Datavalidering i Excel: Filter, gruppering, sorteringsexempel
Charlotte Miller
Datavalidering
Datavalidering är mycket viktig i den meningen att den hjälper oss att undvika misstag som kan undvikas. Låt oss anta att du registrerar studentexamensbetyg och att du vet att minimum är 0 och maximum är 100. Du kan dra fördel av valideringsfunktioner för att säkerställa att endast värden mellan 0 och 100 anges.
Lägg till ett nytt ark i din arbetsbok genom att klicka på plusknappen längst ner i arbetsbladet.
Lägg till en kolumn för S/N, Namn och Poäng. Ditt ark bör se ut som följer
| S / N | Namn | Betyg |
|---|---|---|
| 1 | Jane | |
| 2 | James | |
| 3 | Jones | |
| 4 | Jonathan | |
| 5 | John |
- Klicka på fliken DATA
- Välj cellerna C2 till C6 (cellerna som kommer att användas för att registrera poängen)
- Klicka på rullgardinsmenyn Datavalidering.
- Klicka på Datavalidering.
- Du får följande dialogfönster
- Klicka på fliken Error Alert
- Ange varningens titel och meddelande som visas i diagrammet nedan.
- Klicka på OK-knappen
- Försök att ange en poäng som är större än 200. Du får följande felmeddelande
Datafilter
Datafilter tillåter oss att få data som matchar våra önskade kriterier. Låt oss säga att vi vill visa resultaten för alla elever vars namn börjar med "ja" eller får poäng som är mindre än, större än eller lika med ett visst värde, vi kan använda filter för att få sådan data.
Välj namn och poängkolumner enligt nedan
- Klicka på DATA-fliken på menyfliksområdet
- Klicka på rullgardinsmenyn Sortera och filtrera som visas i bilden nedan
- Klicka på namnfiltret
- Välj textfilter
- Välj börjar med
- Du kommer att få upp följande fönster.
- Ange "ja" och klicka på knappen "OK".
- Du bör bara kunna se resultaten för Jane och James.
Gruppera och avgruppera
Med grupper kan vi enkelt se och dölja onödiga detaljer från antingen kolumner eller rader. Utöver det kan vi även använda grupper för att analysera data som tillhör en gemensam kategori. Låt oss illustrera detta med ett exempel. Vi kommer att använda exemplet med studentpoäng ovan.
- Högerklicka på noten och välj infoga kolumn. Namnge namnkolumnen kön.
- Ändra James till Juanita. Sätt hona för Janet och Juanita. Sätt hane för resten av eleverna. Ditt ark bör se ut som följer.
Vi kommer nu att gruppera honorna och visa deras medelpoäng och göra samma sak för hanarna.
- Klicka på DATA-fliken på menyfliksområdet
- Välj alla kolumner och rader med data
- Klicka på rullgardinsmenyn Grupp som visas i bilden nedan
Du kommer att få upp följande fönster
- Se till att alternativ för rader är valda
- Klicka på OK-knappen
- Du kommer att få följande förhandsvisning
- Vi kommer nu att beräkna medelpoängen för kvinnor och män
- Välj hela data som visas nedan
Klicka på rullgardinsmenyn Delsumma under DATA-fliken
Du kommer att få upp följande fönster
- Ställ in "Vid varje förändring" till kön
- Ställ in "Använd funktion" på medelvärde
- Välj "Lägg till delsumma" för att poängsätta
- Klicka på knappen "OK".
Ladda ner ovanstående Excel-kod
Lägga till bilder i kalkylblad
Ibland skulle du vilja brännmärka dokumenten tryckta i excel med brevhuvudinformation och trycka med företagets logotyp osv. excel har funktioner som låter dig importera bilder till Excel. Kommandot för att lägga till bilder finns under fliken INSERT på menyfliksområdet.
Du får följande dialogfönster
- Du kan bläddra till valfri mapp på din dator som har bilder, och du kan välja valfri bild.
- Du kommer att få resultat liknande de som visas nedan
Handledningsövning 4
Använd kommandot INSERT tab pictures för att lägga till en valfri bild i kalkylbladet.
Sammanfattning
I den här artikeln har vi lärt oss hur man utför grundläggande aritmetiska operationer med Excel, formaterar data och tillämpar valideringsregler, filtrerar data och hur man drar fördel av grupper för att ytterligare analysera data och förbättra presentationen.