Inköp & Inköpsrekvisition i SAP MM

Vad handlar inköp i SAP MM?

Inköp är en del av SAP MM-modulen och dess process kan grovt avbildas i diagrammet nedan.

MRP (material resursplanering) skapar inköpsförslag och omvandlas senare till inköpsrekvisition. Nästa steg är att tilldela källa till inköpsrekvisition och frisläppande av inköpsrekvisition. PR:n konverteras till inköpsorder och vid varumottagning kan ett fakturamottagande göras för att slutföra inköpsprocessen. Dessutom behandlas betalningen (i FI-modulen).

Upphandlingen behöver inte starta av MRP, den kan initieras av konsumtionsbaserad planering eller genom att direkt skapa PR eller PO.

MRP är en systemfunktion för att fastställa materialkraven på både material- och BoM-nivå. En BoM (Bill av material) är en lista över komponenter och delkomponenter som ett enskilt material består av.

Ett av de grundläggande dokumenten i Inköp i SAP är en inköpsrekvisition.

Inköpsrekvisition

Inköpsrekvisitioner kan skapas automatiskt av systemet eller manuellt. De kan konverteras i inköpsorder men endast vid frisläppande (godkännande av inköpsrekvisition).

Vi kommer att behandla flera ämnen i den här lektionen som kan hjälpa dig att förstå och skapa inköpsrekvisitionen.

Nummerintervall i inköpsrekvisitioner krävs precis som i andra dokument, för att tilldela dokumentnumret till nyskapade dokument.

Later, tilldelas dessa nummerintervall till olika dokumenttyper som vi kan definiera för att användas vid bearbetning av inköpsrekvisitioner.

Vi kommer även att täcka behovet trackungnummer som i grunden är en siffror/bokstavskombination som unikt kan tilldelas flera dokument för att track vissa viktiga krav.

Du kommer att se hur källbestämningen fungerar och varför den är användbar, samt hur denna källa kan tilldelas vårt inköpsdokument.

Slutligen får du reda på hur du behandlar inköpsrekvisitionen, från att den skapas tills den konverteras till en inköpsorder.

Nummerintervall för inköpsrekvisition

Tilldelning av nummerområden för inköpsrekvisition fungerar på dokumenttyp. Flera olika nummerserier kan skapas och i efterhand tilldelas en specifik inköpsrekvisitionstyp.

Detta görs i anpassning. Rekvisitionsdokumenttyper kan ha två nummerområden tilldelade. Ett internt och ett externt intervall tilldelas varje dokumenttyp. Interna nummerintervall ökas automatiskt av systemet och externa tilldelas manuellt.

Skärmen nedan representerar en lista över nummerintervall för inköpsrekvisition.

Från-nummer är det första numret i intervallet, Till-nummer är det sista tillgängliga numret och det aktuella numret är det senast tilldelade numret till ett dokument.

Dessutom finns det en kryssruta som anger om detta är ett externt nummerområde.

Till exempel kan ett internt nummerområde definieras som ett intervall från 20000000 till 30000000, i detta fall kommer dokument av den dokumenttyp som tilldelas detta intervall att numreras från 20000001 och kommer att ökas med 1 för varje nytt dokument som skapas. Det sista tillgängliga numret för detta intervall kommer att vara 30000000, och om dina dokument fyller upp hela nummerområdet måste det utökas. Det kommer sällan att hända eftersom det skulle innebära att du skulle ha 10 miljoner inköpsrekvisitionsdokument.

Nummerintervall blir meningsfulla först när de är kopplade till en dokumenttyp, vilket är nästa konfigurationssteg.

Definition av dokumenttyp

Dokumenttypsdefinition är en åtgärd för att definiera olika dokumenttyper för en inköpsrekvisition. Det är användbart i grupperping inköpsrekvisitioner och specificera dess användning mer detaljerat. Till exempel kan vi ha standardiserade PR:er, underleverantörertracoch lageröverföring. Varje dokumenttyp passar ett speciellt behov och är konfigurerad för att användas på det sättet.

I definition av dokumenttyp kan du definiera ett antal alternativ. Antal intervall (interna och externa), artikelintervall, fältvalsknapp, kontrollindikator, övergripande frigivningsindikator (definierar om alla poster i PR släpps samtidigt eller individuellt).

Standard inköpsrekvisition dokumenttyp in SAP definieras i alla installationer som OBS.

Krav trackung nummer

Detta nummer används för tracspecifika krav. Det kan anges vid skapandet av inköpsrekvisitionen och kopieras till inköpsorderdokumentet. Det hanteras på artikelnivå och artiklar kan väljas utifrån detta nummer i flera rapporter som MELB.

• Utförande MELB transaktion.
• Klicka på Välja knapp.

När du klickar Fortsättakommer du tillbaka till den ursprungliga urvalsskärmen. Du har också en mängd olika valmöjligheter och bör välja de lämpligaste alternativen för att begränsa sökningen.

• Ange krav trackungnummer/kungnummer.
• Kör.

Du kommer att få en lista över dokument som innehåller trackung nummer.

Källbestämning

Källbestämning hjälper till att hitta den mest lämpliga källan för ett krav, till exempel kan den föreslå vilket ramavtal, vilken intern upphandlingskälla (anläggning) eller vilken leverantör som kan användas för att beställa specifikt material vid en given tidpunkt.

Källbestämning använder olika data som parametrar för den faktiska bestämningsprocessen. Dessa inkluderar ramavtal, inköpsinformationspost, anläggning i vårt företag, kvotavtal och källlista.

Allt detta tas med i beräkningen när man bestämmer den bästa möjliga källan för ett krav.

Första kontrollen görs via Kvotordning där systemet avgör om det finns en lämplig källa med relevant kvotarrangemang för materialet, och om lämplig källa hittas väljs den och ytterligare sökning efter källan avbryts.

Om inte, tar systemet källlista beaktas och söker efter giltiga källor där. En källlista består av fasta och blockerade poster. Fasta rekord är för fasta leverantörer för specifikt material som gäller under en viss period. Blockerade register kan inte användas som källa medan de är i denna status.

Slutligen ser systemet upp översiktligt avtal och infopost efter trovärdiga källor och tilldelar dem rekvisitionen. Du har sett i föregående lektion vad en köpinformationspost, och ramavtalet är ett schemaläggningsavtal eller en överenskommelsetract som också används i källbestämningsprocessen som indatainformation.

För att använda källbestämningen måste du markera kryssrutan Bestäm källa på inköpsrekvisitionens startskärm.

Tilldelning av källa

Systemet kan utföra bakgrunds- eller förgrundskällatilldelning.

Om sökningen görs i förgrundsläget och mer än en giltig källa hittas, visas en urvalslista från vilken användaren ska välja lämplig källa. Om bara en lämplig källa hittas tilldelas den automatiskt.

Om sökningen görs i bakgrunden måste en enda källa fastställas och för att åstadkomma att systemet kommer att utföra olika funktioner i sökningen.

Till exempel har dispositionsavtal företräde framför inköpsinformationspostkällan och i händelse av konflikt väljs en dispositionsavtalskälla.

Om mer än en giltig källa hittas i översiktsavtal kommer unik giltig källa att vara den för den vanliga leverantören, och om ingen av posterna är för en vanlig leverantör måste källan bestämmas manuellt.

Du kan se hur två källor erbjuds av systemet, från vilka vi måste välja den bättre manuellt.

Hur man skapar och bearbetar en inköpsrekvisition

Konfigurationen är nu klar, så själva rekvisitionen kan skapas. Transaktion ME51N är standardstartpunkten och följer en fast sekvens av fem åtgärder.

1. Öppna ME51N och välj dokumenttyp. Den typ som väljs högst upp på skärmen avgör nummerintervallet, fältvalet och om frisläppningen sker per artikel eller för hela dokumentet. NB är standardstandardrekvisitionen.
2. Ange artikeldata. Varje rad behöver ett materialnummer, kvantitet, leveransdatum och anläggning. För ett material utan en huvudpost, använd istället en kontotilldelningskategori med en kort text och en materialgrupp.
3. Fyll i flikarna för artikeldetalj. Fliken Leveranskälla innehåller leverantörs- eller dispositionsavtalet som skapats genom källbestämning. Fliken Värdering visar det pris som används för godkännandegränser. Kravet tracKungsnumret som beskrivs ovan anges också i artikelinformationen.
4. Kontrollera och spara. Knappen Kontrollera validerar kontotilldelning, leveransdatum och källa innan det sparas. Vid sparning, SAP tilldelar dokumentnumret från det intervall som konfigurerats tidigare.
5. Frigör rekvisitionen. Individuell frigivning använder ME54N och kollektiv frigivning använder ME55. En rekvisition som omfattas av en frigivningsstrategi kan inte konverteras förrän alla frigivningskoder har angetts.

När den väl är släppt är konverteringen enkel. ME57 tilldelar en källa och skapar ordern interaktivt, ME58 beställer rekvisitioner som redan har en tilldelad källa, och ME59N kör automatisk ordergenerering som ett bakgrundsjobb för rekvisitioner där en unik källa finns. Resultatet är i samtliga fall ett dokument som fortsätter fram och tillbaka. bearbetning av inköpsorder, varumottagning och fakturaverifiering.

Inköpsrekvisition vs. inköpsorder

Båda dokumenten listar ett material, en kvantitet och ett datum, vilket är anledningen till att nybörjare ofta förväxlar dem. Skillnaden är juridisk och vägledande snarare än kosmetisk.

Parameter	Inköpsanmälan	Inköpsorder
Natur	Intern begäran om upphandling	Externt åtagande gentemot en leverantör
publik	Cirkulerar inom företaget	Skickat till leverantören
Leverantör	Valfritt, kan hittas genom källbestämning	Obligatorisk
Pris	Uppskattat värderingspris	Överenskommet pris från informationsposten eller avtaltract
Skapa transaktion	ME51N	ME21N
Standard typ	NB	NB
Effekt av frisättning	Tillåter konvertering till en order	Tillåter överföring till leverantören

Enkelt uttryckt ber rekvisitionen inköpsavdelningen att köpa något, medan ordern anger att leverantören ska leverera det. Ytterligare steg i cykeln täcks över hela SAP MM-handledning serien.

Vanliga frågor