Introduktion till Microsoft Excel 101: Anteckningar om MS Excel

I detta Microsoft Excel handledning, vi kommer att lära oss Microsoft Exel grunderna. Dessa Microsoft Excel-anteckningar hjälper dig att lära dig alla MS Excel-koncept. Låt oss börja med introduktionen:

Ett Excel-kalkylblad kan förstås som en samling kolumner och rader som bildar en tabell. Alfabetiska bokstäver tilldelas vanligtvis till kolumner och siffror tilldelas vanligtvis till rader. Punkten där en kolumn och en rad möts kallas en cell. Adressen till en cell ges av bokstaven som representerar kolumnen och siffran som representerar en rad.

Varför ska jag lära mig Microsoft Excel?

Vi hanterar alla siffror på ett eller annat sätt. Vi har alla dagliga utgifter som vi betalar för från den månadsinkomst vi tjänar. För att en ska spendera klokt måste de känna till sin inkomst kontra utgifter. Microsoft Excel kommer väl till pass när vi vill registrera, analysera och lagra sådana numeriska data. Låt oss illustrera detta med hjälp av följande bild.

Var kan jag få Microsoft Excel?

Det finns många sätt som du kan få Microsoft Excel. Du kan köpa den från en hårdvarubutik som också säljer programvara. Microsoft Excel är en del av Microsoft Office-paket med program. Alternativt kan du ladda ner den från Microsoft webbplats men du måste köpa licensnyckeln.

Hur man öppnar Microsoft Excel?

Att köra Excel skiljer sig inte från att köra något annat Windows program. Om du springer Windows med ett GUI som (Windows XP, Vista och 7) följ följande steg.

• Klicka på startmenyn
• Peka på alla program
• Peka mot Microsoft excel
• Klicka på Microsoft excel

Alternativt kan du också öppna den från startmenyn om den har lagts till där. Du kan också öppna den från skrivbordsgenvägen om du har skapat en.

För den här handledningen kommer vi att arbeta med Windows 8.1 och Microsoft Excel 2013. Följ följande steg för att köra Excel på Windows 8.1

• Klicka på startmenyn
• Sök efter Excel OBS redan innan du ens skrivit, alla program som börjar med det du har skrivit kommer att listas.
• Klicka på Microsoft excel

Följande bild visar hur du gör detta

Förstå bandet

Bandet innehåller genvägar till kommandon i Excel. Ett kommando är en åtgärd som användaren utför. Ett exempel på ett kommando är att skapa ett nytt dokument, skriva ut en dokumentation etc. Bilden nedan visar menyfliksområdet som används i Excel 2013.

Bandkomponenter förklaras

Bandets startknapp – den används för att komma åt kommandon, dvs skapa nya dokument, spara befintligt arbete, skriva ut, komma åt alternativen för att anpassa Excel, etc.

Bandflikar – flikarna används för att gruppera liknande kommandon. Hemfliken används för grundläggande kommandon som att formatera data för att göra den mer presentabel, sortera och hitta specifik data i kalkylarket.

Ribbon bar – staplarna används för att gruppera liknande kommandon. Som ett exempel används menyfliksfältet Justering för att gruppera alla kommandon som används för att justera data tillsammans.

Förstå kalkylbladet (rader och kolumner, ark, arbetsböcker)

Ett kalkylblad är en samling rader och kolumner. När en rad och en kolumn möts bildar de en cell. Celler används för att registrera data. Varje cell identifieras unikt med hjälp av en celladress. Kolumner är vanligtvis märkta med bokstäver medan rader vanligtvis är siffror.

En arbetsbok är en samling arbetsblad. Som standard har en arbetsbok tre celler i Excel. Du kan ta bort eller lägga till fler ark för att passa dina krav. Som standard heter arken Sheet1, Sheet2 och så vidare och så vidare. Du kan byta namn på arknamnen till mer meningsfulla namn, t.ex. dagliga utgifter, månadsbudget, etc.

Anpassning Microsoft Excel-miljö

Personligen gillar jag den svarta färgen, så mitt excel-tema ser svartaktigt ut. Din favoritfärg kan vara blå, och du kan också få din temafärg att se blåaktig ut. Om du inte är en programmerare, kanske du inte vill inkludera menyflikar, dvs utvecklare. Allt detta möjliggörs genom anpassningar. I det här underavsnittet ska vi titta på;

• Anpassa bandet
• Ställer in färgtema
• Inställningar för formler
• Korrekturinställningar
• Spara inställningar

Anpassning av band

Bilden ovan visar standardbandet i Excel 2013. Låt oss börja med att anpassa menyfliksområdet, anta att du inte vill se några av flikarna på menyfliksområdet, eller så vill du lägga till några flikar som saknas, till exempel utvecklarfliken. Du kan använda alternativfönstret för att uppnå detta.

• Klicka på menyfliksområdets startknapp
• Välj alternativ från rullgardinsmenyn. Du bör kunna se ett dialogfönster för Excel-alternativ
• Välj alternativet anpassa menyfliksområdet från den vänstra sidopanelen som visas nedan

• På din högra sida tar du bort bockarna från flikarna som du inte vill se på bandet. För det här exemplet har vi tagit bort sidlayout, Review och fliken Visa.
• Klicka på "OK"-knappen när du är klar.

Ditt band kommer att se ut som följer

Lägga till anpassade flikar till menyfliksområdet

Du kan också lägga till din egen flik, ge den ett eget namn och tilldela kommandon till den. Låt oss lägga till en flik i menyfliksområdet med texten Guru99

1. Högerklicka på menyfliksområdet och välj Anpassa menyfliksområdet. Dialogfönstret som visas ovan visas
2. Klicka på knappen ny flik som illustreras i den animerade bilden nedan
3. Välj den nyskapade fliken
4. Klicka på knappen Byt namn
5. Ge det namnet Guru99
6. Välj New Group (Custom) under Guru99-fliken som visas i bilden nedan
7. Klicka på knappen Byt namn och ge den namnet Mina kommandon
8. Låt oss nu lägga till kommandon i mitt bandfält
9. Kommandona listas på mittpanelen
10. Välj kommandot Alla diagramtyper och klicka på knappen Lägg till
11. Klicka på OK

Ditt band kommer att se ut som följer

Ställer in färgtema

För att ställa in färgtema för ditt Excel-ark måste du gå till Excel-bandet och klicka på kommandot File àOption. Det kommer att öppna ett fönster där du måste följa följande steg.

1. Den allmänna fliken på den vänstra panelen kommer att väljas som standard.
2. Leta efter färgschema under Allmänna alternativ för att arbeta med Excel
3. Klicka på rullgardinsmenyn för färgschema och välj önskad färg
4. Klicka på OK-knappen

Inställningar för formler

Det här alternativet låter dig definiera hur Excel beter sig när du arbetar med formler. Du kan använda den för att ställa in alternativ, t.ex. autokomplettera när du anger formler, ändra cellreferensstilen och använda siffror för både kolumner och rader och andra alternativ.

Om du vill aktivera ett alternativ, klicka på dess kryssruta. Om du vill avaktivera ett alternativ, ta bort markeringen från kryssrutan. Du kan det här alternativet från dialogrutan Alternativ under formlerfliken från den vänstra sidopanelen

Korrekturinställningar

Det här alternativet manipulerar den inmatade texten som skrivs in i Excel. Det tillåter inställningsalternativ som t.ex. ordboksspråket som ska användas vid kontroll av felstavningar, förslag från ordboken, etc. Du kan det här alternativet från alternativdialogfönstret under korrekturfliken från den vänstra sidopanelen

Spara inställningar

Det här alternativet låter dig definiera standardfilformatet när du sparar filer, aktivera automatisk återställning om din dator stängs av innan du kunde spara ditt arbete, etc.. Du kan använda det här alternativet från dialogrutan Alternativ under Spara-fliken från den vänstra sidopanelen

Viktiga Excel-genvägar

Bästa praxis när du arbetar med Microsoft excel

1. Spara arbetsböcker med bakåtkompatibilitet i åtanke. Om du inte använder de senaste funktionerna i högre versioner av Excel bör du spara dina filer i 2003 *.xls-format för bakåtkompatibilitet
2. Använd beskrivningsnamn för kolumner och kalkylblad i en arbetsbok
3. Undvik att arbeta med komplexa formler med många variabler. Försök att dela upp dem i små hanterade resultat som du kan använda för att bygga vidare på
4. Använd inbyggda funktioner när du kan istället för att skriva dina egna formler

Sammanfattning

• Introduktion av MS Excel: Microsoft Excel är ett kraftfullt kalkylprogram som används för att spela in, manipulera, lagra numerisk data och det kan anpassas för att matcha dina preferenser
• Bandet används för att komma åt olika kommandon i Excel
• Alternativdialogfönstret låter dig anpassa ett antal objekt, t.ex. menyfliksområdet, formler, korrektur, spara osv.