Bilgi Sistemi Türleri: MIS, TPS, DSS, Piramit Diyagramı

Tipik bir organizasyon operasyonel, orta ve üst seviyeye ayrılmıştır. Her düzeydeki kullanıcıların bilgi gereksinimleri farklılık gösterir. Bu amaçla bir organizasyonda her seviyeyi destekleyen çok sayıda bilgi sistemi vardır.

Bu eğitimde farklı bilgi sistemi türleri, bunları kullanan organizasyonel düzey ve belirli bilgi sistemlerinin özellikleri incelenecektir.

Organizasyon Seviyeleri ve Bilgi Gereksinimlerinin Piramit Diyagramı

Bir organizasyonun çeşitli seviyelerini anlamak, ilgili seviyelerde faaliyet gösteren kullanıcıların ihtiyaç duyduğu bilgileri anlamak için önemlidir.

Aşağıdaki diyagram tipik bir organizasyonun çeşitli seviyelerini göstermektedir.

Operaulusal yönetim seviyesi

Operasyonel seviye, organizasyonun günlük ticari işlemlerinin gerçekleştirilmesiyle ilgilidir.

Bu yönetim seviyesindeki kullanıcılara örnek olarak satış noktasındaki kasiyerler, banka memurları, hastanedeki hemşireler, müşteri hizmetleri personeli vb. verilebilir.

Bu seviyedeki kullanıcılar yapılandırılmış kararlar alırlar. Bu, karar verirken kendilerine yol gösterecek kuralları tanımladıkları anlamına gelir.

Örneğin, bir mağaza krediyle ürün satıyorsa ve ödünç alma konusunda belirli bir limiti olan bir kredi politikası varsa. Satış elemanının bir müşteriye kredi verip vermemeye karar vermesi için gereken tek şey sistemdeki mevcut kredi bilgilerine dayanır.

Taktik Yönetim Seviyesi

Bu organizasyon seviyesine orta düzey yöneticiler, bölüm başkanları, amirler vb. hakimdir. Bu seviyedeki kullanıcılar genellikle operasyonel yönetim seviyesindeki kullanıcıların faaliyetlerini denetler.

Taktiksel kullanıcılar yarı yapılandırılmış kararlar verirler. Kararlar kısmen belirlenmiş yönergelere ve yargısal çağrılara dayanmaktadır. Örnek olarak, bir taktik yönetici, bir müşterinin kredi limitini ve ödeme geçmişini kontrol edebilir ve belirli bir müşterinin kredi limitini yükseltmek için istisna yapmaya karar verebilir. Karar kısmen, taktik yöneticinin, organizasyona fayda sağlayacak bir ödeme geçmişini ve izin verilen artış yüzdesini belirlemek için mevcut bilgileri kullanması gerektiği anlamında yapılandırılmıştır.

Stratejik Yönetim Seviyesi

Bu bir organizasyondaki en üst düzeydir. Bu seviyedeki kullanıcılar yapılandırılmamış kararlar verirler. Üst düzey yöneticiler örgütün uzun vadeli planlamasıyla ilgilenirler. Yapılandırılmamış kararlar alırken onlara rehberlik etmek için taktik yöneticilerden gelen bilgileri ve dış verileri kullanırlar.

İşlem İşleme Sistemi (TPS)

İşlem işleme sistemleri, kuruluşun günlük ticari işlemlerini kaydetmek için kullanılır. Kullanıcılar tarafından operasyonel yönetim düzeyinde kullanılırlar. Bir işlem işleme sisteminin temel amacı;

• Bugün yazıcılar nasıl satıldı?
• Elimizde ne kadar stok var?
• John Doe'nun ödenmemiş borcu nedir?

TPS sistemi günlük ticari işlemleri kayıt altına alarak yukarıdaki sorulara zamanında cevap verir.

• Operasyon yöneticileri tarafından alınan kararlar rutin ve oldukça yapılandırılmıştır.
• İşlem işleme sisteminden üretilen bilgiler oldukça detaylıdır.

Örneğin kredi veren bankalar, kişinin çalıştığı şirketin banka ile bir mutabakat zaptı (MoU) imzalamasını şart koşuyor. İşvereninin bankayla mutabakat anlaşması olan bir kişi kredi başvurusunda bulunursa, operasyon personelinin yapması gereken tek şey sunulan belgeleri doğrulamaktır. Gerekli şartları taşıması halinde kredi başvuru evrakları işleme alınır. Gereksinimleri karşılamıyorlarsa, müşteriye bir Mutabakat Zaptı imzalama olasılığını görmek için taktik yönetim personelini görmesi tavsiye edilir.

İşlem işleme sistemlerine örnekler arasında;

• Satış Noktası Sistemleri – günlük satışları kaydeder
• Bordro sistemleri – çalışanların maaşlarının, kredi yönetiminin vb. işlenmesi.
• Stok Kontrol sistemleri – Envanter seviyelerini takip etmek
• Havayolu rezervasyon sistemleri – uçuş rezervasyon yönetimi

Yönetim Bilgi Sistemi (MIS)

Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS) Taktik yöneticiler tarafından organizasyonun mevcut performans durumunu izlemek için kullanılır. Bir işlem işleme sisteminin çıktısı, bir yönetim bilgi sistemine girdi olarak kullanılır.

MIS sistemi, girdileri rutin algoritmalarla analiz eder; yani sonuçları, taktiksel yöneticilerin gelecekteki performansı izlemek, kontrol etmek ve tahmin etmek için kullandığı üretilen raporlar halinde toplar, karşılaştırır ve özetler.

Örneğin, bir satış noktası sisteminden gelen girdiler, iyi performans gösteren ve iyi performans göstermeyen ürünlerin eğilimlerini analiz etmek için kullanılabilir. Bu bilgi gelecekteki stok siparişlerini vermek, yani iyi performans gösteren ürünler için siparişleri artırmak ve iyi performans göstermeyen ürünlerin siparişlerini azaltmak için kullanılabilir.

Yönetim bilgi sistemleri örnekleri arasında;

• Satış yönetim sistemleri – satış noktası sisteminden girdi alırlar
• Bütçeleme sistemleri – kuruluş içinde kısa ve uzun vadede ne kadar para harcandığına dair genel bir bakış sunar.
• İnsan kaynakları yönetim sistemi – çalışanların genel refahı, personel değişimi vb.

Taktik yöneticiler yarı yapılandırılmış kararlardan sorumludur. MIS sistemleri, yapılandırılmış kararın verilmesi için gerekli bilgiyi sağlar ve taktik yöneticilerin deneyimlerine dayanarak karar verirler, yani ilk çeyreğin satışlarına dayanarak ikinci çeyrek için ne kadar mal veya stok sipariş edilmesi gerektiğini tahmin ederler.

Karar Destek Sistemi (KDS)

Karar Destek Sistemleri Üst düzey yönetim tarafından rutin olmayan kararlar almak için kullanılır. Karar destek sistemleri, iç sistemlerden (işlem işleme sistemleri ve yönetim bilgi sistemleri) ve dış sistemlerden gelen girdileri kullanır.

Karar destek sistemlerinin temel amacı, kendine özgü olan ve sıklıkla değişen problemlere çözüm sağlamaktır. Karar destek sistemleri;

• Fabrikadaki üretim alanını iki katına çıkarırsak çalışanların performansına etkisi ne olur?
• Pazara yeni bir rakip girerse satışlarımız ne olur?

Karar destek sistemleri, çözüm sağlamak için karmaşık matematiksel modeller ve istatistiksel teknikler (olasılık, tahmine dayalı modelleme vb.) kullanır ve oldukça etkileşimlidir.

Karar destek sistemlerine örnek olarak;

• Finansal planlama sistemleri - Yöneticilerin hedeflere ulaşmanın alternatif yollarını değerlendirmesini sağlar. Amaç, hedefe ulaşmanın en uygun yolunu bulmaktır. Örneğin, bir işletmenin net karı, Toplam Satışlar eksi (Malların Maliyeti + Giderler) formülü kullanılarak hesaplanır. Bir finansal planlama sistemi, üst düzey yöneticilerin kararın etkisini ve net kar üzerindeki etkisini görmek ve en uygun yolu bulmak için üst düzey yöneticilerin ne olur sorusu sormalarına ve toplam satışlar, malların maliyeti vb. için değerleri ayarlamalarına olanak tanıyacaktır.
• Banka kredi yönetim sistemleri – kredi başvurusunda bulunan kişinin kredisini doğrulamak ve kredinin geri alınma olasılığını tahmin etmek için kullanılır.

İş dünyasında yapay zeka teknikleri

Yapay zeka sistemler, büyük veri kümelerindeki kalıpları tanımlamak için insan uzmanlığını taklit eder. Gibi şirketler Amazon, Facebook ve Google vb. sizinle en alakalı verileri belirlemek için yapay zeka tekniklerini kullanır.

Örnek olarak Facebook'u kullanalım; Facebook genellikle tanıdığınız veya birlikte okula gittiğiniz kişiler hakkında çok doğru tahminler yapar. Sizin onlara sağladığınız verileri, arkadaşlarınızın sağladığı verileri kullanırlar ve bu bilgilere dayanarak tanıyabileceğiniz kişiler hakkında tahminlerde bulunurlar.

Amazon halihazırda aldığınız ürünlere göre satın almanız gereken ürünleri önermek için yapay zeka tekniklerini de kullanıyor.

Google da kullanıyor yapay zeka Google ile olan etkileşimlerinize ve konumunuza göre size en alakalı arama sonuçlarını sunmak.

Bu teknikler, bu şirketlerin çok başarılı olmalarına büyük katkıda bulunmuştur çünkü müşterilerine değer sunabilmektedirler.

Çevrimiçi Analitik İşleme (OLAP)

Çevrimiçi analitik işleme (OLAP) çok boyutlu verileri sorgulamak, analiz etmek ve birden çok boyut kullanılarak farklı şekillerde görüntülenebilecek bilgiler üretmek için kullanılır.

Diyelim ki bir şirket dizüstü bilgisayarlar, masaüstü bilgisayarlar satıyor ve Telefon cihaz. Dört (4) şubesi A, B, C ve D'dir. OLAP, her bir ürünün tüm bölgelerdeki toplam satışını görüntülemek ve fiili satışları öngörülen satışlarla karşılaştırmak için kullanılabilir.

Ürün, satış adedi, satış değeri gibi her bilgi farklı bir boyutu temsil ediyor

OLAP sistemlerinin temel amacı, kullanılan veri setlerinin boyutundan bağımsız olarak, anlık sorgulara mümkün olan en kısa sürede yanıt vermektir.