Yazışma SAP – Yapılandırma ve Türler

Fatura basımı, hesap özeti vb. gibi çeşitli standart yazışma türleri mevcuttur. Özel yazışma türleri de oluşturulabilir.

Yazışmalar, belirli bir ticari işlem işlemi sırasında veya daha sonra oluşturulmuş işlem kayıtları için daha sonraki bir aşamada oluşturulabilir.

Yazışmalar müşteriye/satıcıya e-posta ve faks gibi çeşitli formatlarda gönderilebilir. Yazışmalar temel olarak, aşağıdakilerden gönderilen mektuplar vb.'dir: SAP Satıcıya/müşteriye vb.

Yazışmalar tek tek veya toplu olarak, geçici olarak veya otomatikleştirilmiş toplu iş yoluyla oluşturulabilir.

Yazışma türleri

Aşağıda, belirli bir özel form, program vb. oluşturmak için kopyalanabilen çeşitli standart yazışma türlerinin örnek listesi verilmiştir.

Yazışma Türü	Yazışma Descriptiyon	Yazdırma Programı	Gerekli veriler	Örnek standart SAP Senaryo Formu
SAP01	Ödeme bildirimleri	RFKORD00	Belge Numarası	F140_PAY_CONF_01
SAP06	hesap özetleri	RFKORD10	Hesap numarası ve tarihi	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill döviz masrafları beyanları	RFKORD20	Belge Numarası	F140_FATURA_CHA_01
SAP09	Dahili belgeler	RFKORD30	Belge Numarası	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Bireysel harfler	RFKORD40	Hesap numarası	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Belge alıntıları	RFKORD50	Belge Numarası	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Müşteri beyanları	RFKORD11	Müşteri numarası ve tarihi	F140_CUS_STAT_01

Yazışma yapılandırması nasıl yapılır

Yazışmanın Yapılandırması SAP aşağıdaki adımlarda gerçekleştirilebilir

Adım 1) Yazışma Türünü Tanımlayın

Yol: – SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacak Hesapları ve Borç Hesapları > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri > Yazışma > Yazışma Ayarlarını Yap ve Kontrol Et > Yazışma Türlerini Tanımla

İşlem kodu:-OB77

Burada çeşitli SAP standart yazışma türleri mevcuttur. Ayrıca özel yazışma türlerinizi de oluşturabilirsiniz. Bir yazışma oluşturmak için hangi verilerin gerekli olduğunu belirleyebilirsiniz; örneğin hesap ekstresi için, ekstre için müşteri/satıcı ana bilgilerinin gerekli olduğunu belirtebilirsiniz. Ayrıca tarih seçiminde görüntülenecek tarih parametrelerini ve metni de belirleyebilirsiniz.

Adım 2) Programı Yazışma Türüne Atayın

Yol:-SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacak Hesapları ve Borç Hesapları > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri > Yazışma > Yazışma Ayarlarını Yap ve Kontrol Et > Yazışma Türleri için Programlar Ata

İşlem kodu: -OB78

Burada yazışma oluşturma programını yazışma türüne bağlamanız gerekir. Ayrıca farklı şirket kodları için farklı programlar da belirtebilirsiniz. (Ayrıca, programın yürütmesi için varsayılan varyantı burada belirtebilirsiniz. Bu varyantı işlemden oluşturabilirsiniz SE38/ SA38 program için.)

Ayrıca standart programın bir kopyası olarak kendi özel programınızı da oluşturabilir ve müşterinizin özel ihtiyaçlarını karşılamak için uygun değişiklikleri yapabilirsiniz.

Adım 3) Yazışma Türü için Çağırma İşlevlerini Belirleyin

Yol:-SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacak Hesapları ve Borç Hesapları > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri > Yazışma > Yazışma Ayarlarını Yap ve Kontrol Et > Çağırma İşlevlerini Belirle

İşlem kodu:-OB79

Burada, belirli yazışma türünü hangi zamanda oluşturabileceğinizi belirtmeniz gerekir. Farklı şirket kodları için de farklı bir ayar belirleyebilirsiniz. Mevcut çeşitli seçenekler şunlardır: -

• Belge girişi sırasında (örn. FB50, FB60, vb.)
• Ödemelerin gönderildiği sırada (örn. F-28, F-26, vb.)
• Belgenin görüntülenmesi veya değiştirilmesi sırasında (örn. FB02, FB03, vb.)
• Hesap görüntülendiğinde (örn. FBL1N, FBL5N, vb.)

Adım 4) Yazışma Formunu Yazışma Yazdırma Programına Atayın

Yol:-SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacak Hesapları ve Borç Hesapları > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri Yazışmaları > Yazışma Ayarlarını Yap ve Kontrol Et > Yazışma Yazdırma için Form Adlarını Tanımla

İşlem kodu: -OB96

Burada yazışma yazdırma programı tarafından hangi form tanımının kullanılacağını belirtmeniz gerekmektedir. Farklı şirket kodları için de farklı bir ayar belirleyebilirsiniz. ( SAP Komut dosyası formu işlem kullanılarak tanımlanır SE71çeşitli verilerin işlenecek çıktı formatında düzenlendiği yer. Bu SAP Komut dosyası formu çıktıdaki düzeni tanımlar.)

Aynı şirket kodunda farklı form kimlikleri için farklı formları çağırabileceğiniz iki haneli form kimliklerini de kullanabilirsiniz.

Bu form ID'si yazışmaları oluşturan yazdırma programının seçim ekranında verilebilir. Bir yazışma türü için aynı anda yalnızca bir form kimliği seçebilirsiniz. Farklı form kimliklerini tetikleyen birden fazla yazışma türü oluşturabilirsiniz.

Adım 5) Yazışmalar için Gönderen Ayrıntılarını Tanımlayın

Yol:-SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacaklar ve Borçlar > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri > Yazışma > Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et > Yazışma Formu için Gönderen Ayrıntılarını Tanımla

İşlem kodu:-OBB1

Burada başlık, alt bilgi, imza ve gönderici için ayrıntıları bağlayabilirsiniz. Bu metin, yukarıda bağlantısı verilen metin kimliğine sahip SO10 işlemi kullanılarak tanımlanır (örneğin ADRS). Ayrıca farklı şirket kodları için farklı bir ayar da belirtebilirsiniz. (Ayrıca, yazdırma programının seçim parametrelerine verebileceğiniz iki haneli gönderici değişkeni tanımlanabilir. Bu, aynı şirket kodu içinde farklı gönderici ayrıntılarını etkinleştirecektir.)

Adım 6) Yazışma için Sıralama Değişkenlerini Tanımlayın

Yol:-SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacak Hesapları ve Borç Hesapları > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri > Yazışma > Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et > Yazışma için Sıralama Değişkenlerini Tanımla

İşlem kodu: -O7S4

Burada yazışma mektuplarının hangi sırayla oluşturulacağını belirleyebilirsiniz. Örneğin, birden fazla satıcı için hesap ekstresi oluşturuyorsanız, satıcılar bu sıraya göre sıralanacak ve ardından mektup oluşturulacaktır. Bu Sıralama Varyantı, yazışmayı oluşturan yazdırma programının seçim ekranında verilebilir.

Adım 7) Yazışmadaki Satır Öğeleri için Sıralama Değişkenlerini Tanımlayın

Yol:-SPRO > Finansal Muhasebe (Yeni) > Alacak Hesapları ve Borç Hesapları > Müşteri Hesapları > Satır Öğeleri > Yazışma > Yazışma Ayarlarını Yap ve Kontrol Et > Satır Öğeleri için Sıralama Değişkenlerini Tanımla

İşlem kodu: -O7S6

Burada, çeşitli satır öğelerinin yazışma mektuplarında hangi sırayla görüneceğini belirtebilirsiniz. Örneğin, bir satıcı hesap ekstresinin birden fazla faturası varsa, faturalar bu sıraya göre sıralanacak ve ardından mektup oluşturulacaktır.

Bu Sıralama Varyantı, yazışmayı oluşturan yazdırma programının seçim ekranında verilebilir.

Yazışma Üretimi

Daha önce gösterildiği gibi, çağırma noktası yapılandırılırken de yazışmalar aşağıdaki zamanlarda oluşturulabilir: -

1. Belge girişi sırasında (örn. FB50, FB60, vb.)
2. Ödemelerin gönderildiği sırada (örn. F-28, F-26, vb.)
3. Belgenin görüntülenmesi veya değiştirilmesi sırasında (örn. FB02, FB03, vb.)
4. Hesap görüntülendiğinde (örn. FBL1N, FBL5N, vb.)

Yazışmalar belirli bir belge için veya satıcı(lar)/müşteri(ler)in hesabı için oluşturulabilir. Sonraki slaytlarda yazışmaların farklı yöntemlerle oluşturulması ve basımı anlatılacaktır.

Yazışma Oluşturma (Yöntem A): -

Belgeyi oluştururken, değiştirirken veya görüntülerken yazışmalar oluşturulabilir.

Bunun için Ortam > Yazışmalar'a gidin ve ilgili yazışma türünü seçin, örneğin aşağıdaki ekrana bakın. FB70 müşteri faturası oluşturma: -

Benzer şekilde, yazışmaları FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N vb. gibi işlemden belge görüntüleme/değiştirme yoluyla oluşturabilirsiniz.

Yazışma Oluşturma (Yöntem B)

Mevcut olanlar için muhasebe işlem kodunu kullanabileceğiniz belgeler FB12.

Firma kodunu girdikten sonra yazışma tipini soracaktır. Yazışma Türü'nü seçtiğinizde sizden belge numarası/hesap numarası girmenizi isteyecektir. vb. yazışma türü ayarına göre. Bundan sonra yazışma talep edilir.

Yazışma Oluşturma (Yöntem C)

F.27 işleminden, satıcı(lar) / müşteri(ler) için yazışmaları (Hesap Özeti) oluşturabilirsiniz.

Burada “Ana Kayıttaki Gösterge”de verilen değerin müşteri/satıcı ana verileri > Şirket Kodu > Yazışmalarda verilen değerle eşleşmesi gerekir.

“Bireysel Talep” onay kutusunu seçerseniz, aynı satıcı/müşterinin birden fazla şirket kodunda satır kalemi varsa, her şirket kodu için ayrı bir ekstre oluşturulacaktır.

Yazışma Basımı

Yazışma Yazdırma (Yöntem A): -

İşlem kodunu kullan F.61 ilgili yazışma türünü yazdırmak için zaten oluşturulmuştur. Yürütme sırasında, sadece yazışmayı yazdıracaktır (E-posta/Faks vb. yapılandırılmışsa, çıktı bu formatta oluşturulacaktır)

Yazışma Yazdırma (Yöntem B): -

İşlemden F.64oluşturulan yazışma mektubunu (Spool) görebilir ve yazdırabilirsiniz. (F.61'den farkı, F.64'te önceden oluşturulmuş yazışma istekleri için başka işlemleri de (silme, yazdırma önizleme vb.) yapabilmenizdir.)

Oluşturulan makara işlemden görülebilir ve yazdırılabilir SP02 veya Sistem > Kendi Biriktirme isteği.

E-posta ile Yazışma

Müşteri/ayarlarında e-posta adresini koruyun satıcı ustası > Genel Veriler > Adres Sekmesi > İletişim bölümüne gidin ve iletişim yöntemini e-posta olarak seçin.

Ayrıca müşteri/satıcı ana verileri > Şirket Kodu Verileri > Yazışmalar sekmesinde e-posta kimliğini de koruyun.

Daha sonra bu müşteri/satıcıya ait yazışmalar çıktı formatı yerine e-posta formatında üretilecektir (Bir sonraki slaytta verilen kullanıcı çıkışında iletişim yöntemini belirlemek için yapılan kullanıcı çıkış ayarını dikkate alarak.)

(Not: Benzer şekilde, standart iletişimi FAKS olarak seçip Faks numarasını koruyarak Faks çıkışı için ayar yapabilirsiniz.)