SAP FB65: Bokför leverantörskreditnota och inköpsretur
Mason Garcia
⚡ Smart sammanfattning
Köpreturer i SAP registreras med en leverantörskreditnota via transaktion FB65, som återför delar av eller hela en leverantörsfaktura och minskar det utgående saldot tillsammans med tillhörande ingående moms.
En inköpsretur kvittas i redovisningen med en leverantörskreditnota. Transaktion FB65 bokför kreditnotan direkt mot leverantören, utan någon hänvisning till en inköpsorder, och speglar den post som ursprungligen gjordes när fakturan bokfördes.
Så här bokför du en köpretur i SAP Använda FB65
Steg 1) Ange transaktionskoden FB65 i kommandofältet, som visas nedan.
Steg 2) På nästa skärm anger du företagskoden som dokumentet ska bokföras för. Popup-fönstret nedan visas första gången FB65 öppnas i en session.
Steg 3) På fliken Grundläggande data anger du följande. Skärmdumpen efter listan visar var varje fält finns.
- Ange leverantörs-ID för den leverantör som ska få kreditnotan utfärdad till
- Ange dokumentdatum
- Ange det belopp som ska krediteras
- Ange skattekoden som användes på originalfakturan
- Markera kryssrutan Beräkna skatt
Steg 4) I avsnittet med artikelinformation anger du följande data. Rutnätet som visas nedan visar förskjutningslinjen.
- Ange köpkonto till vilken den ursprungliga fakturan bokfördes
- Ange beloppet som ska debiteras
- Välj Kredit
- Kontrollera skattekoden
Steg 5) Kontrollera dokumentets status. Ett nollsaldo och ett grönt trafikljus, som i remsan nedan, betyder att kreditnotan är komplett.
Steg 6) Tryck på knappen Publicera i standardverktygsfältet, markerad nedan.
Steg 7) Kontrollera statusfältet för det genererade dokumentnumret, vilket bekräftas i meddelandet nedan.
Leverantörskreditnotan för inköpsreturen har nu bokförts och den visas som en öppen debetpost på leverantörskontot.
Viktiga fält och dokumenttyper i FB65
FB65 delar sin skärmlayout med leverantörsfakturatransaktionen, så ett fåtal fält avgör om dokumentet fungerar som en kreditnota överhuvudtaget. Tabellen nedan förklarar vad vart och ett styr.
| Fält | Vad den kontrollerar |
|---|---|
| Transaktion (rubrik) | Standardinställningen är kreditnota i FB65. Om du byter till faktura blir samma skärm en FB60-liknande bokföring, så den bör lämnas oförändrad för en inköpsretur. |
| Dokumentdatum | Datumet som är tryckt på leverantörskreditnotan, normalt utlösande för basdatumet. |
| Posting Date | Datumet då posten registreras i huvudboken, och därmed bokföringsperioden och räkenskapsåret. |
| Hänvisning | Leverantörens kreditnotanummer. Att registrera det ursprungliga fakturanumret här gör senare matchning mycket enklare. |
| Dokumenttyp | KG för en leverantörskreditnota, mot KR för en leverantörsfaktura. Typen styr nummerintervallet. |
| Skatt Code | Måste upprepa koden som användes på den ursprungliga fakturan så att ingående moms återförs med samma skattesats. |
Eftersom kreditnotan debiterar leverantören och krediterar utgifts- eller lagerkontot, är den en exakt spegelbild av den ursprungliga fakturan. Endast det belopp som faktiskt returnerats eller överfakturerats ska anges, inte hela fakturabeloppet, såvida inte hela leveransen returnerats.
FB65 vs MIRO kreditnota vs efterföljande kreditering
Tre olika dokument kallas vanligtvis en "kreditnota" i SAP, och att välja fel alternativ gör att inköpsorderhistoriken inte är i takt.
| Aspect | FB65 kreditnota | MIRO-kreditnota | MIRO efterföljande kredit |
|---|---|---|---|
| Modulerna | Finansiell redovisning (FI) | Verifiering av logistikfakturor (MM) | Verifiering av logistikfakturor (MM) |
| Länk till inköpsorder | Ingen | Refererar till inköpsordern eller varukvittot | Refererar till inköpsordern |
| Effekt på inköpsorderhistorik | Ingen effekt | Minskar fakturerad kvantitet och värde | Minskar endast värdet; kvantiteten förblir oförändrad |
| Typisk användning | Returer utan inköpsorder, servicekrediter, överdebiteringar på FI-fakturor | Varor som fysiskt returneras mot en inköpsorder | Prisavdrag avtalat efter att fakturan betalats |
Om materialhanteringsmodulen är aktiv och varorna returnerades, hör krediten hemma i MIRO så att GR/IR-clearingkontot och inköpsorderhistoriken förblir konsekventa. FB65 är rätt val när ingen inköpsorder ligger efter utgiftsposten.
Hur man kvittar en leverantörskreditnota mot en faktura
Att bokföra kreditnotan skapar endast en öppen debetpost. Leverantörskontot är inte städat förrän posten matchas mot fakturan den avser.
- Kör FBL1N för leverantören och bekräfta att både fakturan och kreditnotan visas som öppna poster.
- Ange transaktion F-44, ange leverantörskonto, företagskod, clearingdatum och valuta och välj sedan Bearbeta öppna poster.
- Aktivera fakturan och kreditnotan så att endast dessa två rader är markerade.
- Markera fältet Inte tilldelat. Värdet noll innebär att de två beloppen kvittas exakt och att dokumentet kan bokföras.
- Om kreditnotan är mindre än fakturan, använd fliken Delbetalning för att lämna fakturan öppen, eller fliken Restposter för att stänga den och skapa en ny öppen post för saldot.
- Bokför clearingdokumentet och kör sedan FBL1N igen för att bekräfta att båda objekten nu visas som clearade.
Skillnaden mellan partiella och resterande ärenden för åldersrapporter. En partiell avräkning behåller den ursprungliga fakturan, och därmed dess ursprungliga förfallodatum, på kontot. En restavräkning stänger originalet och skapar en ny post vars baslinjedatum börjar om, vilket kan försämra åldersanalysen om den används slarvigt.
Om kreditnotan helt enkelt är avsedd att minska nästa betalning behövs ingen manuell clearing alls. Den automatiska betalningskörningen i F110 kvittar öppna kreditnotor mot fakturor för samma leverantör innan den föreslår ett betalningsbelopp, förutsatt att betalningsvillkoren och betalningsmetoderna matchar.
Om själva kreditnotan har skrivits in felaktigt, återför den med FB08 istället för att bokföra en kompenserande faktura och kontrollera leverantörsradposterna igen i leverantörsskulder när vändningen har gått igenom.
