องค์ประกอบและบทบาทของ MIS (ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ)

Facebook เป็นหนึ่งในธุรกิจที่ทำกำไรได้มากที่สุดในโลก และการดำรงอยู่ทั้งหมดนั้นขึ้นอยู่กับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศ

บริษัทที่ประสบความสำเร็จอื่นๆ เช่น Google Amazon, eBay และสถาบันการเงิน ความสำเร็จส่วนใหญ่เกิดจากเทคโนโลยี

บทช่วยสอนนี้จะพิจารณาบทบาทของ MIS ในองค์กรและวิธีที่องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จาก MIS เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขัน

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศและลักษณะของข้อมูลที่ดี

ข้อมูลหมายถึงข้อเท็จจริงพื้นฐานดิบๆ เช่น ราคาของผลิตภัณฑ์ จำนวนผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ ฯลฯ ซึ่งยังไม่ได้รับการประมวลผล

ตัวอย่างเช่น ราคา 6 ดอลลาร์และปริมาณ 10 ดอลลาร์ไม่ได้สื่อความหมายใดๆ ให้กับลูกค้า ณ จุดขายจนถึง ข้อมูลควรได้รับการประมวลผลข้อมูลที่สื่อความหมายไปยังผู้รับ

ตัวอย่างเช่น การคูณ $6 ด้วย 10 จะทำให้ได้ $60 ซึ่งเป็นยอดบิลทั้งหมดที่ลูกค้าต้องจ่าย

ข้อมูลที่ดีควรทันเวลาและพร้อมใช้เมื่อจำเป็น

ลักษณะของข้อมูลที่ดีมีดังนี้

• การจำแนก – ข้อมูลจะต้องไม่มีข้อผิดพลาดและความผิดพลาด ซึ่งทำได้โดยปฏิบัติตามมาตรฐานที่เข้มงวดในการประมวลผลข้อมูลให้เป็นข้อมูล ตัวอย่างเช่น การบวก $6 + 10 จะทำให้ได้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับตัวอย่างของเราคือการคูณ $6 ด้วย 10
• สมบูรณ์ – ต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการตัดสินใจที่ดี ไม่มีอะไรที่ควรจะขาดหายไป หาก TAX เป็นการประยุกต์ในการคำนวณยอดรวมที่ลูกค้าควรชำระก็ควรรวมไว้ด้วย การปล่อยทิ้งไว้อาจทำให้ลูกค้าเข้าใจผิดโดยคิดว่าพวกเขาควรจะจ่ายเพียง 60 ดอลลาร์เท่านั้น ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้ว พวกเขาต้องจ่ายภาษีด้วย
• ต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ – ค่าใช้จ่ายในการรับข้อมูลต้องไม่เกินประโยชน์ของข้อมูลทางการเงิน
• เน้นผู้ใช้เป็นหลัก – ข้อมูลจะต้องนำเสนอในลักษณะที่ตอบสนองความต้องการข้อมูลของผู้ใช้เป้าหมาย ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องการข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก และควรคำนึงถึงเรื่องนี้เมื่อนำเสนอข้อมูลแก่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ข้อมูลเดียวกันจะไม่เหมาะสมสำหรับผู้จัดการระดับสูงเนื่องจากพวกเขาจะต้องประมวลผลข้อมูลอีกครั้ง สำหรับพวกเขา ข้อมูลจะเป็นข้อมูล ไม่ใช่ข้อมูลทั่วไป
• ที่เกี่ยวข้อง – ข้อมูลจะต้องเกี่ยวข้องกับผู้รับ ข้อมูลจะต้องเกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาที่ผู้รับที่ต้องการเผชิญอยู่ หากแผนก ICT ต้องการซื้อเซิร์ฟเวอร์ใหม่ ข้อมูลที่พูดถึงส่วนลด 35% สำหรับแล็ปท็อปจะไม่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ดังกล่าว
• เผด็จการ – ข้อมูลจะต้องมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ สมมติว่าคุณมีบัญชีธนาคารและต้องการโอนเงินไปยังบัญชีธนาคารอื่นที่ใช้สกุลเงินที่แตกต่างจากของคุณ การใช้อัตราแลกเปลี่ยนจากสำนักงานการเปลี่ยนแปลงจะไม่ถือว่าเชื่อถือได้ เมื่อเปรียบเทียบกับการรับอัตราแลกเปลี่ยนโดยตรงจากธนาคารของคุณ
• ทันเวลา – ข้อมูลควรมีให้เมื่อจำเป็น สมมติว่าบริษัทของคุณต้องการควบรวมกิจการกับบริษัทอื่น ข้อมูลที่ประเมินบริษัทอื่นที่คุณต้องการรวมเข้าด้วยกันจะต้องจัดเตรียมก่อนการควบรวมกิจการ และคุณต้องมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบข้อมูล

ความได้เปรียบในการแข่งขันด้านข้อมูลและ MIS

ความได้เปรียบในการแข่งขันคือตำแหน่งที่ทำให้ธุรกิจมีกำไรมากกว่าคู่แข่ง ตัวอย่างเช่น การผลิตผลิตภัณฑ์ด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่าคู่แข่งจะทำให้คุณมีกำไรมากขึ้น

ระบบสารสนเทศมีศักยภาพที่จะช่วยให้องค์กรก้าวไปสู่ตำแหน่งดังกล่าวได้ โดยทำได้ดังนี้

Operaความเป็นเลิศแห่งชาติ ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานมุ่งหวังที่จะปรับปรุงการดำเนินงานของธุรกิจ ยกตัวอย่างร้านค้าปลีก ร้านค้าปลีกสามารถใช้ระบบสารสนเทศเพื่อวางคำสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติเมื่อระดับสินค้าคงคลังถึงขีดจำกัดการสั่งซื้อซ้ำ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าร้านค้าปลีกจะไม่หมดสต็อกสินค้าและลูกค้าสามารถไว้วางใจได้เสมอว่าร้านค้าปลีกจะค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการ

รูปแบบธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ และบริการใหม่ๆ – มาต่อด้วยตัวอย่างร้านค้าปลีกกัน ร้านค้าปลีกสามารถพัฒนาระบบสั่งซื้อผ่านเว็บหรือแอปพลิเคชันสมาร์ทโฟนที่ลูกค้าสามารถใช้เพื่อซื้อสินค้าจากที่บ้านหรือทุกที่ได้อย่างสะดวกสบาย ระบบการสั่งซื้อสามารถเชื่อมโยงกับธุรกิจจัดส่งและรองรับการชำระเงินออนไลน์ได้ นี่เป็นรูปแบบธุรกิจใหม่เมื่อเทียบกับลูกค้าที่เดินเข้ามาเพื่อซื้อสินค้าเทียบกับการซื้อจากแอปบนเว็บหรือบนสมาร์ทโฟน

ปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และลูกค้า – ข้อมูลในอดีตใช้เพื่อทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าและซัพพลายเออร์ จากนั้นข้อมูลนี้จะถูกนำมาใช้เพื่อสร้างบริการและผลิตภัณฑ์ที่ตอบสนองความต้องการ สิ่งนี้นำไปสู่ความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าและธุรกิจซึ่งทำให้องค์กรอยู่ในตำแหน่งที่ทำกำไรได้มากขึ้น

ปรับปรุงการตัดสินใจ ข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศหากได้รับการออกแบบและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ จะแสดงผลข้อมูลที่มีคุณลักษณะครบถ้วนของข้อมูลที่ดีตามที่ได้อธิบายไว้ในหัวข้อข้างต้น ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถตัดสินใจที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้

องค์ประกอบของ MIS และความสัมพันธ์

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 5 ส่วน ได้แก่ คน กระบวนการทางธุรกิจ ข้อมูล ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ ส่วนประกอบทั้งหมดเหล่านี้จะต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

คน – คือผู้ใช้ที่ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน ผู้ใช้มักจะเป็นมืออาชีพที่มีคุณสมบัติเหมาะสม เช่น นักบัญชี ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นต้น แผนก ICT มักจะมีเจ้าหน้าที่สนับสนุนคอยดูแลให้ระบบทำงานอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนทางธุรกิจ – สิ่งเหล่านี้ได้รับการตกลงตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่แนะนำผู้ใช้และส่วนประกอบอื่น ๆ ทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนทางธุรกิจได้รับการพัฒนาโดยบุคคล เช่น ผู้ใช้ ที่ปรึกษา ฯลฯ

ข้อมูล – บันทึกธุรกรรมทางธุรกิจในแต่ละวัน สำหรับธนาคาร ข้อมูลจะถูกรวบรวมจากกิจกรรมต่างๆ เช่น การฝาก การถอนเงิน เป็นต้น

ฮาร์ดแวร์ – ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ อุปกรณ์เครือข่าย ฯลฯ ฮาร์ดแวร์ให้พลังการประมวลผลสำหรับการประมวลผลข้อมูล นอกจากนี้ยังมีความสามารถด้านเครือข่ายและการพิมพ์อีกด้วย ฮาร์ดแวร์เร่งความเร็วในการประมวลผลข้อมูลเป็นข้อมูล

ซอฟต์แวร์ – นี่คือโปรแกรมที่ทำงานบนฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็นสองประเภทใหญ่ ๆ คือซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์ ซอฟต์แวร์ระบบหมายถึง ระบบปฏิบัติการ เช่น Windows, แมคโอเอส และ Ubuntuฯลฯ ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันหมายถึงซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับการทำงานทางธุรกิจให้สำเร็จ เช่น ก บัญชีเงินเดือน โปรแกรม ระบบธนาคาร ระบบขายหน้าร้าน ฯลฯ

ห่วงโซ่คุณค่าของพอร์เตอร์

ลองนึกถึงบริษัทอย่าง Apple Inc. ทำไมพวกเขาถึงประสบความสำเร็จ? ทำไมลูกค้าถึงชอบและซื้อ iPhone? เป็นเพราะ iPhone เพิ่มมูลค่าให้กับชีวิตของพวกเขา นี่คือเหตุผลว่าทำไม Apple Inc. จึงเป็นธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ห่วงโซ่คุณค่าหมายถึงกิจกรรมที่บริษัทดำเนินการเพื่อสร้างมูลค่าให้กับลูกค้า

แนวคิดของห่วงโซ่คุณค่าได้รับการพัฒนาโดย Michael Porter ห่วงโซ่คุณค่าของ Porter มีสองกิจกรรม ได้แก่

• กิจกรรมเบื้องต้น – กิจกรรมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการสร้างผลิตภัณฑ์/บริการ การตลาดและการขาย และการสนับสนุน กิจกรรมหลักประกอบด้วย โลจิสติกส์ขาเข้า การดำเนินงาน โลจิสติกส์ขาออก การตลาดและการขาย และการบริการ
• กิจกรรมสนับสนุน – เป็นกิจกรรมที่สนับสนุนกิจกรรมเบื้องต้น กิจกรรมสนับสนุนประกอบด้วยการจัดซื้อ (การจัดซื้อ) การจัดการทรัพยากรมนุษย์ การพัฒนาเทคโนโลยี และโครงสร้างพื้นฐาน

แผนภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นห่วงโซ่คุณค่า

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงให้เห็นห่วงโซ่คุณค่าของ Apple Inc.

เป้าหมายโดยรวมของห่วงโซ่คุณค่าคือการช่วยให้ธุรกิจได้รับความได้เปรียบทางการแข่งขัน ความได้เปรียบทางการแข่งขันคือตำแหน่งของธุรกิจในตลาดที่ทำให้สามารถทำกำไรได้มากกว่าคู่แข่งโดยตรง

อิทธิพลของไอทีต่อเป้าหมายขององค์กร

เป้าหมายขององค์กร หมายถึง วัตถุประสงค์และภารกิจขององค์กรโดยเฉพาะในระยะยาว ไม่ว่าองค์กรจะดำเนินธุรกิจประเภทใด เป้าหมายโดยรวมคือการสร้างมูลค่าให้กับลูกค้าหรือลูกค้าตามที่ระบุไว้ในส่วนข้างต้น

การจัดตำแหน่งเทคโนโลยีสารสนเทศทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีทั่วไปสองวิธีที่องค์กรสามารถให้คุณค่าได้คือการนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพในราคาที่ต่ำกว่าคู่แข่งหรือในราคาที่สูง แต่ด้วยคุณสมบัติเพิ่มเติมที่เพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้า

เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ธุรกิจสามารถประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากด้วยต้นทุนที่ถูกกว่าและภายในเวลาที่สั้นที่สุด ช่วยให้องค์กรสามารถจัดหาผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพในราคาที่ถูกกว่า

มาดูตัวอย่างธนาคารกัน ธนาคารสามารถใช้ตู้ ATM เพื่อให้ลูกค้าถอนเงินและวิธีการฝากเงินอัตโนมัติอื่นๆ ลูกค้าที่มีข้อสงสัยสามารถนำไปยังเว็บไซต์ที่มีคำถามที่พบบ่อย ทั้งบุคคลและธุรกิจสามารถดูใบแจ้งยอดทางออนไลน์ได้หากสมัครใช้บริการธนาคารทางอินเทอร์เน็ต

การดำเนินธุรกิจด้านไอทีข้างต้นนำไปสู่การลดต้นทุนในการทำธุรกิจและการสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ ต้นทุนในการทำธุรกิจที่ลดลงทำให้ธนาคารสามารถลดค่าธรรมเนียมธนาคาร จึงนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพในราคาที่ถูกกว่า

สรุป

องค์กรธุรกิจมีอยู่เพื่อทำกำไร องค์กรไม่แสวงผลกำไรดำรงอยู่เพื่อให้บริการที่มีคุณภาพหรือผลิตภัณฑ์อย่างคุ้มค่า

ไม่ว่าองค์กรประเภทใด MIS มีบทบาทสำคัญในการบรรลุวัตถุประสงค์

ระบบสารสนเทศช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องโดยการให้ข้อมูลแก่ผู้มีอำนาจตัดสินใจ