SAP Handledning för fysisk inventering: MI01, MI02, MI04, MI07

Vad är fysisk inventering?

Fysisk inventering är en process för att fastställa att inventeringskvantiteterna är exakta, eller om det finns skillnader i kvantitet som nämns fysiskt närvarande och som nämns i SAP system. I grund och botten, efter att du är klar med fysisk inventering, måste ditt system och fysiska lagernivåer vara desamma.

Det är obligatoriskt av juridiska skäl och i de flesta fall genomförs det en gång om året.

För att förenkla processen, kolla diagrammet nedan, det här är de vanligaste stegen för att göra fysisk inventering (inte bara i SAP ERP).

Förutom de juridiska skälen är det oerhört användbart att ha rätt lagerkvantiteter i systemet som matchar det fysiska lagret. Ledningen kan ha rätt information om värdet på lagermaterial. ATP för försäljning är korrekt. MRP görs med hjälp av rätt ingångsparametrar (materiallagermängder).

Att inte ha rätt lagernivåer i systemet innebär tvärtom. Ledningen har fel bild av den ekonomiska aspekten av aktien i besittning. ATP använder fel data (försäljning kanske inte kan sälja något fysiskt på lager men som inte finns i systemet, eller så kan systemet tillåta att sälja något som inte finns fysiskt i lagret). MRP är felaktig (produktionsplanering och andra materialplaneringsprocesser kan vara i ett stort problem eftersom de krävs för att beräkna behoven för produktion/upphandling baserat på lagernivåer och flera annan information).

Nu ser du att det är oerhört viktigt att ha en tydlig och korrekt lagernivå för många processer i ett företag. Nu kommer du att se hur fysisk inventering görs i MM-modulen.

Typer av fysisk inventering

Följande fysiska inventeringsprocedurer kan användas i SAP systemet:

Periodisk inventering
Kontinuerlig inventering
Cykelräkning
Inventeringsprovtagning

Periodisk inventering För det mesta använder företag denna typ av inventering. I de flesta fall görs det en gång om året, och denna typ av inventering kallas årlig fysisk inventering. Det innebär att materiallager räknas en gång per år. De flesta gånger i slutet av året eller efter säsongens slut (i säsongsbetonade branscher).

Kontinuerlig inventering Allt material räknas någon gång under året, men det kan vara vilken dag som helst. Så vi kan räkna en del material i februari, annat i april och så vidare. Ett enda material kan räknas på ett enda datum. Denna typ av inventering används huvudsakligen i lagerhanteringsbaserade lager, men det kan också göras inom lagerhantering.

Cykelräkning Denna typ av inventering gör att vi kan ställa in en period för regelbundna intervall för fysisk inventering på materialnivå. Så ett snabbt rörligt och högvärdigt material kan räknas fyra gånger per år medan långsamt rörligt och lågvärdigt material kan räknas en gång om året. Indikatorn för detta ställs in i materialmaster i Vy Anläggning/Lagerplats 1, i fältet

CC fys. Inv. Ind. Inventeringsprovtagning Endast ett antal slumpmässigt utvalda material räknas på balansdagens nyckeldatum och om dessa material uppvisar tillräckligt små skillnader kan även övriga material anses ha korrekta lagernivåer. Används egentligen inte så ofta, eftersom det i huvudsak är en uppskattning, men i vissa fall kan den användas om material och lagerstruktur innebär det.

Vi kommer att utforska det vanligaste – årliga inventeringsalternativet i följande ämne.

Skapar fysiskt inventeringsdokument

Följande procedur kan användas för att skapa och bearbeta det fysiska inventeringsdokumentet.

Steg 1)

Utför transaktionen MI01.
Ange dokumentdatum och planerat datum för räkning (lämna standard för idag).
Ange anläggning/lagringsplats/speciallagerindikator.
Välj om du vill ha bokföringsblockering (om det finns en möjlighet att någon kommer att göra en kontering medan fysisk inventering pågår aktivera detta – materialnivå), Frys bokinventering (aktuellt boklagersaldo kommer att registreras i det fysiska inventeringsdokumentet om detta alternativ är aktiverat), och om du vill räkna partier med raderingsflagga (självförklarande). Tryck ENTER.

Steg 2)

Ange materialnumren du vill inkludera i detta fysiska inventeringsdokument.
Spara transaktionsdata.

Du kommer att informeras om det nyskapade numret på det fysiska inventeringsdokumentet.

Steg 3) Valfritt steg.

Utför transaktionen MI02 för att göra ändringar i dokumentet (om det behövs).
Double klicka på objektet om du vill kontrollera om räkningen redan har gjorts.ž
Om du behöver radera dokumentet kan du ställa in raderingsindikatorn.

Steg 4) Valfritt steg.

Du kan se på artikelnivån att vårt material ännu inte har räknats.

Steg 5) Valfritt steg.

På rubriknivå kan du redigera data som angavs under skapandet av fysiskt inventeringsdokument.

Du är nu klar med att skapa (och ändra det fysiska inventeringsdokumentet). Du kan visa dokumentet med MI03 transaktion kod.

Ange räkneresultat

I följande ämne kommer jag att visa dig hur du kan lägga in räkneresultaten i det fysiska inventeringsdokumentet.

Processen är ganska enkel, men den måste utföras korrekt eftersom felet i räkningen resulterar i dåliga lagersaldon senare. Så det finns ett stort behov av att både räkneprocessen och ingångsprocessen är korrekta.

Steg 1)

Utför transaktionskoden MI04.
Ange fysiskt dokumentnummer och räkenskapsår.
Ange räknedatum om det skiljer sig från det föreslagna.
Ange variansprocenten. Det betyder att om du hade 100 st på lager innan den fysiska inventeringsprocessen, och du anger 107 stycken som ett räkneresultat, kommer du att informeras med ett varningsmeddelande om skillnaden mellan föregående lagerkvantitet och den räknade kvantiteten.

Klicka ENTER.

Steg 2)

Ange den mängd som räknas för detta material.
Tryck enter.

Du kommer att informeras om att det är en kvantitetsskillnad på 20 st, om du inte har gjort ett misstag vid inmatning av mängden kan du kringgå varningen genom att trycka på ENTER. Om du gjorde ett misstag när du skrev in mängden kan du korrigera inmatningen (124 st i mitt fall) och trycka på ENTER igen.

Om du får varningsmeddelandet, och du tror att det kan vara ett misstag i räkningsprocessen, kan du räkna om artikeln igen och korrigera resultaten (kolla in MI05 transaktionskod och MI11 om det behövs).

Efter att jag har rättat min inmatning till 124 st kommer jag spara transaktionsdata.

Lägger ut skillnaderna

Efter att du eventuellt har återberättat och återmatat kvantitetsinformation för problematiskt material kan du bokföra skillnaderna genom att använda transaktionen MI07.

Steg 1)

Utför transaktionen MI07.
Ange ditt fysiska lager och räkenskapsår.
Ange postningsdatum. Varupostering kommer att ske enligt detta datum. Vissa företag använder 31.12. I den årliga fysiska inventeringen som den sista dagen på räkenskapsåret.
Du kan använda tröskelvärdet för att ange det högsta tillåtna differensvärdet i lokal valuta. Om du inte vill ha en gräns lämna detta fält tomt. För att detta ska fungera måste material ha standard eller rörligt pris bibehållet.
Klicka ENTER.

Steg 2)

Du kan se skillnaden kvantitet. Det betyder att vi har hittat 4 stycken fler än vad det tidigare angivits i systemet.
Värdet visas inte eftersom vår kontroll-/redovisningsavdelning ännu inte har släppt priserna för detta material. Detta måste göras i en produktionsmiljö. Du kan inte lägga en skillnad på 4 stycken med respektive värde på 0,00 Eur.