Листування в SAP – Конфігурація та типи

⚡ Розумний підсумок

Кореспонденція щодо дебіторської заборгованості в SAP доставляє клієнтам листи, такі як рахунки-фактури та виписки з рахунків. Стандартні та користувацькі типи кореспонденції налаштовуються, генеруються під час відправлення або пізніше та видаються у друкованому вигляді, електронною поштою або факсом.

✉️ Типи листування: Стандартні типи включають друк рахунків-фактур та виписку з рахунку; можна визначити власні типи.
🛠️ Конфігурація: Листування налаштовується в налаштуваннях та пов'язується з балансовими одиницями компанії.
️ Покоління: Листування може бути створене під час проводки транзакцій або пізніше для існуючих документів.
🖨️ Друк: Запитувана кореспонденція створюється за допомогою програми друку та буфера.
???? Доставка електронної пошти: Листування може бути надіслане не лише у друкованому вигляді, але й електронною поштою або факсом.
👥 Клієнт та постачальник: Листи можна надсилати як клієнтам, так і постачальникам.
🤖 Автоматизація: Інструменти штучного інтелекту персоналізують та планують листування з клієнтами та нагадування у великих масштабах.

Детальніше

Доступні різні стандартні типи кореспонденції, як-от друк рахунків-фактур, виписка з рахунку тощо. Також можна створити спеціальні типи кореспонденції.

Кореспонденції можна створити під час обробки конкретної бізнес-операції або на пізнішому етапі для вже створених проводок транзакції.

Листування можна надсилати клієнту/постачальнику в різних форматах, наприклад електронною поштою та факсом. Листування – це в основному листи тощо, які надсилаються з SAP постачальнику/клієнту тощо.

Листування може створюватися індивідуально чи колективно, спеціально або за допомогою автоматичного пакетного завдання.

Види листування

Нижче наведено приклад списку різних стандартних типів кореспонденції, які можна скопіювати для створення спеціальної форми, програми тощо.

Тип листування	Листування Descriptіон	Програма друку	Необхідні дані	Зразок стандарту SAP Форма сценарію
SAP01	Повідомлення про оплату	RFKORD00	Номер документа	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Виписки з рахунку	RFKORD10	Номер рахунку та дата	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill звітів про обмінні збори	RFKORD20	Номер документа	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Внутрішні документи	RFKORD30	Номер документа	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Окремі листи	RFKORD40	Номер рахунку	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Документ extracts	RFKORD50	Номер документа	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Заяви клієнтів	RFKORD11	Номер і дата клієнта	F140_CUS_STAT_01

Як налаштувати кореспонденцію

Налаштування листування в SAP можна виконати, виконавши наведені нижче дії

Крок 1) Визначте тип листування

Шлях: – SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Позиції > Листування > Зробити та перевірити налаштування для листування > Визначити типи листування

Угода Code:-OB77

Тут різні SAP доступні стандартні типи листування. Ви також можете створити власні типи листування. Ви можете вказати, які дані потрібні для генерації кореспонденції, наприклад, для виписки з рахунку ви можете вказати, що для виписки необхідна основна інформація про клієнта/постачальника. Крім того, ви можете вказати параметри дати та текст для вибору дати.

Крок 2) Призначте програмі тип листування

Шлях:-SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Позиції > Листування > Зробити та перевірити налаштування для листування > Призначити програми для типів листування

Угода Code: -OB78

Тут потрібно прив'язати програму-генератор листування до типу листування. Ви також можете вказати різні програми для різних кодів компанії. (Крім того, тут можна вказати варіант за замовчуванням для виконання програми. Ви можете створити такий варіант із транзакції SE38/ SA38 для програми.)

Ви також можете створити власну спеціальну програму як копію стандартної програми та внести відповідні зміни відповідно до потреб вашого клієнта.

Крок 3) Визначте функції виклику для типу кореспонденції

Шлях:-SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Позиції > Листування > Зробити та перевірити параметри для листування > Визначити функції виклику

Угода Code:-OB79

Тут потрібно вказати, в який момент часу ви можете створити певний тип кореспонденції. Ви також можете вказати різні параметри для різних кодів компанії. Доступні різні варіанти: -

Під час введення документа (наприклад, FB50, FB60 тощо)
Під час проводки платежів (наприклад, F-28, F-26 тощо)
Під час відображення або зміни документа (наприклад, FB02, FB03 тощо)
Під час відображення облікового запису (наприклад, FBL1N, FBL5N тощо)

Крок 4) Призначте форму листування програмі друку листів

Шлях:-SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Листування рядків > Зробити та перевірити налаштування для листування > Визначити імена форм для друку листування

Угода Code: -OB96

Тут потрібно вказати, визначення яких форм буде використовуватися програмою друку кореспонденції. Ви також можете вказати різні параметри для різних кодів компанії. ( SAP Форма сценарію визначається за допомогою транзакції SE71, де різні дані впорядковуються у вихідний формат для обробки. Це SAP Форма сценарію визначає макет у виводі.)

Ви також можете використовувати двозначні ідентифікатори форми, за допомогою яких ви можете викликати різні форми для різних ідентифікаторів форми в тому самому коді компанії.

Цей ідентифікатор форми можна вказати на екрані вибору програми друку, яка генерує кореспонденцію. Ви можете вибрати лише один ідентифікатор форми одночасно для типу листування. Ви можете створити кілька типів листування, запускаючи різні ідентифікатори форм.

Крок 5) Визначте дані відправника для листування

Шлях:-SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Позиції > Листування > Зробити та перевірити налаштування для листування > Визначити дані відправника для форми листування

Угода Code:-OBB1

Тут ви можете зв’язати деталі верхнього, нижнього колонтитулів, підпису та відправника. Цей текст визначається за допомогою транзакції SO10 з ідентифікатором тексту, наведеним вище (наприклад, ADRS). Ви також можете вказати різні параметри для різних кодів компанії. (Також можна визначити двозначний варіант відправника, який ви можете надати параметрам вибору програми друку. Це дозволить використовувати різні відомості про відправника в межах одного коду компанії.)

Крок 6) Визначте варіанти сортування для відповідності

Шлях:-SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Позиції > Листування > Зробити та перевірити налаштування для листування > Визначити варіанти сортування для листування

Угода Code: -O7S4

Тут ви можете вказати, в якому порядку будуть формуватися листи. Наприклад, якщо ви створюєте виписку з рахунку для кількох постачальників, тоді постачальників буде відсортовано в такому порядку, а потім буде згенеровано лист. Цей варіант сортування можна вказати на екрані вибору програми друку, що генерує кореспонденцію.

Крок 7) Визначте варіанти сортування для позицій у листуванні

Шлях:-SPRO > Фінансовий облік (новий) > Дебіторська та кредиторська заборгованості > Облікові записи клієнтів > Позиції > Листування > Зробити та перевірити налаштування для кореспонденції > Визначити варіанти сортування для позицій

Угода Code: -O7S6

Тут ви можете вказати, у якому порядку різні рядки з’являтимуться в листах для листування. Наприклад, якщо виписка з рахунку постачальника містить кілька рахунків-фактур, тоді рахунки-фактури буде відсортовано в такому порядку, а потім буде створено лист.

Цей варіант сортування можна вказати на екрані вибору програми друку, що генерує кореспонденцію.

Формування кореспонденції

Як було показано раніше під час налаштування точки виклику, листування може бути згенероване в наступні моменти часу:-

Під час введення документа (наприклад, FB50, FB60 тощо)
Під час проводки платежів (наприклад, F-28, F-26 тощо)
Під час відображення або зміни документа (наприклад, FB02, FB03 тощо)
Під час відображення облікового запису (наприклад, FBL1N, FBL5N тощо)

Листування може бути створено для певного документа або для облікового запису постачальника(ів)/клієнта(ів). У наступних слайдах буде пояснено створення кореспонденції різними способами та її друк.

Формування листування (метод A): -

Листування може бути створено під час створення, зміни або відображення документа.

Для цього перейдіть до Середовище > Листування та виберіть відповідний тип листування, наприклад, див. екран нижче FB70 створення рахунків-фактур клієнта: -

Подібним чином ви можете створити відповідність із відображення/зміни документа з транзакції, як у FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N тощо.

Створення кореспонденції (метод B)

Для існуючих бухгалтерський облік документів можна використовувати код операції FB12.

Після введення коду компанії буде запропоновано тип кореспонденції. Виберіть тип кореспонденції, і вам буде запропоновано ввести номер документа/номер рахунку. тощо на основі налаштування типу відповідності. Після цього запитується листування.

Формування листування (метод C)

З транзакції F.27 ви можете створити кореспонденцію (виписку з рахунку) для постачальника(ів) / клієнта(ів).

Тут «Індикатор у головному записі» вказане значення має збігатися зі значенням, вказаним у головних даних клієнта/постачальника > Компанія Code > Листування.

Якщо ви встановите прапорець «Індивідуальний запит», тоді, якщо той самий постачальник/клієнт має позиції в кількох кодах компанії, для кожного коду компанії буде створено окремий звіт.

Друк кореспонденції

Друк кореспонденції (метод A): -

Використовуйте код транзакції F.61 щоб надрукувати вже створений відповідний тип кореспонденції. Під час виконання він просто роздрукує кореспонденцію (якщо налаштовано електронну пошту/факс тощо, вихід буде згенеровано в цьому форматі)

Друк кореспонденції (метод B): -

З транзакції F.64, ви можете побачити створений лист для листування (Spool) і роздрукувати його. (Відмінність від F.61 полягає в тому, що у F.64 ви також можете виконувати інші операції (наприклад, видалення, попередній перегляд тощо) для вже створеного запиту на листування.)

Згенерований спул можна побачити та роздрукувати з транзакції SP02 або Система > Власний запит на спул.

Листування електронною поштою

Зберігайте адресу електронної пошти в налаштуваннях клієнта/ майстер-продавець > Загальні дані > вкладка «Адреса» > «Зв’язок» і виберіть метод зв’язку як електронну пошту.

Також збережіть ідентифікатор електронної пошти в головному обліковому записі клієнта/постачальника > Компанія Code Дані > Вкладка «Листування».

Тоді листування для цього клієнта/постачальника буде створено у форматі електронної пошти, а не для друку (беручи до уваги налаштування виходу користувача, зроблені для визначення методу зв’язку у вікні виходу користувача, наведеному на наступному слайді).

(Примітка. Так само ви можете налаштувати вихід факсу, вибравши стандартний зв’язок як ФАКС і зберігаючи номер факсу.)

Поширені запитання

До поширених стандартних типів належать друковані рахунки-фактури, виписки з рахунку, списки відкритих позицій, платіжні повідомлення та векселі. Кожен з них має свою програму друку та форму, а для спеціальних листів можна створювати власні типи.

Так. с SAPЗавдяки підключенню та налаштуванню BCS, кореспонденція, така як рахунки-фактури та виписки, може надсилатися клієнтам електронною поштою або факсом замість друкованих документів, що зменшує поштові витрати та затримки.

Листування створює листи, такі як рахунки-фактури та виписки, на запит. Нагадування надсилає нагадування про прострочені товари за графіком. Обидва підходи підтримують дебіторську заборгованість, але нагадування спеціально спрямоване на відстеження прострочених платежів клієнтів.

Так. Інструменти штучного інтелекту генерують персоналізовані листи, вибирають найкращий канал і час, а також прогнозують, яким клієнтам потрібні нагадування. Це покращує стягнення платежів, одночасно зменшуючи ручну роботу з листування.

штучний інтелект прогнозує платіжну поведінку, визначає пріоритети прострочених рахунків, рекомендує стратегії нагадування та складає повідомлення для клієнтів, допомагаєping команди швидше збирають готівку та зменшують кількість днів, протягом яких не було здійснено продажів.