Hur man skapar debetnota i SAP
Jessica Blake
⚡ Smart sammanfattning
Skapande av debetnota i SAP skapar en begäran om debetnota som debiterar en kund mer när de debiterats för lite. Den här resursen förklarar vad en debetnota är, hur den skiljer sig från en kreditnota och hur man skapar en.
Vad är en debetnota i SAP SD?
En debetnota är ett dokument som ökar det belopp en kund är skyldig. SAP Försäljning och distribution, processen börjar med en debetnotabegäran, vilket är ett försäljningsdokument som skapas för att begära den extra kostnaden. När begäran faktureras blir den en debetnota som ökar kundens kundfordringar.
Debetnotor skapas vanligtvis för att korrigera en underdebitering. Ett vanligt exempel är när priset som beräknades på den ursprungliga fakturan var för lågt på grund av att fel avgift valts, så kunden måste debiteras mellanskillnaden. För att behålla kontrollen kan en debetnotabegäran blockeras med en faktureringsspärr, så att den kontrolleras och godkänns innan den behandlas. Först efter godkännande, när spärren tas bort, kan begäran faktureras. Detta gör debetnotan till ett kontrollerat sätt att korrigera fakturering utan att redigera den ursprungliga fakturan, och den har en tydlig revisionslogg för varför den extra avgiften togs ut.
Debetnota vs. Kreditnota i SAP
Debetnotor och kreditnotor är motsatta korrigeringar i SAP fakturering. Båda fastställer ett belopp efter den ursprungliga fakturan, men de flyttar kundens saldo i olika riktningar, så det är viktigt att välja rätt.
| Jämförelsegrund | Debetnota | Kreditnota |
|---|---|---|
| Effekt på kunden | Tar mer betalt av kunden | Återbetalar eller minskar avgiften |
| Typisk orsak | Kunden debiterades för lite | Kunden debiterades för mycket eller returnerade varor |
| Begär ordertyp | Begäran om debetmemo (L2) | Begäran om kreditnota (G2) |
| Skapat i | VA01 | VA01 |
| Resultat av fakturering | Ökar kundfordringen | Minskar kundfordringen |
Kort sagt, använd en debetnota när kunden ska betala mer och en kreditnota när kunden ska betala mindre. Båda skapas i VA01 med matchande ordertyp för begäran och faktureras sedan. Valet påverkar även redovisningen: en debetnota bokför en ytterligare fordran på kundkontot, medan en kreditnota bokför en minskning, så att ekonomiavdelningen kan stämma av båda mot den ursprungliga fakturan.
Steg för att skapa debetnota
Följ dessa steg för att skapa en debetnotabegäran i transaktion VA01, med hänvisning till en försäljningsorder.
Steg 1) Ange T-koden.
- Ange T-kod VA01 i kommandofältet.
- Ange ordertypen ”Begäran om debetnota”.
- Ange försäljningsorganisation, distributionskanal och division på fliken försäljningsorganisation.
- Klicka på knappen "Skapa med referens".
Steg 2) Ange försäljningsordernumret.
- Ange försäljningsordernumret som referens för att skapa debetnotabegäran i orderfliken i popup-fönstret.
- Klicka på knappen Kopiera.
Steg 3) Skapa debetnotabegäran.
- Ange inköpsordernumret.
- Ange Billing Block (orsaken till debetnotan).
- Ange prissättningsdatum (det datum då villkorsposterna hämtas).
- Ange Billdatum.
- Ange Target kvantitet (den kvantitet som du skapar debetnotan för).
Steg 4) Klicka på Spara-knappen.
Klicka på Spara 
knappen. Meddelandet ”Debitmemo-begäran 700000 har sparats” visas.
När används en debetnota? Vanliga scenarier
En debetnota är användbar när en kund behöver debiteras igen efter den ursprungliga fakturan. De vanligaste scenarierna inkluderar:
- Underpris: Den ursprungliga fakturan använde ett för lågt pris, så mellanskillnaden måste faktureras.
- Missade debiteringar: En frakt-, tilläggs- eller hanteringsavgift utelämnades från den första fakturan.
- Kvantitetskorrigering: Kunden fakturerades för mindre än vad som avtalats och är skyldig resten.
- Ränta eller straffavgifter: En förseningsavgift eller ett avtalat vite måste tas ut.
- medtract-justeringar: En prishöjning som avtalats efter fakturering gäller för en levererad kvantitet.
I varje fall registrerar debetnotan det extra beloppet och orsaken, och en faktureringsspärr säkerställer att debiteringen granskas innan kunden faktureras. Att dokumentera scenariot på begäran hjälper också revisorer att förstå varför kundens saldo ändrades efter att den första fakturan utfärdades.
