วิธีสร้างตาราง Pivot ใน Excel: บทช่วยสอนสำหรับผู้เริ่มต้น
ชาร์ล็อตต์มิลเลอร์
จะมีบางครั้งที่คุณจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากและสร้างรายงานที่อ่านและเข้าใจง่าย ตาราง Pivot ช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าวและสร้างรายงานที่ตรงตามข้อกำหนดการรายงานทางธุรกิจของเรา
ตารางสาระสำคัญคืออะไร?
Pivot Table คือข้อมูลสรุปของชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ซึ่งโดยปกติแล้วจะประกอบด้วยตัวเลขทั้งหมด ค่าเฉลี่ย ค่าต่ำสุด ค่าสูงสุด ฯลฯ สมมติว่าคุณมีข้อมูลยอดขายสำหรับภูมิภาคต่างๆ ด้วย Pivot Table คุณสามารถสรุปข้อมูลตามภูมิภาคและค้นหายอดขายเฉลี่ยต่อภูมิภาค ยอดขายสูงสุดและต่ำสุดต่อภูมิภาค ฯลฯ Pivot Table ช่วยให้เราวิเคราะห์ สรุป และแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในรายงานของเราได้
บทช่วยสอนทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการสร้างตารางเดือย
ภาพด้านล่างแสดงข้อมูลการขายตัวอย่างที่เรียงจากฐานข้อมูลการเข้าถึงลมเหนือ
คุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูล Excel ตัวอย่างได้ที่นี่
ดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูล Excel ข้างต้น
ดังที่คุณเห็นจากภาพด้านบน สเปรดชีตของเรามีข้อมูลจำนวนมาก สมมติว่าเราต้องการสร้างข้อมูลสรุปของลูกค้า จัดกลุ่มคำสั่งซื้อทั้งหมดตามผลิตภัณฑ์ และแสดงปริมาณ ราคาต่อหน่วย และผลรวมย่อยสำหรับธุรกรรมทั้งหมด
- เปิดไฟล์ Excel ที่คุณดาวน์โหลด
- คลิกที่แท็บ INSERT บน Ribbon
- คุณจะได้รับหน้าต่างต่อไปนี้
- คลิกที่ปุ่มเลือกตาราง/ช่วงตามที่แสดงในภาพด้านบน
- คุณจะได้รับหน้าต่างขนาดเล็กต่อไปนี้
- คลิกในที่อยู่เซลล์ A1
- กด Ctrl + A บนแป้นพิมพ์เพื่อเลือกเซลล์ข้อมูลทั้งหมด
- หน้าต่างเล็ก ๆ ของคุณที่แสดงตอนนี้จะปรากฏดังนี้
- คลิกที่ปุ่มปิดเพื่อกลับไปที่หน้าต่างตัวเลือก
- คลิกที่ปุ่มตกลง
-
เลือกฟิลด์ต่อไปนี้
- ชื่อ บริษัท
- ชื่อสินค้า
- ราคาต่อหน่วย
- จำนวน
- ผลรวมย่อย
- แผ่นงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้
- โปรดทราบว่าข้อมูลข้างต้นได้รับการจัดกลุ่มตามชื่อบริษัทของลูกค้า ชื่อผลิตภัณฑ์ ราคาต่อหน่วย ผลรวมของปริมาณ และผลรวมย่อย
- สังเกตปุ่มแบบเลื่อนลงถัดจากป้ายกำกับแถว ปุ่มนี้ช่วยให้เราจัดเรียง/กรองข้อมูลของเราได้ สมมติว่าเราสนใจแต่เพียงเท่านั้น Alfredฟัตเตอร์คิสต์
- คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงป้ายกำกับแถวดังที่แสดงด้านล่าง
- ลบเครื่องหมายออกจาก (เลือกทั้งหมด)
- เลือก Alfredฟัตเตอร์คิสต์
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- คุณจะได้รับข้อมูลดังต่อไปนี้
ตารางเดือย 2 มิติ
ตารางเดือยสองมิติคือตารางที่มีช่องทั้งแถวและคอลัมน์ สมมติว่าเราต้องการแสดงรายการชื่อพนักงานเป็นแถวและใช้คอลัมน์เพื่อแสดงชื่อลูกค้าและกรอกยอดขายทั้งหมดลงในเซลล์
- เปิดใช้งานเอกสารข้อมูลการขาย
- คลิกที่แท็บ INSERT
- คลิกที่ปุ่ม Pivot Chart & Table
- เลือกข้อมูลทั้งหมด ตอนนี้ Excel ควรจำช่วงก่อนหน้า ดังนั้นคุณเพียงแค่ต้องคลิกที่ปุ่มตกลง
- แผ่นงานใหม่จะถูกสร้างขึ้นด้วยเครื่องมือตารางสรุปข้อมูล
- เลือกช่องตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
ตารางเดือยของคุณจะมีลักษณะดังนี้
การแสดงข้อมูลตารางเดือยโดยใช้แผนภูมิ
ด้วย Excel 2013 คุณไม่จำเป็นต้องสร้างแผนภูมิด้วยตนเอง Excel จะสร้างไฟล์ แผนภูมิ สำหรับคุณในขณะที่คุณสร้างตารางสรุปข้อมูล เปลี่ยนฟังก์ชันรวม ใช้ตัวกรอง ฯลฯ
แผนภูมิด้านล่างถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับเราจากแบบฝึกหัดแผนภูมิสาระสำคัญแบบง่ายๆ ที่กรองข้อมูล Alfredเฉพาะ Futterkiste เท่านั้น
สรุป
ตารางสรุปและแผนภูมิช่วยให้เราสรุปและวิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้ เราสามารถใช้ฟังก์ชันรวม เช่น SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE เป็นต้น แผนภูมิจะถูกสร้างและอัปเดตโดยอัตโนมัติโดย Excel เมื่อเราทำงานกับข้อมูล
