Yönetim Bilgi Sisteminin (MIS) Bileşenleri
Editoryal Takım
⚡ Akıllı Özet
Yönetim Bilgi Sisteminin Bileşenleri ve Rolü, insanların, iş süreçlerinin, verilerin, donanımın ve yazılımın bir Yönetim Bilgi Sisteminde nasıl birlikte çalışarak zamanında ve doğru bilgi sağladığını ve kuruluşların daha iyi kararlar alarak rekabet avantajı elde etmelerine nasıl yardımcı olduğunu açıklar.
Facebook dünyadaki en karlı işletmelerden biridir ve tüm varlığı bilgi teknolojisi ve bilgi sistemlerinin kullanımına bağlıdır.
Diğer başarılı şirketler arasında şunlar yer almaktadır: Google, AmazoneBay ve finans kuruluşları başarılarının büyük bir kısmını teknolojiye borçludur.
Bu eğitimde rollere bakacağız MIS organizasyonda ve bir organizasyonun rekabet avantajı elde etmek için MIS'ten nasıl yararlanabileceği.
Veri ve bilginin tanımı ve iyi bilginin özellikleri
Veri, henüz işlenmemiş ham temel gerçekleri ifade eder; örneğin, bir ürünün fiyatı, satın alınan ürün sayısı vb.
Örneğin 6 dolarlık fiyat ve 10 dolarlık miktar, satış noktasındaki müşteriye hiçbir anlam ifade etmiyor. Bilgi, alıcıya anlam taşıyan işlenmiş veri olmalıdır.
Örneğin, 6$'ı 10 ile çarptığımızda, müşterinin ödemesi gereken toplam fatura olan 60$'ı buluruz.
İyi bilgi, zamanında ve ihtiyaç duyulduğunda erişilebilir olmalıdır. İyi bilginin özellikleri şunlardır:
- Doğru – Bilgiler hata ve yanlışlardan arındırılmış olmalıdır. Bu, verilerin bilgiye dönüştürülmesi için katı bir standartlar dizisine uyularak sağlanır. Örneğin, 6$ + 10 eklemek bize yanlış bilgi verecektir. Örneğimizde doğru bilgi, 6$'ı 10 ile çarpmaktır.
- Tamamla – İyi bir karar vermek için gereken tüm bilgiler mevcut olmalıdır. Hiçbir şey eksik olmamalıdır. Müşterinin ödemesi gereken toplam tutarın hesaplanmasında vergi de yer alıyorsa, bu da dahil edilmelidir. Verginin hariç tutulması, müşterinin yalnızca 60 dolar ödemesi gerektiğini düşünmesine yol açabilir; oysa gerçekte vergi de ödemesi gerekmektedir.
- Uzun Vadeli – Bilgi edinmenin maliyeti, bilginin parasal açıdan faydasını aşmamalıdır.
- Kullanıcı odaklı – Bilgiler, hedef kullanıcının bilgi gereksinimlerini karşılayacak şekilde sunulmalıdır. Örneğin, operasyon yöneticileri çok detaylı bilgiye ihtiyaç duyarlar ve bu, onlara bilgi sunulurken dikkate alınmalıdır. Aynı bilgiler üst düzey yöneticiler için uygun olmazdı, çünkü onlar bu bilgileri tekrar işlemek zorunda kalırlardı. Onlar için bu, bilgi değil, veri olurdu.
- uygun – Bilgi, alıcı için alakalı olmalıdır. Hedeflenen alıcının karşılaştığı sorunla doğrudan ilgili olmalıdır. Eğer BT departmanı yeni bir sunucu satın almak istiyorsa, dizüstü bilgisayarlarda %35 indirimden bahseden bir bilgi böyle bir senaryoda alakalı olmaz.
- Yetkili – Bilgi güvenilir bir kaynaktan gelmelidir. Diyelim ki bir banka hesabınız var ve sizinkinden farklı bir para birimi kullanan başka bir banka hesabına para aktarmak istiyorsunuz. Döviz kurunu bir döviz bürosundan kullanmak, döviz kurunu doğrudan bankanızdan almakla karşılaştırıldığında geçerli sayılmaz.
- Vakitli – Bilgi, ihtiyaç duyulduğu anda erişilebilir olmalıdır. Diyelim ki şirketiniz başka bir şirketle birleşmek istiyor. Diğer şirketi değerlendiren bilgiler birleşmeden önce sağlanmalı ve bilgileri doğrulamak için yeterli zamanınız olmalıdır.
Bilgi ve MIS'in rekabet avantajı
Rekabet avantajı, bir işletmeyi rakiplerinden daha karlı kılan bir konumdur. Örneğin rakiplerinize göre daha düşük maliyetle ürün üretmek sizi daha karlı hale getirir.
Bilgi sistemleri, bir kuruluşun bu konuma gelmesine yardımcı olma kapasitesine sahiptir. Bunu şu şekillerde yaparlar:
Operaulusal mükemmellik – Operasyonel mükemmellik, işletmenin operasyonlarını iyileştirmeyi amaçlar. Bir perakende mağazası örneğini ele alalım. Bir perakende mağazası, stok düzeyi yeniden sipariş sınırına ulaştığında tedarikçiye otomatik olarak sipariş vermek için bilgi sistemlerini kullanabilir. Bu, perakende mağazasının envanterinin hiçbir zaman tükenmemesini ve müşterilerin ihtiyaç duydukları şeyi bulma konusunda her zaman ona güvenebilmelerini sağlar.
Yeni iş modelleri, ürünler ve hizmetler – Perakende mağazası örneğiyle devam edelim. Perakende mağazası, müşterilerin evlerinin rahatlığında veya bulundukları her yerden ürün satın almak için kullanabilecekleri web tabanlı bir sipariş sistemi veya akıllı telefon uygulaması geliştirebilir. Sipariş sistemi, bir teslimat işletmesiyle bağlantılı olabilir ve çevrimiçi ödemeleri destekleyebilir. Bu, müşterilerin mağazaya gelip alışveriş yapmasına kıyasla yeni bir iş modelidir.
Geliştirilmiş tedarikçi ve müşteri ilişkileri – Tarihsel veriler, müşterilerin ve tedarikçilerin ihtiyaçlarını anlamak için kullanılır. Bu veriler daha sonra bu ihtiyaçları karşılayan hizmet ve ürünler oluşturmak için kullanılır. Bu da müşteriler ve işletmelerle uzun vadeli ilişkiler kurulmasına ve kuruluşun daha karlı bir konuma gelmesine yol açar.
Geliştirilmiş karar verme – Karar verme süreçlerinde bilgi çok önemlidir. Bilgi sistemleri, verimli bir şekilde tasarlanıp işletilirse, yukarıdaki bölümde açıklanan iyi bilginin tüm özelliklerine sahip bilgiler üretir. Bu da bir kuruluşun kendisine fayda sağlayacak kararlar almasını mümkün kılar.
MIS'in bileşenleri ve ilişkileri
Bir yönetim bilgi sistemi, insanlar, iş süreçleri, veriler, donanım ve yazılım olmak üzere beş ana bileşenden oluşur. İş hedeflerine ulaşmak için bu bileşenlerin tümü birlikte çalışmalıdır.
İnsanlar – Bunlar, günlük iş işlemlerini kaydetmek için bilgi sistemini kullanan kullanıcılardır. Kullanıcılar genellikle muhasebeciler, insan kaynakları yöneticileri vb. gibi nitelikli profesyonellerdir. Bilgi ve İletişim Teknolojileri (BİT) departmanında genellikle sistemin düzgün çalışmasını sağlayan destek personeli bulunur.
İş Prosedürleri – Bunlar, kullanıcıları ve diğer tüm bileşenleri verimli bir şekilde nasıl çalışacakları konusunda yönlendiren, üzerinde mutabık kalınmış en iyi uygulamalardır. İş süreçleri, insanlar, yani kullanıcılar, danışmanlar vb. tarafından geliştirilir.
Veri – Kaydedilen günlük ticari işlemler. Bir banka için veriler, para yatırma, para çekme vb. faaliyetlerden toplanır.
donanım – donanım bilgisayarlar, yazıcılar, ağ aygıtları vb.'den oluşur. Donanım, verileri işlemek için bilgi işlem gücü sağlar. Ayrıca ağ oluşturma ve yazdırma yetenekleri de sağlar. Donanım, verilerin bilgiye dönüştürülmesini hızlandırır.
Yazılım – bunlar donanım üzerinde çalışan programlardır. Yazılım iki ana kategoriye ayrılır: sistem yazılımı ve uygulama yazılımı. Sistem yazılımı şunları ifade eder: işletim sistemiYani Windows, Mac OS ve UbuntuUygulama yazılımı, aşağıdaki gibi iş görevlerini gerçekleştirmek için özel yazılım anlamına gelir: Bordro program, bankacılık sistemi, satış noktası sistemi vb.
Porter'ın Değer Zinciri
Apple Inc. gibi bir şirketi düşünün. Neden başarılılar? Müşteriler neden iPhone'u seviyor ve satın alıyor? Çünkü iPhone onların hayatlarına değer katıyor. Apple Inc.'in başarılı bir işletme olmasının nedeni budur. Değer zinciri, bir şirketin müşterileri için değer yaratmak amacıyla gerçekleştirdiği faaliyetleri ifade eder.
Değer zinciri kavramı Michael Porter tarafından geliştirilmiştir. Porter'ın değer zinciri iki tür faaliyetten oluşur:
- Birincil aktiviteler – Bunlar ürün/hizmet oluşturma, pazarlama ve satış ile destekle ilgili faaliyetlerdir. Başlıca faaliyetler arasında içe dönük lojistik, operasyonlar, dışa dönük lojistik, pazarlama ve satış ile hizmet yer almaktadır.
- Destek faaliyetleri – Bunlar, temel faaliyetleri destekleyen faaliyetlerdir. Destekleyici faaliyetler arasında tedarik (satın alma), insan kaynakları yönetimi, teknolojik geliştirme ve altyapı yer alır.
Aşağıdaki diyagram değer zincirini göstermektedir:
Aşağıdaki çizim Apple Inc.'in değer zincirini göstermektedir.
Değer zincirinin genel amacı, bir işletmenin rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olmaktır. Rekabet avantajı, bir işletmenin pazardaki konumunun onu doğrudan rakiplerinden daha karlı hale getirmesidir.
BT'nin kurumsal hedefler üzerindeki etkisi
Kurumsal hedefler, özellikle uzun vadede, kuruluşun amaçlarını ve misyonunu ifade eder. Kuruluşun faaliyet gösterdiği iş türünden bağımsız olarak, yukarıdaki bölümde belirtildiği gibi, genel amaç müşteriler veya müvekkiller için değer yaratmaktır.
İş Bilgi Teknolojisi uyumu, iş hedeflerine etkili bir şekilde ulaşmak için bilgi teknolojisinin kullanılmasıyla ilgilidir.
Bir kuruluşun değer yaratmasının en yaygın iki yolu, kaliteli bir ürünü rakibinden daha düşük fiyata sunmak veya yüksek fiyata ancak müşterilere değer katan daha fazla özellik sunmaktır.
Bilgi teknolojisi, işletmelerin büyük miktarda veriyi daha ucuz maliyetle ve mümkün olan en kısa sürede işlemesine ve analiz etmesine olanak tanır. Bu, kuruluşların kaliteli ürünleri daha ucuza sunmalarını sağlar.
Bir banka örneği üzerinden ilerleyelim. Bir banka, müşterilerinin para çekmesi için ATM'leri ve para yatırması için diğer otomatik yöntemleri kullanabilir. Soruları olan müşteriler, sıkça sorulan soruların yer aldığı bir web sitesine yönlendirilebilir. Hem bireyler hem de işletmeler, internet bankacılığına abone olmaları durumunda hesap özetlerini çevrimiçi olarak görüntüleyebilirler.
Yukarıda belirtilen BT iş uygulamaları, iş yapma maliyetlerinin düşmesine ve yeni ürün ve hizmetlerin yaratılmasına yol açmaktadır. İş yapma maliyetlerinin düşmesi, bir bankanın bankacılık ücretlerini düşürmesini ve dolayısıyla daha uygun fiyata kaliteli bir ürün veya hizmet sunmasını sağlar.
