Projektkostnadsuppskattning och budgetering i projektledning

Kostnaden för projektet kan uppskattas från olika processkällor (exempel nedan)

• Skapa Work Breakdown Structure (WBS)
• Utveckla schema
• Planera mänskliga resurser
• Identifiera risker

Insatserna för kostnadshantering inkluderar,

• Projektledningsplan
• Projektstadga
• Företags miljöfaktorer
• Organisatoriska processtillgångar

Medan är resultatet av detta

• Kostnadshanteringsplan.

Att skapa uppskattning och kostnadsberäkning för projekt är en extremt avgörande del av alla projektledning. Olika saker tas i beaktande vid beräkning av budget för projektet som arbetskostnader, nödvändig utrustningsanskaffning, materialkostnader, etc.

Vad är projektkostnadsuppskattning?

Projektkostnadsuppskattning definieras som processen att approximera de totala utgifterna för projektet. Noggrannheten i kostnadsuppskattningen och budgeteringen i projektledning beror på noggrannheten och detaljerna i projektets omfattning, som är omfattningens baslinje. Omfattningen kommer också att definiera eventuella begränsningar som datum, resurser eller budget. Riskregistret hjälper till att beräkna uppskattningstyper av kostnader, de utgifter som gjorts bakom den betingade åtgärden och de utgifter som gjorts för att hantera risker.

För att uppskatta kostnaden för projektet måste du kategorisera olika kostnadstyper i kategorier som

• Arbetskostnad
• Utrustningskostnad
• Kostnad för förnödenheter
• Resekostnad
• Utbildningskostnad
• Overheadkostnader etc.

Tekniker som används för att uppskatta projektkostnaden

Det finns några tekniker som används för att uppskatta en projektkostnad som: Expertbedömning, trepunktsuppskattning, reservanalys och kvalitetskostnad.

Men för att uppskatta projektkostnaden finns det formellt sett få huvudmetoder (tekniker) som används enligt följande:

Analog uppskattning

Denna uppskattningsteknik är baserad på expertbedömningar och information baserad på liknande tidigare projekt. Där tidigare gjorts anses liknande projektkostnad med plus eller minus på 20 % för befintligt projekt.

Parametrisk uppskattning

Tidigare data eller post används för att uppskatta kostnaden för det aktuella projektet.

Uppskattning nedifrån och upp

När du väl har definierat projektets omfattning är det den mest pålitliga formen av teknik. I denna teknik, baserat på WBS, uppskattar du kostnaden för varje resurs eller leverans.

Likaså finns det andra metoder (tekniker) som kan vara användbara för att uppskatta kostnad som PERT-uppskattning, leverantörsbudanalys, etc.

Projektbudgetplanering

Huvudsyftet med denna aktivitet är att tilldela och auktorisera de ekonomiska resurser som krävs för att slutföra projektet. Den huvudsakliga produktionen för att fastställa budgeten inkluderar kostnadsresultatets baslinje. Den anger inte bara vilken kostnad som kommer att uppstå utan också när kostnader kommer att uppstå. Indata för att fastställa budget inkluderar följande budgeteringsmetoder för projektledning:

• Uppskattningar av aktivitetskostnad
• Underlag för uppskattningar
• Omfattning baslinje
• Projekt schema
• Resurskalendrar
• Kontrakt
• Organisatoriska processtillgångar

Resultatet av denna process är

• Baslinje för kostnadsprestanda
• Krav på projektfinansiering
• Uppdateringar av projektdokument

Projektbudgeteringen utförs parallellt med projektplaneringsprocessen. Det är starkt beroende av tre komponenter -

• Kostnadsuppskattning
• Uppgiftens varaktighet
• Tilldelade resurser

Under projektbudgetering och kalkylering kommunicerar projektledaren med olika personer som ansvarar för att leda arbetsinsatserna samt uppskatta projektkostnader.

Han kommer att använda olika projektutsikter som projektets struktur för arbetsuppdelning, kostnadsberäkningar, historiska data och register, resursinformation och policyer.

Utan riskbedömning är budgeteringsprocessen inte avslutad. Riskbedömningsprocessen tar hänsyn till faktorer som tidsbrist, tillgång på resurser, erfarenhet av utvecklingsteam, vilken teknik som används, etc. Riskbedömningen kan vara ett belopp på mellan 25 och 30 procent av den totala projektkostnaden.

Projektkvalitetsledningsplan

Processgruppen för kvalitetsledning består av tre processer,

Plankvalitet

Plan Kvalitetsprocessen innebär att identifiera vilken standardkvalitet som är relevant för projektet och hur de ska uppfyllas. Det inkluderar också att identifiera kvalitetsmått och standardmått för projektprocesser, regelefterlevnadskrav, produktfunktionalitet, dokumentation, etc.

Ingångarna i planens kvalitetsledning inkluderar

• Projektledningsplan
• Intressentregister
• Riskregister
• Kravdokumentation
• Företags miljöfaktorer
• Organisatoriska processtillgångar

Resultatet för kvalitetsstyrningen är

• Kvalitetsledningsplan
• Processförbättringsplan
• Kvalitetsmått
• Kvalitetschecklistor
• Uppdateringar av projektdokument

Kvalitetssäkring

Detta skede omfattar huvudsakligen två aktiviteter, först att analysera projektkvalitet och förbättra projektkvaliteten. Det är en process för att granska kvalitetskraven och resultaten från kvalitetskontrollmätningar för att säkerställa att kvalitetsstandarden upprätthålls under hela processen. Indata för detta kommer att vara samma som resultatet av planens kvalitetsledning medan

Resultatet av denna process kommer att vara

• Ändringsbegäran
• Projektledningsplan
• Uppdateringar av projektdokument
• Uppdateringar av organisationens tillgångar

Kvalitetskontroll

Detta kommer att genomföras för att kontrollera kvaliteten under hela projektets livscykel. Den definierar hur kvalitetsstandarden kan uppfylla de definierade kvalitetsstandarderna. Utgången av Kvalitetssäkring kommer att vara input för kvalitetskontroll. Medan utgången kommer

• Kvalitetskontrollmätningar
• Validera ändringar
• Verifierade leveranser
• Arbetsprestationsinformation
• Ändringsbegäran
• Projektledningsplan
• Uppdateringar av projektdokument
• Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar

Projekt Human Resource Management

HR-ledning innefattar processen att organisera, leda och leda projektgruppen. Den består av personer med tilldelade roller och ansvar för att slutföra projektet. HR-ledningen kommer att hantera fyra processer.

Utveckla personalplan

Detta steg definierar projektets roller och ansvar, projektets organisationsdiagram och personalledningsplan

Ingången för detta kommer

• Projektledningsplan
• Krav på aktivitetsresurs
• Företags miljöfaktorer
• Organisatoriska processtillgångar

Utgången för detta blir

• Personalplan

Skaffa projektteam

Detta skede bekräftar tillgängligheten av personalen och att få det team som krävs för att slutföra projektaktiviteter. Ingången för detta steg skulle vara utdata från föregående steg. Medan resultatet av detta steg skulle vara

• Projektpersonaluppdrag
• Resurskalendrar
• Uppdateringar av projektledningsplaner

Utveckla projektteam

I det här skedet är fokus att förbättra teamets effektivitet, interaktion med teammedlemmar och förbättra den övergripande team- och projektprestanda. Ingången för detta steg skulle vara utdata från föregående steg. Medan utgången för detta steg skulle vara

• Team prestationsbedömningar
• Uppdateringar av företagsmiljöfaktorer

Leda projektteam

Den här processen inkluderar att spåra teammedlemmars prestationer, lösa problem, ge feedback och leda ett team för att optimera projektprestanda. Ingången för detta steg skulle vara utdata från föregående steg. Medan utgången för detta steg skulle vara

• Ändringsbegäran
• Uppdateringar av projektledningsplaner
• Uppdateringar av projektdokument
• Uppdateringar av företagsmiljöfaktorer
• Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar

Projektkommunikationsledning

Här betyder projektkommunikation inte att interagera verbalt med varandra, utan att överföra projektrelaterad information effektivt med projektteamet, intressenter, projektledare, etc. Det bör ta upp riskåtgärder och bedömningar, projektplaner, mötesledning och åtgärder, granskningar och promenader -genomgångar osv.

Detta segment omfattar huvudsakligen fem områden

Kommunicera med intressenter

Det är processen att utveckla ett tillvägagångssätt för att effektivt kommunicera med intressenter och förstå deras krav. Ingången för detta skulle vara

• Projektledningsplan
• Intressentregister
• Företags miljöfaktorer
• Organisatoriska processtillgångar

Medan utgången för detta kommer att vara

• Kommunikationshanteringsplan
• Uppdateringar av projektdokument

Hantera kommunikation

Det är processen att lagra, distribuera, samla in och hämta projektinformation i enlighet med en kommunikationsplan. Input av detta steg skulle vara

• Företags miljöfaktorer
• Organisatoriska processtillgångar
• Arbetsprestationsrapporter
• Kommunikationshanteringsplan

Medan utgången skulle vara

• Projektkommunikation
• Uppdateringar av projektledningsplaner
• Uppdateringar av projektdokument
• Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar

Styr kommunikation

Det är processen att kontrollera och övervaka kommunikationen genom hela projektets livscykel. Ingången för detta skede skulle vara

• Projektledningsplan
• Projektkommunikation
• Problemlogg
• Arbetsprestationsdata
• Organisatoriska processtillgångar

Medan resultatet av detta steg skulle vara

• Arbetsprestationsinformation
• Ändringsförfrågningar
• Uppdateringar av projektledningsplaner
• Uppdateringar av projektdokument
• Organisationsprocessuppdateringar

Sammanfattning

Kostnadshantering är processen att planera och kontrollera projektet kostnadseffektivt. Kostnadsbudgetering i projektledning hjälper dig att registrera och spåra utgifterna efter projektet.

För att se att ditt projekt är slutfört inom en given tidslinje och budget kommer vi att se vilken riskfaktor som behöver minskas i nästa handledning.

Projektkostnadsuppskattning och budgetering definieras som processen att approximera de totala utgifterna för projektet.