MIS nedir? Giriş ve Tanım

MIS'e duyulan ihtiyaç

Aşağıda bir işletmeye sahip olmanın bazı gerekçeleri yer almaktadır: MIS sistemi.

• Karar vericilerin etkili kararlar alabilmeleri için bilgiye ihtiyaçları vardır. Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS) bunu mümkün kılar.
• MIS sistemleri kuruluş içi ve kuruluş dışı iletişimi kolaylaştırır – kuruluş içindeki çalışanlar günlük operasyonlar için gerekli bilgilere kolayca erişebilirler. Kısa Mesaj Servisi (SMS) ve E-posta gibi kolaylıklar, bir kuruluşun kullandığı MIS sistemi içerisinden müşteriler ve tedarikçilerle iletişim kurmayı mümkün kılar.
• Kayıt tutma – yönetim bilgi sistemleri bir kuruluşun tüm ticari işlemlerini kaydeder ve işlemler için bir referans noktası sağlar.

MIS'in bileşenleri

Tipik bir MIS uzun formunun (Yönetim Bilgi Sistemi) ana bileşenleri şunlardır:

• İnsanlar – bilgi sistemini kullanan kişiler
• Veri – bilgi sisteminin kaydettiği veriler
• İş Prosedürleri – Verilerin nasıl kaydedileceği, saklanacağı ve analiz edileceğine ilişkin prosedürler uygulamaya konulmuştur
• donanım – bunlara sunucular, iş istasyonları, ağ ekipmanları, yazıcılar vb. dahildir.
• Yazılım – bunlar verileri işlemek için kullanılan programlardır. Bunlar elektronik tablo programları, veritabanı yazılımı vb. programları içerir.

Bilgi Sistemleri Türleri

Bir kullanıcının kullandığı bilgi sistemi türü, bir organizasyondaki seviyesine bağlıdır. Aşağıdaki diyagram, bir organizasyondaki üç ana kullanıcı seviyesini ve kullandıkları bilgi sistemi türünü gösterir.

İşlem İşleme Sistemleri (TPS)

Bu tür bilgi sistemi, bir işletmenin günlük işlemlerini kaydetmek için kullanılır. İşlem İşleme Sisteminin bir örneği Satış Noktası (POS) sistemidir. Günlük satışların kaydedilmesi için POS sistemi kullanılmaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS)

MIS olarak kısaltılan Yönetim Bilgi Sistemleri, taktik yöneticilerin yarı yapılandırılmış kararlar almasına rehberlik etmek için kullanılır. İşlem işleme sisteminden elde edilen çıktı, MIS sistemine girdi olarak kullanılır.

Karar Destek Sistemleri (DSS)

Karar destek sistemleri üst düzey yöneticiler tarafından yarı yapılandırılmış kararlar almak için kullanılır. Yönetim Bilgi Sisteminin çıktıları karar destek sistemine girdi olarak kullanılır. DSS sistemleri aynı zamanda mevcut piyasa güçleri, rekabet vb. dış kaynaklardan da veri girdisi alır.

Manuel Bilgi Sistemleri ve Bilgisayarlı Bilgi Sistemleri (MIS)

Veri, herhangi bir ticari varlığın kan dolaşımıdır. Bir kuruluştaki herkesin karar alabilmesi için bilgiye ihtiyacı vardır. Bilgi sistemi, verileri kaydetmenin, saklamanın ve bilgiye ulaşmanın organize bir yoludur.

Bu bölümde manuel bilgi sistemleri ve bilgisayarlı bilgi sistemlerine bakacağız.

Manuel Bilgi Sistemi

Manuel bilgi sistemi herhangi bir bilgisayarlı cihaz kullanmaz. Verilerin kaydedilmesi, saklanması ve alınması bilgi sisteminden sorumlu kişiler tarafından manuel olarak yapılmaktadır.

Aşağıda bir manuel bilgi sisteminin başlıca bileşenleri yer almaktadır

• İnsanlar -İnsanlar bilgi sisteminin alıcılarıdır
• İş Prosedürleri –bunlar verinin işlenmesi, saklanması, analiz edilmesi ve bilgi üretilmesine ilişkin kuralları tanımlayan uygulamaya konulan önlemlerdir.
• Veriler -bunlar kaydedilen günlük işlemlerdir
• Doldurma sistemi - bu bilgiyi depolamanın organize bir yoludur
• Raporlar –Raporlar, dosyalama sistemindeki verilerin manuel olarak analiz edilmesi ve derlenmesinden sonra oluşturulur.

Aşağıdaki diyagram tipik bir manuel bilgi sisteminin nasıl çalıştığını göstermektedir

Manuel bilgi sisteminin avantajları ve dezavantajları

Avantajları:

Manuel bilgi sistemlerinin avantajları şunlardır:

• Uygun maliyetli - Bilgisayarlı bir sistemle karşılaştırıldığında daha ucuzdur çünkü sunucular, iş istasyonları, yazıcılar vb. gibi pahalı ekipmanların satın alınmasına gerek yoktur.
• Esnek -Gelişen iş gereksinimleri, iş prosedürlerine kolaylıkla uygulanabilir ve hemen uygulanabilir

Dezavantajları:

Manuel bilgi sistemlerinin bazı dezavantajları şunlardır.

• Zaman tükeniyor -tüm veri girişlerinin dosyalamadan önce doğrulanması gerekir; bu, insanlar tarafından yapıldığında zaman alıcı bir iştir. Verilerin dosyalama sisteminden alınması da oldukça zaman alır
• Hataya eğilimli – Verilerin doğruluğu, insanlar tarafından doğrulandığında ve onaylandığında, bilgisayarlı sistemler tarafından yapılan doğrulama ve doğrulamaya kıyasla hataya daha yatkındır.
• Emniyet açığı - Manuel sistemlerin güvenliği dosya odasına erişimin kısıtlanmasıyla sağlanır. Deneyimler, yetkisiz kişilerin dosya odasına kolayca erişebileceğini gösteriyor
• Verilerin çoğaltılması –Bir kuruluştaki çoğu departmanın aynı verilere erişmesi gerekir. Manuel bir sistemde, tüm yetkili kullanıcıların erişimini kolaylaştırmak için bu verilerin kopyalanması yaygındır. Zorluk, aynı verilerin güncellenmesi gerektiğinde ortaya çıkıyor
• Veri tutarsızlığı – Verilerin çoğaltılması nedeniyle, bir dosyadaki verilerin güncellenmesi ve diğer dosyaların güncellenmemesi çok yaygındır. Bu veri tutarsızlığına yol açar
• Yedekleme eksikliği – dosya kaybolursa veya yanlış kullanılırsa verilerin kurtarılma şansı neredeyse sıfırdır.

Bilgisayarlı bilgi sistemi

Manuel bilgi sistemlerinin zorluklarını gidermek için bilgisayarlı sistemler geliştirildi. Manuel ve bilgisayarlı bilgi sistemi arasındaki en büyük fark, bilgisayarlı sistemin bilgiyi kaydetmek, depolamak, analiz etmek ve almak için yazılım ve donanımın bir kombinasyonunu kullanmasıdır.

Bilgisayarlı bilgi sisteminin (MIS) Avantajları ve Dezavantajları

Bilgisayarlı bilgi sistemlerinin bazı dezavantajları şunlardır.

Avantajları:

Bilgisayarlı bilgi sistemlerinin avantajları şunlardır:

• Hızlı veri işleme ve bilgi alma – Bu, bilgisayarlı bilgi sisteminin en büyük avantajlarından biridir. Verileri işler ve bilgileri daha hızlı alır. Bu, müşteri/müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine yol açar
• Geliştirilmiş veri doğruluğu – Manuel bir sistemle karşılaştırıldığında bilgisayarlı bir sistemde veri doğrulama ve doğrulama kontrollerinin uygulanması kolaydır.
• Geliştirilmiş güvenlik – Bilgisayarlı bilgi sistemi, veritabanı sunucusuna erişimi kısıtlamanın yanı sıra, kullanıcının kimlik doğrulaması, biyometrik kimlik doğrulama sistemleri, erişim hakları kontrolü vb. gibi diğer güvenlik kontrollerini de uygulayabilir.
• Daha az veri tekrarı – Veritabanı sistemleri, veri tekrarlarını en aza indirecek şekilde tasarlanmıştır. Bu, bir departmandaki verilerin güncellenmesinin otomatik olarak diğer departmanların kullanımına sunulması anlamına gelir
• Geliştirilmiş yedekleme sistemleri – Günümüz teknolojisiyle, yedeklemeler bulutta saklanabiliyor; bu da, verileri depolamak için kullanılan donanım ve yazılıma bir şey olması durumunda verilerin kurtarılmasını kolaylaştırıyor
• Bilgiye kolay erişim – çoğu şirket yöneticisinin seyahat etmesi gerekiyor ve yine de bilgiye dayanarak karar verebiliyor. Web ve Telefon teknolojiler verilere her yerden erişmeyi mümkün kılıyor.

Dezavantajları:

• Kurulumu ve yapılandırılması pahalıdır – Kuruluşun bilgi sistemini çalıştırmak için donanım ve gerekli yazılımı satın alması gerekir. Buna ek olarak iş prosedürlerinin revize edilmesi ve personelin bilgisayarlı bilgi sisteminin nasıl kullanılacağı konusunda eğitilmesi gerekecektir.
• Teknolojiye aşırı bağımlılık – donanım veya yazılımın çalışmasını durduracak bir şey olması durumunda, gerekli donanım veya yazılım değiştirilene kadar bilgilere erişilemez.
• Dolandırıcılık riski – Uygun kontroller ve denetimler yapılmazsa, bir davetsiz misafir asla teslim edilmemiş mallar için fatura vb. gibi yetkisiz işlemler gönderebilir.

ÖZET

• MIS, Yönetim Bilgi Sistemi anlamına gelir. Yöneticilerin bilinçli kararlar almasına yardımcı olan insanlar, prosedürler, veriler ve bilgi teknolojilerinden oluşan bir koleksiyondur.
• Bilgisayarlı bilgi sistemleri manuel bilgi sistemlerine göre daha verimlidir. Manuel bilgi sistemleri bilgisayarlı bilgi sistemlerine göre daha ucuzdur.
• İşlem işleme sistemleri (TPS), operasyonel personel tarafından günlük ticari işlemleri kaydetmek için kullanılır ve yapılandırılmış kararlar almak için kullanılır.
• Yönetim Bilgi Sistemleri (MIS), orta düzey yöneticiler tarafından yarı yapılandırılmış kararlar almak için kullanılır.
• Karar Destek Sistemleri üst düzey yöneticiler tarafından kullanılmakta ve üst düzey yöneticilerin yapılandırılmamış kararlar almasına yardımcı olmaktadır.