Потік процесу бізнес-аналізу: покроковий посібник

Для будь-якого бізнес-аналітика найбільшою проблемою після отримання проекту є те, як почати і з чого почати проект? Або які результати можна створити та як успішно завершити проект?

Щоб допомогти вам відповісти на будь-які питання, ми перерахували деякі ключові прийоми успішного аналізу бізнес-процесів.

Які кроки необхідно виконати в процесі бізнес-аналізу?

Нижче наведено етапи процесу бізнес-аналізу. Він допоможе вам від процесу бізнес-аналізу першого дня до кінця етапу планування.

Крок 1) Зберіть всю інформацію про проект

Це бізнес-аналітиків відповідальність за збір усіх деталей, пов’язаних з проектом. Ставлячи запитання людям, пов’язаним з проектом (керівнику проекту, спонсору проекту, менеджеру чи власнику бізнесу).

Зібрана інформація повинна охоплювати ці теми

• Обсяг та межі проекту
• Сучасні фактори впливу на організацію
• Ризик і обмеження проекту
• Більш широкий організаційний контекст

Зацікавлені сторони, які беруть у цьому активну участь. Це був би гарний час для проведення Аналіз потреб зацікавлених сторін

Зібравши всю цю інформацію, проаналізуйте свою участь у проекті та складіть контрольний список, який як бізнес-аналітик ви можете включити, наприклад

• З вашого попереднього досвіду те, що ви можете реалізувати у своєму поточному проекті
• Документація та планування, необхідні для поточного проекту
• Обговорення можливих результатів проекту із зацікавленими сторонами
• Відсортуйте учасників, які беруть участь у проекті
• Шукайте будь-якої допомоги від клієнта – домовленості про зустріч із зацікавленими сторонами
• Які очікувані результати та в якому форматі вони потрібні
• Яку існуючу документацію ви можете переглянути для кращої ідеї проекту
• Дізнайтеся, яка методологія (Agile або Waterfall) підійде для вашого проекту

Крок 2) Визначте зацікавлених сторін і організуйте оглядову зустріч

На другому кроці налаштуйте a оглядове засідання з керівником проекту/ зацікавленою стороною/ членами команди. Нечіткий порядок денний може призвести до провалу проекту.

• Будьте конкретні в тому, що очікується від проекту.
• Залучіть керівника проекту/зацікавлених сторін/членів команди до зустрічі та поставте запитання, пов’язані з проектом
• Дуже ймовірно, що ви працюєте над абсолютно новим проектом, у такому випадку запитайте про це у менеджера проекту або контактної особи, яка раніше працювала в цій області

Крок 3) Проаналізуйте всі документи, що стосуються проекту

Далі, Правильно Аналізувати всі документи, що стосуються проекту, такі як:

• Документація бізнес-процесів
• Документи бізнес- та системних вимог
• Бізнес кейси
• Діаграми та блок-схеми
• Плани проекту
• Організаційна схема
• Стратегічні документи та бізнес-плани
• Політика та законодавство

Розкрийте інформацію, приховану в документі бізнес-вимог, і відстежте будь-які прогалини в поточних системах, процесах, процедурах і операціях. Можливо, наданий вам документ застарів, тому перевірте інформацію, яку ви знайдете.

Крок 4) Записуйте всі факти та інформацію, які ви виявили

З ваших досліджень та аналізу ви можете виявити багато корисної інформації, що стосується проекту, яку потрібно змінити або впровадити в проект. Записуйте їх.

• Бізнес-вимоги, включаючи вимоги до звітності
• Бізнес-процеси та системи підтримки
• Функціональні та нефункціональні вимоги
• Проблеми та ризики, які зараз впливають на проект

Крок 5) Розуміння предметної області

Наразі у вас буде добре уявлення про проект, тепер ви можете визначити проблемну область в проекті. Вам потрібно з'ясувати

• Яку саме бізнес-функцію це вплине
• Ризики та фактори впливу на бізнес
• Політики та обмеження, які впливають на проект
• Цінності, що визначають рівень важливості проекту
• Наразі система підтримує бізнес-діяльність
• Документ, що коротко описує предмет проблеми, наприклад, річний звіт
• Проблеми, які зараз блокують бізнес для досягнення бажаних результатів
• Запропонована зміна має значення для проблемної області

Крок 6) Представлення ваших бізнес-вимог

Після того, як ви зберете всі свої бізнес-вимоги та зрозумієте проблемну область. Наступний крок представлення ваших бізнес-вимог зацікавленим сторонам або керівнику проекту. Існує багато методів, які можна використовувати для представлення вимог, як

• Таблиця або таблиця
• Діаграма або графік
• Прототип або симуляція
• Шаблон структурованого тексту або структуроване речення

Глосарій слів, який дасть короткий огляд процесу бізнес-аналітики

• Мета: Визначає мету діяльності з аналізу бізнесу, необхідної для запропонованої ініціативи
• Сфера застосування: Визначає результати, які включено та виключено
• Першопричина: Визначте основні причини виявлених проблем
• Поточний стан: Визначає проблему, яка викликає необхідність змін
• Заплановані заходи: Визначає причину діяльності, результати та дати доставки
• План залучення зацікавлених сторін: Він дає огляд процесу залучення зацікавлених сторін
• Управління якістю: Він описує діяльність, яка забезпечить якість результатів проекту
• Target стан: Визначає, як будуть вирішуватися виявлені критичні проблеми

Короткі поради для бізнес-аналітика

• Ставте запитання на зустрічах
• Будьте готові до зустрічі із зацікавленими сторонами або перегляду
• Бути адаптованим до змін і нового досвіду
• Керуйте очікуваннями
• Відповідайте на відгуки