Proje Entegrasyonu ve Kapsam Yönetimi: Nedir, Tanımı

Proje Entegrasyon Yönetimi Nedir?

Proje Entegrasyon yönetimi temel olarak projenin çeşitli faaliyetlerinin uygun şekilde koordine edilmesini sağlamak için gereken süreçlerle ilgilidir.

Başka bir deyişle Proje Entegrasyon Yönetimi süreci, projeye ilişkin çeşitli süreçlerin tanımlanması, tanımlanması, birleştirilmesi ve koordine edilmesi gibi faaliyetlerden oluşur.

Proje Entegrasyon yönetimi aşağıdaki aktiviteleri içerir.

Süreç Proje Aşaması Anahtar kopyaları
Proje başlatma belgesini geliştirin başlatılıyor Proje Şartı
Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi Planlama Proje yönetim planı
Proje Çalışmasını Yönlendirin ve Yönetin infaz Teslim
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi İzleme ve kontrol İstekleri Değiştir
Entegre değişim kontrolü yap İzleme ve kontrol İstek durumu güncellemelerini değiştir
Projeyi veya Aşamayı Kapat Proje kapanışı Tamamlanmış ürün

Tüm bu süreci aşağıda adım adım göreceğiz: -

Proje Şartı

Proje başlatma belgesi, Proje Entegrasyon Yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır; proje başlatma belgesi olmadan bir proje başlatılamaz. Projenin hedeflerini resmi olarak yetkilendirir ve tanımlar. Genellikle proje yöneticisinden daha yüksek bir otorite tarafından yazılan projenin adını, açıklamasını ve çıktılarını içerir.

Girdiler Araçlar ve Teknikler Çıkışlar
Proje çalışma beyanı Uzman yargısı Proje Şartı
İş durumu
Sözleşme
Kurumsal çevresel faktörler
Örgütsel süreç varlıkları

Proje yönetim planı

Proje planı geliştirme, hem proje kontrolüne hem de projenin yürütülmesine rehberlik etmek için kullanılabilecek tutarlı, mantıksal bir belge üretmek için diğer planlama süreçlerinin çıktılarını kullanır. Proje Yönetim Planı, projenin yürütülmesini yönlendirmek, proje planlama varsayımını belgelemek, paydaşlar arasında iletişim kurmak, daha iyi proje kontrolü vb. için kullanılır.

Girdiler Araçlar ve Teknikler Çıkışlar
Proje başlatma belgesi Uzman yargısı Proje yönetim planı
Planlama süreçlerinden çıktı
Kurumsal çevresel faktörler
Örgütsel süreç varlıkları

Proje Çalışmasını Yönlendirin ve Yönetin

İşin proje yönetim planında tanımlandığı şekilde yürütüleceği ve proje ihtiyacına göre değişikliklerin uygulanacağı bir süreçtir.

Girdiler Araçlar ve Teknikler Çıkışlar
Proje yönetim planı Uzman yargısı Teslim
Onaylanan değişiklik istekleri Proje yönetimi bilgi sistemi İş performansı bilgileri
Kurumsal çevresel faktörler İstekleri Değiştir
Örgütsel süreç varlıkları Proje yönetimi planları güncellemeleri
Proje belgesi güncellemeleri

Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi

Bu aşama, proje yönetim planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşılabilmesi için projenin ilerleyişinin izlenmesi, gözden geçirilmesi ve raporlanmasını içerir.

Girdiler Araçlar ve Teknikler Çıkışlar
Proje yönetim planı Uzman yargısı İstekleri Değiştir
Performans raporları Proje yönetimi planları güncellemeleri
Kurumsal çevresel faktörler Proje belgesi güncellemeleri
Örgütsel süreç varlıkları

Entegre değişim kontrolü yap

Herhangi bir değişikliğin etkisinin projeye göre değerlendirildiği aşamadır. Projenin tamamında değerlendirilmesi gerekir. Bu süreçte, gerçek çalışma öngörülen plana göre analiz edilir ve bunlar aynı çizgide veya senkronize değilse bir ayarlama yapılır.

"Proje çalışmasını izleme ve kontrol etme" ile "entegre değişiklik kontrolü" arasındaki fark, Entegre Değişiklik Kontrolü Gerçekleştirmenin proje kapsamındaki herhangi bir değişikliği yönetmeye vurgu yapması, ilkinin ise bu kapsamın yürütülme şeklini yönetmeye odaklanmasıdır.

Girdiler Araçlar ve Teknikler Çıkışlar
Proje yönetim planı Uzman yargısı İstek durumu güncellemelerini değiştirin
İş performansı bilgileri Kontrol Toplantılarını Değiştir Proje yönetim planı güncellemeleri
İstekleri Değiştir Proje belgesi güncellemeleri
Kurumsal çevresel faktörler
Örgütsel süreç varlıkları

Projeyi veya Aşamayı Kapat

Proje ile ilgili faaliyetlerin resmi olarak tamamlanma aşamasıdır.

Girdiler Araçlar ve Teknikler Çıkışlar
Proje yönetim planı Uzman yargısı Nihai ürün, hizmet veya sonuç geçişi
Kabul edilen teslimatlar Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
Örgütsel süreç varlıkları

Proje Kapsam Yönetimi Nedir?

Kapsam Yönetimi süreçleri hangi işin yapılması gerektiğini belirler ve projenin yalnızca projeyi tamamlamak için gereken işi içermesini sağlar.

Yöneticiler neden Proje Kapsam Yönetimine ihtiyaç duyuyor?

  • Proje kapsamı belirlenmeden projenin harcayacağı zaman veya maliyet tahmin edilemez
  • Kapsam yönetimi, proje süresince projeyi değiştirebilecek unsurları ele almak için kontrol süreçleri oluşturur. Proje yaşam döngüsü
  • Her geçen gün büyüyen kapsam ve kontrol edilemeyen gereksinim listesiyle birlikte bir projenin karşılaşabileceği zorlukların önlenmesine yardımcı olur.

Bu aşama her ikisini de içerir:

  • Proje kapsamını yönetme
  • Ürün kapsamını yönetme

Proje Kapsam Yönetimi Süreci aşağıdaki faaliyetleri içerir.

Süreç Proje Grubu Anahtar kopyaları
  • Kapsam Yönetiminin Planlanması
Planlama
  • Gereksinimleri Toplayın
Planlama Gerekli belge
  • Kapsamı Tanımlayın
Planlama Proje kapsam beyanı
  • İKY oluştur
Planlama WBS dizini, WBS
  • Kapsamı Doğrula
İzleme ve Kontrol Kabul çıktıları
  • Kontrol Kapsamı
İzleme ve Kontrol İsteği değiştir

Tüm bu süreci aşağıda adım adım göreceğiz: -

Kapsam Yönetiminin Planlanması

Kapsam Yönetimi Planı, kapsamın nasıl tanımlanacağını, doğrulanacağını ve kontrol edileceğini belirleyecektir.

Birincil Girişler Araçlar ve Teknikler Birincil Çıkışlar
  • Ön Proje Kapsam Bildirimi
  • Proje başlatma belgesi
Toplantılar Gereksinim yönetimi planları
  • Proje yönetim planı
Uzman Kararı Kapsam Yönetim Planları
  • Kurumsal çevresel faktörler
  • Örgütsel süreç varlıkları

Gereksinimleri Toplayın

Bu süreçte yöneticiler proje gereksinimlerinin paydaşlardan toplanması için çeşitli teknik ve araçlar kullanırlar. Bu aşama çok önemlidir ve doğru şekilde yapılırsa proje sırasında hata olasılığı minimum düzeyde olacaktır.

Birincil Girişler Araçlar ve Teknikler Birincil Çıkışlar
  • Proje Şartı
Röportajlar Gereksinim belgeleri
  • Paydaş kaydı
Odak grupları Gereksinim yönetimi planı
Grup yaratıcılığı teknikleri Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi
Kolaylaştırılmış atölyeler
anketler ve anketler
prototipler
Gözlemler
Grup karar verme teknikleri

Kapsam Tanımlama Süreci

Bu süreç, projenin nasıl ilerlemesi gerektiğini ve ne yapamayacağını açıkça belirtir. Bu süreç sırasında, destekleyici belgeler incelenerek projenin yolda kalması sağlanır. Ortaya çıkan kapsam daha sonra paydaşın gereksinimlerinden ve beklentilerinden bahseder.

Birincil Girişler Araçlar ve Teknikler Birincil Çıkışlar
  • Proje başlatma belgesi
Uzman Kararı Proje kapsam beyanı
  • Gereksinim belgeleri
Ürün analizi Proje belgesi güncellemeleri
  • Örgütsel süreç varlıkları
Alternatif tanımlama
Kolaylaştırılmış atölyeler

WBS (İş Kırılım Yapısı) Oluşturma

WBS, proje yöneticisinin ve ekibinin yüksek düzeydeki proje teslimatlarını iş paketleri adı verilen daha küçük, yönetilebilir iş birimlerine ayırmasına olanak tanır.

Birincil Girişler Araçlar ve Teknikler Birincil Çıkışlar
  • Proje kapsam beyanı
ayrışma İDA
  • Gereksinim belgeleri
WBS sözlüğü
  • Örgütsel süreç varlıkları
Kapsam taban çizgisi
Proje belgesi güncellemeleri

Kapsamı Doğrula

Kapsamın doğrulanması süreci müşterilerin kabulünü içerir. Müşterinin tüm proje teslimatlarını resmi olarak kabul ettiği zamandır. Her aşamanın sonunda bu süreç gerçekleşir. Bu süreçte müşteri yapılan işe ilişkin geri bildirimde bulunur.

Birincil Girişler Araçlar ve Teknikler Birincil Çıkışlar
  • Proje kapsam beyanı
muayene Kabul Teslimatları
  • Proje yönetim planı
İsteği değiştir
Proje belgesi güncellemeleri
  • Doğrulanmış teslimatlar

Kapsam Kontrolü

Bu süreç veya aşama, proje durumunun izlenmesini ve kapsam değişikliklerinin yönetilmesini içerir. Bunun dışında müşteri tarafından ek gereksinimlerin değerlendirilmesini veya proje kapsamının proaktif olarak gözden geçirilmesini de içerir.

Birincil Girişler Araçlar ve Teknikler Birincil Çıkışlar
  • Proje yönetim planı
Varyans analizi İş performansı ölçümleri
  • Gereksinim belgeleri
İstekleri değiştir
  • Gereksinim izlenebilirlik matrisi
  • Örgütsel süreç varlıkları
  • İş performansı bilgileri
Proje belgesi güncellemeleri

Kapsam Yönetimi için hatırlanması gereken önemli noktalar

  • Maliyet aşımlarını ve zamanlama kaymalarını önlemek için kapsamın eksiksiz ve doğru olması gerekir.
  • Gereksiz çalışma ve karışıklığı önlemek için kapsamın açıkça tanımlanması gerekir
  • Tasarım ve gereksinim hatalarından kaçınmak için kapsam dokümanı tüm paydaşlarla paylaşılmalıdır.
  • Kapsam Yönetimi için iyi uygulama, kapsam belgesinin proje süresince değiştirilmeden kalması gerektiğidir

ÖZET

Kapsam yönetimi, kapsam planlama süreçlerinin geri kalanının nasıl yönetileceğini belirlemek için kullanılır.

Bu aşamanın en önemli yönü

  • Proje ihtiyaç analizi
  • Kapsam değişikliğini tüm paydaşlara iletin
  • Kapsamla ilgili rol ve sorumluluklar