Projektintegration & Scope Management: Vad är, definition

Vad är Project Integration Management?

Projektintegrationshantering är huvudsakligen oroad över de processer som krävs för att säkerställa att de olika aktiviteterna i projektet samordnas på rätt sätt.

Med andra ord omfattar projektintegrationsprocessen aktiviteter som att identifiera, definiera, kombinera och koordinera olika processer relaterade till projektet.

Projektintegrationshantering inkluderar följande aktiviteter.

Behandla	Projektfas	Viktiga leveranser
Utveckla projektstadgan	initiera	Projektstadga
Utveckla projektledningsplan	Planering	Projektledningsplan
Leda och leda projektarbete	Utförande	Deliverables
Övervaka och kontrollera projektarbete	Övervakning och kontroll	Ändra begäranden
Utför integrerad ändringskontroll	Övervakning och kontroll	Ändra statusuppdateringar för begäran
Stäng projekt eller fas	Projekt avslutas	Slutprodukt

Vi kommer att se varje process steg för steg nedan: -

Projektstadga

Projektstadgan är en integrerad del av Project Integration Management, utan en projektstadga kan ett projekt inte starta. Den godkänner formellt och definierar projektets mål. Den innehåller namn, beskrivning och projektleveranser, vanligtvis skrivna av en högre myndighet än en projektledare.

ingångar	Verktyg och tekniker	Utgångarna
Projektbeskrivning av arbetet	Expertbedömning	Projektstadga
Affärssak
medtract
Företags miljöfaktorer
Organisatoriska processtillgångar

Projektledningsplan

Utveckling av projektplaner använder utdata från de andra planeringsprocesserna för att producera ett konsekvent, logiskt dokument som kan användas för att styra både projektkontroll och projektutförande. Projektledningsplan används för att styra projektgenomförande, dokumentera projektplaneringsantaganden, kommunicera mellan intressenter, för bättre projektkontroll, etc.

ingångar	Verktyg och tekniker	Utgångarna
Projektstadga	Expertbedömning	Projektledningsplan
Resultat från planeringsprocesser
Företags miljöfaktorer
Organisatoriska processtillgångar

Leda och leda projektarbete

Det är en process där arbetet kommer att utföras enligt definitionen i projektledningsplanen och implementera förändringar med avseende på projektkrav.

ingångar	Verktyg och tekniker	Utgångarna
Projektledningsplan	Expertbedömning	Deliverables
Godkända ändringsförfrågningar	Informationssystem för projektledning	Arbetsprestationsinformation
Företags miljöfaktorer		Ändra begäranden
Organisatoriska processtillgångar		Uppdateringar av projektledningsplaner
		Uppdateringar av projektdokument

Övervaka och kontrollera projektarbete

Detta steg inkluderar trackung, granska och rapportera projektets framsteg för att uppnå de prestationsmål som definieras i projektledningsplanen.

ingångar	Verktyg och tekniker	Utgångarna
Projektledningsplan	Expertbedömning	Ändra begäranden
Resultatrapporter		Uppdateringar av projektledningsplaner
Företags miljöfaktorer		Uppdateringar av projektdokument
Organisatoriska processtillgångar

Utför integrerad ändringskontroll

Det är den fas där effekten av en förändring bedöms mot projektet. Det måste bedömas över hela projektet. I denna process analyseras det faktiska arbetet mot den projicerade planen och gör en justering om de inte är inline eller synkroniserade.

Skillnaden mellan "övervaka & kontrollera projektarbete" och "integrerad förändringskontroll" är att Perform Integrated Change Control lägger tonvikten på att hantera alla förändringar av projektomfattningen medan den förra fokuserar på att hantera hur en sådan omfattning utförs.

ingångar	Verktyg och tekniker	Utgångarna
Projektledningsplan	Expertbedömning	Ändra statusuppdateringar för begäranden
Arbetsprestationsinformation	Ändringskontrollmöten	Uppdateringar av projektledningsplaner
Ändra begäranden		Uppdateringar av projektdokument
Företags miljöfaktorer
Organisatoriska processtillgångar

Stäng projekt eller fas

Det är fasen av det formella slutförandet av de projektrelaterade aktiviteterna.

ingångar	Verktyg och tekniker	Utgångarna
Projektledningsplan	Expertbedömning	Slutlig produkt, tjänst eller resultatövergång
Godkända leveranser		Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar
Organisatoriska processtillgångar

Vad är Project Scope Management?

En Scope Management-process avgör vilket arbete som krävs för att utföras och säkerställer att projektet endast inkluderar det arbetet för att slutföra projektet.

Varför chefer behöver Project Scope Management

• Utan att bestämma projektets omfattning kan den tid eller kostnad som projektet kommer att ta inte uppskattas
• Scope management bygger kontrollprocesser för att ta itu med element som kan förändra projektet under projektets livscykel
• Det hjälper till att undvika de utmaningar som ett projekt kan stöta på med en ständigt växande omfattning och en ostyrig kravlista.

Detta steg inkluderar både-

• Hantera projektets omfattning
• Hantera produktomfång

Project Scope Management Process inkluderar följande aktiviteter.

Behandla	Projektgrupp	Viktiga leveranser
Plan Scope Management	Planering
Samla krav	Planering	Obligatoriskt dokument
Definiera omfattning	Planering	Projektets omfattningsbeskrivning
Skapa WBS	Planering	WBS-katalog, WBS
Validera omfattning	Övervakning och styrning	Acceptansleveranser
Kontrollomfattning	Övervakning och styrning	Ändringsbegäran

Vi kommer att se varje process steg för steg nedan: -

Plan Scope Management

Scope Management-planen kommer att avgöra hur omfattningen kommer att definieras, valideras och kontrolleras.

Primära ingångar	Verktyg och tekniker	Primära utgångar
Preliminär redogörelse för projektets omfattning
Projektstadga	Möten	Kravhanteringsplaner
Projektledningsplan	Expertbedömning	Omfattningsförvaltningsplaner
Företags miljöfaktorer
Organisatoriska processtillgångar

Samla krav

Under denna process använder chefer olika tekniker och verktyg för att samla in projektets krav från intressenterna. Detta steg är mycket viktigt och om det utförs korrekt kommer risken för fel under projektets gång att vara minimal.

Primära ingångar	Verktyg och tekniker	Primära utgångar
Projektstadga	Intervjuer	Kravdokumentation
Intressentregister	Fokusgrupper	Kravhanteringsplan
	Gruppkreativitetstekniker	Krav tracförmågasmatris
	Faciliterade workshops
	Undersökningar och frågeformulär
	Prototyper
	Observationer
	Teknik för beslutsfattande i grupp

Definiera omfattningsprocessen

Denna process anger tydligt hur projektet ska fortskrida och vad det inte kan göra. Under processen säkerställs att projektet förblir på rätt spår. track genom att granska de stödjande dokumenten. Den resulterande omfattningen kommer sedan att nämna intressenternas krav och förväntningar.

Primära ingångar	Verktyg och tekniker	Primära utgångar
Projektstadga	Expertbedömning	Projektets omfattning
Kravdokumentation	Produktanalys	Uppdateringar av projektdokument
Organisatoriska processtillgångar	Alternativ identifiering
	Faciliterade workshops

Skapa WBS (Work Breakdown Structure)

WBS gör det möjligt för projektledaren och hans team att dela upp projektleveranser på hög nivå i mindre, hanterbara arbetsenheter som kallas arbetspaket.

Primära ingångar	Verktyg och tekniker	Primära utgångar
Projektets omfattning	Sönderfall	WBS
Kravdokumentation		WBS ordbok
Organisatoriska processtillgångar		Omfattning baslinje
		Uppdateringar av projektdokument

Validera omfattning

Processen för att validera omfattningen innebär klientens godkännande. Det är när klienten formellt accepterar alla projektleveranser. I slutet av varje fas sker denna process. Under denna process ger klienten feedback på det utförda arbetet.

Primära ingångar	Verktyg och tekniker	Primära utgångar
Projektets omfattning	Inspektion	Acceptansleveranser
Projektledningsplan		Ändringsbegäran
Krav Tracförmågasmatris		Uppdateringar av projektdokument
Validerade leveranser

Omfattningskontroll

Denna process eller fas innefattar övervakning av projektets status och hantering av förändringar i omfattningen. Utöver detta innefattar det även bedömning av ytterligare krav från kunden eller proaktiv överblick över projektets omfattning.

Primära ingångar	Verktyg och tekniker	Primära utgångar
Projektledningsplan	Variansanalys	Arbetsprestationsmätningar
Kravdokumentation		Ändringsförfrågningar
Krav tracförmågasmatris
Organisatoriska processtillgångar
Arbetsprestationsinformation		Uppdateringar av projektdokument

Viktiga punkter att komma ihåg för Scope Management

• För att undvika kostnadsöverskridanden och schemaglidningar måste omfattningen vara fullständig och korrekt.
• Omfattningen måste vara tydligt definierad för att undvika onödigt arbete och förvirring
• Omfattningsdokument bör delas med alla intressenter för att undvika fel i design och krav
• Den goda praxisen för Scope Management är att scope-dokumentet måste förbli oförändrat under projektets varaktighet

Viktiga skillnader mellan projektintegration och projektomfattningshantering

Även om båda kunskapsområdena tillhör PMBOK-ramverket och delar flera delar, besvarar de olika frågor.

Projektintegrationshantering frågar hur varje plan, leverans och förändring passar ihop över hela projektets livscykel. Projektomfattningshantering frågar vilket arbete projektet kommer att leverera och inte kommer att leverera.

Skillnaderna framgår tydligt i följande tabell.

Aspect	Projektintegrationshantering	Projektomfattningshantering
Huvudsyfte	Samordna varje kunskapsområde till en enhetlig plan.	Definiera, validera och kontrollera det arbete som krävs för att leverera produkten.
Viktig leverans	Projektstadga och projektledningsplan.	Omfattningsbeskrivning, arbetsfördelningsstruktur och omfattningsbaslinje.
Typisk utgång	Godkända ändringsförfrågningar och uppdaterade planer.	Godkända leveranser och ändringsförfrågningar är endast knutna till omfattning.
Ägare	Projektledare som arbetar med sponsorn.	Projektledare som arbetar med affärsanalytiker och intressenter.

Kort sagt, integration håller projektets delar igång som ett enda system, medan omfattningshantering håller arbetsgränserna tydliga och stabila.

Hur man förhindrar omfattningskrypning i ett projekt

Omfattningsförskjutning är den okontrollerade expansionen av projektarbete efter att omfattningsbaslinjen har godkänts. Det dränerar budgeten, pressar tidsplaner och försämrar kvaliteten om det inte identifieras tidigt.

Följande metoder hjälper en projektledare att hålla omfattningsförändringen under kontroll från initiering till avslutning.

1. Skriv en tydlig omfattningsbeskrivning. Beskriv varje leverans, undantag, antagande och begränsning i omfattningsbeskrivningen så att intressenterna delar en tolkning av arbetet.
2. Skapa en detaljerad arbetsfördelningsstruktur. Bryt ner leveranser i arbetspaket som är tillräckligt små för att kunna uppskattas i timmar eller dagar. En exakt arbetsstruktur gör nya förfrågningar uppenbara eftersom de inte passar in i något befintligt arbetspaket.
3. Basera omfattningen tidigt. Frys scope-satsen, WBS och WBS-ordboken som scope-baslinje och lagra dem i versionskontroll så att eventuella avvikelser är mätbara.
4. Dirigera varje förfrågan genom integrerad ändringskontroll. När en intressent ber om en ny funktion, logga begäran, bedöm dess inverkan på kostnad, schema, kvalitet och risk, och godkänn eller avvisa den sedan i ändringshanteringstavlan.
5. Track krav med en tracförmågasmatris. Koppla varje krav till ett affärsbehov, en leverans och ett acceptanstest. Förfrågningar som inte kan tracsom återförs till ett affärsbehov är starka kandidater för avslag.
6. Kommunicera beslut om omfattning. Dela alla godkända och avvisade ändringar med hela teamet så att ingen av misstag påbörjar obudgeterat arbete.

Dessa steg eliminerar inte förändring. De håller förändringen synlig och finansierad, vilket är skillnaden mellan sund utveckling och destruktiv omfattningskrypning.

Populära verktyg för projektintegration och omfattningshantering

Moderna projektledare sällan track-integration och omfattning endast i kalkylblad. Följande verktyg täcker de gemensamma behoven inom de två kunskapsområdena.

• Microsoft Project: En skrivbords- och molnplanerare med stark Gantt-, resurs- och baslinjestruktur trackung för medelstora och stora projekt.
• Jira och Jira-justering: Används ofta i agila team för att hantera epic, stories och beroenden mellan team samtidigt som en orderstockning (scope orderstock) upprätthålls.
• Smartsheet: Ett rutnätsbaserat verktyg som stöder arbetsuppdelningsstrukturer, ändringsloggar och integrerade dashboards utan tung inlärningskostnad.
• Asana och monday.com: Samarbetsplattformar som kombinerar uppgiftslistor, portföljvyer och arbetsflöden för ändringsförfrågningar i en arbetsyta.
• Confluence och SharePoint: Dokumentplattformar som håller projektets stadga, omfattningsbeskrivning och ändringsbeslut sökbara på ett ställe.

Rätt val beror på teamets storlek, leveransmetod och den rapporteringsstandard som sponsorn använder.

Vanliga frågor