Fysisk inventering i SAP MM: MI01, MI04, MI07

Vad är fysisk inventering?

Fysisk inventering är processen att avgöra om lagerkvantiteter registrerade i SAP matcha de kvantiteter som fysiskt finns i lagret. När den fysiska inventeringen är klar, SAP Systembalanserna och det faktiska fysiska lagret bör överensstämma.

Det är obligatoriskt av juridiska skäl och genomförs i de flesta fall en gång om året.

För att förenkla processen visar diagrammet nedan de vanligaste stegen för en fysisk inventeringscykel (inte bara i SAP ERP).

Utöver att följa lagar och regler är det oerhört värdefullt att ha korrekta lagerkvantiteter i systemet som matchar det fysiska lagret. Ledningen får korrekt information om värdet på lagermaterial, ATP för försäljning återspeglar verkligheten, och MRP körs med korrekta inparametrar.

Utan korrekta lagernivåer händer det motsatta. Ledningen ser en missvisande ekonomisk bild av lagret, ATP använder felaktiga data (försäljningen kanske inte kan sälja något som fysiskt finns, eller så kan systemet tillåta försäljning av något som saknas i lagret), och MRP blir felaktig, vilket orsakar produktionsplanering och inköpsproblem som är beroende av lagernivåer.

Noggranna lagernivåer är helt klart avgörande för många företagsprocesser. Följande avsnitt visar hur fysisk inventering utförs i MM-modulen.

Typer av fysisk inventering

SAP stöder följande procedurer för fysisk inventering.

• Periodisk inventering
• Kontinuerlig inventering
• Cykelräkning
• Inventeringsprovtagning

Periodisk inventering. De flesta företag använder den här metoden. Den görs vanligtvis en gång om året och kallas årlig fysisk inventering. Lager räknas en gång om året, oftast i slutet av räkenskapsåret eller efter att en säsong är slut (för säsongsbranscher).

Kontinuerlig inventering. Varje material räknas någon gång under året, på en vald dag. Ett material kan räknas i februari, ett annat i april och så vidare, men ett enskilt material räknas endast på ett enda datum. Denna metod används huvudsakligen i lagerstyrda lager, men den kan också tillämpas i lagerhantering.

Cykelräkning. Ett regelbundet intervall ställs in för fysisk inventering på materialnivå. Ett snabbrörligt material med högt värde kan räknas fyra gånger om året, medan ett långsamt rörligt material med lågt värde kan räknas en gång om året. Indikatorn ställs in i Materialmall, Vy Fabrik/Lagerplats 1, i fältet. CC fysisk faktura Ind.

Inventarieprovtagning. Endast ett antal slumpmässigt utvalda material räknas på balansräkningens nyckeldatum. Om dessa prover uppvisar tillräckligt små skillnader anses även de återstående materialen ha korrekta lagernivåer. Detta är i huvudsak en approximation och används sällan.

Nästa avsnitt utforskar den vanligaste metoden – årlig periodisk inventering.

Skapar fysiskt inventeringsdokument

Med den valda inventeringsmetoden är nästa steg att skapa det fysiska inventeringsdokumentet som ska innehålla inventeringsplanen och resultaten.

Steg 1)

1. Utför transaktionen MI01.
2. Ange dokumentdatum och planerat inventeringsdatum (lämna standardvärdet för idag).
3. Ange anläggning, lagerplats och indikator för speciallager.
4. Välj om du vill Bokföringsblock (aktivera detta om någon kan komma att bokföra en rörelse medan lagerhantering pågår), Frys bokinventering (det aktuella bokförda saldot registreras i dokumentet när det är aktiverat), och om buntar ska räknas med raderingsflaggan. Tryck på ange.

Steg 2)

1. Ange det/de materialnummer som ska inkluderas i detta inventeringsdokument.
2. Spara transaktionsdata.

SAP bekräftar med det nyskapade inventeringsdokumentnumret.

Steg 3) Valfritt

1. Utför transaktionen MI02 att göra ändringar i dokumentet om det behövs.
2. Double-klicka på ett objekt för att kontrollera om räkningen redan har gjorts.
3. Om dokumentet inte längre behövs kan du ställa in raderingsindikatorn.

Steg 4) Valfritt

1. På artikelnivå visar materialstatusen att det ännu inte har räknats.

Steg 5) Valfritt

1. På rubriknivå kan du redigera de data som angetts under skapandet av fysiskt inventeringsdokument.

Du är nu klar med att skapa och ändra inventeringsdokumentet. Du kan visa dokumentet när som helst med hjälp av transaktionsfunktionen. MI03.

Ange räkneresultat

När dokumentet är på plats är nästa fas att registrera de faktiska uppräknade kvantiteterna. Processen är enkel men måste utföras korrekt, eftersom fel här orsakar dåliga lagersaldon nedströms. Både uppräkning och datainmatning måste vara exakta.

Steg 1)

1. Kör transaktionskod MI04.
2. Ange dokumentnumret för fysisk inventering och räkenskapsår.
3. Ange inräknardatumet om det skiljer sig från det föreslagna.
4. Ange avvikelseprocenten. Om till exempel 100 stycken fanns i lager före inventeringen och du anger 107 stycken som räkneresultat, visar systemet ett varningsmeddelande om skillnaden mellan tidigare lager och räknad kvantitet. Tryck på ange.

Steg 2)

1. Ange den räknade kvantiteten för detta material.
2. Klicka ange.

Om en skillnad på 20 stycken upptäcks och inmatningen är korrekt, tryck på ange för att kringgå varningen. Om posten var en tacksamhetsfrågaping misstag, korrigera det (till 124 bitar i det här exemplet) och tryck på ange igen.

Om du misstänker ett räknefel snarare än ett typing fel, räkna om och korrigera resultatet (transaktionen MI05och MI11 (om det behövs). Efter att ha korrigerat inmatningen till 124 stycken, spara transaktionsdata.

Lägger ut skillnaderna

Efter eventuella omräkningar och korrigeringar är det sista steget att bokföra differenserna med hjälp av transaktionen. MI07.

Steg 1)

1. Utför transaktionen MI07.
2. Ange inventeringsdokumentet och räkenskapsåret.
3. Ange bokföringsdatum. Varubokning utförs på detta datum. Många företag använder den 31 december som årligt inventeringsdatum, den sista dagen på räkenskapsåret.
4. Du kan ange ett tröskelvärde för att definiera den maximalt tillåtna skillnaden i lokal valuta. Lämna det tomt om du vill att det inte ska vara någon gräns. Materialet måste ha ett standard- eller variabelt pris för att det här alternativet ska fungera.
5. Klicka ange.

Steg 2)

1. Differensmängden visas. I det här exemplet hittades fyra fler stycken än vad systemet hade registrerat.
2. Inget värde visas eftersom controlling-/redovisningsteamet ännu inte har släppt priser för detta material. I produktionen är detta obligatoriskt – du kan inte bokföra en differens på fyra stycken med ett värde på 0.00 EUR.

Bokföringen är nu klar och ett väsentligt dokument som t.ex. 4900547510 genereras.

Steg 3) Valfritt

Du kan verifiera materialdokumentet i MB03.

1. Mängden fyra stycken framgår av materialdokumentet.
2. Rörelsetyp 701 används för varuinleveransen som härrör från skillnaden i fysiskt lager.

Detta lägger till fyra stycken till inventariet.

Rörelsetyper för fysisk inventering

Som referens listas standarden i tabellen nedan SAP rörelsetyper som används i inventering.

Rörelse typ	Syfte
701	Varumottagning för obegränsat lager
702	Varuutgivning för obegränsat lager
703	Varumottagning för kvalitetskontrolllager
704	Varuutlämning för kvalitetsinspektionslager
707	Varumottagning för spärrat lager
708	Varuutlämning för spärrat lager

Den fysiska inventeringscykeln är nu avslutad och lagret kan återuppta ordinarie aktiviteter.

Vanliga frågor