การชำระเงินส่วนที่เหลือคืออะไรใน SAP พร้อมตัวอย่าง

วิธีส่วนเหลือ (Residual Method) คืออะไรใน SAP FI?

In SAP ในทางบัญชีการเงิน (FI) วิธีการบันทึกบัญชีแบบคงเหลือ (Residual Method) เป็นเทคนิคการบันทึกบัญชีที่ใช้เมื่อลูกค้าหรือผู้ขายชำระเงินเพียงบางส่วนของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ แทนที่จะปล่อยให้ใบแจ้งหนี้เดิมยังคงค้างชำระอยู่ ระบบจะทำการเคลียร์เอกสารต้นฉบับทั้งหมดและสร้างรายการเปิดใหม่โดยอัตโนมัติซึ่งบันทึกยอดคงเหลือที่เหลืออยู่ วิธีนี้ช่วยให้บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้เป็นระเบียบเรียบร้อย เนื่องจากยอดเงินที่ค้างชำระแต่ละรายการจะอยู่ในเอกสารของตนเองพร้อมวันที่บันทึกบัญชีใหม่

วิธีคิดค่าส่วนต่าง (Residual Method) แตกต่างอย่างมากจากวิธีคิดค่าบางส่วน (Partial Payment Method) ในวิธีคิดค่าบางส่วน ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะยังคงเปิดอยู่ และการชำระเงินจะเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ดังกล่าวในฐานะรายการที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นจึงมีเอกสารสองฉบับอยู่เคียงข้างกันจนกว่ายอดคงเหลือจะได้รับการชำระ แต่ในวิธีคิดค่าส่วนต่าง จะมีเอกสารที่เปิดอยู่เพียงฉบับเดียวในแต่ละครั้ง ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนของรายงานการค้างชำระ การติดตามทวงหนี้ และงานกระทบยอดที่ดำเนินการโดยทีมบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้

เหตุใดจึงควรเลือกใช้วิธีคิดคำนวณส่วนที่เหลือสำหรับการชำระเงินบางส่วน?

นักบัญชีนิยมใช้วิธีคิดคำนวณยอดคงเหลือเมื่อความชัดเจนในการตรวจสอบและการจัดกลุ่มอายุหนี้ที่ชัดเจนมีความสำคัญมากกว่าการเก็บรักษาหมายเลขใบแจ้งหนี้เดิม เนื่องจากยอดคงเหลือจะถูกบันทึกเป็นเอกสารใหม่ที่มีวันที่ปัจจุบัน ยอดคงเหลือจึงเริ่มต้นนับอายุหนี้ใหม่ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในการแก้ไขข้อพิพาท tracหรือเมื่อลูกค้าเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินใหม่ นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ใช้ระบบทวงหนี้อัตโนมัติ เนื่องจากยอดเงินคงค้างจะสะท้อนถึงยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระที่แท้จริงเสมอ

วิธีการบันทึกรายการชำระเงินบางส่วนที่เข้ามาโดยใช้วิธีคงเหลือ (F-28)

ขั้นตอนด้านล่างแสดงวิธีการบันทึกการชำระเงินจากลูกค้าที่ได้รับโดยใช้รหัสธุรกรรม F-28 เมื่อใช้แท็บรายการคงค้าง ระบบจะล้างใบแจ้งหนี้เดิมและสร้างรายการเปิดใหม่สำหรับยอดเงินที่ยังไม่ชำระ

ขั้นตอนที่ 1) เปิดธุรกรรม F-28

เข้าสู่ธุรกรรม Code F-28 ที่ SAP ฟิลด์คำสั่ง

ขั้นตอนที่ 2) ป้อนข้อมูลส่วนหัว

ในหน้าจอ "บันทึกการชำระเงินขาเข้า: ข้อมูลส่วนหัว" ให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้:

1. ป้อนวันที่ของเอกสาร
2. เข้าสู่ระบบบริษัท Code ซึ่งจะทำการบันทึกการชำระเงิน
3. ป้อนสกุลเงินที่ใช้ชำระเงิน
4. ระบุบัญชีเงินสดหรือบัญชีธนาคารที่จะบันทึกการชำระเงิน
5. ป้อนจำนวนเงินที่ได้รับ
6. ป้อนรหัสลูกค้าของผู้ที่ทำการชำระเงิน
7. ข่าวประชาสัมพันธ์ ดำเนินการรายการที่ค้างอยู่

ขั้นตอนที่ 3) เลือกแท็บรายการคงเหลือ

หลังจากดำเนินการรายการที่ค้างชำระเสร็จแล้ว ให้เปลี่ยนไปที่แท็บรายการคงเหลือเพื่อบันทึกยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระ

1. เลือกกระเป๋า สิ่งของคงเหลือ แถบ
2. เลือกและเปิดใช้งานใบแจ้งหนี้ที่ได้รับชำระเงินบางส่วนแล้ว
3. ป้อนจำนวนเงินคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระ

ขั้นตอนที่ 4) บันทึกเอกสารการชำระเงิน

ข่าวประชาสัมพันธ์ ลด เพื่อบันทึกเอกสารการชำระเงิน SAP ล้างใบแจ้งหนี้เดิมและสร้างรายการค้างชำระใหม่สำหรับยอดเงินคงเหลือ

ขั้นตอนที่ 5) ตรวจสอบหมายเลขเอกสาร

ตรวจสอบแถบสถานะเพื่อดูหมายเลขเอกสารที่สร้างขึ้นโดยระบบ SAPข้อความนี้ยืนยันว่าการบันทึกรายการที่เหลืออยู่ได้ถูกบันทึกเรียบร้อยแล้ว

วิธีการบันทึกรายการชำระเงินบางส่วนขาออกด้วยวิธีคงเหลือ (F-53)

การจ่ายเงินให้แก่ผู้ขายจะใช้ตรรกะวิธีคงเหลือ (Residual Method) เช่นเดียวกับวิธีอื่น แต่ใช้รหัสธุรกรรม F-53 ระบบจะเคลียร์ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและบันทึกเอกสารเจ้าหนี้ใหม่สำหรับยอดเงินที่ยังไม่ได้ชำระ

ขั้นตอนที่ 1) เปิดธุรกรรม F-53

เข้าสู่ธุรกรรม Code F-53 ที่ SAP ฟิลด์คำสั่ง

ขั้นตอนที่ 2) ป้อนข้อมูลส่วนหัว

ในหน้าจอ "บันทึกการชำระเงินขาออก: ข้อมูลส่วนหัว" ให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้:

1. ป้อนวันที่ของเอกสาร
2. เข้าสู่ระบบบริษัท Code ซึ่งจะทำการบันทึกการชำระเงิน
3. ระบุบัญชีเงินสดหรือบัญชีธนาคารที่จะบันทึกการชำระเงิน
4. ป้อนจำนวนเงินที่ต้องการชำระ
5. ป้อนรหัสผู้ขาย (Vendor ID) ของผู้ขายที่รับชำระเงิน
6. ข่าวประชาสัมพันธ์ ดำเนินการรายการที่ค้างอยู่

ขั้นตอนที่ 3) เลือกแท็บรายการคงเหลือ

หลังจากดำเนินการรายการที่ค้างชำระเสร็จแล้ว ให้ไปที่แท็บรายการคงเหลือเพื่อบันทึกยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระ

1. เลือกกระเป๋า สิ่งของคงเหลือ แถบ
2. เลือกและเปิดใช้งานใบแจ้งหนี้ที่มีการชำระเงินบางส่วนไปแล้ว
3. ป้อนจำนวนเงินคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระ

ขั้นตอนที่ 4) บันทึกการชำระเงิน

ข่าวประชาสัมพันธ์ ลด เพื่อบันทึกเอกสารการชำระเงินขาออก SAP ยกเลิกใบแจ้งหนี้ของผู้ขายฉบับเดิม และสร้างรายการค้างชำระใหม่สำหรับยอดเงินคงเหลือ

ขั้นตอนที่ 5) ตรวจสอบหมายเลขเอกสาร

ตรวจสอบแถบสถานะเพื่อดูหมายเลขเอกสารที่สร้างขึ้น นี่เป็นการยืนยันว่ารายการโอนยอดคงเหลือขาออกได้รับการบันทึกเรียบร้อยแล้ว

วิธีส่วนที่เหลือเทียบกับวิธีชำระเงินบางส่วน

วิธีการชำระเงินแบบคงเหลือ (Residual Method) จะล้างใบแจ้งหนี้เดิมและบันทึกรายการค้างชำระใหม่สำหรับยอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ชำระ ในขณะที่วิธีการชำระเงินแบบบางส่วน (Partial Payment Method) จะคงใบแจ้งหนี้เดิมไว้และเชื่อมโยงเอกสารการชำระเงินเข้ากับใบแจ้งหนี้ดังกล่าว เลือกวิธีการชำระเงินแบบคงเหลือเมื่อคุณต้องการเอกสารค้างชำระเพียงฉบับเดียวที่มีวันที่ครบกำหนดชำระใหม่ และเลือกวิธีการชำระเงินแบบบางส่วนเมื่อคุณต้องการให้ใบแจ้งหนี้เดิมยังคงแสดงอยู่จนกว่าจะได้รับการชำระเงินครบถ้วน ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อลูกค้าอ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้เดิมในการชำระเงิน

คำถามที่พบบ่อย