การโต้ตอบใน SAP – การกำหนดค่าและประเภท

มีประเภทการติดต่อมาตรฐานหลายประเภท เช่น การพิมพ์ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดบัญชี ฯลฯ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างประเภทการติดต่อแบบกำหนดเองได้

สามารถสร้างการติดต่อสื่อสารได้ในช่วงเวลาของการประมวลผลธุรกรรมทางธุรกิจเฉพาะเจาะจงหรือในภายหลังสำหรับการโพสต์ธุรกรรมที่สร้างไว้แล้ว

สามารถส่งจดหมายถึงลูกค้า/ผู้ขายได้ในรูปแบบต่างๆ เช่น อีเมลและแฟกซ์ จดหมายโดยทั่วไปคือจดหมาย ฯลฯ ที่ส่งจาก SAP ไปยังผู้ขาย/ลูกค้า ฯลฯ

สามารถสร้างการโต้ตอบเป็นรายบุคคลหรือเป็นกลุ่ม เฉพาะกิจ หรือผ่านงานแบทช์อัตโนมัติ

ประเภทของจดหมายโต้ตอบ

ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างประเภทการโต้ตอบมาตรฐานต่างๆ ซึ่งสามารถคัดลอกเพื่อสร้างแบบฟอร์ม โปรแกรม ฯลฯ ที่กำหนดเองได้

ประเภทการติดต่อสื่อสาร	จดหมาย Descriptไอออน	โปรแกรมพิมพ์	ข้อมูลที่จำเป็น	มาตรฐานตัวอย่าง SAP แบบฟอร์มสคริปต์
SAP01	ประกาศการชำระเงิน	RFKORD00	หมายเลขเอกสาร	F140_PAY_CONF_01
SAP06	ใบแจ้งยอดบัญชี	RFKORD10	หมายเลขบัญชีและวันที่	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill ของใบแจ้งยอดค่าธรรมเนียมการแลกเปลี่ยน	RFKORD20	หมายเลขเอกสาร	F140_บิลล์_CHA_01
SAP09	เอกสารภายใน	RFKORD30	หมายเลขเอกสาร	F140_INT_DOCU_01
SAP10	ตัวอักษรส่วนบุคคล	RFKORD40	หมายเลขบัญชี	F140_IND_TEXT_01
SAP11	สารสกัดจากเอกสาร	RFKORD50	หมายเลขเอกสาร	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	คำชี้แจงของลูกค้า	RFKORD11	หมายเลขลูกค้าและวันที่	F140_CUS_STAT_01

วิธีการกำหนดค่าสารบรรณ

การกำหนดค่าการติดต่อสื่อสารใน SAP สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1) กำหนดประเภทการติดต่อสื่อสาร

เส้นทาง: – SPRO > การบัญชีการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการในรายการ > การติดต่อทางจดหมาย > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับการติดต่อสื่อสาร > กำหนดประเภทการติดต่อสื่อสาร

รหัสธุรกรรม:-OB77

ที่นี่ต่างๆ SAP มีประเภทจดหมายโต้ตอบมาตรฐานให้เลือก คุณยังสามารถสร้างประเภทการติดต่อสื่อสารที่คุณกำหนดเองได้ คุณสามารถระบุว่าข้อมูลใดที่จำเป็นสำหรับการสร้างการติดต่อ เช่น สำหรับใบแจ้งยอดบัญชี คุณสามารถระบุได้ว่าข้อมูลหลักของลูกค้า/ผู้ขายจำเป็นสำหรับใบแจ้งยอด นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุพารามิเตอร์วันที่และข้อความที่จะแสดงสำหรับการเลือกวันที่ได้

ขั้นตอนที่ 2) กำหนดโปรแกรมให้กับประเภทการติดต่อสื่อสาร

เส้นทาง:-SPRO > การบัญชีการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการบรรทัด > การติดต่อทางจดหมาย > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับการติดต่อสื่อสาร > กำหนดโปรแกรมสำหรับประเภทการติดต่อสื่อสาร

รหัสธุรกรรม: –OB78

ที่นี่คุณต้องเชื่อมโยงโปรแกรมสร้างจดหมายโต้ตอบกับประเภทจดหมายโต้ตอบ คุณยังสามารถระบุโปรแกรมที่แตกต่างกันสำหรับรหัสบริษัทที่แตกต่างกันได้ (นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุตัวแปรเริ่มต้นสำหรับโปรแกรมที่จะดำเนินการได้ที่นี่ คุณสามารถสร้างตัวแปรดังกล่าวจากธุรกรรมได้) SE38/ SA38 สำหรับโปรแกรม)

คุณยังสามารถสร้างโปรแกรมที่คุณกำหนดเองเป็นสำเนาของโปรแกรมมาตรฐาน และสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้าได้

ขั้นตอนที่ 3) กำหนดฟังก์ชันการเรียกสำหรับประเภทการติดต่อสื่อสาร

เส้นทาง:-SPRO > การบัญชีการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการบรรทัด > การติดต่อทางจดหมาย > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับการติดต่อทางจดหมาย > กำหนดฟังก์ชันการเรียกใช้งาน

รหัสธุรกรรม:-OB79

ที่นี่คุณต้องระบุว่าคุณสามารถสร้างประเภทการติดต่อสื่อสารเฉพาะ ณ เวลาใดได้ คุณยังสามารถระบุการตั้งค่าอื่นสำหรับรหัสบริษัทที่แตกต่างกันได้ มีให้เลือกหลากหลายดังนี้:-

• ณ เวลาที่ป้อนเอกสาร (เช่น FB50, FB60 เป็นต้น)
• ในขณะที่ทำการผ่านรายการชำระเงิน (เช่น F-28, F-26 เป็นต้น)
• ในขณะที่แสดงหรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร (เช่น FB02, FB03 เป็นต้น)
• ในขณะที่แสดงบัญชี (เช่น FBL1N, FBL5N เป็นต้น)

ขั้นตอนที่ 4) กำหนดแบบฟอร์มสารบรรณให้กับโปรแกรมพิมพ์สารบรรณ

เส้นทาง:-SPRO > การบัญชีการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการรายการทางจดหมาย > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับการติดต่อทางจดหมาย > กำหนดชื่อแบบฟอร์มสำหรับการพิมพ์ทางไปรษณีย์

รหัสธุรกรรม: –OB96

ที่นี่คุณต้องระบุว่าคำจำกัดความของแบบฟอร์มใดที่จะใช้โดยโปรแกรมพิมพ์จดหมายโต้ตอบ คุณยังสามารถระบุการตั้งค่าอื่นสำหรับรหัสบริษัทที่แตกต่างกันได้ (ที่ SAP แบบฟอร์มสคริปต์ถูกกำหนดโดยใช้ธุรกรรม SE71โดยที่ข้อมูลต่างๆ ถูกจัดเรียงในรูปแบบเอาต์พุตเพื่อประมวลผล นี้ SAP แบบฟอร์มสคริปต์กำหนดเค้าโครงในเอาต์พุต)

คุณยังสามารถใช้รหัสแบบฟอร์มสองหลัก ซึ่งคุณสามารถเรียกแบบฟอร์มที่แตกต่างกันสำหรับรหัสแบบฟอร์มที่แตกต่างกันในรหัสบริษัทเดียวกันได้

สามารถระบุ ID แบบฟอร์มนี้ได้ในหน้าจอการเลือกของโปรแกรมพิมพ์ที่สร้างการติดต่อ คุณสามารถเลือกได้เพียง ID แบบฟอร์มเดียวในครั้งเดียวสำหรับประเภทการติดต่อ คุณสามารถสร้างการติดต่อได้หลายประเภท โดยทริกเกอร์รหัสแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน

ขั้นตอนที่ 5) กำหนดรายละเอียดผู้ส่งสำหรับการติดต่อสื่อสาร

เส้นทาง: -SPRO > การบัญชีทางการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการสินค้า > การติดต่อสื่อสาร > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าการติดต่อสื่อสาร > กำหนดรายละเอียดผู้ส่งสำหรับแบบฟอร์มการติดต่อสื่อสาร

รหัสธุรกรรม:-อปท.1

คุณสามารถเชื่อมโยงรายละเอียดของส่วนหัว ส่วนท้าย ลายเซ็น และผู้ส่งได้ที่นี่ ข้อความนี้กำหนดโดยใช้ธุรกรรม SO10 พร้อมรหัสข้อความตามที่เชื่อมโยงไว้ด้านบน (เช่น ADRS) นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุการตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับรหัสบริษัทที่แตกต่างกันได้ (นอกจากนี้ คุณสามารถกำหนดตัวแปรผู้ส่งสองหลักได้ ซึ่งคุณสามารถกำหนดให้กับพารามิเตอร์การเลือกของโปรแกรมพิมพ์ได้ ซึ่งจะทำให้สามารถระบุรายละเอียดผู้ส่งที่แตกต่างกันภายในรหัสบริษัทเดียวกันได้)

ขั้นตอนที่ 6) กำหนดรูปแบบการเรียงลำดับสำหรับการติดต่อสื่อสาร

เส้นทาง:-SPRO > การบัญชีการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการในรายการ > จดหมายโต้ตอบ > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับจดหมายโต้ตอบ > กำหนดตัวแปรการเรียงลำดับสำหรับจดหมายโต้ตอบ

รหัสธุรกรรม: –โอทูเอส7

คุณสามารถระบุได้ว่าจะสร้างจดหมายโต้ตอบตามลำดับใด เช่น หากคุณกำลังสร้างใบแจ้งยอดบัญชีสำหรับผู้ขายหลายราย ผู้ขายจะถูกจัดเรียงตามลำดับนี้ จากนั้นจดหมายจะถูกสร้างขึ้น สามารถระบุ Sort Variant นี้ได้ในหน้าจอการเลือกของโปรแกรมพิมพ์ที่สร้างการโต้ตอบ

ขั้นตอนที่ 7) กำหนดรูปแบบการจัดเรียงสำหรับรายการโฆษณาในการติดต่อสื่อสาร

เส้นทาง:-SPRO > การบัญชีการเงิน (ใหม่) > บัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้ > บัญชีลูกค้า > รายการในรายการ > การติดต่อสื่อสาร > สร้างและตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับการติดต่อสื่อสาร > กำหนดรูปแบบการเรียงลำดับสำหรับรายการในรายการ

รหัสธุรกรรม: –โอทูเอส7

คุณสามารถระบุได้ว่ารายการบรรทัดต่างๆ จะปรากฏเป็นจดหมายโต้ตอบตามลำดับใด เช่น หากใบแจ้งยอดบัญชีผู้จัดจำหน่ายมีใบแจ้งหนี้หลายใบ ใบแจ้งหนี้จะถูกจัดเรียงตามลำดับนี้ จากนั้นจดหมายจะถูกสร้างขึ้น

สามารถระบุ Sort Variant นี้ได้ในหน้าจอการเลือกของโปรแกรมพิมพ์ที่สร้างการโต้ตอบ

การสร้างสารบรรณ

ดังที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ในขณะที่กำหนดค่าจุดเรียก การโต้ตอบสามารถสร้างขึ้นได้ที่จุดเวลาด้านล่าง:-

1. ณ เวลาที่ป้อนเอกสาร (เช่น FB50, FB60 เป็นต้น)
2. ในขณะที่ทำการผ่านรายการชำระเงิน (เช่น F-28, F-26 เป็นต้น)
3. ในขณะที่แสดงหรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร (เช่น FB02, FB03 เป็นต้น)
4. ในขณะที่แสดงบัญชี (เช่น FBL1N, FBL5N เป็นต้น)

สามารถสร้างการโต้ตอบสำหรับเอกสารเฉพาะหรือบัญชีผู้ขาย/ลูกค้าได้ สไลด์ต่อๆ ไปจะอธิบายการสร้างจดหมายโต้ตอบด้วยวิธีต่างๆ และการพิมพ์

การสร้างสารบรรณ (วิธี A):-

คุณสามารถสร้างการติดต่อโต้ตอบได้ในขณะที่คุณสร้าง เปลี่ยนแปลง หรือแสดงเอกสาร

สำหรับสิ่งนี้ ให้ไปที่ สภาพแวดล้อม > การติดต่อสื่อสาร และเลือกประเภทการติดต่อที่เกี่ยวข้อง เช่น ดูหน้าจอด้านล่างใน FB70 การสร้างใบแจ้งหนี้ของลูกค้า:-

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสร้างการติดต่อจากการแสดงเอกสาร/การเปลี่ยนแปลงจากธุรกรรมได้ เช่น ใน FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N เป็นต้น

การสร้างสารบรรณ (วิธี B)

สำหรับที่มีอยู่ การบัญชี เอกสารที่คุณสามารถใช้รหัสธุรกรรม FB12.

หลังจากกรอกรหัสบริษัทแล้วจะถามประเภทการติดต่อ เลือกประเภทการติดต่อ จากนั้นระบบจะขอให้คุณกรอกเลขที่เอกสาร/เลขที่บัญชี ฯลฯ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าประเภทการติดต่อ หลังจากนี้จะมีการขอจดหมายโต้ตอบ

การสร้างสารบรรณ (วิธี C)

จากรายการ F.27 คุณสามารถสร้างการติดต่อ (ใบแจ้งยอดบัญชี) สำหรับผู้ขาย / ลูกค้าได้

ในที่นี้ “ตัวบ่งชี้ในบันทึกหลัก” ค่าที่กำหนดควรตรงกับค่าที่กำหนดในข้อมูลหลักของลูกค้า/ผู้ขาย > รหัสบริษัท > การโต้ตอบ

หากคุณเลือกช่องทำเครื่องหมาย "คำขอรายบุคคล" หากผู้ขาย/ลูกค้ารายเดียวกันมีรายการสินค้าในรหัสบริษัทหลายรหัส สำหรับแต่ละรหัสบริษัท จะต้องมีการสร้างใบแจ้งยอดแยกจากกัน

การพิมพ์จดหมายโต้ตอบ

การพิมพ์จดหมายโต้ตอบ (วิธี A):-

ใช้รหัสธุรกรรม F.61 เพื่อพิมพ์ประเภทจดหมายโต้ตอบที่เกี่ยวข้องที่สร้างขึ้นแล้ว เมื่อดำเนินการแล้ว ระบบจะพิมพ์จดหมายโต้ตอบเพียงเท่านั้น (หากกำหนดค่าอีเมล/แฟกซ์ ฯลฯ ผลลัพธ์จะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบนั้น)

การพิมพ์จดหมายโต้ตอบ (วิธี B):-

จากการทำธุรกรรม F.64, คุณสามารถดูจดหมายโต้ตอบ (Spool) ที่สร้างขึ้นและสามารถพิมพ์ออกมาได้ (ความแตกต่างจาก F.61 คือ ใน F.64 คุณสามารถทำการดำเนินการอื่นๆ (เช่น ลบ, ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ ฯลฯ) สำหรับคำขอโต้ตอบที่สร้างไว้แล้วได้ด้วย)

สามารถดูและพิมพ์สปูลที่สร้างขึ้นได้จากธุรกรรม SP02 หรือ ระบบ > คำร้องขอสปูลของตัวเอง

การติดต่อสื่อสารผ่านทางอีเมล

รักษาที่อยู่อีเมลไว้ในการตั้งค่าในบัญชีลูกค้า/ ผู้ขายหลัก > ข้อมูลทั่วไป > แท็บที่อยู่ > การสื่อสาร และเลือกวิธีการสื่อสารเป็นอีเมล

นอกจากนี้ ให้รักษารหัสอีเมลไว้ในข้อมูลหลักลูกค้า/ผู้ขาย > ข้อมูลรหัสบริษัท > แท็บการติดต่อโต้ตอบ

จากนั้นการติดต่อสื่อสารสำหรับลูกค้า/ผู้ขายจะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบอีเมลแทนการพิมพ์ผลลัพธ์ (โดยคำนึงถึงการตั้งค่าทางออกของผู้ใช้ที่ทำไว้เพื่อกำหนดวิธีการสื่อสารในการออกของผู้ใช้ที่แสดงในสไลด์ถัดไป)

(หมายเหตุ: ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่าสำหรับเอาต์พุตแฟกซ์โดยเลือกการสื่อสารมาตรฐานเป็น FAX และคงหมายเลขแฟกซ์ไว้)