วิธีการสร้างใบเพิ่มหนี้ใน SAP
เจสสิก้า เบลค
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
การสร้างใบลดหนี้ใน SAP ระบบจะสร้างคำขอเดบิตเมโมที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้ามากกว่าที่ควรจะเป็น ทั้งๆ ที่ก่อนหน้านี้ถูกเรียกเก็บเงินน้อยกว่าความเป็นจริง เอกสารนี้จะอธิบายว่าเดบิตเมโมคืออะไร แตกต่างจากเครดิตเมโมอย่างไร และวิธีการสร้างเดบิตเมโม
เดบิตเมโมคืออะไรใน SAP เอสดี?
ใบแจ้งหนี้เดบิตเป็นเอกสารที่เพิ่มยอดเงินที่ลูกค้าค้างชำระ SAP ในส่วนงานขายและการจัดจำหน่าย กระบวนการเริ่มต้นด้วยคำขอใบแจ้งหนี้เดบิต ซึ่งเป็นเอกสารการขายที่สร้างขึ้นเพื่อขอเรียกเก็บเงินเพิ่มเติม เมื่อมีการเรียกเก็บเงินตามคำขอแล้ว จะกลายเป็นใบแจ้งหนี้เดบิตที่เพิ่มยอดค้างชำระของลูกค้า
โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้เดบิตจะถูกสร้างขึ้นเพื่อแก้ไขการคิดค่าบริการที่ต่ำกว่าความเป็นจริง ตัวอย่างที่พบบ่อยคือ เมื่อราคาที่คำนวณในใบแจ้งหนี้เดิมต่ำเกินไปเนื่องจากเลือกอัตราที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้นลูกค้าจึงต้องถูกเรียกเก็บส่วนต่าง เพื่อให้สามารถควบคุมได้ สามารถบล็อกคำขอใบแจ้งหนี้เดบิตด้วยการบล็อกการเรียกเก็บเงิน เพื่อให้มีการตรวจสอบและอนุมัติก่อนที่จะดำเนินการ หลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว เมื่อการบล็อกถูกยกเลิก จึงจะสามารถเรียกเก็บเงินได้ วิธีนี้ทำให้ใบแจ้งหนี้เดบิตเป็นวิธีควบคุมในการแก้ไขการเรียกเก็บเงินโดยไม่ต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้เดิม และยังช่วยให้มีบันทึกการตรวจสอบที่ชัดเจนว่าเหตุใดจึงมีการคิดค่าบริการเพิ่มเติม
เดบิตเมโม vs เครดิตเมโม SAP
บันทึกเดบิตและบันทึกเครดิตเป็นการแก้ไขที่ตรงกันข้ามกัน SAP การเรียกเก็บเงิน ทั้งสองแบบกำหนดจำนวนเงินที่แน่นอนหลังจากใบแจ้งหนี้ฉบับแรก แต่จะส่งผลต่อยอดคงเหลือของลูกค้าในทิศทางที่แตกต่างกัน ดังนั้นการเลือกแบบที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ
| พื้นฐานของการเปรียบเทียบ | บันทึกเดบิต | บันทึกเครดิต |
|---|---|---|
| ผลกระทบต่อลูกค้า | คิดค่าบริการลูกค้าเพิ่มขึ้น | คืนเงินหรือลดค่าธรรมเนียม |
| เหตุผลทั่วไป | ลูกค้าถูกคิดเงินต่ำกว่าความเป็นจริง | ลูกค้าถูกคิดเงินเกิน หรือส่งสินค้าคืน |
| ประเภทคำสั่งซื้อ | คำขอใบลดหนี้ (L2) | คำขอใบลดหนี้ (G2) |
| สร้างขึ้นใน | VA01 | VA01 |
| ผลการเรียกเก็บเงิน | เพิ่มยอดลูกหนี้ | ลดจำนวนลูกหนี้ |
โดยสรุป ให้ใช้เดบิตเมโมเมื่อลูกค้าควรจ่ายมากกว่า และใช้เครดิตเมโมเมื่อลูกค้าควรจ่ายน้อยกว่า ทั้งสองแบบสร้างขึ้นใน VA01 โดยใช้ประเภทคำสั่งขอที่ตรงกัน จากนั้นจึงเรียกเก็บเงิน การเลือกใช้ยังมีผลต่อการบัญชีด้วย กล่าวคือ เดบิตเมโมจะบันทึกยอดลูกหนี้เพิ่มเติมในบัญชีลูกค้า ในขณะที่เครดิตเมโมจะบันทึกยอดลดลง ดังนั้นฝ่ายการเงินจึงสามารถตรวจสอบความถูกต้องของทั้งสองรายการกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับได้
ขั้นตอนในการสร้างใบเพิ่มหนี้
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างคำขอเดบิตเมโมในธุรกรรม VA01 โดยอ้างอิงถึงใบสั่งขาย
ขั้นตอน 1) ป้อนรหัส T-code
- ป้อนรหัส T VA01 ในช่องคำสั่ง
- ระบุประเภทคำสั่ง “คำขอใบลดหนี้”
- ป้อนข้อมูลองค์กรการขาย ช่องทางการจัดจำหน่าย และแผนกในแท็บองค์กรการขาย
- คลิกที่ปุ่ม “สร้างโดยอ้างอิง”
ขั้นตอน 2) ป้อนหมายเลขใบสั่งขาย
- ป้อนหมายเลขใบสั่งขายเพื่อใช้อ้างอิงในการสร้างคำขอใบลดหนี้ในแท็บคำสั่งซื้อของหน้าต่างป๊อปอัพ
- คลิกที่ปุ่มคัดลอก
ขั้นตอน 3) สร้างคำขอใบลดหนี้
- กรอกหมายเลขใบสั่งซื้อสินค้า
- ป้อน Billบล็อก (สาเหตุของใบแจ้งหนี้เดบิต)
- ป้อนวันที่กำหนดราคา (วันที่เข้าถึงข้อมูลสภาพสินค้า)
- ป้อน Billวันที่.
- ป้อน Target จำนวน (จำนวนที่คุณกำลังสร้างใบลดหนี้)
ขั้นตอน 4) คลิกที่ปุ่มบันทึก
คลิกที่ปุ่มบันทึก 
กดปุ่ม จากนั้นจะแสดงข้อความ “คำขอเดบิตใบสำคัญหมายเลข 700000 ได้ถูกบันทึกแล้ว”
เมื่อใดจึงใช้ใบลดหนี้ (Debit Memo)? สถานการณ์ทั่วไป
ใบลดหนี้มีประโยชน์เมื่อลูกค้าจำเป็นต้องถูกเรียกเก็บเงินอีกครั้งหลังจากออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกแล้ว สถานการณ์ที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:
- ราคาที่เรียกเก็บต่ำกว่าความเป็นจริง: ใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมระบุอัตราที่ต่ำเกินไป ดังนั้นจึงต้องเรียกเก็บส่วนต่างเพิ่มเติม
- ค่าบริการที่ขาดหายไป: ค่าขนส่ง ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม หรือค่าดำเนินการ ถูกละเว้นในใบแจ้งหนี้ฉบับแรก
- การแก้ไขปริมาณ: ลูกค้าถูกเรียกเก็บเงินน้อยกว่าที่ตกลงกันไว้ และต้องชำระส่วนต่างที่เหลือ
- ดอกเบี้ยหรือค่าปรับ: ต้องมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าหรือค่าปรับตามที่ตกลงกันไว้
- กับtracการปรับแต่ง t: ราคาที่เพิ่มขึ้นซึ่งตกลงกันหลังจากออกใบแจ้งหนี้จะมีผลกับปริมาณสินค้าที่ส่งมอบแล้ว
ในแต่ละกรณี คำขอเดบิตเมโมจะบันทึกจำนวนเงินส่วนเกินและเหตุผล และการระงับการเรียกเก็บเงินจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นจะได้รับการตรวจสอบก่อนที่จะเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การบันทึกสถานการณ์ลงในคำขอจะช่วยให้ผู้ตรวจสอบบัญชีเข้าใจว่าเหตุใดยอดคงเหลือของลูกค้าจึงเปลี่ยนแปลงหลังจากออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรกแล้ว
