Hur man skapar en begäran om fakturakorrigering i SAP SD
Jessica Blake
⚡ Smart sammanfattning
Fakturakorrigering i SAP är en process som fastställer kvantiteten eller priset på en fakturas radposter. Den här resursen förklarar vad en fakturakorrigeringsbegäran är, hur den genererar en kredit- eller debetnota och hur man skapar en.
Vad är fakturakorrigering?
Fakturakorrigering är processen att korrigera kvantiteten eller priserna på en eller flera radposter på en faktura. Istället för att annullera den ursprungliga fakturan, SAP skapar en begäran om fakturakorrigering, ett försäljningsdokument (ordertyp RK) som registrerar de korrigerade värdena och endast kvittar mellanskillnaden med kunden.
Systemet beräknar skillnaden mellan det ursprungliga beloppet och det korrigerade beloppet. För att behålla kontrollen blockeras begäran om fakturakorrigering automatiskt av systemet med en fakturaspärr tills den har kontrollerats. När den är godkänd kan spärren tas bort. Beroende på begärans totala värde skapar systemet antingen en kreditnota eller en debetnota. På så sätt ger fakturakorrigering ett tydligt och granskbart sätt att korrigera faktureringsfel, eftersom begäran alltid hänvisar tillbaka till det ursprungliga faktureringsdokumentet och registrerar exakt vad som ändrades och varför. Det är därför ekonomiavdelningar föredrar det framför att redigera eller annullera den ursprungliga fakturan, vilket skulle bryta revisionsloggen.
Hur en fakturakorrigering skapar en kredit- eller debetnota
När du skapar en begäran om fakturakorrigering, SAP kopierar varje artikel från originalfakturan två gånger. Den första artikeln är alltid en kreditartikel, som krediterar kunden med det ursprungliga värdet, och den andra är en debetartikel, som debiterar det korrigerade värdet. Eftersom de två artikelerna kvitterar varandra återstår endast nettoskillnaden.
Om nettovärdet är negativt, vilket innebär att kunden debiterades för mycket, resulterar begäran i en kreditnota. Om nettovärdet är positivt, vilket innebär att kunden debiterades för lite, resulterar det i en debetnota. Denna design med parade poster är det som gör fakturakorrigering så användbar: en enda begäran kan generera både krediter och debet över många rader, men kunden debiteras eller återbetalas endast den exakta skillnaden. Du justerar debetposterna till den korrigerade kvantiteten eller priset, lämnar kreditposterna orörda och systemet beräknar saldot automatiskt. Detta håller korrigeringen transparent för både företaget och kunden.
Steg för att skapa en begäran om fakturakorrigering
Följ dessa steg för att skapa en begäran om fakturakorrigering i transaktion VA01, med hänvisning till det faktureringsdokument som ska korrigeras.
Steg 1) Starta begäran.
- Ange T-kod VA01 i kommandofältet.
- Ange "Begäran om fakturakorrigering" i fältet Ordertyp.
- Ange försäljningsorganisation, distributionskanal och division i organisationsdata.
- Klicka på knappen ”Skapa med referens” för att skapa fakturakorrigeringen med hänvisning till fakturadokumentet.
Steg 2) Kopia från fakturan.
- Ange numret på den faktura som behöver korrigeras.
- Klicka på knappen Kopiera.
Steg 3) Tillämpa och spara korrigeringen.
- Leveransmottagaren och inköpsordernumret kan ändras.
- Ange önskat leveransdatum.
- Orderkvantiteten kan ändras till det korrigerade värdet.
- Klicka på Spara-knappen.
Meddelandet ”Data sparades” visas.
Viktiga punkter om begäran om fakturakorrigering
Några egenskaper gör att fakturakorrigeringsbegäran skiljer sig från en vanlig kredit- eller debetnota. Tänk på dessa viktiga punkter:
- Ordertyp RK: Fakturakorrigeringsbegäran använder försäljningsdokumenttypen RK och skapas i transaktion VA01.
- Referens till ett faktureringsdokument: En RK-förfrågan måste skapas med hänvisning till en befintlig faktura, som har en tydlig revisionslogg.
- Automatisk faktureringsblockering: Begäran blockeras tills den är kontrollerad, så ingen kredit- eller debitering når kunden utan godkännande.
- Resultat av kredit eller debet: Begärans nettovärde avgör om en kreditnota eller en debetnota skapas.
- Parade objekt: Varje fakturapost kopieras som en kreditpost och en debetpost, så endast den korrigerade skillnaden kvittas.
Tillsammans gör dessa punkter fakturakorrigering till ett kontrollerat, enda dokumentbaserat sätt att åtgärda faktureringsfel utan att behöva annullera och utfärda om originalfakturan, vilket skyddar revisionsspåret och gör tvistlösning snabbare och tydligare.
