วิธีการแปลง PR เป็น PO ใน SAP (ใบขอซื้อ)
โอลิเวีย เทิร์นเนอร์
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
แปลงใบขอซื้อเป็นใบสั่งซื้อใน SAP โดยทำธุรกรรมผ่านรหัส ME21N ป้อนหมายเลขคำขอซื้อที่ได้รับการอนุมัติเป็นข้อมูลอ้างอิง และ SAP คัดลอกข้อมูลสินค้าพร้อมทั้งใส่ข้อมูลราคาและหน่วยการสั่งซื้อลงในบันทึกข้อมูล
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคำขอซื้อกลายเป็นคำสั่งซื้อ?
การแปลงเอกสารเป็นการเปลี่ยนคำขอภายในให้เป็นข้อผูกมัดภายนอก เช่น คำขอให้แผนกจัดซื้อซื้อสินค้า ในขณะที่ใบสั่งซื้อบอกให้ผู้ขายที่ระบุชื่อไว้ส่งสินค้าในราคาที่ตกลงกันและในวันที่ตกลงกันไว้
SAP ระบบจะไม่คัดลอกใบขอซื้อโดยไม่ตรวจสอบข้อมูล ข้อมูลหลักสามชุดจะแทนที่ข้อมูลที่ผู้ขอซื้อพิมพ์ไว้:
- บันทึกข้อมูลการซื้อ: ระบุราคาสุทธิ จำนวนหน่วยสั่งซื้อ เวลาจัดส่งที่วางแผนไว้ และค่าความคลาดเคลื่อนสำหรับผู้ขายและวัสดุแต่ละชนิด
- ข้อมูลหลักของผู้ขาย: จัดส่งเงื่อนไขการชำระเงิน ข้อกำหนดทางการค้า (Incoterms) และข้อมูลองค์กรผู้ซื้อที่ใช้ในส่วนหัวของใบสั่งซื้อ
- ผู้เชี่ยวชาญด้านวัสดุ: จัดเตรียมข้อมูลกลุ่มจัดซื้อ การตั้งค่าการส่งมอบเกินและขาด และเวลาในการประมวลผลการรับสินค้า
นี่คือเหตุผลว่าทำไมปริมาณที่ระบุเป็นชิ้นจึงอาจปรากฏเป็นพาเลทในใบสั่งซื้อ และทำไมราคาสุทธิจึงอาจแตกต่างจากราคาประเมินที่แสดงในใบขอซื้อ ทั้งสองอย่างนี้เป็นพฤติกรรมที่คาดการณ์ได้ ไม่ใช่ข้อผิดพลาด การรักษามาตรฐานนี้ไว้เป็นสิ่งสำคัญ บันทึกข้อมูลการซื้อ ดังนั้น ความถูกต้องจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดที่มีผลต่อความแม่นยำในการแปลงข้อมูล
กระบวนการแปลง PR เป็น PO ใน SAP
เมื่อออกใบขอซื้อสามารถแปลงเป็นใบสั่งซื้อได้ ซึ่งสามารถทำได้ในรหัสธุรกรรม ME21Nกระบวนการแปลงใบขอซื้อ (PR) เป็นใบสั่งซื้อ (PO) นั้นตรงไปตรงมา และขั้นตอนในการดำเนินการมีดังนี้:
ขั้นตอน 1)
- ดำเนินงาน รหัสธุรกรรม ME21N.
- เลือกประเภทใบสั่งซื้อที่เหมาะสม: ในกรณีของเรา NB – PO มาตรฐาน
- ระดับองค์กร: ใส่ได้ตามความต้องการ
- ใบขอซื้อ: ป้อนหมายเลขใบขอซื้อที่ออกในบทเรียนก่อนหน้า
กด ENTER คุณอาจต้องกด ENTER สองสามครั้งเพื่อดูข้อความเตือนหลายรายการ
ดังที่แสดงในภาพด้านบน หมายเลขใบขอซื้อจะถูกป้อนในภาพรวมเอกสารทางด้านซ้าย จากนั้นรายการต่างๆ จะถูกนำเข้าสู่ใบสั่งซื้อ
ขั้นตอน 2)
- ปริมาณใบสั่งซื้อ: คุณจะเห็นว่าปริมาณ PO ถูกปัดเศษลงเป็น 2 PAL นั่นเป็นเพราะว่าเราได้ป้อน 30 ชิ้นใน PR และเราได้ตั้งค่าหน่วยการสั่งซื้อของเราให้เป็น PAL ในบันทึกข้อมูลของเรา ดังนั้นเราจึงต้องสั่งซื้อในพาเลท และระบบจะปัดเศษลง
- ราคาขาดตัว: ช่องราคาสุทธิกำลังถูกเติมจากบันทึกข้อมูลการซื้อ
บันทึก PO และคุณจะเสร็จสิ้นการแปลงใบขอซื้อเป็น ใบสั่งซื้อ.
⚠️คำเตือน: ตรวจสอบปริมาณที่แปลงแล้วก่อนบันทึก การปัดเศษลงในหน่วยสั่งซื้อในข้อมูลสินค้าอาจทำให้ปริมาณที่สั่งซื้อลดลงต่ำกว่าความต้องการ ดังเช่นตัวอย่างข้างต้นที่ 30 ชิ้นกลายเป็น 2 พาเล็ต หากปริมาณที่ขาดหายไปมีความสำคัญ ให้แก้ไขปริมาณในรายการสั่งซื้อให้ถูกต้อง
การแปลงปริมาณมาก: ME57, ME58 ME59N
การแปลงใบขอซื้อทีละรายการใน ME21N เหมาะสำหรับการจัดซื้อแบบเฉพาะกิจ ผู้ซื้อที่เคลียร์รายการงานประจำวันจะใช้ธุรกรรมแบบรวมสามแบบแทน
| รายการ | สิ่งที่มันไม่ | ต้องการอ้างอิงแหล่งที่มาหรือไม่? | ใช้ดีที่สุดสำหรับ |
|---|---|---|---|
| ME57 | กำหนดแหล่งที่มาของข้อมูล จากนั้นทำการแปลงข้อมูลแบบโต้ตอบ | ไม่ แหล่งที่มาถูกกำหนดไว้ในธุรกรรมแล้ว | คำขอจัดซื้อที่ยังไม่ได้ตัดสินใจเลือกผู้ขาย |
| ME58 | สร้างคำสั่งซื้อจากใบขอซื้อที่มีแหล่งที่มาอยู่แล้ว | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | รายการงานประจำวันของผู้ซื้อพร้อมรายชื่อผู้ขายที่รู้จัก |
| ME59N | การแปลงอัตโนมัติ ทำงานแบบโต้ตอบหรือเป็นงานเบื้องหลัง | ใช่ และมันต้องมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวด้วย | การจัดซื้อซ้ำในปริมาณมากโดยไม่ต้องตรวจสอบด้วยตนเอง |
ME59N จะแปลงข้อมูลเฉพาะในกรณีที่มีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียว และคำขอซื้อถูกทำเครื่องหมายว่าเกี่ยวข้องกับการสร้างคำสั่งซื้ออัตโนมัติ ข้อมูลใดๆ ที่ไม่ชัดเจนจะถูกข้ามไปและรายงาน ดังนั้นระบบจึงไม่เดาผู้ขาย การสร้างคำสั่งซื้อโดยตรงจากเอกสารต้นฉบับนั้นมีอธิบายไว้ในหัวข้ออื่น สร้างใบสั่งซื้อโดยอ้างอิงหมายเลข.
เหตุใดคำขอซื้อจึงไม่ได้รับการดำเนินการ
การแปลงล้มเหลวเกือบทุกครั้ง tracกลับไปพิจารณาสาเหตุเพียงไม่กี่อย่างก่อน ลองตรวจสอบสาเหตุเหล่านี้ทีละอย่างก่อนที่จะสรุปว่าระบบมีข้อผิดพลาด
- คำขอจัดซื้อยังไม่ได้รับการอนุมัติ มีการใช้กลยุทธ์การเผยแพร่ และรหัสการเผยแพร่อย่างน้อยหนึ่งรหัสยังคงเปิดอยู่ เผยแพร่ใน ME54N หรือเผยแพร่ทั้งหมดใน ME55 จากนั้นลองใหม่อีกครั้ง
- ไม่มีแหล่งจัดหา การตรวจสอบแหล่งที่มา ไม่พบการจัดสรรโควต้า รายการแหล่งที่มา การตรวจสอบtracหรือบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับวันที่ส่งมอบและโรงงาน สร้าง รายการแหล่งที่มา รายการหรือบันทึกข้อมูล
- สินค้าชิ้นนี้สั่งซื้อครบจำนวนแล้ว รายการขอซื้อจะมีปริมาณที่สั่งซื้อไว้ เมื่อปริมาณที่สั่งซื้อถึงจำนวนที่ขอซื้อแล้ว รายการนั้นจะไม่ปรากฏในรายการงานอีกต่อไป
- ตั้งค่าสถานะการลบแล้ว รายการที่ถูกทำเครื่องหมายว่าลบใน ME52N จะถูกยกเว้นจากการแปลง แม้ว่าเอกสารนั้นจะยังคงอยู่ก็ตาม
- ชุดตัวบ่งชี้ปิด สินค้าชิ้นนั้นถูกปิดด้วยมือ ซึ่งบ่งบอกว่า... SAP ไม่คาดว่าจะมีคำสั่งใด ๆ เพิ่มเติมที่จะต่อต้านเรื่องนี้อีก
- ข้อมูลองค์กรจัดซื้อไม่ครบถ้วน ผู้ขายมีอยู่จริง แต่ไม่มีการป้อนข้อมูลขององค์กรผู้ซื้อ ดังนั้นจึงไม่สามารถสร้างส่วนหัวของใบสั่งซื้อได้
หลังจากแปลงข้อมูลสำเร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการรับสินค้าและการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ Later มีการแก้ไขใน เปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อและกระบวนการในวงกว้างนั้นได้ถูกแสดงไว้ในแผนภาพ ภาพรวมการจัดซื้อ.
