วิธีการดำเนินการทวงหนี้ใน SAP F150
เมสัน การ์เซีย
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
ดันนิงใน SAP เป็นกระบวนการอัตโนมัติในการแจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับรายการค้างชำระ โดยใช้ธุรกรรม F150 เพื่อเลือกบัญชี กำหนดระดับการทวงถาม สร้างข้อเสนอการทวงถาม และพิมพ์หรือส่งอีเมลแจ้งเตือนการทวงถามที่ได้ผลลัพธ์
ดันนิงใน SAP โปรแกรมนี้ช่วยสร้างระบบอัตโนมัติในการส่งจดหมายเตือนเมื่อลูกค้าปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ค้างชำระ โปรแกรมทวงหนี้ (รหัสธุรกรรม F150) จะอ่านรายการที่ค้างชำระ ตัดสินใจว่าจะเตือนบัญชีใด กำหนดระดับการทวงหนี้ และสร้างจดหมายเตือน คู่มือนี้จะอธิบายวิธีการทำงานของโปรแกรมทวงหนี้ การกำหนดค่าที่จำเป็น และขั้นตอนการเรียกใช้โปรแกรมทวงหนี้ F150 ทีละขั้นตอน
Dunning คืออะไรใน SAP?
การทวงหนี้ คือกระบวนการติดต่อกับลูกค้าหรือผู้ขายเกี่ยวกับบิลที่ค้างชำระ ซึ่ง SAP บันทึกเป็นรายการที่ยังไม่ปิด ใน SAP คุณสามารถกำหนดตารางเวลาสำหรับกระบวนการทวงหนี้และรักษาระดับการทวงหนี้ที่แตกต่างกันสำหรับการดำเนินการทวงหนี้แต่ละครั้ง ดังนั้นระดับความเข้มงวดของการแจ้งเตือนจะสูงขึ้นตามระยะเวลาที่ค้างชำระ โดยส่วนใหญ่เป็นส่วนหนึ่งของ บัญชีลูกหนี้แต่ผู้ขายที่มียอดคงเหลือติดลบก็อาจถูกเรียกเก็บเงินเพิ่มได้เช่นกัน
กระบวนการทวงหนี้ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้:
- ป้อนค่าพารามิเตอร์สำหรับโปรแกรมทวงหนี้ สามารถคัดลอกค่าพารามิเตอร์จากการทวงหนี้ครั้งก่อนและปรับวันที่ได้
- กระบวนการทวงหนี้จะเลือกบัญชี ตรวจสอบรายการค้างชำระ ตรวจสอบว่าต้องทวงหนี้หรือไม่ และกำหนดระดับการทวงหนี้ให้กับบัญชีเหล่านั้น ข้อมูลการทวงหนี้ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในข้อเสนอการทวงหนี้
- ข้อเสนอการทวงหนี้สามารถแก้ไข ลบ และสร้างใหม่ได้บ่อยเท่าที่จำเป็น จนกว่าเจ้าหน้าที่ทวงหนี้จะพอใจกับผลลัพธ์
- หากต้องการ สามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้ และติดตามผลการดำเนินการทวงหนี้ได้โดยตรงด้วยการพิมพ์ใบแจ้งเตือนการทวงหนี้
- เพียงคลิกเดียว หนังสือแจ้งเตือนการทวงหนี้จะถูกพิมพ์ออกมา และข้อมูลการทวงหนี้จะได้รับการอัปเดตในบันทึกหลักและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
การกำหนดค่าและข้อกำหนดเบื้องต้นของการทวงหนี้ (FBMP)
ก่อนเริ่มการทำงานของ F150 ครั้งแรก ต้องตั้งค่าพื้นฐานการทวงหนี้ก่อน มิเช่นนั้นระบบจะไม่พบข้อมูลใดๆ ให้ประมวลผล การตั้งค่าที่สำคัญที่สุดมีสามอย่าง ได้แก่ ขั้นตอนการทวงหนี้ ระดับการทวงหนี้ และ (เลือกได้) พื้นที่การทวงหนี้
- กระบวนการทวงหนี้ (FBMP) — ธุรกรรม FBMP จะรักษากระบวนการทวงหนี้ ซึ่งกำหนดช่วงเวลาการทวงหนี้เป็นวัน จำนวนระดับการทวงหนี้ (สูงสุดเก้าระดับ) จำนวนเงินค้างชำระขั้นต่ำ และแบบฟอร์มการแจ้งเตือน
- พื้นที่ดันนิง (OB61) — หน่วยองค์กรเสริมที่ช่วยให้คุณจัดการรายการต่างๆ แยกกันได้ เช่น ตามภูมิภาคหรือแผนก ภายในรหัสบริษัทเดียวกัน
- การกำหนดข้อมูลหลัก — ขั้นตอนการทวงหนี้จะถูกบันทึกไว้ในข้อมูลหลักของลูกค้าหรือผู้ขาย บัญชีที่ไม่มีขั้นตอนดังกล่าวจะถูกข้ามไป ดังนั้นจึงต้องตั้งค่านี้เมื่อคุณ... สร้างข้อมูลหลักของผู้ขาย หรือรักษาฐานลูกค้าไว้
เนื่องจากการทวงหนี้ดำเนินการกับหนี้ที่ค้างชำระ จึงทำงานควบคู่ไปกับ... การควบคุมเครดิตลูกค้าการบริหารสินเชื่อช่วยจำกัดความเสี่ยงล่วงหน้า ในขณะที่การทวงหนี้จะติดตามหนี้ที่ค้างชำระไปแล้ว
ขั้นตอนการ Dunning ใน SAP (F150)
ขั้นตอนด้านล่างนี้จะเรียกใช้กระบวนการทวงหนี้ทั้งหมดในรูปแบบงานที่กำหนดเวลาไว้ในพื้นหลัง โดยจะแสดงแต่ละหน้าจอในธุรกรรม F150 ตามลำดับ
ขั้นตอนที่ 1) ดำเนินการทวงหนี้ทั้งหมดเป็นงานเบื้องหลังตามกำหนดเวลา โดยป้อนรหัสธุรกรรม F150 ใน SAP ช่องคำสั่ง ดังแสดงในภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 2) ในหน้าจอถัดไป ให้ป้อนวันที่ดำเนินการทวงหนี้และรหัสการดำเนินการทวงหนี้ ซึ่งรวมกันแล้วจะเป็นชื่อของการดำเนินการนี้
ขั้นตอนที่ 3) ในแท็บพารามิเตอร์ ให้ป้อนรายละเอียดการทำงานที่ระบุ SAP ควรเลือกรายการใดบ้าง:
- วันที่กำหนดชำระหนี้ที่พิมพ์อยู่บนใบแจ้งเตือน
- วันที่ที่ใช้พิจารณาเอกสารสำหรับการทวงหนี้
- รหัสบริษัทสำหรับการทวงหนี้
- ลูกค้าและผู้ขายที่จะถูกไล่ออก
ขั้นตอนที่ 4) บันทึกพารามิเตอร์การทวงหนี้เพื่อให้โปรแกรมสามารถนำไปใช้ได้
ขั้นตอนที่ 5) กำหนดเวลาการดำเนินการทวงหนี้โดยกดปุ่ม กำหนดเวลา (Schedule)
ขั้นตอนที่ 6) ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกเครื่องพิมพ์ที่จะใช้พิมพ์ใบแจ้งเตือนการชำระเงินที่สร้างขึ้นโดยกระบวนการนี้
ขั้นตอนที่ 7) ในหน้าจอถัดไป ให้กำหนดเวลาเริ่มต้นของการดำเนินการทวงหนี้
ขั้นตอนที่ 8) ตรวจสอบสถานะการดำเนินการทวงหนี้เพื่อยืนยันว่าเสร็จสิ้นแล้ว
ขั้นตอนที่ 9) ตรวจสอบใบแจ้งเตือนการทวงถามในคำขอสปูล ซึ่งเป็นที่เก็บผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นเพื่อรอการพิมพ์
เมื่อเปิดคำขอติดตามทวงหนี้ จะแสดงใบแจ้งเตือนการทวงหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งแสดงรายการหนี้ค้างชำระและระดับการทวงหนี้ที่ใช้กับบัญชีนั้น
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับระดับการทวงหนี้และหนังสือแจ้งเตือนการทวงหนี้
ระดับการทวงหนี้เป็นสิ่งที่ทำให้กระบวนการทวีความรุนแรงขึ้น แต่ละระดับสอดคล้องกับระดับหนี้ค้างชำระ และในแต่ละระดับ การแจ้งเตือนจะเข้มงวดขึ้นและอาจมีค่าธรรมเนียมการทวงหนี้หรือดอกเบี้ยเพิ่มเติม
| ระดับ Dunning | โทนเสียงทั่วไป | เนื้อหาทั่วไป |
|---|---|---|
| ระดับ 1 | คำเตือนอย่างสุภาพ | ข้อความสุภาพที่แจ้งว่าใบแจ้งหนี้ค้างชำระ |
| ระดับ 2 | ย้ำเตือนอย่างหนักแน่น | การร้องขอที่เข้มงวดมากขึ้น มักมีค่าธรรมเนียมการทวงถามหรือดอกเบี้ยเพิ่มเติม |
| ระดับ 3 | ประกาศด่วน | ข้อเรียกร้องสุดท้ายก่อนการยกระดับความขัดแย้ง |
| ระดับ 4+ | ฉบับสุดท้าย / ทางกฎหมาย | คำเตือนเกี่ยวกับการดำเนินคดีทางกฎหมายหรือการส่งเรื่องให้หน่วยงานทวงหนี้ (ถึงระดับ 9) |
ระดับการทวงหนี้ที่แต่ละรายการถึงจะถูกบันทึกกลับไปยังข้อมูลหลักของลูกค้าหรือผู้ขายและเอกสาร เพื่อให้การประมวลผลครั้งต่อไปทราบว่าจะต้องย้ายรายการไปยังระดับถัดไปเมื่อผ่านช่วงเวลาที่กำหนดแล้ว ข้อมูลการทวงหนี้จะถูกจัดเก็บไว้ในตาราง FI เช่น ตารางทวงหนี้ของผู้ขาย LFB5 ซึ่งอธิบายไว้ในเอกสารประกอบ ตาราง FI ที่สำคัญ การอ้างอิง
ดันนิงใน SAP S/4HANA และข้อผิดพลาดทั่วไป
ธุรกรรม F150 ยังคงดำเนินการทวงหนี้อยู่ SAP S/4HANA และการกำหนดค่าแบบคลาสสิกใน FBMP ยังคงใช้ได้อยู่ SAP S/4HANA Cloud เพิ่มแอป Fiori เช่น Manage Dunning Notices และ Schedule Accounts Receivable Jobs ซึ่งกำหนดเวลาและตรวจสอบการทำงานโดยไม่ต้องใช้กล่องโต้ตอบแบบเดิม แต่ตรรกะการเลือกพื้นฐานยังคงเหมือนเดิม
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปล่อยเวอร์ชันใหม่ทุกครั้งคือการเริ่มดำเนินการทวงหนี้หลังจากเสร็จสิ้น ดำเนินการชำระเงินดังนั้นรายการที่เพิ่งชำระเงินไปจึงได้รับการเคลียร์เรียบร้อยแล้ว และลูกค้าจะไม่ถูกเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระไปแล้ว ปัญหาทั่วไปที่ทำให้การดำเนินการหยุดชะงัก ได้แก่:
- รายการนี้ไม่มีข้อมูล — ไม่มีรายการใดค้างชำระสำหรับรายการที่เลือก ขั้นตอนการทวงหนี้หายไปจากบันทึกหลัก หรือยอดขั้นต่ำไม่ถึงเกณฑ์
- บล็อก Dunning — การบล็อกที่ตั้งค่าไว้ในระเบียนหลักหรือรายการย่อยจะยกเว้นรายการเหล่านั้นโดยเจตนา ซึ่งมักเกิดขึ้นในช่วงที่มีข้อพิพาท
- วันที่ผิดพลาด — วันที่ทวงหนี้หรือวันที่พิจารณาเอกสารไม่รวมรายการที่คุณคาดว่าจะเห็น
