11 НАЙКРАЩИХ програм для керування документами у 2025 році

Система керування документами – це хмарне автоматизоване рішення для створення, організації, спільного використання та захисту бізнес-документів і файлів. Це дозволяє відстежувати версію вашого документа без будь-яких проблем. Ця хмарна система зберігання забезпечує швидший робочий процес перевірки та затвердження для різних зацікавлених сторін, розташованих у різних географічних точках. Це дозволяє легко отримати доступ до вашого ділові документи з планшетів і смартфонів.

Витративши понад 110 годин на дослідження, я зробив огляд 39+ системи документообігу і ретельно відібрав найкращі, включаючи безкоштовні та платні варіанти. Цей вичерпний і добре досліджений посібник пропонує детальний огляд функцій кожної системи, переваги та недоліки, а також ціни. Якщо ви шукаєте надійну інформацію, моя стаття надасть усі деталі, необхідні для прийняття обґрунтованого рішення. Не пропустіть можливість відкрити для себе найкращі інструменти, які можуть змінити спосіб керування документами. Детальніше ...

КРАЩЕ DigiСистеми документообігу (контролю).

ІМ'Я	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Загальний доступ	Так	Так	Так	Так
Безкоштовна пробна	15-денна безкоштовна пробна версія	30-денна безкоштовна пробна версія	14-денне повернення грошей	Безкоштовно для 5 користувачів
мобільні додатки	Так	Так	Так	Так
Локальна файлова система Sync	Так	Так	Так	Так
Дозволи групи	Так	Так	Так	Немає
Керування конфліктами файлів	Так	Немає	Так	Так
Digiуправління правами	Немає	Так	Немає	Так
Хмарне сховище без локальної файлової системи Sync	Так	Так	Так	N / A
Платформи	Windows, Mac і Linux	Windows, Mac і Linux	Windows, Mac, Linux, Android, і iOS	Windows, Mac і Linux
посилання	Детальніше	Детальніше	Детальніше	Детальніше

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive є відмінним онлайн-платформа для зберігання файлів і співпраці для команд і підприємств. Я особливо ціную те, що він підтримує сценарії роботи в офісі та віддаленої роботи, що робить його чудовим варіантом для гібридних команд. Інструмент дозволяє легко створювати, ділитися та співпрацювати за допомогою централізованої консолі. Це не просто платформа для зберігання. Фактично, він пропонує керування версіями файлів, розширений пошук і організацію команди, які є важливими для управління завданнями ефективно. Під час оцінювання я виявив, що його здатність надавати швидкий доступ до інформації допомагає вам бути в курсі своєї роботи та швидше приймати обґрунтовані рішення.

Zoho WorkDrive дозволяє ефективно обмінюватися файлами, керувати ними та захищати їх. Він пропонує розумний пошук для миттєвого пошуку файлів і необмежену історію версій для відновлення документів. с WorkDrive Миттєва, асинхронна співпраця спрощена. Інструмент чудово підходить для синхронізації хмарних файлів безпосередньо на робочому столі та інтегрується з понад 5000 програмами. Спеціальне брендування та MFA гарантують безпеку та професіоналізм ваших даних.

Особливості гри:

• Командні папки: Я можу безперешкодно співпрацювати зі своєю командою за допомогою командних папок, які ідеально підходять для обміну файлами та забезпечення оновлень у реальному часі, допомагають оптимізувати робочі процеси та централізувати керування документами.
• Шаблони колекції файлів: Це допоможе вам створювати власні шаблони для організації даних, вдосконалення робочих процесів і збору документів у структурований спосіб, що корисно для команд, які керують великими проектами.
• Розширений захист даних: Я вважаю важливою відповідність GDPR і HIPAA для конфіденційних даних. Це рішення допоможе вам уникнути ризиків завдяки безпечному сховищу, адаптованому для потреб підприємства.
• Zoho WorkDrive Інтеграція з програмами: Zoho WorkDrive інтегрується з Salesforce, Slack, Jira та Gmail, що дозволяє створювати власні робочі процеси. Це чудово підходить для компаній, які прагнуть до оптимізації міжплатформних операцій.
• Zoho WorkDrive Консоль адміністратора: Zoho WorkDriveКонсоль адміністратора дозволяє відстежувати дії користувачів, керувати доступом до даних і забезпечувати відповідність. Це один з найкращих інструментів для централізованого управління.
• Масштабована пам'ять: Це чудово підходить для компаній, яким потрібне гнучке зберігання. З багаторівневими планами від 1 ТБ до 5 ТБ і більше, Zoho WorkDrive легко масштабується для задоволення потреб підприємства.

ціни:

Zoho WorkDrive це онлайн-платформа для зберігання файлів, синхронізації та співпраці. Вартість тарифних планів починається від 2.5 доларів США за користувача на місяць, доступна 15-денна безкоштовна пробна версія. Ідеально підходить для командної продуктивності.

Завітайте до Зохо WorkDrive

15-денна безкоштовна пробна версія

---

2) SmartSheet

Smartsheet це система документообігу Я переглянув і виявив, що це ідеальний інструмент для командної роботи. Це рішення, яке автоматизує повторювані завдання наприклад надсилання сповіщень і керування оновленнями. Виконуючи оцінку, я помітив, що його методи шифрування (256-AES і TLS 1.2) є надійними та безпечними. Smartsheet легко підключається до таких інструментів, як Google, Salesforce і Slack. Його шаблони для маркетингу та підтримка формату кількох файлів корисні для управління проектами. З мого досвіду, функції виїзду та реєстрації чудово підходять для організації завдань.

Особливості гри:

• Централізоване зберігання документів: SmartSheet забезпечує уніфіковану платформу для зберігання та впорядкування документів, забезпечуючи безпеку файлів і можливість їх отримання з центрального сховища, що допомагає оптимізувати керування файлами.
• Командні папки: Я можу ефективно співпрацювати зі своєю командою за допомогою командних папок, які чудово підходять для організації спільних документів. Це може допомогти оптимізувати зв’язок і забезпечити всім доступ до останніх файлів.
• Контроль версій: Я маю на меті керувати переглядом документів SmartSheetКонтроль версій, який допомагає вам уникнути плутанини, забезпечуючи доступ до найновіших файлів і зберігаючи повну історію редагувань.
• Детальний дозвіл: Це допомагає контролювати доступ до файлів за допомогою важливих налаштувань дозволів, що є чудовим способом переконатися, що конфіденційні файли переглядають лише авторизовані користувачі.
• Хмарна доступність: Це рішення дозволяє отримувати доступ і безпечно редагувати документи з будь-якого місця, що є ідеальним варіантом для покращення співпраці в режимі реального часу між командами.
• Процеси роботи з документами: Він автоматизує повторювані завдання, як-от нагадування про схвалення, що є одним із найкращих способів зменшити ручні зусилля та прискорити процеси.
• Підтримка різних типів файлів: Ця функція чудово підходить для роботи з різними командами, оскільки підтримує традиційні та сучасні формати, допомагаючи легко працювати з документами будь-якого типу.

ціни:

Smartsheet — це динамічний робочий простір, який дає змогу командам керувати проектами, автоматизувати робочі процеси та швидко досягати цілей. Плани починаються від 9 доларів на місяць. Насолоджуйтесь 30-денною безкоштовною пробною версією. Кредитна картка не потрібна.

Visit SmartSheet >>

30-денна безкоштовна пробна версія (кредитна картка не потрібна)

---

3) Icedrive

Icedrive забезпечує чудові функції для співпрацювати та ділитися файлами. Під час моєї оцінки я виявив, що його розумна система кешування вражає тим, що забезпечує швидкий і легкий доступ до файлів. Це ідеальна альтернатива Google Drive, пропонуючи шифрування з нульовим знанням зберігає вашу інформацію в безпеці і доступний тільки вам.

Це безкоштовне хмарне сховище - інструмент, який дає вам відчуття, що ви використовуєте фізичний жорсткий диск. Ви отримуєте всі функції служб розміщення файлів, як-от редагування, видалення, завантаження, відкриття тощо. Це одна з найкращі хмарні платформи зберігання який поставляється з операцією розумного керування кеш-пам’яттю, яка допомагає отримати доступ до файлів одразу після встановлення, не чекаючи синхронізації.

Особливості гри:

• Версії файлу: Я можу покластися на керування версіями файлів для підтримки попередніх версій файлів, що допоможе вам повернутися до попередніх ітерацій, коли це необхідно. Це важливо для ефективного відстеження змін.
• Інтеграція Virtual Drive: Icedrive дозволяє монтувати хмарне сховище як віртуальний диск на вашому комп’ютері, забезпечуючи один із найпростіших способів безперешкодного доступу до файлів, ніби вони зберігаються локально, уникаючи ручної синхронізації.
• Шифрування на стороні клієнта: Icedrive забезпечує найефективніше шифрування з нульовим знанням. Він забезпечує шифрування файлів на вашому пристрої перед завантаженням, що важливо для збереження конфіденційності та безпеки.
• Переглядач документів: Він містить вбудований засіб перегляду документів, який дозволяє переглядати популярні формати файлів, не завантажуючи їх. Це чудовий спосіб підвищити ефективність робочого процесу та заощадити час.
• Розширений спільний доступ: Це дає змогу безпечно обмінюватися файлами із захистом паролем і датами закінчення терміну дії, що є найкращим способом гарантувати, що документи залишаються доступними лише для призначених одержувачів.
• Інтелектуальне кешування: Він використовує інтелектуальний механізм кешування, який допомагає швидко отримати доступ до часто використовуваних файлів, мінімізуючи використання локальної пам’яті, що є чудовим варіантом для забезпечення ефективного пошуку документів.

ціни:

Icedrive пропонує плани від 3.99 доларів США на місяць за 150 ГБ пам’яті. Знижка 20% на річний платіж.

Visit Icedrive >>

Довічно безкоштовний базовий план із 10 ГБ безкоштовного сховища

---

4) bit.ai

Bit.ai – це a розумна система документообігу що допомагає компаніям керувати інформацією в проектах, командах і відділах. Під час дослідження я виявив, що цей інструмент дає можливість створювати необмежені робочі простори з легкістю. Це важливо упорядкуйте свої документи у папки та вкладені папки, і Bit.ai пропонує простий спосіб зробити це. Теми, надані цією програмою, чудово підходять для надання вашим документам нового та сучасного дизайну.

Bit.ai, заснований у 2016 році, є багатогранним інструментом, чудовим для керування та створення вмісту. Він підтримує понад 100 форматів файлів і пропонує 1 Гб безкоштовного сховища. Користувачі отримують вигоду від безперебійності інтеграція з Tableau, Box, Airtable, Figma та Dropbox. Крім того, Bit.ai надає шаблони для різних секторів, включаючи маркетинг і освіту, і забезпечує безпеку ваших даних за допомогою шифрування 256-AES і TLS, що відповідає стандартам GDPR і PCI.

Особливості гри:

• Масштабовані робочі області: Найкраще використовувати масштабовані робочі області Bit.ai для організації проектів між командами. Це дозволяє підтримувати ефективність, незалежно від того, керуєте ви малою групою чи великою організацією.
• Універсальний пошук: Універсальна функція пошуку Bit.ai ідеально підходить для швидкого пошуку вбудованого вмісту та документів. Це допоможе вам заощадити час, надавши все необхідне в одному місці.
• Розширений спільний доступ: Bit.ai надає розширені параметри обміну, наприклад посилання, які можна відстежувати, і документи, захищені паролем, які чудово підходять для безпечного обміну та контролю над конфіденційною інформацією.
• Інтерактивні розумні документи: Я можу без проблем створювати інтерактивні «живі» документи за допомогою Bit.ai, які ідеально підходять для інтеграції відео, зображень та інших мультимедійних матеріалів. Це може сприяти покращенню командної співпраці.
• AI Genius Writer: AI Genius Writer від Bit.ai — чудове рішення для створення контенту. Це допомагає створювати шаблони, обдумувати ідеї та спрощувати дослідження, заощаджуючи час і зусилля.
• Співпраця в реальному часі: Я прагну співпрацювати зі своєю командою в режимі реального часу за допомогою Bit.ai, що дозволяє мені працювати разом без зусиль, незалежно від місця розташування. Це один із найефективніших способів підвищення продуктивності.
• Настроювані шаблони: Ця функція надає сотні готових шаблонів для SOP, нотаток до наради та навчальних посібників. Це чудовий спосіб зробити створення контенту швидким і професійним.

ціни:

Інструмент Bit.ai пропонує плани від 8 доларів США на місяць зі знижкою 25% на річні платежі. Ви також можете спробувати його за допомогою 7-денної безкоштовної пробної версії.

посилання: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs — це рішення, яке допоможе вам керувати документами в цифровому вигляді для експортерів і торгових компаній. Під час аналізу я виявив, що це один із найкращих інструментів для створення файлів продажів і доставки за менший час. Це мінімізує введення даних вручну та допомагає уникнути затримок у доставці. IncoDocs дозволяє командам працювати разом у спільному робочому просторі, що важливо для віддалених завдань. Він також безпечно зберігає шаблони документів у хмарі, пропонуючи більш ефективний процес експорту.

IncoDocs — це універсальне програмне забезпечення для керування документами, засноване в 2016 році, доступне з будь-якого пристрою. Це дозволяє вам легко створювати комерційні рахунки-фактури і пропонує шаблони для різних торгових документів. Інструмент легко інтегрується з Xero та QuickBooks і підтримує декілька форматів файлів.

Особливості гри:

• Багаторазові бібліотеки даних: Я вважаю корисним використовувати багаторазові бібліотеки даних, які дозволяють зберігати деталі продукту та контактну інформацію. Це один із найпростіших способів заощадити час на повторюваних записах.
• Digital Підпис: Це чудове рішення допомагає цифровим підписом і печаткою документів Digital підписи та печатки компанії, усуваючи друк і сканування для безперебійного робочого процесу без паперу.
• Інтеграція: Варто розглянути його API та системну інтеграцію, які дозволяють підключатися до ERP, TMS та інших систем. Це один із найефективніших способів зменшити фізичне навантаження.
• Шаблони документів: Важливо мати доступ до понад 30 шаблонів, узгоджених із UNLK, включаючи комерційні рахунки-фактури, Billнавантаження та сертифікати походження. Це допоможе вам забезпечити відповідність міжнародним стандартам.
• дані Syncхронізація: Ця функція допомагає звести до мінімуму помилки, ввівши деталі відправлення один раз у головний файл, при цьому дані автоматично синхронізуються між пов’язаними документами.
• Хмарне робоче середовище: Він ідеально підходить для співпраці з членами команди в спільному хмарному середовищі, дозволяючи вам отримувати доступ до документів у режимі реального часу та підвищуючи прозорість роботи.
• Безпечний обмін документами: Ця функція чудово підходить для безпечної передачі конфіденційної інформації партнерам і клієнтам, допомагаючи уникнути витоку даних і забезпечуючи ефективність.

ціни:

IncoDocs спрощує імпортно-експортну документацію, підвищуючи ефективність глобальної торгівлі. Ціна: $29/місяць, знижка 20% на рік. Насолоджуйтесь довічно безкоштовним базовим планом. Оптимізуйте, організуйте та прискоріть свою торгівлю.

посилання: https://incodocs.com/

---

6) Templafy

Templafy — чудове рішення для керування документами. Я проаналізував його функції, і він мене вразив своєю здатністю показувати правильний вміст співробітникам відповідно до їхніх ролей. The Інформаційна панель зручна для навігації та дозволяє без проблем керувати вмістом. Під час оцінювання я побачив, як він пов’язує дані DMS безпосередньо з документами, створюючи швидші робочі процеси. Я рекомендую його компаніям, які хочуть зберігати точні та надійні документи.

Templafy, заснована в 2016 році, дозволяє підключати та об’єднувати дані з DMS, пропонуючи хмарне рішення для зберігання даних що забезпечує доступ до документів із різних пристроїв, таких як планшети та смартфони.

Особливості гри:

• Автоматизоване формування документів: Я міг компілювати повністю сформовані документи за допомогою автоматизації на основі правил і GenAI. Це один із найпростіших способів отримати актуальний вміст із внутрішніх бібліотек або інтеграцій сторонніх розробників.
• Централізовані бібліотеки вмісту: Templafy дозволяє отримати доступ до всіх ресурсів в одному місці, що чудово підходить для створення персоналізованих бібліотек. Це може допомогти підвищити ефективність без перемикання між різними програмами.
• Керування підписом електронної пошти: Templafy допомагає створювати підписи електронної пошти та керувати ними в середовищі з низьким кодом. Найкраще розгортати оновлення або кампанії швидко, не потребуючи допомоги ІТ.
• Розумні шаблони: Я можу забезпечити послідовність і відповідність, автоматично додаючи візуальну ідентичність, правила бренду та юридичні застереження до шаблонів. Це допоможе вам заощадити час і уникнути ручних помилок різних типів документів.
• Динамічна інтеграція вмісту: Це чудовий спосіб автоматизувати необхідні елементи шляхом отримання вмісту з внутрішніх і зовнішніх бібліотек. Це дозволяє вам ефективно налаштовувати, зберігаючи відповідність там, де це необхідно.
• Керування шаблонами в реальному часі: Це допоможе вам підтримувати все в актуальному стані за допомогою централізованого керування шаблонами. Це може бути корисно, щоб усі користувачі мали доступ до останніх версій у режимі реального часу.
• Керування користувачами: Важливо керувати профілями користувачів і рівнями доступу через централізовану панель адміністратора. Це дозволяє інтуїтивно масштабувати та захищати керування вмістом.

ціни:

Templafy підвищує ефективність створення та керування документами. Щоб дізнатися ціну, зв’яжіться з відділом продажів.

посилання: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Бітрікс24

Бітрікс24 пропонує відмінне рішення для команд, які потребують програмного забезпечення для керування документами. Я переглянув його функції, і вони є ідеально підходить для малих або великих команд. Він підтримує як хмарні, так і локальні системи та забезпечує доступ до вихідного коду. Цей інструмент корисний для зберігання важливих файлів, зокрема відео, документів і презентацій, для приватного чи спільного використання. Я знайшов його систему відстеження версій вражаючою для організації файлів.

«Бітрікс24», заснований у 2012 році, надає хаб для документообігу з 5 ГБ безкоштовного сховища. Він автоматично зберігає документи у вашому обліковому записі, підтримує кілька форматів файлів і пропонує конфігуровані дозволи доступу. Бітрікс24 ідеально підходить для тих, хто шукає комплексне, безпечне та ефективне рішення для управління документами.

Особливості гри:

• Співпраця в реальному часі: Дуже важливо мати безперебійну командну роботу. Бітрікс24 дозволяє редагувати документи одночасно з колегами або зовнішніми користувачами, забезпечуючи актуальність та впорядкованість проектів.
• Зберігання та обмін файлами: Чудовий спосіб захистити файли — скористатися параметрами зберігання файлів Бітрікс24. Це допомагає зберігати та обмінюватися файлами без особливих зусиль, забезпечуючи доступ із комп’ютерів і мобільних пристроїв.
• Історія версій: Ця функція дозволяє відстежувати зміни в історії версій, а блокування документів допомагає уникнути випадкових змін під час критичних оновлень. Це найкраще для забезпечення цілісності даних.
• Дозволи доступу: Гарна ідея налаштувати права доступу, щоб захистити конфіденційні дані. Бітрікс24 гарантує, що лише авторизований персонал зможе переглядати та редагувати важливі документи.
• Створення та редагування документів: Я можу створювати та редагувати документи, електронні таблиці та презентації в реальному часі за допомогою Бітрікс24, який підтримує такі формати, як docx, pptx та xlsx. Це може допомогти покращити співпрацю між командами.
• Мобільний доступ: Корисно користуватися мобільним додатком Бітрікс24 для доступу, редагування та обміну документами в дорозі. Це ідеальний варіант для продуктивної роботи поза офісом.
• Автоматизовані робочі процеси з документами: Одним із найефективніших способів оптимізації погодження документів є автоматизовані робочі процеси Бітрікс24. Це допомагає вам забезпечити узгодженість і своєчасну обробку командами.

ціни:

Бітрікс24 пропонує доступні плани від 49 доларів на місяць. Скористайтеся знижкою до 20% на річні платежі. Досліджуйте за допомогою 30-денної безкоштовної пробної версії.

посилання: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Байндер

Bynder є найкращим вибором для керування вмістом. Я перевірив його можливості керування документами, і це зробило мої робочі процеси швидшими та ефективнішими. Це чудово підходить для професіоналів, яким потрібно швидко створювати відео та доставляти їх своїм командам. Раджу звернути увагу на його здатність забезпечувати відповідність бренду. З мого досвіду, цей інструмент чудово підходить для спрощення управління активами.

Компанію Bynder було засновано в 2013 році, її хвалять за прискорення життєвого циклу творчого вмісту та безпечний обмін файлами -, внутрішньо і зовнішньо. Це чудово підходить для організацій, які прагнуть до ефективного та безпечного керування вмістом і співпраці.

Особливості гри:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder допомагає організовувати та контролювати активи, такі як зображення, відео та документи, в одній системі. Це може допомогти оптимізувати робочі процеси та забезпечити найбільш ефективне використання ресурсів.
• Підтримка мультимедіа: Я можу з упевненістю сказати, що Bynder чудово підходить для керування складними типами файлів. Це дозволяє з легкістю обробляти зображення та відео, підвищуючи гнучкість керування документами.
• Автоматичне додавання тегів до зображень: Bynder дозволяє автоматизувати додавання тегів до зображень за допомогою штучного інтелекту, що полегшує класифікацію та ефективний пошук файлів. Це найкраще для спрощення повторюваних завдань.
• Відтворення відео: Завдяки функції прямого відтворення я міг використовувати Bynder для перегляду та спільної роботи над відеовмістом без зусиль. Це чудовий варіант для команд, які потребують безперебійного обміну відео.
• Централізована бібліотека: Дуже важливо мати уніфікований репозиторій, і Bynder допомагає вам підтримувати безпечну бібліотеку для узгодженого командного доступу та організації активів.
• Постійність бренду: Це рішення чудово підходить для забезпечення ідентичності бренду за допомогою інструментів, які дозволяють узгодити матеріали з інструкціями вашого бренду. Це може бути корисним для узгодженого обміну повідомленнями.

ціни:

Bynder пропонує низку функцій управління брендами та цифровими активами. Щоб отримати цінову пропозицію, зв’яжіться з відділом продажів.

посилання: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Docuware - це a інструмент керування документами та автоматизації документообігу. Під час моєї оцінки я знайшов це чудово підходить для збереження важливих бізнес-даних у безпеці та легкодоступних. Ця програма дозволяє вам без проблем ділитися, оновлювати та зберігати контракти. Він використовує шифрування даних, що є одним із найкращих способів забезпечити безпечний доступ до файлів.

DocuWare, заснована в 1988 році, може похвалитися позитивними відгуками клієнтів і багатством функцій. Це дозволяє вам ефективно керувати документами за допомогою таких інструментів, як інтелектуальне індексування та Автоматизація робочого процесу. Програмне забезпечення легко інтегрується з SAP, Oracle, і багато іншого та підтримує різні формати файлів. Служба підтримки клієнтів DocuWare доступна різними способами, що гарантує, що допомога завжди під рукою.

Особливості гри:

• Інтелектуальне індексування: Я можу сказати, що інтелектуальне індексування в Docuware є одним із найкращих способів забезпечити швидкий пошук даних. Це дозволяє автоматизувати індексування, уникаючи ручного введення даних для ефективності.
• Автоматизація робочого процесу: З Docuware я міг би підвищити продуктивність за допомогою автоматизації робочого процесу. Це допомагає вам зменшити кількість повторюваних завдань шляхом автоматизації схвалень і сповіщень, що є чудовим способом прискорити прийняття рішень.
• Захищений документ Archiвінг: Важливо зберігати конфіденційну інформацію в безпеці. Захищений документ Docuware Archiving пропонує рішення з шифрування та контроль доступу, ідеально підходить для відповідності нормам.
• Можливості інтеграції: Це може допомогти уніфікувати ваш робочий процес. Docuware дозволяє легко інтегрувати з Microsoft Teams, Outlook та SAP, відмінний варіант для плавного потоку інформації.
• Інтелектуальна обробка документів: Це може бути корисним для спрощення введення даних. Інтелектуальна обробка документів Docuware збирає інформацію з різноманітних джерел і автоматизує процедури, забезпечуючи структуровані та ефективні робочі процеси.
• Електронні форми: Одним із найпростіших способів прискорити збір даних є використання електронних форм Docuware. Це дозволяє налаштовувати форми для найбільш ефективного обміну інформацією.
• Повнотекстовий пошук: Хорошою ідеєю для швидкого пошуку інформації є повнотекстовий пошук Docuware. Це допомагає вам створювати точні пошукові запити з можливістю налаштування для найефективнішого пошуку документів.

ціни:

Будь ласка, зверніться до відділу продажів Docuware, щоб отримати інформацію про ціни.

посилання: https://start.docuware.com/

---

10) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager — чудовий інструмент, який дозволяє отримувати цінну інформацію з документів. Я переглянув його функції та виявив, що це надає корпоративні рішення для безпеки, зберігання та вмісту разом із робочими процесами які легко реалізувати. Я міг безпечно отримати доступ до кількох сховищ вмісту та помітив, як це легко автоматизує класифікацію файлів. Це може допомогти командам, які хочуть співпрацювати швидше та з меншими труднощами, що робить його чудовим вибором для керування документами.

FileNet Content Manager, заснований у 1982 році, дозволяє легко створювати й інтегрувати контент-послуги у ваш бізнес за допомогою API. Завдяки таким інтеграціям, як Salesforce, він надає шаблони для PowerPoint і електронної пошти.

Особливості гри:

• Захоплення та індексування вмісту: За допомогою FileNet Content Manager я можу автоматично отримувати, індексувати та впорядковувати документи, зменшуючи ручні зусилля. Це чудово для забезпечення безперебійного доступу та пошуку, особливо при роботі з величезними обсягами даних.
• Розширені можливості пошуку: FileNet Content Manager дозволяє швидко знаходити документи за допомогою метаданих і повнотекстового пошуку. Це допоможе вам ефективно знаходити певний вміст, що чудово заощадить час на завданнях керування документами.
• Статистика вмісту на основі AI: Важливо аналізувати неструктуровані дані, і FileNet Content Manager робить це можливим завдяки використанню інструментів на основі штучного інтелекту. Це допоможе вам отримувати статистичні дані та автоматизувати класифікацію вмісту, що є чудовим способом підвищення продуктивності.
• Вміст співпраці: Ця функція ідеальна для полегшення співпраці в реальному часі. Я можу легко ділитися, редагувати та коментувати документи в FileNet Content Manager, не перемикаючись між інструментами. Це один із найкращих варіантів для оптимізації командної роботи.
• Безпечне зберігання документів: Корисно забезпечити безпеку даних за допомогою керування доступом на основі ролей і шифрування. FileNet Content Manager спрямований на захист конфіденційної інформації, зберігаючи при цьому відповідність галузевим нормам.
• Автоматизація робочого процесу: Це рішення чудово підходить для автоматизації робочих процесів, орієнтованих на документ. FileNet Content Manager дозволяє підвищити ефективність і послідовно керувати завданнями, що є найефективнішим способом спрощення повторюваних процесів.
• Масштабоване керування вмістом: Я вважаю масштабованість важливою для управління зростаючими потребами бізнесу. FileNet Content Manager пропонує чудовий спосіб обробки великих обсягів документів завдяки своїй масштабованій архітектурі, що робить його ідеальним рішенням для організацій будь-якого розміру.

ціни:

FileNet Content Manager — це надійне рішення для керування вмістом. Запитайте цінову пропозицію у відділі продажів.

посилання: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Проекти Zoho

Zoho Projects — чудовий інструмент для керування документами та співпраці. Я випробував цей інструмент і знайшов його чудовим для планувати проекти, розподіляти завдання та підтримувати зв’язок зі своєю командою. На мій погляд, це одне з найкращих рішень для керування різними типами файлів, такими як документи, графіка, відео, звіти та електронні таблиці в одному місці. Корисно ділитися файлами вашої організації без будь-яких складнощів. Рекомендую цей засіб для відстеження та керування версіями документів з легкістю. Його функція пошуку дозволяє швидко знаходити файли за ключовими словами в назві чи вмісті, що робить його чудовим вибором.

Особливості гри:

• Централізоване зберігання файлів: Zoho Projects дозволяє вам керувати всіма своїми файлами, включаючи документи, електронні таблиці та графіку, в одному централізованому місці. Це допоможе вам уникнути безладу та зберігати все впорядковано в одному місці.
• Контроль версій: Я можу підтвердити, що Zoho Projects надає один із найкращих способів відстеження змін, переглядів і оновлень. Це допоможе вам зберегти ясність версій файлів за допомогою докладних приміток і інформації про автора.
• Потужні інструменти пошуку: Дуже важливо швидко знаходити файли, а потужні інструменти пошуку Zoho Projects дозволяють знаходити документи за допомогою заголовків або ключових слів. Це може допомогти оптимізувати робочі процеси проекту.
• Співпраця в реальному часі: Ця функція дозволяє коментувати, коментувати та переглядати файли в реальному часі. Це чудовий спосіб зменшити непорозуміння та забезпечити безперебійну командну роботу.
• Ієрархічна організація папок: Доцільно використовувати ієрархічні папки в Zoho Projects. Це дозволяє впорядковувати файли відповідно до робочого процесу вашої команди, роблячи навігацію простою та інтуїтивно зрозумілою.
• Журнали аудиту: Журнали аудиту в Zoho Projects допомагають підтримувати прозорість і відповідність. Це може допомогти структуровано відстежувати всю діяльність у документі, включаючи редагування та відвідування.
• Автоматизоване керування робочим процесом: Автоматизація повторюваних завдань, таких як відстеження версій, є одним із найпростіших способів заощадити час. Zoho Projects допомагає підвищити ефективність, безперешкодно керуючи робочими процесами.

ціни:

Zoho Projects пропонує плани від 4.25 доларів США на місяць зі знижкою 20% на річні платежі. Спробуйте безкоштовно з 10-денною пробною версією. Кредитна картка не потрібна.

посилання: https://www.zoho.com/projects/

Що таке система управління документами?

Система керування документами – це хмарне автоматизоване рішення для створення, організації, спільного використання та захисту бізнес-документів і файлів. Це дозволяє відстежувати версію вашого документа без будь-яких проблем. Ця хмарна система зберігання забезпечує швидший робочий процес перевірки та затвердження для різних зацікавлених сторін, розташованих у різних географічних місцях. Це дозволяє легко отримувати доступ до ділових документів із планшетів і смартфонів.

Як ми вибирали найкраще програмне забезпечення для керування документами?

At Guru99, ми віддаємо пріоритет довірі та прагнемо надавати точну, релевантну та об’єктивну інформацію. Присвятивши понад 110 годин дослідженню 39+ найкращі системи управління документами, я ретельно відібрав найкращі варіанти, як безкоштовні, так і платні. Цей комплексний посібник пропонує поглиблений подивіться на особливості кожної системи, плюси та мінуси, а також ціни, щоб переконатися, що у вас є довірені ідеї необхідні для прийняття обґрунтованого рішення. Під час вибору найкращого програмного забезпечення для контролю та керування документами вирішальними є такі фактори, як безпека, інтерфейс користувача та можливості інтеграції. Ознайомтеся з важливими факторами нижче, щоб переконатися, що програмне забезпечення відповідає вашим конкретним вимогам.

• Пошук: Доводиться шукати найрізноманітніші варіанти швидкого пошуку потрібних файлів. Добре, що він дозволяє шукати документи за назвою, вмістом, типом і датою зміни.
• Проста структура файлу: Система управління документами повинна мати просту у використанні файлову структуру.
• Контроль версій: Контроль версій або керування версіями є важливою функцією програмного забезпечення для керування документами, яка дозволяє відстежувати зміни у файлах. Найкращий DMS також повинен підтримувати архів старих версій. Тому ви можете легко побачити зміни в документах.
• Мобільний доступ: Ви повинні шукати систему управління документами, яка доступна через планшети та смартфони. Це дозволить вам переглядати, змінювати та ділитися файлами з будь-якого місця.
• Інтеграція: Система управління документами повинна легко інтегруватися з іншим програмним забезпеченням, яке ви вже використовуєте, наприклад програмним забезпеченням CRM і клієнтом електронної пошти.
• Сканування: Програмне забезпечення для керування документами має забезпечувати функцію сканування документів.
• Безпека: Система управління документами повинна дозволяти призначати дозволи для конкретного користувача на доступ до папок і файлів.

Як найкраще подати документи?

Ось найкращі способи подання документів:

• Алфавітна система файлів: Найкращий спосіб подати документи – це подати документи в алфавітному порядку. Назва папки повинна відповідати назві документів.
• Числова система файлів: Компанії, яким потрібна низка документів, як-от рахунки-фактури, повинні створити цифрову систему реєстрації.
• Система реєстрації категорій: Вам потрібно впорядкувати свої файли за такими категоріями, як особисті, маркетингові, адміністративні та клієнтські дані. Також можна включити підтеми для кожної категорії відповідно до ваших потреб.

Як працює система електронного документообігу?

Ось робочий процес системи управління документами:

• Захоплення документів: Засіб захоплення документів допоможе вам зберегти ваші файли, щоб ви могли легко їх знайти пізніше. Це можливо завдяки функції індексування DMS. Ви також можете додати деякі метадані для пошуку в них без проблем.
• Центральне сховище документів: DMS має центральне сховище документів. Це важливо для керування та збереження документів, які надходять із кількох місць.
• Пошук та розповсюдження документів: DMS включає пошук і розподіл документів. Важливо переконатися, що ви без проблем використовуєте та ділитеся своїми документами.

Які є варіанти розгортання програмного забезпечення для керування документами?

Існує два варіанти розгортання програмного забезпечення для керування документами: 1) хмарне програмне забезпечення та 2) локальне програмне забезпечення.

1. Хмарне програмне забезпечення:

Хмарне програмне забезпечення розміщується в Інтернеті, а не встановлюється на ваш ПК. Це дозволяє отримати доступ до документів з будь-якого місця.

Хмарне програмне забезпечення має такі варіанти розгортання:

• Він має менші витрати на керування документами та забезпечує легку масштабованість.
• Дані зберігаються на сторонніх серверах. Це зменшить навантаження на його контроль.
• Доступно з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету.

2. Локальне програмне забезпечення:

Локальне програмне забезпечення – це, як правило, програми, які встановлюються в локальній системі. Це дозволяє з легкістю налаштовувати, керувати та контролювати дані.

Локальне програмне забезпечення має такі варіанти розгортання:

• Цей тип програмного забезпечення має вищі попередні витрати, але не має жодних регулярних витрат.
• Це займає тривалий час впровадження.
• Користувач несе відповідальність за оновлення.
• Усі ваші дані зберігаються на самокерованих серверах, які дають користувачам хороший контроль над ними.
• Його можна налаштувати з точки зору контролю даних і безпеки.

Вердикт

Програмне забезпечення для роботи з документами спрощує організацію, зберігання та безпечний доступ до файлів. Я вважаю, що це важливо для компаній, які прагнуть оптимізувати робочі процеси та покращити командну співпрацю. Це безпечне та надійне рішення, яке пропонує функції контролю версій, відповідності та інтеграції. Перегляньте мій вердикт нижче щодо інструментів із найвищою оцінкою в цій категорії.

• Zoho WorkDrive: Надійна платформа, що пропонує інтелектуальний пошук, необмежену кількість версій, безперебійну співпрацю та інтеграцію з понад 5000 програмами. Це безпечно, зручно для користувачів і ідеально підходить для компаній будь-якого розміру.
• Smartsheet: Комплексний інструмент для автоматизації робочих процесів і керування проектами з можливістю звітування та інтеграції.
• Icedrive: Безпечне та економічно ефективне рішення з шифруванням із нульовими знаннями, інтелектуальним кешуванням і надійними функціями обміну файлами.

Питання і відповіді