ระบบสารสนเทศคืออะไร? บทนำและคำจำกัดความ

ความจำเป็นของระบบสารสนเทศ

ต่อไปนี้เป็นเหตุผลบางประการในการมี ระบบมิสซิสเต็ม.

• ผู้มีอำนาจตัดสินใจต้องการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้
• ระบบ MIS อำนวยความสะดวกในการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร พนักงานภายในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในแต่ละวันได้อย่างง่ายดาย บริการต่างๆ เช่น บริการข้อความสั้น (SMS) และอีเมลทำให้สามารถสื่อสารกับลูกค้าและซัพพลายเออร์ได้จากภายในระบบ MIS ที่องค์กรใช้งานอยู่
• บันทึกการรักษา – ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กรและจัดให้มีจุดอ้างอิงสำหรับธุรกรรม

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

ส่วนประกอบที่สำคัญของ MIS แบบยาวทั่วไป (ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ) คือ:

• คน – ผู้ที่ใช้ระบบสารสนเทศ
• ข้อมูล – ข้อมูลที่ระบบสารสนเทศบันทึก
• ขั้นตอนทางธุรกิจ – ขั้นตอนปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีการบันทึก จัดเก็บ และวิเคราะห์ข้อมูล
• ฮาร์ดแวร์ – ซึ่งรวมถึงเซิร์ฟเวอร์ เวิร์กสเตชัน อุปกรณ์เครือข่าย เครื่องพิมพ์ ฯลฯ
• ซอฟต์แวร์ – เป็นโปรแกรมที่ใช้จัดการข้อมูล ซึ่งรวมถึงโปรแกรมต่างๆ เช่น โปรแกรมสเปรดชีต ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล ฯลฯ

ประเภทของระบบสารสนเทศ

ประเภทของระบบสารสนเทศที่ผู้ใช้ใช้ขึ้นอยู่กับระดับของผู้ใช้ในองค์กร แผนภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นระดับหลักสามระดับของผู้ใช้ในองค์กรและประเภทของระบบสารสนเทศที่พวกเขาใช้

ระบบประมวลผลธุรกรรม (TPS)

ระบบข้อมูลประเภทนี้ใช้เพื่อบันทึกธุรกรรมในแต่ละวันของธุรกิจ ตัวอย่างของระบบประมวลผลธุรกรรมคือระบบ ณ จุดขาย (POS) มีการใช้ระบบ POS เพื่อบันทึกยอดขายรายวัน

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเรียกโดยย่อว่า MIS ใช้เพื่อชี้แนะผู้จัดการเชิงกลยุทธ์ในการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง เอาต์พุตจากระบบประมวลผลธุรกรรมจะถูกใช้เป็นอินพุตไปยังระบบ MIS

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

ผู้จัดการระดับสูงใช้ระบบสนับสนุนการตัดสินใจในการตัดสินใจแบบกึ่งมีโครงสร้าง ผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะถูกใช้เป็นข้อมูลเข้าในระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบ DSS ยังรับข้อมูลจากแหล่งภายนอก เช่น กลไกของตลาดในปัจจุบัน การแข่งขัน ฯลฯ

ระบบสารสนเทศแบบแมนนวล VS ระบบสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์ (MIS)

ข้อมูลคือกระแสเลือดขององค์กรธุรกิจใดๆ ทุกคนในองค์กรต้องการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศเป็นวิธีการจัดระเบียบในการบันทึก จัดเก็บข้อมูล และเรียกค้นข้อมูล

ในส่วนนี้ เราจะดูที่ระบบข้อมูลแบบแมนนวลเทียบกับระบบข้อมูลแบบคอมพิวเตอร์

ระบบสารสนเทศด้วยตนเอง

ระบบสารสนเทศแบบแมนนวลไม่ได้ใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ใดๆ การบันทึก จัดเก็บ และเรียกค้นข้อมูลจะดำเนินการด้วยตนเองโดยผู้ที่รับผิดชอบระบบสารสนเทศ

ต่อไปนี้เป็นส่วนประกอบหลักของระบบสารสนเทศด้วยตนเอง

• คน –ประชาชนเป็นผู้รับระบบสารสนเทศ
• ขั้นตอนทางธุรกิจ –สิ่งเหล่านี้เป็นมาตรการที่กำหนดกฎเกณฑ์ในการประมวลผลข้อมูล จัดเก็บ วิเคราะห์ และจัดทำข้อมูล
• ข้อมูล -สิ่งเหล่านี้เป็นธุรกรรมที่บันทึกไว้ในแต่ละวัน
• ระบบการจัดเก็บ - นี่เป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ
• รายงาน –รายงานจะถูกสร้างขึ้นหลังจากวิเคราะห์ข้อมูลจากระบบไฟล์และรวบรวมด้วยตนเอง

แผนภาพต่อไปนี้แสดงให้เห็นวิธีการทำงานของระบบสารสนเทศด้วยตนเองทั่วไป

ข้อดีและข้อเสียของระบบสารสนเทศแบบแมนนวล

ข้อดี:

ข้อดีของระบบสารสนเทศด้วยตนเองมีดังต่อไปนี้

• คุ้มค่า - ถูกกว่าเมื่อเทียบกับระบบคอมพิวเตอร์เพราะไม่จำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์ราคาแพง เช่น เซิร์ฟเวอร์ เวิร์กสเตชัน เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
• ยืดหยุ่นได้ -ข้อกำหนดทางธุรกิจที่พัฒนาสามารถนำไปใช้ในขั้นตอนทางธุรกิจได้อย่างง่ายดายและนำไปปฏิบัติได้ทันที

ข้อเสีย:

ต่อไปนี้เป็นข้อเสียบางประการของระบบสารสนเทศด้วยตนเอง

• ใช้เวลานาน –การป้อนข้อมูลทั้งหมดจะต้องได้รับการตรวจสอบก่อนที่จะยื่น ซึ่งเป็นงานที่ใช้เวลานานเมื่อดำเนินการโดยมนุษย์ การดึงข้อมูลจากระบบไฟล์ยังใช้เวลานานพอสมควร
• มีแนวโน้มที่จะผิดพลาด – ความถูกต้องของข้อมูลเมื่อมีการตรวจสอบและตรวจสอบโดยมนุษย์มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับการตรวจสอบและการตรวจสอบความถูกต้องที่กระทำโดยระบบคอมพิวเตอร์
• ขาดความปลอดภัย – การรักษาความปลอดภัยของระบบแบบแมนนวลนั้นถูกนำไปใช้โดยการจำกัดการเข้าถึงห้องไฟล์ ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงห้องเก็บเอกสารได้อย่างง่ายดาย
• ความซ้ำซ้อนของข้อมูล –แผนกส่วนใหญ่ในองค์กรจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน ในระบบแบบแมนนวล เป็นเรื่องปกติที่จะทำซ้ำข้อมูลนี้เพื่อให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทุกคนเข้าถึงได้ง่าย ความท้าทายเกิดขึ้นเมื่อจำเป็นต้องอัปเดตข้อมูลเดียวกัน
• ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน – เนื่องจากข้อมูลซ้ำซ้อน จึงเป็นเรื่องปกติมากที่จะอัปเดตข้อมูลในไฟล์เดียวและไม่อัปเดตไฟล์อื่น สิ่งนี้นำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล
• ขาดการสำรองข้อมูล – หากไฟล์สูญหายหรือได้รับการจัดการอย่างไม่ถูกต้อง โอกาสในการกู้คืนข้อมูลแทบจะเป็นศูนย์

ระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์

ระบบคอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาเพื่อจัดการกับความท้าทายของระบบสารสนเทศแบบแมนนวล ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างระบบสารสนเทศแบบแมนนวลและระบบคอมพิวเตอร์คือระบบคอมพิวเตอร์ใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ร่วมกันในการบันทึก จัดเก็บ วิเคราะห์ และเรียกค้นข้อมูล

ข้อดีและข้อเสียของระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ (MIS)

ต่อไปนี้เป็นข้อเสียบางประการของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์

ข้อดี:

ข้อดีของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์มีดังต่อไปนี้

• การประมวลผลข้อมูลและการเรียกค้นข้อมูลที่รวดเร็ว – นี่เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ ประมวลผลข้อมูลและดึงข้อมูลในอัตราที่เร็วขึ้น สิ่งนี้นำไปสู่การปรับปรุงบริการลูกค้า/บริการลูกค้า
• ปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล – ง่ายต่อการใช้การตรวจสอบข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องในระบบคอมพิวเตอร์เมื่อเปรียบเทียบกับระบบแบบแมนนวล
• ปรับปรุงความปลอดภัย – นอกเหนือจากการจำกัดการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลแล้ว ระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ยังสามารถใช้การควบคุมความปลอดภัยอื่นๆ เช่น การตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้ ระบบการตรวจสอบสิทธิ์ไบโอเมตริกซ์ การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง เป็นต้น
• ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล – ระบบฐานข้อมูลได้รับการออกแบบในลักษณะที่จะลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งหมายความว่าการอัปเดตข้อมูลในแผนกหนึ่งจะทำให้แผนกอื่นๆ สามารถใช้งานได้โดยอัตโนมัติ
• ปรับปรุงระบบสำรองข้อมูล – ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่สามารถสำรองข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ทำให้ง่ายต่อการกู้คืนข้อมูลหากเกิดอะไรขึ้นกับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล
• เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย – ผู้บริหารธุรกิจส่วนใหญ่จำเป็นต้องเดินทางและยังสามารถตัดสินใจจากข้อมูลได้ ทางเว็บและ โทรศัพท์มือถือ เทคโนโลยีทำให้เข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ที่เป็นไปได้

ข้อเสีย:

• การตั้งค่าและกำหนดค่ามีราคาแพง – องค์กรต้องซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการรันระบบสารสนเทศ นอกจากนี้ ยังต้องมีการแก้ไขขั้นตอนทางธุรกิจ และพนักงานจะต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้ระบบสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์
• การพึ่งพาเทคโนโลยีอย่างมาก – หากมีสิ่งใดเกิดขึ้นกับฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่ทำให้หยุดทำงาน จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จนกว่าจะมีการเปลี่ยนฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่จำเป็น
• ความเสี่ยงจากการฉ้อโกง – หากไม่มีการควบคุมและตรวจสอบที่เหมาะสม ผู้บุกรุกสามารถโพสต์ธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต เช่น ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่ไม่เคยได้รับการส่งมอบ เป็นต้น

สรุป

• MIS ย่อมาจากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นการรวบรวมบุคคล กระบวนการ ข้อมูล และเทคโนโลยีสารสนเทศที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลรอบด้าน
• ระบบสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับระบบสารสนเทศแบบแมนนวล ระบบสารสนเทศแบบแมนนวลมีราคาถูกกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับระบบสารสนเทศด้วยคอมพิวเตอร์
• ระบบประมวลผลธุรกรรม (TPS) เป็นระบบที่เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจประจำวัน และใช้ในการตัดสินใจอย่างมีโครงสร้าง
• ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) ถูกใช้โดยผู้จัดการระดับกลางในการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง
• ระบบสนับสนุนการตัดสินใจถูกใช้โดยผู้จัดการระดับสูง และช่วยผู้จัดการระดับสูงในการตัดสินใจแบบไม่มีโครงสร้าง