การรวมโครงการและการจัดการขอบเขต: คืออะไร คำจำกัดความ

การจัดการบูรณาการโครงการคืออะไร?

การจัดการบูรณาการโครงการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมต่างๆ ของโครงการมีการประสานงานอย่างเหมาะสม

กล่าวอีกนัยหนึ่ง กระบวนการบริหารจัดการบูรณาการโครงการประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ เช่น การระบุ การกำหนด การรวม และการประสานงานกระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

การจัดการบูรณาการโครงการประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้

กระบวนการ	เวทีโครงการ	การส่งมอบที่สำคัญ
พัฒนากฎบัตรโครงการ	กำลังเริ่มต้น	กฎบัตรโครงการ
พัฒนาแผนการบริหารจัดการโครงการ	การวางแผน	แผนการบริหารโครงการ
กำกับและจัดการงานโครงการ	การกระทำ	การส่งมอบ
ติดตามและควบคุมงานโครงการ	การตรวจสอบและควบคุม	คำขอเปลี่ยนแปลง
ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม	การตรวจสอบและควบคุม	อัปเดตสถานะคำขอเปลี่ยนแปลง
ปิดโครงการหรือเฟส	ปิดโครงการ	ผลิตภัณฑ์สุดท้าย

เราจะมาดูแต่ละขั้นตอนทีละขั้นด้านล่างนี้:-

กฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นส่วนสำคัญของการจัดการบูรณาการโครงการ หากไม่มีกฎบัตรโครงการ โครงการจะไม่สามารถเริ่มต้นได้ อนุมัติและกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างเป็นทางการ ประกอบด้วยชื่อ คำอธิบาย และการส่งมอบของโครงการ ซึ่งโดยปกติจะเขียนโดยผู้มีอำนาจที่สูงกว่าผู้จัดการโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
คำชี้แจงโครงการของการทำงาน	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	กฎบัตรโครงการ
กรณีธุรกิจ
กับtract
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

แผนการบริหารโครงการ

การพัฒนาแผนโครงการใช้ผลลัพธ์ของกระบวนการวางแผนอื่นๆ เพื่อสร้างเอกสารเชิงตรรกะที่สอดคล้องกัน ซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางทั้งการควบคุมโครงการและการดำเนินโครงการ แผนการจัดการโครงการใช้เพื่อกำหนดทิศทางการดำเนินโครงการ บันทึกสมมติฐานการวางแผนโครงการ การสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อการควบคุมโครงการที่ดีขึ้น ฯลฯ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
กฎบัตรโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	แผนการบริหารโครงการ
ผลลัพธ์จากกระบวนการวางแผน
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

กำกับและจัดการงานโครงการ

เป็นกระบวนการที่งานจะดำเนินการตามที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการและดำเนินการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการของโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	การส่งมอบ
อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง	ระบบสารสนเทศการบริหารโครงการ	ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร		คำขอเปลี่ยนแปลง
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร		การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
		อัพเดตเอกสารโครงการ

ติดตามและควบคุมงานโครงการ

ขั้นตอนนี้ประกอบด้วย tracโดยมีหน้าที่ตรวจสอบและรายงานความคืบหน้าของโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	คำขอเปลี่ยนแปลง
รายงานประสิทธิภาพ		การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร		อัพเดตเอกสารโครงการ
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม

เป็นขั้นตอนที่ประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่มีต่อโครงการ โดยต้องประเมินทั้งโครงการ ในขั้นตอนนี้ จะมีการวิเคราะห์งานจริงเทียบกับแผนงานที่คาดการณ์ไว้ และปรับแก้หากงานไม่สอดคล้องกันหรือซิงค์กัน

ความแตกต่างระหว่าง "งานตรวจสอบและควบคุมโครงการ" และ "การควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม" คือการดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวมเน้นการจัดการการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตของโครงการ ในขณะที่แบบแรกมุ่งเน้นไปที่การจัดการวิธีดำเนินการขอบเขตดังกล่าว

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	เปลี่ยนคำขออัพเดตสถานะ
ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน	เปลี่ยนแปลงการประชุมควบคุม	การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
คำขอเปลี่ยนแปลง		อัพเดตเอกสารโครงการ
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ปิดโครงการหรือเฟส

เป็นขั้นตอนของการเสร็จสิ้นอย่างเป็นทางการของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย
การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ		การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

การจัดการขอบเขตโครงการคืออะไร?

กระบวนการจัดการขอบเขตจะกำหนดว่างานใดบ้างที่ต้องทำและทำให้แน่ใจว่าโครงการรวมเฉพาะงานนั้นเพื่อทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

เหตุใดผู้จัดการจึงต้องการการจัดการขอบเขตโครงการ

• หากไม่มีการกำหนดขอบเขตของโครงการ จะไม่สามารถประมาณเวลาหรือต้นทุนที่โครงการจะใช้ได้
• การจัดการขอบเขตสร้างกระบวนการควบคุมเพื่อระบุองค์ประกอบที่อาจเปลี่ยนแปลงโครงการในระหว่าง วงจรชีวิตของโครงการ
• วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงความท้าทายที่โครงการอาจเผชิญเมื่อขอบเขตงานขยายใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ และรายการข้อกำหนดไม่เป็นระเบียบ

ขั้นตอนนี้รวมถึงทั้ง-

• การจัดการขอบเขตโครงการ
• การจัดการขอบเขตผลิตภัณฑ์

กระบวนการจัดการขอบเขตของโครงการประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้

กระบวนการ	กลุ่มโครงการ	การส่งมอบที่สำคัญ
การจัดการขอบเขตแผน	การวางแผน
รวบรวมข้อกำหนด	การวางแผน	เอกสารที่จำเป็น
กำหนดขอบเขต	การวางแผน	คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
สร้าง WBS	การวางแผน	ไดเรกทอรี WBS, WBS
ตรวจสอบขอบเขต	การตรวจสอบและการควบคุม	การส่งมอบการยอมรับ
ขอบเขตการควบคุม	การตรวจสอบและการควบคุม	คำขอเปลี่ยนแปลง

เราจะมาดูแต่ละขั้นตอนทีละขั้นด้านล่างนี้:-

การจัดการขอบเขตแผน

แผนการจัดการขอบเขตจะกำหนดวิธีการกำหนด ตรวจสอบ และควบคุมขอบเขต

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
คำชี้แจงขอบเขตโครงการเบื้องต้น
กฎบัตรโครงการ	การประชุม	แผนการจัดการความต้องการ
แผนการบริหารโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	แผนการจัดการขอบเขต
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

รวบรวมข้อกำหนด

ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการจะใช้เทคนิคและเครื่องมือต่างๆ ในการรวบรวมข้อกำหนดของโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ขั้นตอนนี้มีความสำคัญมาก และหากดำเนินการอย่างถูกต้อง โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในระหว่างโครงการจะน้อยที่สุด

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
กฎบัตรโครงการ	บทสัมภาษณ์	เอกสารความต้องการ
ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย	กลุ่มเป้าหมาย	แผนการจัดการความต้องการ
	เทคนิคการสร้างสรรค์เป็นกลุ่ม	ข้อกำหนด tracเมทริกซ์ความสามารถ
	การประชุมเชิงปฏิบัติการที่อำนวยความสะดวก
	แบบสำรวจและแบบสอบถาม
	ต้นแบบ
	ข้อสังเกต
	เทคนิคการตัดสินใจเป็นกลุ่ม

กระบวนการกำหนดขอบเขต

กระบวนการนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าโครงการควรดำเนินไปอย่างไรและสิ่งใดที่ไม่สามารถทำได้ ในระหว่างกระบวนการนี้ จะมีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการยังคงอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง tracโดยการตรวจสอบเอกสารประกอบ ขอบเขตงานที่ได้จะระบุถึงข้อกำหนดและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
กฎบัตรโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
เอกสารข้อกำหนด	การวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์	อัพเดตเอกสารโครงการ
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร	บัตรประจำตัวทางเลือก
	การประชุมเชิงปฏิบัติการที่อำนวยความสะดวก

การสร้าง WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน)

WBS ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานของเขาสามารถแบ่งย่อยโครงการระดับสูงที่สามารถส่งมอบได้เป็นหน่วยงานเล็กๆ ที่สามารถจัดการได้ที่เรียกว่าชุดงาน

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
คำชี้แจงขอบเขตโครงการ	การจำแนก	WBS
เอกสารข้อกำหนด		พจนานุกรม WBS
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร		ขอบเขตพื้นฐาน
		อัพเดตเอกสารโครงการ

ตรวจสอบขอบเขต

กระบวนการตรวจสอบขอบเขตงานเกี่ยวข้องกับการยอมรับของลูกค้า ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าให้การยอมรับอย่างเป็นทางการต่อผลลัพธ์ทั้งหมดของโครงการ กระบวนการนี้จะเกิดขึ้นในตอนท้ายของแต่ละเฟส ในระหว่างกระบวนการนี้ ลูกค้าจะให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานที่ดำเนินการไปแล้ว

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
คำชี้แจงขอบเขตโครงการ	การตรวจสอบ	การส่งมอบการยอมรับ
แผนการบริหารโครงการ		คำขอเปลี่ยนแปลง
ความต้องการ Tracเมทริกซ์ความสามารถ		อัพเดตเอกสารโครงการ
การส่งมอบที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว

การควบคุมขอบเขต

กระบวนการหรือขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการติดตามสถานะของโครงการและการจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการประเมินความต้องการเพิ่มเติมจากลูกค้าหรือการตรวจสอบขอบเขตโครงการล่วงหน้าด้วย

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
แผนการบริหารโครงการ	การวิเคราะห์ความแปรปรวน	การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
เอกสารข้อกำหนด		เปลี่ยนแปลงคำขอ
ความต้องการ tracเมทริกซ์ความสามารถ
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน		อัพเดตเอกสารโครงการ

ประเด็นสำคัญที่ต้องจำสำหรับการจัดการขอบเขต

• เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเกินและบันทึกกำหนดการ ขอบเขตจะต้องครบถ้วนและถูกต้อง
• จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตให้ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานที่ไม่จำเป็นและความสับสน
• ควรแบ่งปันเอกสารขอบเขตกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกแบบและข้อกำหนด
• แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับการจัดการขอบเขตคือเอกสารขอบเขตจะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดระยะเวลาของโครงการ

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการบูรณาการโครงการและการจัดการขอบเขตโครงการ

แม้ว่าความรู้ทั้งสองด้านจะอยู่ในกรอบ PMBOK และมีข้อมูลป้อนเข้าหลายอย่างร่วมกัน แต่ก็ตอบคำถามที่แตกต่างกัน

การบริหารการบูรณาการโครงการจะพิจารณาว่าแผนงาน ผลลัพธ์ และการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างสอดคล้องกันอย่างไรตลอดวงจรชีวิตของโครงการทั้งหมด ส่วนการบริหารขอบเขตโครงการจะพิจารณาว่าโครงการจะดำเนินการอะไรบ้าง และจะไม่ดำเนินการอะไรบ้าง

ความแตกต่างปรากฏให้เห็นอย่างชัดเจนในตารางต่อไปนี้

แง่มุม	การจัดการบูรณาการโครงการ	การจัดการขอบเขตโครงการ
วัตถุประสงค์หลัก	ประสานองค์ความรู้ทุกด้านเข้าไว้ในแผนงานเดียวกันอย่างสอดคล้อง	กำหนด ตรวจสอบ และควบคุมงานที่จำเป็นในการส่งมอบผลิตภัณฑ์
ผลลัพธ์สำคัญ	เอกสารกำหนดขอบเขตโครงการและแผนการจัดการโครงการ	ขอบเขตงาน โครงสร้างการแบ่งงาน และขอบเขตงานพื้นฐาน
ผลลัพธ์ทั่วไป	อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงแผนงานแล้ว	เฉพาะผลงานที่ได้รับการยอมรับและคำขอเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตงานเท่านั้น
เจ้าของ	ผู้จัดการโครงการทำงานร่วมกับผู้สนับสนุนโครงการ	ผู้จัดการโครงการทำงานร่วมกับนักวิเคราะห์ธุรกิจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กล่าวโดยสรุป การบูรณาการช่วยให้ส่วนต่างๆ ของโครงการทำงานร่วมกันเป็นระบบเดียว ในขณะที่การจัดการขอบเขตงานช่วยให้ขอบเขตงานมีความชัดเจนและมั่นคง

วิธีป้องกันขอบเขตงานขยายตัวเกินขอบเขตในโครงการ

การขยายขอบเขตงานโดยไม่สามารถควบคุมได้หลังจากที่อนุมัติขอบเขตงานพื้นฐานแล้ว เรียกว่า "การขยายขอบเขตงานโดยไม่ตั้งใจ" (Scope creep) ซึ่งจะทำให้งบประมาณบานปลาย กำหนดการล่าช้า และคุณภาพลดลงหากไม่ได้รับการตรวจพบตั้งแต่เนิ่นๆ

แนวทางปฏิบัติต่อไปนี้จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการควบคุมการขยายตัวของขอบเขตงานได้ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดโครงการ

1. เขียนขอบเขตงานให้ชัดเจน อธิบายรายละเอียดของผลลัพธ์ที่คาดหวัง ข้อยกเว้น ข้อสมมติ และข้อจำกัดทั้งหมดในเอกสารขอบเขตงาน เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย
2. สร้างโครงสร้างการแบ่งงานโดยละเอียด แบ่งงานที่ต้องส่งมอบออกเป็นแพ็คเกจงานย่อยๆ ที่สามารถประเมินเวลาได้เป็นชั่วโมงหรือวัน โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ที่แม่นยำจะทำให้เห็นคำขอใหม่ๆ ได้อย่างชัดเจน เพราะคำขอเหล่านั้นไม่เข้ากับแพ็คเกจงานที่มีอยู่แล้ว
3. กำหนดขอบเขตพื้นฐานตั้งแต่เนิ่นๆ กำหนดขอบเขตงาน โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) และพจนานุกรม WBS ให้เป็นขอบเขตงานพื้นฐาน และจัดเก็บไว้ในระบบควบคุมเวอร์ชัน เพื่อให้สามารถวัดการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้
4. ส่งคำขอทุกรายการผ่านระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร้องขอคุณสมบัติใหม่ ให้บันทึกคำขอ ประเมินผลกระทบต่อต้นทุน กำหนดการ คุณภาพ และความเสี่ยง จากนั้นอนุมัติหรือปฏิเสธในกระดานควบคุมการเปลี่ยนแปลง
5. Tracข้อกำหนด k ที่มี a tracเมทริกซ์ความสามารถ เชื่อมโยงข้อกำหนดทุกข้อเข้ากับความต้องการทางธุรกิจ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และการทดสอบการยอมรับ คำขอที่ไม่สามารถดำเนินการได้ tracหากนำเอาเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับความต้องการทางธุรกิจมาอ้างอิง มักจะเป็นตัวเลือกที่ไม่เหมาะสมและอาจถูกปฏิเสธได้
6. สื่อสารการตัดสินใจเกี่ยวกับขอบเขตงาน แบ่งปันการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติและถูกปฏิเสธทั้งหมดกับทีมงานทั้งหมด เพื่อป้องกันไม่ให้ใครเริ่มงานที่อยู่นอกงบประมาณโดยไม่ได้ตั้งใจ

ขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้ขจัดความเปลี่ยนแปลง แต่ทำให้ความเปลี่ยนแปลงนั้นปรากฏให้เห็นและมีค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นความแตกต่างระหว่างการพัฒนาอย่างยั่งยืนกับการขยายขอบเขตงานที่ก่อให้เกิดความเสียหาย

เครื่องมือยอดนิยมสำหรับการบูรณาการโครงการและการจัดการขอบเขตงาน

ผู้จัดการโครงการสมัยใหม่ไม่ค่อย... tracการบูรณาการและการกำหนดขอบเขตในสเปรดชีตเพียงอย่างเดียว เครื่องมือต่อไปนี้ครอบคลุมความต้องการทั่วไปในสองด้านความรู้ดังกล่าว

• Microsoft Project: โปรแกรมวางแผนบนเดสก์ท็อปและคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพสูง พร้อมแผนภูมิ Gantt, การจัดสรรทรัพยากร และการกำหนดแผนพื้นฐาน tracเหมาะสำหรับโครงการขนาดกลางและขนาดใหญ่
• Jira และ Jira Align: นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในทีมพัฒนาแบบ Agile เพื่อจัดการ Epic, Story และความสัมพันธ์ระหว่างทีมต่างๆ พร้อมทั้งรักษาขอบเขตงานที่ต้องจัดการให้เป็นระเบียบ
• สมาร์ทชีต: เครื่องมือแบบตารางที่รองรับโครงสร้างการแบ่งงาน บันทึกการเปลี่ยนแปลง และแดชบอร์ดแบบบูรณาการ โดยไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้มากนัก
• Asana และ monday.com: แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่รวมรายการงาน มุมมองพอร์ตโฟลิโอ และเวิร์กโฟลว์การขอเปลี่ยนแปลงไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว
• Confluence และ SharePoint: แพลตฟอร์มเอกสารที่ช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น โครงการ คำชี้แจงขอบเขตงาน และการตัดสินใจเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้ในที่เดียว

การเลือกที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับขนาดของทีม วิธีการส่งมอบงาน และมาตรฐานการรายงานที่ผู้สนับสนุนใช้

คำถามที่พบบ่อย