Excel: фільтри, групуванняping, Приклади сортування

Перевірка даних

Перевірка даних дуже важлива в тому сенсі, що вона допомагає нам уникнути помилок, яких можна уникнути. Припустімо, що ви записуєте оцінки студентів на іспитах і знаєте, що мінімальне значення становить 0, а максимальне — 100. Ви можете скористатися функціями перевірки, щоб переконатися, що вводяться лише значення від 0 до 100.
Додайте новий аркуш у свою робочу книгу, натиснувши кнопку з плюсом у нижній частині аркуша.

Додайте стовпець для S/N, імені та оцінки. Ваш аркуш повинен виглядати наступним чином

• Натисніть вкладку ДАНІ
• Виберіть комірки від C2 до C6 (комірки, які використовуватимуться для запису результатів)

• Клацніть спадний список Перевірка даних.
• Натисніть Перевірка даних.

• Ви отримаєте наступне діалогове вікно

• Клацніть вкладку Повідомлення про помилку
• Введіть назву сповіщення та повідомлення, як показано на схемі нижче.

• Натисніть кнопку OK
• Спробуйте ввести бал більше 200. Ви отримаєте таке повідомлення про помилку

Типи критеріїв перевірки даних

У випадному списку «Дозволити» вікна «Перевірка даних» пропонується кілька критеріїв, не лише цілі числа. Вибір правильного критерію забезпечує чистоту записів на момент перевірки.pingУ таблиці нижче перелічені загальні критерії з практичним прикладом.

критерій	Що це дозволяє	Приклад
Ціле число	Цілі числа в діапазоні	Від 0 до 100 балів за іспит
Десятковий	Numbers з десятковими знаками в межах діапазону	Між 0 та 1 для дисконтної ставки
список	Тільки значення з визначеного списку, що відображається як розкривний список	Чоловіча Жіноча
Дата	Дати в діапазоні	Сьогодні або пізніше
Довжина тексту	Обмежена кількість символів	Рівно 10 за номер телефону
індивідуальні умови	Будь-яка формула, яка повертає значення TRUE або FALSE	=ISNUMBER(C2) для примусового введення числа

💡 Порада: Використовуйте вкладку «Вхідне повідомлення», щоб відобразити підказку, коли клітинку вибрано, а вкладку «Сповіщення про помилку» – щоб визначити, чи є неправильний ввід жорсткою зупинкою, попередженням, яке можна скасувати, чи інформаційною приміткою.

Фільтри даних

Фільтри даних дозволяють нам отримувати дані, які відповідають нашим бажаним критеріям. Скажімо, ми хочемо показати результати всіх студентів, імена яких починаються з «ja» або отримати бали, які є меншими, більшими або дорівнюють певному значенню, ми можемо використовувати фільтри, щоб отримати такі дані.
Виберіть стовпці імені та балів, як показано нижче

• Натисніть вкладку ДАНІ на стрічці
• Натисніть розкривний список «Сортувати та фільтрувати», як показано на зображенні нижче

• Клацніть на фільтр імені
• Виберіть текстові фільтри
• Виберіть починається з
• Ви отримаєте таке вікно.

• Введіть «ja» і натисніть кнопку «OK».
• Ви зможете побачити лише результати для Джейн і Джеймса.

Сортування даних в Excel

Фільтрація приховує рядки, які не збігаються, тоді як сортування зберігає кожен рядок, але змінює їхній порядок. Сортування балів студентів від найвищого до найнижчого робить ранжування очевидним з першого погляду, і це ще одна команда на вкладці ДАНІ.

1. Виберіть клітинку у стовпці: Клацніть будь-яку клітинку у стовпці «Рахунок». Немає потреби виділяти весь стовпець, оскільки Excel виявляє навколишню таблицю.
2. Відкрити сортування та фільтр: На вкладці ДАНІ виберіть «Сортувати від найбільшого до найменшого» для чисел або «Сортувати від А до Я» для тексту.
3. Сортувати за кількома стовпцями: Для багаторівневого сортування натисніть кнопку «Сортувати», додайте рівень і спочатку відсортуйте за статтю, а потім за балом. Excel застосовує рівні зверху вниз.
4. Збережіть заголовок: Переконайтеся, що позначено пункт «Мої дані мають заголовки», щоб назви стовпців залишалися на місці та не сортувалися разом із даними.

⚠️ Попередження: Перед сортуванням виберіть лише одну клітинку, а не один стовпець. Якщо виділено та відсортовано лише один стовпець, імена та оцінки розділяються, а запис пошкоджується. Excel попереджає за допомогою запиту «Розгорнути вибір», який завжди слід приймати.

Згрупувати та розгрупувати

Групи дозволяють легко переглядати та приховувати непотрібні деталі в стовпцях або рядках. Крім того, ми також можемо використовувати групи для аналізу даних, які належать до загальної категорії. Проілюструємо це на прикладі. Ми використаємо наведений вище приклад оцінок студентів.

• Клацніть правою кнопкою миші на партитурі та виберіть «Вставити стовпець». Назвіть стовпець імен стать.
• Змініть Джеймса на Хуаніту. Поставте самку для Джанет і Хуаніти. Поставте чоловіків для решти учнів. Ваш аркуш повинен виглядати наступним чином.

Тепер ми згрупуємо самок і покажемо їхній середній бал, а також зробимо те саме для самців.

• Натисніть вкладку ДАНІ на стрічці
• Виділіть усі стовпці та рядки з даними
• Натисніть кнопку спадного меню «Групувати», як показано на зображенні нижче

Ви отримаєте таке вікно

• Переконайтеся, що вибрано параметри рядків
• Натисніть кнопку OK
• Ви отримаєте наступний попередній перегляд

• Зараз ми обчислимо середні бали для жінок і чоловіків
• Виберіть усі дані, як показано нижче

Натисніть кнопку розкривного меню Проміжний підсумок на вкладці ДАНІ

Ви отримаєте таке вікно

• Встановіть стать «Після кожної зміни».
• Встановіть «Використовувати функцію» на середнє значення
• Виберіть «Додати проміжний підсумок» до оцінки
• Натисніть кнопку «ОК».

Завантажте вищевказаний Excel Code

Додавання зображень до електронних таблиць

Іноді ви бажаєте позначити документи, надруковані в Excel, заголовними бланками та надрукувати логотип компанії тощо. перевершувати має функції, які дозволяють імпортувати зображення в Excel. Команда для додавання зображень знаходиться на вкладці INSERT на стрічці.

Ви отримаєте наступне діалогове вікно

• Ви можете перейти до будь-якої папки на вашому комп’ютері, яка містить зображення, і вибрати будь-яке зображення за вашим вибором.
• Ви отримаєте результати, подібні до наведених нижче

Навчальна вправа 4

Використовуйте команду ВСТАВИТИ зображення вкладки, щоб додати зображення за вашим вибором до аркуша.

Поширені запитання