การรวมโครงการและการจัดการขอบเขต: คืออะไร คำจำกัดความ

การจัดการบูรณาการโครงการคืออะไร?

การจัดการบูรณาการโครงการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมต่างๆ ของโครงการมีการประสานงานอย่างเหมาะสม

กล่าวอีกนัยหนึ่ง กระบวนการบริหารจัดการการรวมโครงการประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ เช่น การระบุ การกำหนด การรวม และการประสานงานกระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

การจัดการบูรณาการโครงการประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้

กระบวนการ	เวทีโครงการ	การส่งมอบที่สำคัญ
พัฒนากฎบัตรโครงการ	กำลังเริ่มต้น	กฎบัตรโครงการ
พัฒนาแผนการบริหารจัดการโครงการ	การวางแผน	แผนการบริหารโครงการ
กำกับและจัดการงานโครงการ	การกระทำ	การส่งมอบ
ติดตามและควบคุมงานโครงการ	การตรวจสอบและควบคุม	คำขอเปลี่ยนแปลง
ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม	การตรวจสอบและควบคุม	อัปเดตสถานะคำขอเปลี่ยนแปลง
ปิดโครงการหรือเฟส	ปิดโครงการ	ผลิตภัณฑ์สุดท้าย

เราจะเห็นกระบวนการทั้งหมดนี้ทีละขั้นตอนด้านล่าง:-

กฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการเป็นส่วนสำคัญของการจัดการบูรณาการโครงการ หากไม่มีกฎบัตรโครงการ โครงการจะไม่สามารถเริ่มต้นได้ อนุมัติและกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างเป็นทางการ ประกอบด้วยชื่อ คำอธิบาย และการส่งมอบของโครงการ ซึ่งโดยปกติจะเขียนโดยผู้มีอำนาจที่สูงกว่าผู้จัดการโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
คำชี้แจงโครงการของการทำงาน	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	กฎบัตรโครงการ
กรณีธุรกิจ
สัญญา
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

แผนการบริหารโครงการ

การพัฒนาแผนโครงการใช้ผลลัพธ์ของกระบวนการวางแผนอื่นๆ เพื่อสร้างเอกสารเชิงตรรกะที่สอดคล้องกัน ซึ่งสามารถใช้เป็นแนวทางทั้งการควบคุมโครงการและการดำเนินโครงการ แผนการจัดการโครงการใช้เพื่อกำหนดทิศทางการดำเนินโครงการ บันทึกสมมติฐานการวางแผนโครงการ การสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อการควบคุมโครงการที่ดีขึ้น ฯลฯ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
กฎบัตรโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	แผนการบริหารโครงการ
ผลลัพธ์จากกระบวนการวางแผน
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

กำกับและจัดการงานโครงการ

เป็นกระบวนการที่งานจะดำเนินการตามที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการและดำเนินการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการของโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	การส่งมอบ
อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง	ระบบสารสนเทศการบริหารโครงการ	ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร		คำขอเปลี่ยนแปลง
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร		การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
		อัพเดตเอกสารโครงการ

ติดตามและควบคุมงานโครงการ

ขั้นตอนนี้รวมถึงการติดตาม ตรวจสอบ และรายงานความคืบหน้าของโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	คำขอเปลี่ยนแปลง
รายงานประสิทธิภาพ		การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร		อัพเดตเอกสารโครงการ
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม

เป็นขั้นตอนที่ประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่มีต่อโครงการ โดยต้องประเมินทั้งโครงการ ในขั้นตอนนี้ จะมีการวิเคราะห์งานจริงเทียบกับแผนงานที่คาดการณ์ไว้ และปรับแก้หากงานไม่สอดคล้องกันหรือซิงค์กัน

ความแตกต่างระหว่าง "งานตรวจสอบและควบคุมโครงการ" และ "การควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวม" คือการดำเนินการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบรวมเน้นการจัดการการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตของโครงการ ในขณะที่แบบแรกมุ่งเน้นไปที่การจัดการวิธีดำเนินการขอบเขตดังกล่าว

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	เปลี่ยนคำขออัพเดตสถานะ
ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน	เปลี่ยนแปลงการประชุมควบคุม	การปรับปรุงแผนการจัดการโครงการ
คำขอเปลี่ยนแปลง		อัพเดตเอกสารโครงการ
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

ปิดโครงการหรือเฟส

เป็นขั้นตอนของการเสร็จสิ้นอย่างเป็นทางการของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ปัจจัยการผลิต	เครื่องมือและเทคนิค	Outputs
แผนการจัดการโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	การเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย
การส่งมอบที่ได้รับการยอมรับ		การอัปเดตสินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

การจัดการขอบเขตโครงการคืออะไร?

กระบวนการจัดการขอบเขตจะกำหนดว่างานใดบ้างที่ต้องทำและทำให้แน่ใจว่าโครงการรวมเฉพาะงานนั้นเพื่อทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

เหตุใดผู้จัดการจึงต้องการการจัดการขอบเขตโครงการ

• หากไม่มีการกำหนดขอบเขตของโครงการ จะไม่สามารถประมาณเวลาหรือต้นทุนที่โครงการจะใช้ได้
• การจัดการขอบเขตสร้างกระบวนการควบคุมเพื่อระบุองค์ประกอบที่อาจเปลี่ยนแปลงโครงการในระหว่าง วงจรชีวิตของโครงการ
• ช่วยหลีกเลี่ยงความท้าทายที่โครงการอาจประสบเมื่อมีขอบเขตที่เพิ่มมากขึ้นและรายการข้อกำหนดที่ไม่เป็นไปตามกฎ

ขั้นตอนนี้รวมถึงทั้ง-

• การจัดการขอบเขตโครงการ
• การจัดการขอบเขตผลิตภัณฑ์

กระบวนการจัดการขอบเขตของโครงการประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้

กระบวนการ	กลุ่มโครงการ	การส่งมอบที่สำคัญ
การจัดการขอบเขตแผน	การวางแผน
รวบรวมข้อกำหนด	การวางแผน	เอกสารที่จำเป็น
กำหนดขอบเขต	การวางแผน	คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
สร้าง WBS	การวางแผน	ไดเรกทอรี WBS, WBS
ตรวจสอบขอบเขต	การตรวจสอบและการควบคุม	การส่งมอบการยอมรับ
ขอบเขตการควบคุม	การตรวจสอบและการควบคุม	คำขอเปลี่ยนแปลง

เราจะเห็นกระบวนการทั้งหมดนี้ทีละขั้นตอนด้านล่าง:-

การจัดการขอบเขตแผน

แผนการจัดการขอบเขตจะกำหนดวิธีการกำหนด ตรวจสอบ และควบคุมขอบเขต

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
คำชี้แจงขอบเขตโครงการเบื้องต้น
กฎบัตรโครงการ	การประชุม	แผนการจัดการความต้องการ
แผนการบริหารโครงการ	ผู้เชี่ยวชาญ Jugment	แผนการจัดการขอบเขต
ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร

รวบรวมข้อกำหนด

ในระหว่างนี้ ผู้จัดการกระบวนการใช้เทคนิคและเครื่องมือต่างๆ ในการรวบรวมข้อกำหนดของโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ขั้นตอนนี้มีความสำคัญมากและหากทำอย่างถูกต้อง โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดระหว่างโครงการก็จะน้อยมาก

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
กฎบัตรโครงการ	บทสัมภาษณ์	เอกสารความต้องการ
ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย	กลุ่มเป้าหมาย	แผนการจัดการความต้องการ
	เทคนิคการสร้างสรรค์เป็นกลุ่ม	เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับข้อกำหนด
	การประชุมเชิงปฏิบัติการที่อำนวยความสะดวก
	แบบสำรวจและแบบสอบถาม
	ต้นแบบ
	ข้อสังเกต
	เทคนิคการตัดสินใจเป็นกลุ่ม

กระบวนการกำหนดขอบเขต

ขั้นตอนนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าโครงการควรดำเนินไปอย่างไรและไม่สามารถทำอะไรได้บ้าง ในระหว่างขั้นตอนนี้ จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการยังคงดำเนินไปตามแผนโดยการตรวจสอบเอกสารประกอบ จากนั้นขอบเขตที่ได้จะระบุถึงข้อกำหนดและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
กฎบัตรโครงการ	การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ	คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
เอกสารข้อกำหนด	การวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์	อัพเดตเอกสารโครงการ
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร	บัตรประจำตัวทางเลือก
	การประชุมเชิงปฏิบัติการที่อำนวยความสะดวก

การสร้าง WBS (โครงสร้างการแบ่งงาน)

WBS ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานของเขาสามารถแบ่งย่อยโครงการระดับสูงที่สามารถส่งมอบได้เป็นหน่วยงานเล็กๆ ที่สามารถจัดการได้ที่เรียกว่าชุดงาน

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
คำชี้แจงขอบเขตโครงการ	การจำแนก	WBS
เอกสารข้อกำหนด		พจนานุกรม WBS
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร		ขอบเขตพื้นฐาน
		อัพเดตเอกสารโครงการ

ตรวจสอบขอบเขต

กระบวนการตรวจสอบขอบเขตเกี่ยวข้องกับการยอมรับของลูกค้า เมื่อลูกค้ายอมรับการส่งมอบโครงการทั้งหมดอย่างเป็นทางการ เมื่อสิ้นสุดแต่ละเฟส กระบวนการนี้จะเกิดขึ้น ในระหว่างกระบวนการนี้ ลูกค้าจะให้คำติชมเกี่ยวกับงานที่ทำไปแล้ว

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
คำชี้แจงขอบเขตโครงการ	การตรวจสอบ	การส่งมอบการยอมรับ
แผนการบริหารโครงการ		คำขอเปลี่ยนแปลง
เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับความต้องการ		อัพเดตเอกสารโครงการ
การส่งมอบที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว

การควบคุมขอบเขต

กระบวนการหรือระยะนี้เกี่ยวข้องกับการติดตามสถานะของโครงการและการจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขต นอกจากนี้ ยังเกี่ยวข้องกับการประเมินข้อกำหนดเพิ่มเติมโดยลูกค้าหรือการมองข้ามขอบเขตของโครงการในเชิงรุก

อินพุตหลัก	เครื่องมือและเทคนิค	เอาต์พุตหลัก
แผนการบริหารโครงการ	การวิเคราะห์ความแปรปรวน	การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
เอกสารข้อกำหนด		เปลี่ยนแปลงคำขอ
เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับความต้องการ
สินทรัพย์กระบวนการขององค์กร
ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน		อัพเดตเอกสารโครงการ

ประเด็นสำคัญที่ต้องจำสำหรับการจัดการขอบเขต

• เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเกินและบันทึกกำหนดการ ขอบเขตจะต้องครบถ้วนและถูกต้อง
• จำเป็นต้องกำหนดขอบเขตให้ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานที่ไม่จำเป็นและความสับสน
• ควรแบ่งปันเอกสารขอบเขตกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกแบบและข้อกำหนด
• แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับการจัดการขอบเขตคือเอกสารขอบเขตจะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดระยะเวลาของโครงการ

สรุป

การจัดการขอบเขตใช้เพื่อกำหนดวิธีการจัดการกระบวนการวางแผนขอบเขตที่เหลือ

สิ่งสำคัญของระยะนี้

• การวิเคราะห์ความต้องการของโครงการ
• สื่อสารการเปลี่ยนแปลงขอบเขตไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
• บทบาทและความรับผิดชอบตามขอบเขต