ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)

Facebook เป็นหนึ่งในธุรกิจที่ทำกำไรได้มากที่สุดในโลก และการดำรงอยู่ทั้งหมดนั้นขึ้นอยู่กับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศ

บริษัทที่ประสบความสำเร็จอื่นๆ เช่น Google, Amazonบริษัทต่างๆ เช่น eBay และสถาบันการเงิน ต่างประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มาจากเทคโนโลยี

บทช่วยสอนนี้จะพิจารณาบทบาทของ MIS ในองค์กรและวิธีที่องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จาก MIS เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขัน

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศและลักษณะของข้อมูลที่ดี

ข้อมูลในที่นี้หมายถึงข้อเท็จจริงพื้นฐานดิบๆ เช่น ราคาของผลิตภัณฑ์ จำนวนผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ เป็นต้น ซึ่งยังไม่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผล

ตัวอย่างเช่น ราคา 6 ดอลลาร์และปริมาณ 10 ดอลลาร์ไม่ได้สื่อความหมายใดๆ ให้กับลูกค้า ณ จุดขายจนถึง ข้อมูลควรได้รับการประมวลผลข้อมูลที่สื่อความหมายไปยังผู้รับ

ตัวอย่างเช่น การคูณ $6 ด้วย 10 จะทำให้ได้ $60 ซึ่งเป็นยอดบิลทั้งหมดที่ลูกค้าต้องจ่าย

ข้อมูลที่ดีควรทันเวลาและพร้อมใช้งานเมื่อต้องการ ลักษณะของข้อมูลที่ดีมีดังต่อไปนี้

• การจำแนก – ข้อมูลต้องปราศจากข้อผิดพลาดและความคลาดเคลื่อน ซึ่งทำได้โดยการปฏิบัติตามมาตรฐานที่เข้มงวดในการประมวลผลข้อมูล ตัวอย่างเช่น การบวก 6 ดอลลาร์กับ 10 ดอลลาร์ จะให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่ถูกต้องในตัวอย่างของเราคือการคูณ 6 ดอลลาร์ด้วย 10 ดอลลาร์
• สมบูรณ์ – ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการตัดสินใจที่ดีต้องมีครบถ้วน ไม่มีอะไรควรขาดหายไป หากภาษีมีผลต่อการคำนวณยอดรวมที่ลูกค้าต้องชำระ ก็ควรระบุภาษีรวมไว้ด้วย การไม่ระบุภาษีอาจทำให้ลูกค้าเข้าใจผิดคิดว่าต้องจ่ายเพียง 60 ดอลลาร์เท่านั้น ในขณะที่ความจริงแล้วต้องจ่ายภาษีด้วย
• ต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ – ค่าใช้จ่ายในการรับข้อมูลต้องไม่เกินประโยชน์ของข้อมูลทางการเงิน
• เน้นผู้ใช้เป็นหลัก – ข้อมูลต้องถูกนำเสนอในลักษณะที่ตอบสนองความต้องการข้อมูลของผู้ใช้เป้าหมาย ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องการข้อมูลที่ละเอียดมาก และควรคำนึงถึงเรื่องนี้เมื่อนำเสนอข้อมูลให้พวกเขา ข้อมูลเดียวกันนี้จะไม่เหมาะสมสำหรับผู้จัดการระดับสูง เพราะพวกเขาจะต้องประมวลผลข้อมูลนั้นอีกครั้ง สำหรับพวกเขาแล้ว มันจะเป็นเพียงข้อมูลดิบ ไม่ใช่ข้อมูลเชิงสารสนเทศ
• ที่เกี่ยวข้อง – ข้อมูลต้องมีความเกี่ยวข้องกับผู้รับ ต้องเกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาที่ผู้รับกำลังเผชิญอยู่ ตัวอย่างเช่น หากฝ่ายไอทีต้องการซื้อเซิร์ฟเวอร์ใหม่ ข้อมูลที่พูดถึงส่วนลด 35% สำหรับแล็ปท็อปจะไม่เกี่ยวข้องในสถานการณ์เช่นนี้
• เผด็จการ – ข้อมูลจะต้องมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ สมมติว่าคุณมีบัญชีธนาคารและต้องการโอนเงินไปยังบัญชีธนาคารอื่นที่ใช้สกุลเงินที่แตกต่างจากของคุณ การใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากสำนักงานการเปลี่ยนแปลงจะไม่ถือว่าเชื่อถือได้ เมื่อเปรียบเทียบกับการรับอัตราแลกเปลี่ยนโดยตรงจากธนาคารของคุณ
• ทันเวลา – ข้อมูลควรพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็น สมมติว่าบริษัทของคุณต้องการควบรวมกิจการกับบริษัทอื่น ข้อมูลที่ใช้ประเมินบริษัทคู่สัญญาจะต้องมีให้ก่อนการควบรวมกิจการ และคุณต้องมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบข้อมูลนั้น

ความได้เปรียบในการแข่งขันด้านข้อมูลและ MIS

ความได้เปรียบในการแข่งขันคือตำแหน่งที่ทำให้ธุรกิจมีกำไรมากกว่าคู่แข่ง ตัวอย่างเช่น การผลิตผลิตภัณฑ์ด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่าคู่แข่งจะทำให้คุณมีกำไรมากขึ้น

ระบบสารสนเทศมีศักยภาพที่จะช่วยให้องค์กรก้าวไปสู่จุดนั้นได้ โดยทำได้ในหลายวิธีดังนี้:

Operaความเป็นเลิศแห่งชาติ ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานมุ่งหวังที่จะปรับปรุงการดำเนินงานของธุรกิจ ยกตัวอย่างร้านค้าปลีก ร้านค้าปลีกสามารถใช้ระบบสารสนเทศเพื่อวางคำสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติเมื่อระดับสินค้าคงคลังถึงขีดจำกัดการสั่งซื้อซ้ำ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าร้านค้าปลีกจะไม่หมดสต็อกสินค้าและลูกค้าสามารถไว้วางใจได้เสมอว่าร้านค้าปลีกจะค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการ

รูปแบบธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ และบริการใหม่ๆ – ลองพิจารณาตัวอย่างของร้านค้าปลีกต่อไป ร้านค้าปลีกสามารถพัฒนาระบบสั่งซื้อสินค้าออนไลน์หรือแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนที่ลูกค้าสามารถใช้ซื้อสินค้าได้อย่างสะดวกสบายจากบ้านหรือที่ใดก็ตาม ระบบสั่งซื้อสินค้าสามารถเชื่อมโยงกับธุรกิจจัดส่งสินค้าและรองรับการชำระเงินออนไลน์ได้ นี่เป็นโมเดลธุรกิจใหม่เมื่อเทียบกับการที่ลูกค้าเดินเข้าไปในร้านเพื่อซื้อสินค้า

ปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และลูกค้า – ข้อมูลในอดีตถูกนำมาใช้เพื่อทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าและผู้จำหน่าย จากนั้นจึงนำข้อมูลนี้ไปใช้ในการสร้างบริการและผลิตภัณฑ์ที่ตอบสนองความต้องการเหล่านั้น ซึ่งนำไปสู่ความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าและธุรกิจ ทำให้องค์กรอยู่ในตำแหน่งที่ทำกำไรได้มากขึ้น

ปรับปรุงการตัดสินใจ – ข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศ หากได้รับการออกแบบและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ จะสร้างข้อมูลที่มีคุณลักษณะของข้อมูลที่ดีครบถ้วนตามที่ได้อธิบายไว้ในหัวข้อข้างต้น ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจที่จะสร้างผลกำไรให้กับองค์กรได้

องค์ประกอบของ MIS และความสัมพันธ์

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 5 ส่วน ได้แก่ บุคลากร กระบวนการทางธุรกิจ ข้อมูล ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ องค์ประกอบทั้งหมดนี้ต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

คน – กลุ่มผู้ใช้งานเหล่านี้คือผู้ที่ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน โดยปกติแล้วผู้ใช้งานเหล่านี้มักเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม เช่น นักบัญชี ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นต้น ฝ่ายไอทีโดยทั่วไปจะมีเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนที่คอยดูแลให้ระบบทำงานได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนทางธุรกิจ – นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ตกลงกันไว้ ซึ่งเป็นแนวทางให้ผู้ใช้และส่วนประกอบอื่นๆ ทั้งหมดทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนการดำเนินงานทางธุรกิจนั้นได้รับการพัฒนาโดยบุคคลต่างๆ เช่น ผู้ใช้ ที่ปรึกษา เป็นต้น

ข้อมูล – บันทึกรายการธุรกรรมทางธุรกิจประจำวัน สำหรับธนาคาร ข้อมูลจะถูกรวบรวมจากกิจกรรมต่างๆ เช่น การฝาก การถอน เป็นต้น

ฮาร์ดแวร์ – ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ อุปกรณ์เครือข่าย ฯลฯ ฮาร์ดแวร์ให้พลังการประมวลผลสำหรับการประมวลผลข้อมูล นอกจากนี้ยังมีความสามารถด้านเครือข่ายและการพิมพ์อีกด้วย ฮาร์ดแวร์เร่งความเร็วในการประมวลผลข้อมูลเป็นข้อมูล

ซอฟต์แวร์ – นี่คือโปรแกรมที่ทำงานบนฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก ได้แก่ ซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์แอปพลิเคชัน ซอฟต์แวร์ระบบหมายถึง... ระบบปฏิบัติการคือ Windows, แมคโอเอส และ Ubuntuฯลฯ ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันหมายถึงซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับการทำงานทางธุรกิจให้สำเร็จ เช่น ก บัญชีเงินเดือน โปรแกรม ระบบธนาคาร ระบบขายหน้าร้าน ฯลฯ

ห่วงโซ่คุณค่าของพอร์เตอร์

ลองนึกถึงบริษัทอย่าง Apple Inc. ทำไมพวกเขาถึงประสบความสำเร็จ? ทำไมลูกค้าถึงชอบและซื้อ iPhone? เป็นเพราะ iPhone เพิ่มมูลค่าให้กับชีวิตของพวกเขา นี่คือเหตุผลว่าทำไม Apple Inc. จึงเป็นธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ห่วงโซ่คุณค่าหมายถึงกิจกรรมที่บริษัทดำเนินการเพื่อสร้างมูลค่าให้กับลูกค้า

แนวคิดเรื่องห่วงโซ่คุณค่าได้รับการพัฒนาโดยไมเคิล พอร์เตอร์ ห่วงโซ่คุณค่าของพอร์เตอร์ประกอบด้วยกิจกรรมสองประเภท ได้แก่:

• กิจกรรมเบื้องต้น – กิจกรรมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการสร้างผลิตภัณฑ์/บริการ การตลาดและการขาย และการสนับสนุน กิจกรรมหลักประกอบด้วย การขนส่งขาเข้า การดำเนินงาน การขนส่งขาออก การตลาดและการขาย และการบริการ
• กิจกรรมสนับสนุน – กิจกรรมเหล่านี้เป็นกิจกรรมที่สนับสนุนกิจกรรมหลัก กิจกรรมสนับสนุนประกอบด้วย การจัดหา (จัดซื้อ) การบริหารทรัพยากรบุคคล การพัฒนาเทคโนโลยี และโครงสร้างพื้นฐาน

แผนภาพต่อไปนี้แสดงถึงห่วงโซ่คุณค่า:

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงให้เห็นห่วงโซ่คุณค่าของ Apple Inc.

เป้าหมายโดยรวมของห่วงโซ่คุณค่าคือการช่วยให้ธุรกิจได้รับความได้เปรียบในการแข่งขัน ความได้เปรียบในการแข่งขันหมายถึงตำแหน่งของธุรกิจในตลาดที่ทำให้มีกำไรมากกว่าคู่แข่งโดยตรง

อิทธิพลของไอทีต่อเป้าหมายขององค์กร

เป้าหมายขององค์กรหมายถึงวัตถุประสงค์และพันธกิจขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะยาว ไม่ว่าองค์กรจะประกอบธุรกิจประเภทใด เป้าหมายโดยรวมคือการสร้างคุณค่าให้แก่ลูกค้าหรือผู้รับบริการ ดังที่กล่าวไว้ในหัวข้อข้างต้น

การจัดตำแหน่งเทคโนโลยีสารสนเทศทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

สองวิธีที่องค์กรสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มได้บ่อยที่สุดคือ การนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพในราคาที่ต่ำกว่าคู่แข่ง หรือเสนอราคาสูงกว่าแต่มีคุณสมบัติเพิ่มเติมที่เพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้า

เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ธุรกิจสามารถประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากด้วยต้นทุนที่ถูกกว่าและภายในเวลาที่สั้นที่สุด ช่วยให้องค์กรสามารถจัดหาผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพในราคาที่ถูกกว่า

ลองพิจารณาธนาคารเป็นตัวอย่าง ธนาคารสามารถใช้ตู้เอทีเอ็มเพื่อให้ลูกค้าถอนเงิน และใช้ช่องทางอัตโนมัติอื่นๆ ในการฝากเงิน ลูกค้าที่มีข้อสงสัยสามารถเข้าไปดูคำถามที่พบบ่อยในเว็บไซต์ได้ ทั้งบุคคลและธุรกิจสามารถดูงบการเงินออนไลน์ได้หากสมัครใช้บริการธนาคารทางอินเทอร์เน็ต

แนวทางการดำเนินธุรกิจด้านไอทีข้างต้น นำไปสู่การลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ และการสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ๆ ต้นทุนในการดำเนินธุรกิจที่ลดลงช่วยให้ธนาคารสามารถลดค่าธรรมเนียมธนาคารได้ จึงสามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพในราคาที่ถูกลงได้

คำถามที่พบบ่อย