11 BÄSTA programvara för dokumenthantering 2025

Dokumenthanteringssystem är en molnbaserad automatiserad lösning för att skapa, organisera, dela och säkra affärsdokument och filer. Det låter dig spåra din dokumentversion utan krångel. Detta molnlagringssystem ger snabbare arbetsflöden för granskningar och godkännanden för olika intressenter som finns på flera geografiska platser. Det låter dig enkelt komma åt din affärsdokument från surfplattor och smartphones.

Efter att ha tillbringat över 110 timmar på research har jag recenserat 39+ dokumenthanteringssystem och noggrant utvalda de bästa, inklusive både gratis och betalda alternativ. Denna omfattande och väl undersökta guide ger en djupgående titt på varje systems funktioner, för- och nackdelar samt prissättning. Om du letar efter pålitliga insikter kommer min artikel att ge alla detaljer du behöver för att fatta ett välgrundat beslut. Missa inte att upptäcka de ultimata verktygen som kan förändra hur du hanterar dokument. Läs mer ...

BÄST Digital dokumenthanteringssystem (kontroll).

Namn	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Offentlig delning	Ja	Ja	Ja	Ja
Pröva På	15-dagars gratis provperiod	30-dagars gratis provperiod	14-dagars pengarna tillbaka	Gratis för 5 användare
Mobilappar	Ja	Ja	Ja	Ja
Lokalt filsystem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Gruppbehörigheter	Ja	Ja	Ja	Nej
Filkonflikthantering	Ja	Nej	Ja	Ja
Digital Rights Management	Nej	Ja	Nej	Ja
Molnlagring utan lokalt filsystem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Plattformar	Windows, Mac och Linux	Windows, Mac och Linux	Windows, Mac, Linux, Android, och iOS	Windows, Mac och Linux
Länk	Läs mer	Läs mer	Läs mer	Läs mer

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive är en utmärkt online fillagring och samarbetsplattform för team och företag. Jag uppskattar särskilt hur det stödjer både på kontoret och distansarbete, vilket gör det till ett utmärkt alternativ för hybridteam. Verktyget gör det enkelt att skapa, dela och samarbeta med hjälp av en centraliserad konsol. Det är inte bara en lagringsplattform. Faktum är att den erbjuder filversionering, avancerad sökning och teamorganisation, vilket är avgörande för hantera uppgifter effektivt. Under loppet av min utvärdering upptäckte jag att dess förmåga att ge snabb tillgång till information hjälper dig att hålla koll på ditt arbete och fatta välgrundade beslut snabbare.

Zoho WorkDrive låter dig dela, hantera och säkra filer effektivt. Den erbjuder en smart sökning för omedelbar filhämtning och obegränsad versionshistorik för att återställa dokument. Med WorkDrive Snabbt, asynkront samarbete strömlinjeformas. Verktyget är utmärkt för att synkronisera molnfiler direkt till ditt skrivbord och integreras med över 5000+ applikationer. Anpassat varumärke och MFA säkerställer din datas säkerhet och professionalism.

Funktioner:

• Team mappar: Jag kan samarbeta sömlöst med mitt team med hjälp av teammappar, som är perfekta för att dela filer och säkerställa realtidsuppdateringar, hjälpa till att effektivisera arbetsflöden och centralisera dokumenthanteringen.
• Filsamlingsmallar: Detta hjälper dig att skapa anpassade mallar för att organisera data, förbättra arbetsflöden och samla in dokument på ett strukturerat sätt, vilket är användbart för team som hanterar stora projekt.
• Avancerad datasäkerhet: Jag anser att det är viktigt att ha GDPR och HIPAA-efterlevnad för känsliga uppgifter. Denna lösning hjälper dig att undvika risker med säker lagring, skräddarsydd för företagets behov.
• Zoho WorkDrive Integration med appar: Zoho WorkDrive integreras med Salesforce, Slack, Jira och Gmail, så att du kan skapa anpassade arbetsflöden. Det är bra för företag som siktar på strömlinjeformad plattformsoberoende verksamhet.
• Zoho WorkDrive Administratörskonsol: Zoho WorkDrives Admin Console låter dig övervaka användaraktivitet, hantera dataåtkomst och säkerställa efterlevnad. Detta är ett av de bästa verktygen för centraliserad kontroll.
• Skalbar lagring: Det är bra för företag som letar efter flexibel förvaring. Med planlösningar från 1 TB till 5 TB och mer, Zoho WorkDrive skalas enkelt för att möta företagets behov.

Prissättning:

Zoho WorkDrive är en online-fillagrings-, synkroniserings- och samarbetsplattform. Planerna börjar på $2.5/användare/månad, med en 15-dagars gratis provperiod tillgänglig. Idealisk för teamproduktivitet.

Besök Zoho WorkDrive

15-dagars gratis provperiod

---

2) SmartSheet

Smartsheet är en dokumenthanteringssystem Jag recenserade, och jag tyckte att det var ett idealiskt verktyg för lagarbete. Det är en lösning som automatiserar repetitiva uppgifter som att skicka varningar och hantera uppdateringar. När jag utförde min utvärdering märkte jag att dess krypteringsmetoder (256-AES och TLS 1.2) var både tillförlitliga och säkra. Smartsheet ansluter sömlöst med verktyg som Google, Salesforce och Slack. Dess mallar för marknadsföring och stöd för flera filformat är användbara för projektledning. Enligt min erfarenhet är utchecknings- och incheckningsfunktionerna utmärkta för att hålla uppgifterna organiserade.

Funktioner:

• Centraliserad dokumentlagring: SmartSheet ger en enhetlig plattform för att lagra och organisera dokument, vilket säkerställer att filer är säkra och kan hämtas från ett centralt arkiv, vilket är användbart för att effektivisera filhanteringen.
• Team mappar: Jag kan effektivt samarbeta med mitt team med hjälp av teammappar, som är bra för att organisera delade dokument. Detta kan hjälpa till att effektivisera kommunikationen och säkerställa att alla får tillgång till de senaste filerna.
• Versionskontroll: Jag siktar på att hantera dokumentrevideringar med SmartSheets versionskontroll, som hjälper dig att undvika förvirring genom att säkerställa tillgång till de mest uppdaterade filerna och behålla en fullständig historik över redigeringar.
• Granulär behörighet: Det hjälper dig att kontrollera filåtkomst med viktiga behörighetsinställningar, ett utmärkt sätt att säkerställa att känsliga filer endast visas av behöriga användare.
• Molnbaserad tillgänglighet: Denna lösning låter dig komma åt och redigera dokument på ett säkert sätt var som helst, ett perfekt alternativ för att förbättra samarbetet i realtid mellan team.
• Dokumentarbetsflöden: Det automatiserar repetitiva uppgifter som godkännandepåminnelser, vilket är ett av de bästa sätten att minska manuell ansträngning och påskynda processer.
• Stöd för olika filtyper: Den här funktionen är utmärkt för att ta emot olika team, eftersom den stöder traditionella och moderna format, till hjälp för att hantera alla typer av dokument sömlöst.

Prissättning:

Smartsheet är en dynamisk arbetsyta som ger team möjlighet att hantera projekt, automatisera arbetsflöden och snabbt uppnå mål. Planerna börjar på $9 per månad. Njut av en 30-dagars gratis provperiod. Inget kreditkort krävs.

Besök SmartSheet >>

30-dagars gratis provperiod (inget kreditkort krävs)

---

3) Icedrive

Icedrive ger anmärkningsvärda funktioner för samarbeta och dela filer. Under loppet av min utvärdering fann jag dess smarta cachingsystem imponerande för att leverera snabb och enkel filåtkomst. Det är ett idealiskt alternativ till Google Drive, som erbjuder nollkunskapskryptering som håller din information säker och endast tillgänglig för dig.

Det är ett gratis molnlagring verktyg som får dig att känna att du använder en fysisk hårddisk. Du får alla funktioner för filvärdtjänster som redigera, ta bort, ladda upp, öppna, etc. Det är en av de bästa molnlagringsplattformar som kommer med en smart cachekontroll som hjälper dig att komma åt dina filer direkt efter installationen utan att vänta på synkronisering.

Funktioner:

• Filversionering: Jag skulle kunna lita på filversioner för att behålla tidigare filversioner, vilket hjälper dig att återgå till tidigare iterationer när det behövs. Detta är viktigt för att kunna spåra förändringar effektivt.
• Virtual Drive Integration: Icedrive låter dig montera molnlagring som en virtuell enhet på din dator, vilket ger ett av de enklaste sätten att komma åt filer sömlöst som om de vore lagrade lokalt, och undviker manuell synkronisering.
• Kryptering på klientsidan: Icedrive ger den mest effektiva nollkunskapskrypteringen. Det säkerställer att filer krypteras på din enhet före uppladdning, vilket är viktigt för att upprätthålla konfidentialitet och säkerhet.
• Dokumentvisare: Den innehåller en inbyggd dokumentvisare som låter dig förhandsgranska populära filformat utan att ladda ner dem. Detta är ett utmärkt sätt att förbättra arbetsflödets effektivitet och spara tid.
• Avancerad delning: Detta möjliggör säker fildelning med lösenordsskydd och utgångsdatum, vilket är det bästa sättet att säkerställa att dokument förblir tillgängliga endast för de avsedda mottagarna.
• Intelligent cachelagring: Den använder en intelligent cachningsmekanism som hjälper dig att snabbt komma åt filer som används ofta samtidigt som du minimerar lokal lagringsanvändning, vilket är ett utmärkt alternativ för att säkerställa effektiv dokumenthämtning.

Prissättning:

Icedrive erbjuder Planer börjar på $3.99 per månad för 150 GB lagring. 20 % rabatt på årlig betalning.

Besök Icedrive >>

Livstidsfri grundplan med 10 GB gratis lagringsutrymme

---

4) bit.ai

Bit.ai är en smart dokumenthanteringssystem som hjälper företag att hantera information över projekt, team och avdelningar. Under min research upptäckte jag att detta verktyg gör det möjligt att skapa obegränsade arbetsytor med lätthet. Det är viktigt att organisera dina dokument i mappar och undermappar, och Bit.ai erbjuder ett enkelt sätt att göra detta. De teman som detta program tillhandahåller är utmärkta för att ge dina dokument en ny och modern design.

Bit.ai, som grundades 2016, är ett mångfacetterat verktyg som är perfekt för att hantera och skapa innehåll. Den stöder 100+ filformat och erbjuder 1 GB gratis lagringsutrymme. Användare drar nytta av sömlös integration med Tableau, Box, Airtable, Figmaoch Dropbox. Dessutom tillhandahåller Bit.ai mallar för olika sektorer, inklusive marknadsföring och utbildning, och säkerställer din datasäkerhet med 256-AES och TLS-kryptering, kompatibel med GDPR och PCI-standarder.

Funktioner:

• Skalbara arbetsytor: Det är bäst att använda Bit.ais skalbara arbetsytor för att organisera projekt över team. Detta gör att du kan upprätthålla effektiviteten, oavsett om du leder en liten grupp eller en stor organisation.
• Universell sökning: Bit.ai:s universella sökfunktion är perfekt för att snabbt hitta inbäddat innehåll och dokument. Det hjälper dig att spara tid genom att tillhandahålla allt du behöver på ett ställe.
• Avancerad delning: Bit.ai möjliggör avancerade delningsalternativ som spårbara länkar och lösenordsskyddade dokument, vilket är bra för säker delning och för att behålla kontroll över känslig information.
• Interaktiva smarta dokument: Jag kan sömlöst skapa interaktiva "levande" dokument med Bit.ai, som är perfekta för att integrera videor, bilder och andra rika medier. Detta kan hjälpa till att öka teamsamarbetet.
• AI Genius författare: Bit.ai's AI Genius Writer är en bra lösning för att skapa innehåll. Det hjälper dig att skapa mallar, brainstorma idéer och effektivisera forskning, vilket sparar tid och ansträngning.
• Samarbete i realtid: Jag siktar på att samarbeta med mitt team i realtid med hjälp av Bit.ai, vilket gör att jag kan arbeta tillsammans utan ansträngning, oavsett plats. Det är ett av de mest effektiva sätten att öka produktiviteten.
• Anpassningsbara mallar: Den här funktionen tillhandahåller hundratals förgjorda mallar för SOP, mötesanteckningar och handledning. Det är ett bra sätt att skapa innehåll både snabbt och professionellt.

Prissättning:

Tool Bit.ai erbjuder planer som börjar på $8 per månad, med 25% rabatt för årliga betalningar. Du kan också prova det med en 7-dagars gratis provperiod.

Länk: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs är en lösning som hjälper dig hantera dokument digitalt för exportörer och handelsföretag. Under min analys fann jag att det var ett av de bästa verktygen för att skapa försäljnings- och fraktfiler på kortare tid. Det minimerar manuell datainmatning och hjälper till att undvika förseningar i leveranser. IncoDocs gör det möjligt för team att arbeta tillsammans i en delad arbetsyta, vilket är viktigt för fjärruppgifter. Den lagrar också dokumentmallar säkert i molnet, vilket ger en effektivare exportprocess.

IncoDocs är en mångsidig programvara för dokumenthantering, grundad 2016, tillgänglig från vilken enhet som helst. Det låter dig enkelt skapa kommersiella fakturor och erbjuder mallar för olika försäljningsdokument. Verktyget integreras sömlöst med Xero och QuickBooks och stöder flera filformat.

Funktioner:

• Återanvändbara databibliotek: Jag tycker att det är användbart att använda återanvändbara databibliotek, som låter dig lagra produktinformation och kontaktinformation. Detta är ett av de enklaste sätten att spara tid på repetitiva poster.
• Digital Signatur: Denna fantastiska lösning hjälper dig att digitalt signera och stämpla dokument med Digital Signatures and Company Seals, eliminerar utskrift och skanning för ett sömlöst, papperslöst arbetsflöde.
• Integration: En bra idé att överväga dess API och systemintegrationer, som låter dig ansluta till ERP, TMS och andra system. Detta är ett av de mest effektiva sätten att minska den manuella arbetsbelastningen.
• Dokumentmallar: Det är viktigt att ha tillgång till över 30 UNLK-anpassade mallar, inklusive kommersiella fakturor, Billlastning och ursprungscertifikat. Detta hjälper dig att säkerställa efterlevnad av internationella standarder.
• Data Synchronisering: Den här funktionen hjälper dig att minimera fel genom att ange leveransdetaljer en gång i huvudfilen, med data som automatiskt synkroniseras över relaterade dokument.
• Molnbaserad arbetsyta: Den är perfekt för att samarbeta med teammedlemmar i en delad, molnbaserad miljö, vilket gör att du kan komma åt dokument i realtid och förbättra operativ transparens.
• Säker dokumentdelning: Den här funktionen är utmärkt för att överföra känslig information till partners och kunder på ett säkert sätt, vilket hjälper dig att undvika dataintrång och säkerställa effektivitet.

Prissättning:

IncoDocs förenklar import/exportdokumentation, vilket förbättrar global handelseffektivitet. Pris: 29 USD/månad, 20 % rabatt per år. Njut av en livstids kostnadsfri grundplan. Effektivisera, organisera och påskynda din handel.

Länk: https://incodocs.com/

---

6) Templafy

Templafy är en utmärkt lösning för dokumenthantering. Jag analyserade dess funktioner och det imponerade på mig med dess förmåga att visa rätt innehåll för anställda baserat på deras roller. De instrumentpanelen är lätt att navigera och låter dig hantera innehåll utan krångel. Under loppet av min utvärdering såg jag hur det länkar DMS-data direkt till dokument, vilket skapar snabbare arbetsflöden. Jag rekommenderar det för företag som vill hålla sin dokumentlagring korrekt och pålitlig.

Templafy, grundat 2016, låter dig ansluta och kombinera data från DMS, och erbjuder en molnlagringslösning som säkerställer din tillgång till dokument från olika enheter som surfplattor och smartphones.

Funktioner:

• Automatiserad dokumentgenerering: Jag kunde kompilera färdiga dokument med hjälp av regelbaserad automatisering och GenAI. Detta är ett av de enklaste sätten att hämta uppdaterat innehåll från interna bibliotek eller tredjepartsintegrationer.
• Centraliserade innehållsbibliotek: Templafy låter dig komma åt alla tillgångar på ett ställe, vilket är bra för att bygga personliga bibliotek. Detta kan bidra till att öka effektiviteten utan att växla mellan olika applikationer.
• Hantering av e-postsignatur: Templafy hjälper dig att skapa och hantera e-postsignaturer i en miljö med låg kod. Det är bäst att rulla ut uppdateringar eller kampanjer snabbt utan att behöva IT-hjälp.
• Smarta mallar: Jag kan säkerställa konsekvens och efterlevnad genom att automatiskt införliva visuell identitet, varumärkesriktlinjer och juridiska ansvarsfriskrivningar i mallar. Detta hjälper dig att spara tid och undvika manuella fel i olika dokumenttyper.
• Dynamisk innehållsintegration: Det är ett utmärkt sätt att automatisera nödvändiga element genom att hämta innehåll från interna och externa bibliotek. Detta gör att du kan anpassa effektivt samtidigt som du upprätthåller efterlevnad där det behövs.
• Realtidsmallhantering: Detta hjälper dig att hålla allt uppdaterat med centraliserad mallhantering. Det kan vara bra att se till att alla användare kan komma åt de senaste versionerna i realtid.
• Användarhantering: Det är viktigt att hantera användarprofiler och åtkomstnivåer via en centraliserad adminpanel. Detta gör att du kan skala och säkra innehållshantering intuitivt.

Prissättning:

Templafy förbättrar effektiviteten vid skapande och hantering av dokument. Kontakta säljteamet för prissättning.

Länk: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 erbjuder en utmärkt lösning för team som behöver programvara för dokumenthantering. Jag granskade dess funktioner, och det är de perfekt för små eller stora team. Den stöder både molnsystem och system på plats och ger tillgång till källkod. Det här verktyget är användbart för att lagra viktiga filer, inklusive videor, dokument och presentationer, för privat eller delad användning. Jag tyckte att dess versionsspårningssystem var imponerande för att organisera filer.

Bitrix24, grundat 2012, tillhandahåller en nav för dokumenthantering med 5 GB gratis lagring. Den sparar automatiskt dokument på ditt konto, stöder flera filformat och erbjuder konfigurerbara åtkomstbehörigheter. Bitrix24 är perfekt för dem som söker en heltäckande, säker och effektiv dokumenthanteringslösning.

Funktioner:

• Samarbete i realtid: Det är viktigt att ha ett sömlöst lagarbete. Bitrix24 låter dig samredigera dokument med kollegor eller externa användare samtidigt, vilket säkerställer att projekten förblir uppdaterade och organiserade.
• Fillagring och delning: Ett bra sätt att säkra filer är att använda Bitrix24s fillagringsalternativ. Det hjälper dig att lagra och dela filer utan ansträngning samtidigt som du säkerställer åtkomst från stationära datorer och mobila enheter.
• Versionshistorik: Den här funktionen låter dig spåra redigeringar genom versionshistoriken och dokumentlåsning hjälper dig att undvika oavsiktliga ändringar under kritiska uppdateringar. Det är bäst för att säkerställa dataintegritet.
• Åtkomstbehörigheter: En bra idé att konfigurera åtkomsträttigheter för att skydda känslig data. Bitrix24 hjälper dig att säkerställa att endast auktoriserad personal kan se och redigera viktiga dokument.
• Skapa och redigera dokument: Jag kan skapa och redigera dokument, kalkylblad och presentationer i realtid med Bitrix24, som stöder format som docx, pptx och xlsx. Detta kan bidra till att effektivt förbättra samarbetet mellan teamen.
• Mobil åtkomst: Det är bra att använda Bitrix24s mobilapp för att komma åt, redigera och dela dokument när du är på språng. Detta är perfekt för att vara produktiv utanför kontoret.
• Automatiserade dokumentarbetsflöden: Ett av de mest effektiva sätten att effektivisera dokumentgodkännanden är genom Bitrix24:s automatiserade arbetsflöden. Det hjälper dig att säkerställa konsekvens och snabb bearbetning mellan team.

Prissättning:

Bitrix24 erbjuder prisvärda planer som börjar på $49 per månad. Få upp till 20 % rabatt på årliga betalningar. Utforska med en 30-dagars gratis provperiod.

Länk: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Bynder

Bynder är ett topprankat val för innehållshantering. Jag testade dess dokumenthanteringsfunktioner och det gjorde mina arbetsflöden snabbare och effektivare. Det är bra för proffs som behöver skapa videor snabbt och leverera dem till sina team. Jag råder att uppmärksamma dess förmåga att säkerställa varumärkesefterlevnad. Enligt min erfarenhet är detta verktyg utmärkt för att förenkla tillgångshantering.

Bynder grundades 2013, är hyllad för att påskynda det kreativa innehållets livscykel och möjliggöra säker fildelning, internt och externt. Det är bra för organisationer som strävar efter effektiv, säker innehållshantering och samarbete.

Funktioner:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder hjälper dig att organisera och kontrollera tillgångar som bilder, videor och dokument under ett system. Detta kan hjälpa till att effektivisera arbetsflöden och säkerställa den mest effektiva användningen av resurser.
• Support för multimedia: Jag kan med säkerhet säga att Bynder är bra för att hantera komplexa filtyper. Det låter dig hantera bilder och videor med lätthet, vilket förbättrar flexibiliteten i dokumenthantering.
• Automatisk bildtaggning: Bynder låter dig automatisera bildtaggning med AI, vilket gör det lättare att kategorisera och söka efter filer effektivt. Det är bäst för att förenkla repetitiva uppgifter.
• Videouppspelning: Jag skulle kunna använda Bynder för att granska och samarbeta om videoinnehåll utan ansträngning, tack vare dess direktuppspelningsfunktion. Detta är ett bra alternativ för team som behöver sömlös videodelning.
• Centraliserat bibliotek: Det är viktigt att ha ett enhetligt arkiv, och Bynder hjälper dig att upprätthålla ett säkert bibliotek för konsekvent teamåtkomst och tillgångsorganisation.
• Varumärkeskonsistens: Den här lösningen är utmärkt för att säkerställa varumärkesidentitet med verktyg som låter dig anpassa material till ditt varumärkes riktlinjer. Det kan vara till hjälp för konsekvent meddelandehantering.

Prissättning:

Bynder erbjuder en rad funktioner för hantering av varumärken och digitala tillgångar. Kontakta säljteamet för att få en prisuppgift.

Länk: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Docuware är en verktyg för dokumenthantering och automatisering av arbetsflöden. Under loppet av min utvärdering hittade jag det utmärkt för att hålla viktig affärsdata säker och lättillgänglig. Denna applikation låter dig dela, uppdatera och spara kontrakt utan krångel. Den använder datakryptering, vilket är ett av de bästa sätten att säkerställa säker åtkomst till filer.

DocuWare, som grundades 1988, har positiv kundfeedback och en mängd funktioner. Det låter dig hantera dokument effektivt med verktyg som Intelligent Indexing och Arbetsflödesautomation. Programvaran integreras sömlöst med SAP, Oracle, och mer och stöder olika filformat. DocuWares kundsupport är tillgänglig på olika sätt, vilket säkerställer att hjälp finns till hands när det behövs.

Funktioner:

• Intelligent indexering: Jag kan säga att intelligent indexering i Docuware är ett av de bästa sätten att säkerställa snabb datahämtning. Det låter dig automatisera indexering och undviker manuell datainmatning för effektivitet.
• Arbetsflödesautomatisering: Med Docuware skulle jag kunna sikta på att öka produktiviteten med Workflow Automation. Det hjälper dig att minska repetitiva uppgifter genom att automatisera godkännanden och aviseringar, ett utmärkt sätt att påskynda beslutsfattandet.
• Säkra dokument Archivinge: Det är viktigt att hålla känslig information säker. Docuwares säkra dokument Archiving erbjuder en lösning med kryptering och åtkomstkontroller, perfekt för att följa föreskrifter.
• Integrationsmöjligheter: Detta kan hjälpa till att förena ditt arbetsflöde. Docuware låter dig integrera sömlöst med Microsoft Teams, Outlookoch SAP, ett utmärkt alternativ för smidigt informationsflöde.
• Intelligent dokumentbehandling: Det kan vara bra att effektivisera datainmatningen. Docuwares intelligenta dokumentbehandling fångar information från olika källor och automatiserar rutiner, vilket säkerställer strukturerade och effektiva arbetsflöden.
• Elektroniska formulär: Ett av de enklaste sätten att påskynda datainsamlingen är att använda Docuwares elektroniska formulär. Det låter dig anpassa formulär för den mest effektiva informationsdelningen.
• Fulltextsökning: En bra idé att snabbt hitta information är genom Docuwares Full-Text Search. Det hjälper dig att skapa exakta, anpassningsbara sökfrågor för den mest effektiva dokumenthämtningen.

Prissättning:

Kontakta Docuwares säljteam för prisinformation.

Länk: https://start.docuware.com/

---

10) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager är ett anmärkningsvärt verktyg som låter dig hämta värdefull information från dokument. Jag granskade dess funktioner och fann att det levererar säkerhets-, lagrings- och innehållslösningar på företagsnivå tillsammans med arbetsflöden som är lätta att implementera. Jag kunde komma åt flera innehållsbutiker på ett säkert sätt och märkte hur det automatiserar filklassificering sömlöst. Detta kan hjälpa team som vill samarbeta snabbare och med mindre krångel, vilket gör det till ett överlägset val för dokumenthantering.

FileNet Content Manager, som grundades 1982, låter dig sömlöst bygga och integrera innehållstjänster i ditt företag genom dess API. Den drar nytta av integrationer som Salesforce och tillhandahåller mallar för PowerPoint och e-post.

Funktioner:

• Innehållsfångst och indexering: Med FileNet Content Manager kan jag automatiskt fånga, indexera och organisera dokument, vilket minskar den manuella ansträngningen. Detta är bra för att säkerställa sömlös åtkomst och hämtning, särskilt när man hanterar stora mängder data.
• Avancerade sökfunktioner: FileNet Content Manager låter dig snabbt hitta dokument med hjälp av metadata och fulltextsökning. Detta hjälper dig att hitta specifikt innehåll effektivt, vilket är bra för att spara tid i dokumenthanteringsuppgifter.
• AI-drivna innehållsinsikter: Det är viktigt att analysera ostrukturerad data, och FileNet Content Manager gör det möjligt genom att utnyttja AI-drivna verktyg. Detta hjälper dig att extrahera insikter och automatisera innehållsklassificering, vilket är ett utmärkt sätt att förbättra produktiviteten.
• Innehållssamarbete: Den här funktionen är perfekt för att underlätta samarbete i realtid. Jag kan enkelt dela, redigera och kommentera dokument i FileNet Content Manager utan att växla mellan verktyg. Det är ett av de bästa alternativen för att effektivisera lagarbete.
• Säker dokumentlagring: Det är användbart att säkerställa datasäkerhet med rollbaserade åtkomstkontroller och kryptering. FileNet Content Manager syftar till att skydda känslig information samtidigt som efterlevnaden av branschföreskrifter bibehålls.
• Arbetsflödesautomatisering: Denna lösning är utmärkt för att automatisera dokumentcentrerade arbetsflöden. FileNet Content Manager låter dig förbättra effektiviteten och hantera uppgifter konsekvent, vilket är det mest effektiva sättet att förenkla repetitiva processer.
• Skalbar innehållshantering: Jag anser att skalbarhet är avgörande när jag hanterar växande affärsbehov. FileNet Content Manager erbjuder ett utmärkt sätt att hantera stora dokumentvolymer med sin skalbara arkitektur, vilket gör den till en perfekt lösning för organisationer av alla storlekar.

Prissättning:

FileNet Content Manager är en robust lösning för innehållshantering. Begär en prisuppgift från Sales.

Länk: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Zoho-projekt

Zoho Projects är ett fantastiskt verktyg för dokumenthantering och samarbete. Jag testade detta verktyg och fann det utmärkt för planera projekt, tilldela uppgifter och hålla kontakten med mitt team. Enligt min mening är det en av de bästa lösningarna för att hantera olika typer av filer som dokument, grafik, videor, rapporter och kalkylblad på ett ställe. Det är till hjälp att dela din organisations filer utan någon som helst komplexitet. Jag rekommenderar detta verktyg för spåra och hantera dokumentversioner med lätthet. Dess sökfunktion låter dig hitta filer snabbt genom nyckelord i titeln eller innehållet, vilket gör det till ett överlägset val.

Funktioner:

• Centraliserad fillagring: Zoho Projects låter dig hantera alla dina filer, inklusive dokument, kalkylblad och grafik, på en centraliserad plats. Detta hjälper dig att undvika röran och hålla allt organiserat på ett ställe.
• Versionskontroll: Jag kan bekräfta att Zoho Projects erbjuder ett av de bästa sätten att spåra ändringar, revisioner och uppdateringar. Det hjälper dig att upprätthålla klarhet i filversioner med detaljerade anteckningar och författareinformation.
• Kraftfulla sökverktyg: Det är viktigt att snabbt hitta filer, och Zoho Projects kraftfulla sökverktyg låter dig hitta dokument med hjälp av titlar eller nyckelord. Detta kan hjälpa till att effektivisera projektarbetsflöden.
• Samarbete i realtid: Med den här funktionen kan du kommentera, kommentera och granska filer i realtid. Det är ett bra sätt att minska missförstånd och säkerställa sömlöst lagarbete.
• Hierarkisk mapporganisation: Det är en bra idé att använda hierarkiska mappar i Zoho Projects. Detta låter dig organisera filer baserat på ditt teams arbetsflöde, vilket gör navigeringen enkel och intuitiv.
• Granskningsloggar: Granskningsloggar i Zoho Projects hjälper dig att upprätthålla transparens och efterlevnad. Detta kan hjälpa till att spåra all dokumentaktivitet, inklusive redigeringar och besök, på ett strukturerat sätt.
• Automatiserad arbetsflödeshantering: Att automatisera repetitiva uppgifter som revisionsspårning är ett av de enklaste sätten att spara tid. Zoho Projects hjälper dig att förbättra effektiviteten genom att hantera arbetsflöden sömlöst.

Prissättning:

Zoho Projects erbjuder planer som börjar på $4.25 per månad, med 20% rabatt för årliga betalningar. Prova det gratis med en 10-dagars provperiod. Inget kreditkort krävs.

Länk: https://www.zoho.com/projects/

Vad är dokumenthanteringssystem?

Dokumenthanteringssystem är en molnbaserad automatiserad lösning för att skapa, organisera, dela och säkra affärsdokument och filer. Det låter dig spåra din dokumentversion utan krångel. Detta molnlagringssystem ger snabbare arbetsflöden för granskningar och godkännanden för olika intressenter som finns på flera geografiska platser. Det låter dig enkelt komma åt affärsdokument från surfplattor och smartphones.

Hur valde vi den bästa programvaran för dokumenthantering?

At Guru99prioriterar vi trovärdighet och strävar efter att tillhandahålla korrekt, relevant och objektiv information. Efter att ha ägnat över 110 timmar åt att forska över 39+ bästa dokumenthanteringssystem, Jag har noga valt ut de bästa alternativen, både gratis och betalda. Detta omfattande guide erbjuder en djupgående titta på varje systems funktioner, för- och nackdelar och prissättning, för att säkerställa att du har pålitliga insikter behövs för att fatta ett välgrundat beslut. När du väljer den bästa programvaran för dokumentkontroll eller hantering är faktorer som säkerhet, användargränssnitt och integrationsmöjligheter avgörande. Kolla in nedan viktiga faktorer för att säkerställa att programvaran överensstämmer med dina specifika krav.

• Sökande: Du måste leta efter en mängd olika alternativ för att snabbt hitta nödvändiga filer. Det är bra att det låter dig söka i dokument efter namn, innehåll, typ och ändringsdatum.
• Enkel filstruktur: Dokumenthanteringssystemet måste ha en lättanvänd filstruktur.
• Versionskontroll: Versionskontroll eller versionshantering är en viktig funktion i programvara för dokumenthantering som gör att du kan spåra ändringar i filer. Den bästa DMS bör också ha ett arkiv med gamla versioner. Därför kan du enkelt se ändringarna i dokument.
• Mobil åtkomst: Du måste leta efter dokumenthanteringssystemet som är tillgängligt via surfplattor och smartphones. Detta gör att du kan visa, ändra och dela filer från vilken plats som helst.
• Integration: Dokumenthanteringssystemet bör enkelt integreras med annan programvara som du redan använder, som CRM-programvara och e-postklient.
• Läser in: Dokumenthanteringsprogrammet bör tillhandahålla en dokumentskanningsfunktion.
• Säkerhet: Dokumenthanteringssystemet måste tillåta dig att tilldela behörigheter för en viss användare för åtkomst till mappar och filer.

Vilket är det bästa sättet att arkivera dokument?

Här är de bästa sätten att arkivera dokument:

• Alfabetiskt arkiveringssystem: Det bästa sättet att arkivera dokument är att arkivera dina dokument i alfabetisk ordning. Namnet på en mapp ska vara enligt namnet på dokumenten.
• Numeriskt arkiveringssystem: Företag som behöver ett antal dokument som fakturor bör skapa ett numeriskt arkiveringssystem.
• Kategoriarkiveringssystem: Du måste ordna dina filer enligt kategorier som personlig, marknadsföring, administration och kunddata. Det är också möjligt att inkludera underämnen för varje kategori enligt dina behov.

Hur fungerar ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?

Här är arbetsprocessen för ett dokumenthanteringssystem:

• Fånga dokument: Dokumentinsamlingsfunktionen hjälper dig att spara dina filer så att du enkelt kan hitta dem senare. Detta är möjligt på grund av indexeringsfunktionen i DMS. Du kan också lägga till lite metadata för att söka efter dem utan krångel.
• Central dokumentlagring: Ett DMS har central dokumentlagring. Detta är viktigt för att hantera och behålla dokument som kommer från flera ställen.
• Dokumenthämtning och distribution: Ett DMS inkluderar dokumenthämtning och distribution. Det är viktigt att se till att du använder och delar dina dokument utan problem.

Vilka är distributionsalternativen för programvara för dokumenthantering?

Det finns två distributionsalternativ för programvara för dokumenthantering: 1) Molnbaserad programvara och 2) lokal programvara.

1. Molnbaserad programvara:

Molnbaserad programvara lagras över internet istället för att installeras på din PC. Det gör att du kan komma åt dina dokument från vilken plats som helst.

Molnbaserad programvara har följande distributionsalternativ:

• Det har lägre kostnader för dokumenthantering och ger enkel skalbarhet.
• Data lagras på tredjepartsservrar. Detta kommer att minska bördan att kontrollera den.
• Tillgänglig från alla internetanslutna enheter.

2. Lokal programvara:

Programvara på plats är i allmänhet applikationer som är installerade på det lokala systemet. Det gör att du enkelt kan konfigurera, hantera och kontrollera dina data.

Programvara på plats har följande distributionsalternativ:

• Denna typ av programvara har högre initiala kostnader men har inga återkommande utgifter.
• Det tar lång implementeringstid.
• Uppdateringar är användarens ansvar.
• All din data lagras på självhanterade servrar som ger användarna god kontroll över den.
• Den är anpassningsbar när det gäller datakontroll och säkerhet.

Slutsats

Programvara för dokumenthantering förenklar att organisera, lagra och komma åt filer på ett säkert sätt. Jag tycker att det är viktigt för företag som vill effektivisera arbetsflöden och förbättra teamsamarbetet. Det är en säker, pålitlig lösning som erbjuder versionskontroll, efterlevnad och integrationsfunktioner. Kolla min dom nedan för de högst rankade verktygen i den här kategorin.

• Zoho WorkDrive: En robust plattform som erbjuder smart sökning, obegränsad versionshantering, sömlöst samarbete och integration med 5000+ applikationer. Det är säkert, användarvänligt och idealiskt för företag av alla storlekar.
• Smartsheet: Ett omfattande verktyg för att automatisera arbetsflöden och hantera projekt med liverapportering och integrationsalternativ.
• Icedrive: En säker och kostnadseffektiv lösning med noll-kunskapskryptering, intelligent cachelagring och pålitliga fildelningsfunktioner.

Vanliga frågor