Introduktion till Inköp & Inköpsrekvisition i SAP

Inköp är en del av SAP MM-modulen och dess process kan grovt avbildas i diagrammet nedan.

MRP (material resursplanering) skapar inköpsförslag och omvandlas senare till inköpsrekvisition. Nästa steg är att tilldela källa till inköpsrekvisition och frisläppande av inköpsrekvisition. PR:n konverteras till inköpsorder och vid varumottagning kan ett fakturamottagande göras för att slutföra inköpsprocessen. Dessutom behandlas betalningen (i FI-modulen).

Upphandlingen behöver inte starta av MRP, den kan initieras av konsumtionsbaserad planering eller genom att direkt skapa PR eller PO.

MRP är en systemfunktion för att fastställa materialkraven på både material- och BoM-nivå. En BoM (Bill av material) är en lista över komponenter och delkomponenter som ett enskilt material består av.

Ett av de grundläggande dokumenten i Inköp i SAP är en inköpsrekvisition.

Inköpsrekvisition

Inköpsrekvisitioner kan skapas automatiskt av systemet eller manuellt. De kan konverteras i inköpsorder men endast vid frisläppande (godkännande av inköpsrekvisition).

Vi kommer att täcka flera ämnen i den här lektionen som kan hjälpa dig att förstå och skapa inköpsrekvisitionen.

Nummerintervall i inköpsrekvisitioner krävs precis som i andra dokument, för att tilldela dokumentnumret till nyskapade dokument.

Later, tilldelas dessa nummerintervall till olika dokumenttyper som vi kan definiera för att användas vid bearbetning av inköpsrekvisitioner.

Vi kommer också att täcka kravspårningsnummer som i grunden är en kombination av siffror och bokstäver som unikt kan tilldelas flera dokument för att spåra vissa viktiga krav.

Du kommer att se hur källbestämningen fungerar och varför den är användbar, samt hur denna källa kan tilldelas vårt inköpsdokument.

Slutligen får du reda på hur du behandlar inköpsrekvisitionen, från att den skapas tills den konverteras till en inköpsorder.

Nummerintervall för inköpsrekvisition

Tilldelning av nummerområden för inköpsrekvisition fungerar på dokumenttyp. Flera olika nummerserier kan skapas och i efterhand tilldelas en specifik inköpsrekvisitionstyp.

Detta görs i anpassning. Rekvisitionsdokumenttyper kan ha två nummerområden tilldelade. Ett internt och ett externt intervall tilldelas varje dokumenttyp. Interna nummerintervall ökas automatiskt av systemet och externa tilldelas manuellt.

Skärmen nedan representerar en lista över nummerintervall för inköpsrekvisition.

Från nummer är det första numret i intervallet, Till nummer är det sista tillgängliga numret och det nuvarande numret är det senast tilldelade numret till ett dokument.

Dessutom finns det en kryssruta som anger om detta är ett externt nummerområde.

Till exempel kan ett internt nummerområde definieras som ett intervall från 20000000 till 30000000, i detta fall kommer dokument av den dokumenttyp som tilldelas detta intervall att numreras från 20000001 och kommer att ökas med 1 för varje nytt dokument som skapas. Det sista tillgängliga numret för detta intervall kommer att vara 30000000, och om dina dokument fyller upp hela nummerområdet måste det utökas. Det kommer sällan att hända eftersom det skulle innebära att du skulle ha 10 miljoner inköpsrekvisitionsdokument.

Definition av dokumenttyp

Dokumenttypsdefinition är en åtgärd för att definiera olika dokumenttyper för en inköpsrekvisition. Det är användbart för att gruppera inköpsrekvisitioner och specificera användningen mer i detalj. Vi kan till exempel ha standard-PR, underleverantörer och lageröverlåtelse. Varje dokumenttyp passar ett speciellt behov och är konfigurerad för att användas på det sättet.

I definition av dokumenttyp kan du definiera ett antal alternativ. Antal intervall (interna och externa), artikelintervall, fältvalsknapp, kontrollindikator, övergripande frigivningsindikator (definierar om alla poster i PR släpps samtidigt eller individuellt).

Standard inköpsrekvisition dokumenttyp in SAP definieras i alla installationer som OBS.

Krav spårningsnummer

Detta nummer används för att spåra specifika krav. Det kan anges när inköpsrekvisitionen skapas och kopieras till inköpsorderdokumentet. Det underhålls på artikelnivå och objekt kan väljas med detta nummer i flera rapporter som MELB.

• Utförande MELB transaktion.
• Klicka på Välja knapp.

När du klickar Fortsätta, kommer du tillbaka till den första urvalsskärmen. Du har också en mängd olika alternativ och bör välja de lämpligaste alternativen för att begränsa sökningen.

• Ange kravspårningsnummer.
• Kör.

Du kommer att presenteras en lista över dokument som innehåller spårningsnumret.

Källbestämning

Källbestämning hjälper till att hitta den mest lämpliga källan för ett krav, till exempel kan den föreslå vilket ramavtal, vilken intern upphandlingskälla (anläggning) eller vilken leverantör som kan användas för att beställa specifikt material vid en given tidpunkt.

Källbestämning tar olika data som parametrar för den faktiska bestämningsprocessen. Dessa inkluderar översiktsavtal, inköpsinformationspost, anläggning i vårt företag, kvotarrangemang, källlista.

Allt detta tas med i beräkningen när man bestämmer den bästa möjliga källan för ett krav.

Första kontrollen görs via Kvotordning där systemet avgör om det finns en lämplig källa med relevant kvotarrangemang för materialet, och om lämplig källa hittas väljs den och ytterligare sökning efter källan avbryts.

Om inte, tar systemet källlista hänsyn och sökte efter giltiga källor där. En källlista består av fasta och spärrade poster. Fasta rekord är för fasta leverantörer för specifikt material som gäller under en viss period. Blockerade register kan inte användas som källa medan de är i denna status.

Slutligen ser systemet upp översiktligt avtal och infopost för trovärdiga källor och tilldelar dem rekvisitionen. Du har sett i föregående lektion vad som är en inköpsinformationspost, och översiktsavtal är ett schemaläggningsavtal eller kontrakt som också används i källbestämningsprocessen som indatainformation.

För att använda källbestämningen måste du markera kryssrutan Bestäm källa på startskärmen för inköpsrekvisitionen.

Tilldelning av källa

Systemet kan utföra bakgrunds- eller förgrundskällatilldelning.

Om sökningen görs i förgrundsläget och mer än en giltig källa hittas, visas en urvalslista från vilken användaren ska välja lämplig källa. Om bara en lämplig källa hittas tilldelas den automatiskt.

Om sökningen görs i bakgrunden måste en enda källa fastställas och för att åstadkomma att systemet kommer att utföra olika funktioner i sökningen.

Till exempel har dispositionsavtal företräde framför inköpsinformationspostkällan och i händelse av konflikt väljs en dispositionsavtalskälla.

Om mer än en giltig källa hittas i översiktsavtal kommer unik giltig källa att vara den för den vanliga leverantören, och om ingen av posterna är för en vanlig leverantör måste källan bestämmas manuellt.

Du kan se hur två källor erbjuds av systemet, från vilka vi måste välja den bättre manuellt.