MIS'in (Yönetim Bilgi Sistemi) Bileşenleri ve Rolü

Facebook dünyadaki en karlı işletmelerden biridir ve tüm varlığı bilgi teknolojisi ve bilgi sistemlerinin kullanımına bağlıdır.

Google gibi diğer başarılı şirketler, Amazon, eBay ve Finansal Kurumlar; başarılarının çoğu teknolojiden kaynaklanmaktadır.

Bu eğitimde rollere bakacağız MIS organizasyonda ve bir organizasyonun rekabet avantajı elde etmek için MIS'ten nasıl yararlanabileceği.

Veri ve bilginin tanımı ve iyi bilginin özellikleri

Veri, bir ürünün fiyatı, satın alınan ürün sayısı vb. gibi henüz işlenmemiş temel gerçekleri ifade eder.

Örneğin 6 dolarlık fiyat ve 10 dolarlık miktar, satış noktasındaki müşteriye hiçbir anlam ifade etmiyor. Bilgi, alıcıya anlam taşıyan işlenmiş veri olmalıdır.

Örneğin, 6$'ı 10 ile çarptığımızda, müşterinin ödemesi gereken toplam fatura olan 60$'ı buluruz.

İyi bilgi zamanında ve ihtiyaç duyulduğunda ulaşılabilir olmalıdır.

İyi bilginin özellikleri şunlardır.

• Doğru – bilgi hatalardan ve yanlışlardan arınmış olmalıdır. Bu, veriyi bilgiye dönüştürmek için katı standartlar izlenerek elde edilir. Örneğin, $6 + 10'u eklemek bize yanlış bilgi verir. Örneğimiz için doğru bilgi $6'yı 10 ile çarpmaktır.
• Tamamla – İyi bir karar vermek için gereken tüm bilgiler mevcut olmalıdır. Hiçbir şey eksik olmamalı. VERGİ, müşterinin ödemesi gereken toplam tutarın hesaplanmasına yönelik bir uygulama ise, o da dahil edilmelidir. Bunu dışarıda bırakmak, müşteriyi, aslında vergi de ödemesi gerektiği halde 60 dolar ödemesi gerektiğini düşünmeye yönlendirebilir.
• Uzun Vadeli – Bilgi edinmenin maliyeti, bilginin parasal açıdan faydasını aşmamalıdır.
• Kullanıcı odaklı - Bilgiler, hedef kullanıcının bilgi gereksinimlerini karşılayacak şekilde sunulmalıdır. Örneğin, operasyonel yöneticiler çok detaylı bilgiye ihtiyaç duyuyordu ve operasyonel yöneticilere bilgi sunulurken bu dikkate alınmalıdır. Aynı bilgi üst düzey yöneticiler için uygun olmayacaktır çünkü onu tekrar işlemek zorunda kalacaklardır. Onlara göre bu bilgi değil veri olacaktır.
• uygun – Bilgi alıcıyla alakalı olmalıdır. Bilgi, hedeflenen alıcının karşılaştığı sorunla doğrudan ilgili olmalıdır. BİT departmanı yeni bir sunucu satın almak isterse, dizüstü bilgisayarlarda %35 indirimden bahseden bilgiler böyle bir senaryoda geçerli olmayacaktır.
• Yetkili – Bilgi güvenilir bir kaynaktan gelmelidir. Diyelim ki bir banka hesabınız var ve sizinkinden farklı bir para birimi kullanan başka bir banka hesabına para aktarmak istiyorsunuz. Döviz kurunu bir döviz bürosundan kullanmak, döviz kurunu doğrudan bankanızdan almakla karşılaştırıldığında geçerli sayılmaz.
• Vakitli – Bilgi ihtiyaç duyulduğunda mevcut olmalıdır. Diyelim ki şirketiniz başka bir şirketle birleşmek istiyor. Birleşmek istediğiniz diğer şirketi değerlendirecek bilgilerin birleşme öncesinde sağlanması ve bilgileri doğrulamak için yeterli zamanınızın olması gerekir.

Bilgi ve MIS'in rekabet avantajı

Rekabet avantajı, bir işletmeyi rakiplerinden daha karlı kılan bir konumdur. Örneğin rakiplerinize göre daha düşük maliyetle ürün üretmek sizi daha karlı hale getirir.

Bilgi sistemleri bir organizasyonun böyle bir konuma gelmesine yardımcı olma kapasitesine sahiptir. Bunu şu şekillerde yaparlar:

Operaulusal mükemmellik – Operasyonel mükemmellik, işletmenin operasyonlarını iyileştirmeyi amaçlar. Bir perakende mağazası örneğini ele alalım. Bir perakende mağazası, stok düzeyi yeniden sipariş sınırına ulaştığında tedarikçiye otomatik olarak sipariş vermek için bilgi sistemlerini kullanabilir. Bu, perakende mağazasının envanterinin hiçbir zaman tükenmemesini ve müşterilerin ihtiyaç duydukları şeyi bulma konusunda her zaman ona güvenebilmelerini sağlar.

Yeni iş modelleri, ürünler ve hizmetler – perakende mağaza örneğiyle devam edelim. Perakende mağazası, müşterilerin evlerinin rahatlığında veya bulundukları yerden ürün satın almak için kullanabilecekleri web tabanlı bir sipariş sistemi veya akıllı telefon uygulaması geliştirebilir. Sipariş sistemi bir teslimat işletmesine bağlanabilir ve çevrimiçi ödeme desteğine sahip olabilir. Bu, müşterilerin alışveriş yapmak için içeri girmesiyle bunu web tabanlı veya akıllı telefon uygulamalarından yapmasıyla karşılaştırıldığında yeni bir iş modelidir.

Geliştirilmiş tedarikçi ve müşteri ilişkileri – Müşterilerin ve tedarikçilerin ihtiyaçlarını anlamak için geçmiş veriler kullanılır. Bu veriler daha sonra ihtiyaçlara cevap veren hizmetler ve ürünler oluşturmak için kullanılır. Bu, müşterilerle ve işletmelerle uzun vadeli ilişkilere yol açarak kurumu daha karlı bir konuma getirir.

Geliştirilmiş karar verme – Karar verirken bilgi kritik öneme sahiptir. Bilgi sistemleri, verimli bir şekilde tasarlanır ve çalıştırılırsa, yukarıdaki bölümde açıklanan iyi bilginin tüm özelliklerine sahip bilgi üretir. Bu, bir kuruluşun, kuruluşlara fayda sağlayacak kararlar almasını sağlar.

MIS'in bileşenleri ve ilişkileri

Bir yönetim bilgi sistemi; insanlar, iş süreçleri, veriler, donanım ve yazılım olmak üzere beş ana bileşenden oluşur. İş hedeflerine ulaşmak için bu bileşenlerin tümü birlikte çalışmalıdır.

İnsanlar – bunlar günlük ticari işlemleri kaydetmek için bilgi sistemini kullanan kullanıcılardır. Kullanıcılar genellikle muhasebeciler, insan kaynakları yöneticileri vb. gibi nitelikli profesyonellerdir. BİT departmanı genellikle sistemin düzgün çalışmasını sağlayan destek personeline sahiptir.

İş Prosedürleri – bunlar, kullanıcılara ve diğer tüm bileşenlere nasıl verimli çalışacakları konusunda rehberlik eden en iyi uygulamalar üzerinde anlaşmaya varılmıştır. İş prosedürleri kullanıcılar, danışmanlar vb. kişiler tarafından geliştirilir.

Veri – Kaydedilen günlük ticari işlemler. Bir banka için veriler para yatırma, çekme vb. faaliyetlerden toplanır.

donanım – donanım bilgisayarlar, yazıcılar, ağ aygıtları vb.'den oluşur. Donanım, verileri işlemek için bilgi işlem gücü sağlar. Ayrıca ağ oluşturma ve yazdırma yetenekleri de sağlar. Donanım, verilerin bilgiye dönüştürülmesini hızlandırır.

Yazılım – bunlar donanım üzerinde çalışan programlardır. Yazılım, sistem yazılımı ve uygulama yazılımı olmak üzere iki ana kategoriye ayrılır. Sistem yazılımı şunları ifade eder: işletim sistemi yani Windows, Mac OS ve UbuntuUygulama yazılımı, aşağıdaki gibi iş görevlerini gerçekleştirmek için özel yazılım anlamına gelir: Bordro program, bankacılık sistemi, satış noktası sistemi vb.

Porter'ın Değer Zinciri

Apple Inc. gibi bir şirketi düşünün. Neden başarılılar? Müşteriler neden iPhone'u seviyor ve satın alıyor? Çünkü iPhone onların hayatlarına değer katıyor. Apple Inc.'in başarılı bir işletme olmasının nedeni budur. Değer zinciri, bir şirketin müşterileri için değer yaratmak amacıyla gerçekleştirdiği faaliyetleri ifade eder.

Değer zinciri kavramı Michael Porter tarafından geliştirildi. Porter'ın değer zincirinin iki faaliyeti vardır;

• Birincil aktiviteler – bunlar ürün/hizmet yaratma, pazarlama ve satış ve destek ile ilgili faaliyetlerdir. Birincil faaliyetler gelen lojistik, operasyonlar, giden lojistik, pazarlama ve satış ve hizmetten oluşur.
• Destek faaliyetleri – bunlar birincil faaliyetleri destekleyen faaliyetlerdir. Destek faaliyetleri satın alma (satın alma), insan kaynakları yönetimi, teknolojik geliştirme ve altyapıdan oluşmaktadır.

Aşağıdaki diyagram değer zincirini göstermektedir

Aşağıdaki çizim Apple Inc.'in değer zincirini göstermektedir.

Değer zincirinin genel amacı, bir işletmenin rekabet avantajı kazanmasına yardımcı olmaktır. Rekabet avantajı, bir işletmenin kendisini doğrudan rakiplerinden daha karlı kılan bir pazardaki konumudur.

BT'nin kurumsal hedefler üzerindeki etkisi

Örgütsel hedefler, kuruluşun özellikle uzun vadedeki amaçlarını ve misyonunu ifade eder. Bir kuruluşun faaliyet gösterdiği işin türü ne olursa olsun, genel amaç, yukarıdaki bölümde belirtildiği gibi müşteriler veya müşteriler için değer yaratmaktır.

İş Bilgi Teknolojisi uyumu, iş hedeflerine etkili bir şekilde ulaşmak için bilgi teknolojisinin kullanılmasıyla ilgilidir.

Bir kuruluşun değer sağlayabilmesinin en yaygın yollarından ikisi, kaliteli bir ürünü rakipten daha düşük bir fiyata veya yüksek bir fiyata ancak müşterilere değer katan daha fazla özelliğe sahip olarak sunmaktır.

Bilgi teknolojisi, işletmelerin büyük miktarda veriyi daha ucuz maliyetle ve mümkün olan en kısa sürede işlemesine ve analiz etmesine olanak tanır. Bu, kuruluşların kaliteli ürünleri daha ucuza sunmalarını sağlar.

Bir banka örneğini ele alalım. Bir banka, müşterilerinin para çekmesine ve diğer otomatik para yatırma yöntemlerine olanak sağlamak için ATM'yi kullanabilir. Soruları olan müşteriler, sık sorulan soruların bulunduğu bir web sitesine yönlendirilebilir. Hem bireyler hem de işletmeler internet bankacılığına abone olmaları durumunda ekstreleri online olarak görüntüleyebilmektedir.

Yukarıdaki BT iş uygulamaları, iş yapma ve yeni ürün ve hizmetler yaratma maliyetlerinin azalmasına yol açar. İş yapma maliyetinin azalması, bankanın banka masraflarını azaltmasına ve dolayısıyla kaliteli bir ürün veya hizmeti daha ucuza sunmasına olanak tanır.

ÖZET

Ticari kuruluşlar kar elde etmek için vardır. Kaliteli hizmet veya ürünleri uygun maliyetle sunmak için kar amacı gütmeyen kuruluşlar vardır.

Organizasyonun türü ne olursa olsun, MIS'in hedeflere ulaşmada önemli bir rolü vardır.

MIS, karar vericilere bilgi sağlayarak kuruluşların sağlıklı kararlar almasını sağlar.