Перевірка даних у Excel: фільтри, групування, приклади сортування

Перевірка даних

Перевірка даних дуже важлива в тому сенсі, що вона допомагає нам уникнути помилок, яких можна уникнути. Припустімо, що ви записуєте оцінки студентів на іспитах і знаєте, що мінімальне значення становить 0, а максимальне — 100. Ви можете скористатися функціями перевірки, щоб переконатися, що вводяться лише значення від 0 до 100.
Додайте новий аркуш у свою робочу книгу, натиснувши кнопку з плюсом у нижній частині аркуша.

Додайте стовпець для S/N, імені та оцінки. Ваш аркуш повинен виглядати наступним чином

S / N ІМ'Я Рахунок
1 Джейн
2 James
3 Джонс
4 Джонатан
5 Джон
  • Натисніть вкладку ДАНІ
  • Виберіть комірки від C2 до C6 (комірки, які використовуватимуться для запису результатів)

Перевірка даних Excel

  • Клацніть спадний список Перевірка даних.
  • Натисніть Перевірка даних.

Перевірка даних Excel

  • Ви отримаєте наступне діалогове вікно

Встановити правила перевірки даних

  • Клацніть вкладку Повідомлення про помилку
  • Введіть назву сповіщення та повідомлення, як показано на схемі нижче.

Встановити правила перевірки даних

  • Натисніть кнопку OK
  • Спробуйте ввести бал більше 200. Ви отримаєте таке повідомлення про помилку

Перевірка даних Excel

Фільтри даних

Фільтри даних дозволяють нам отримувати дані, які відповідають нашим бажаним критеріям. Скажімо, ми хочемо показати результати всіх студентів, імена яких починаються з «ja» або отримати бали, які є меншими, більшими або дорівнюють певному значенню, ми можемо використовувати фільтри, щоб отримати такі дані.
Виберіть стовпці імені та балів, як показано нижче

Фільтри даних в Excel

  • Натисніть вкладку ДАНІ на стрічці
  • Натисніть розкривний список «Сортувати та фільтрувати», як показано на зображенні нижче

Фільтри даних в Excel

  • Клацніть на фільтр імені
  • Виберіть текстові фільтри
  • Виберіть починається з
  • Ви отримаєте таке вікно.

Фільтри даних в Excel

  • Введіть «ja» і натисніть кнопку «OK».
  • Ви зможете побачити лише результати для Джейн і Джеймса.

Фільтри даних в Excel

Згрупувати та розгрупувати

Групи дозволяють легко переглядати та приховувати непотрібні деталі в стовпцях або рядках. Крім того, ми також можемо використовувати групи для аналізу даних, які належать до загальної категорії. Проілюструємо це на прикладі. Ми використаємо наведений вище приклад оцінок студентів.

Групування та розгрупування в Excel

  • Клацніть правою кнопкою миші на партитурі та виберіть «Вставити стовпець». Назвіть стовпець імен стать.
  • Змініть Джеймса на Хуаніту. Поставте самку для Джанет і Хуаніти. Поставте чоловіків для решти учнів. Ваш аркуш повинен виглядати наступним чином.

Групування та розгрупування в Excel

Тепер ми згрупуємо самок і покажемо їхній середній бал, а також зробимо те саме для самців.

  • Натисніть вкладку ДАНІ на стрічці
  • Виділіть усі стовпці та рядки з даними
  • Натисніть кнопку спадного меню «Групувати», як показано на зображенні нижче

Групування та розгрупування в Excel

Ви отримаєте таке вікно

Групування та розгрупування в Excel

  • Переконайтеся, що вибрано параметри рядків
  • Натисніть кнопку OK
  • Ви отримаєте наступний попередній перегляд

Групування та розгрупування в Excel

  • Зараз ми обчислимо середні бали для жінок і чоловіків
  • Виберіть усі дані, як показано нижче

Групування та розгрупування в Excel

Натисніть кнопку розкривного меню Проміжний підсумок на вкладці ДАНІ

Групування та розгрупування в Excel

Ви отримаєте таке вікно

Групування та розгрупування в Excel

  • Встановіть стать «Після кожної зміни».
  • Встановіть «Використовувати функцію» на середнє значення
  • Виберіть «Додати проміжний підсумок» до оцінки
  • Натисніть кнопку «ОК».

Групування та розгрупування в Excel

Завантажте наведений вище код Excel

Додавання зображень до електронних таблиць

Іноді ви бажаєте позначити документи, надруковані в Excel, заголовними бланками та надрукувати логотип компанії тощо. перевершувати має функції, які дозволяють імпортувати зображення в Excel. Команда для додавання зображень знаходиться на вкладці INSERT на стрічці.

Додавання зображень до електронних таблиць

Ви отримаєте наступне діалогове вікно

Додавання зображень до електронних таблиць

  • Ви можете перейти до будь-якої папки на вашому комп’ютері, яка містить зображення, і вибрати будь-яке зображення за вашим вибором.
  • Ви отримаєте результати, подібні до наведених нижче

Додавання зображень до електронних таблиць

Навчальна вправа 4

Використовуйте команду ВСТАВИТИ зображення вкладки, щоб додати зображення за вашим вибором до аркуша.

Підсумки

У цій статті ми дізналися, як виконувати основні арифметичні операції за допомогою Excel, форматувати дані та застосовувати правила перевірки, фільтрувати дані та як використовувати переваги груп для подальшого аналізу даних і покращення презентації.