Korrespondens i SAP – Konfiguration och typer
Mason Garcia
Det finns olika standardkorrespondenstyper tillgängliga som fakturautskrift, kontoutdrag etc. Anpassade korrespondenstyper kan också skapas.
Korrespondenser kan skapas vid tidpunkten för en viss affärstransaktionsbehandling eller i ett senare skede för redan skapade transaktionsbokningar.
Korrespondens kan skickas till kund/leverantör i olika format som e-post och fax. Korrespondens är i princip brev mm som skickas från SAP till säljare/kund etc.
Korrespondens kan skapas individuellt eller kollektivt, ad-hoc eller via automatiserat batchjobb.
Typer av korrespondens
Följande är exempellista på olika standardkorrespondenstyper, som kan kopieras för att skapa ett specifikt anpassat formulär, program, etc.
| Korrespondenstyp | Korrespondens Description | Utskriftsprogram | Nödvändig data | Exempel på standard SAP Skriptform |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalningsaviseringar | RFKORD00 | Dokumentnummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoutdrag | RFKORD10 | Kontonummer och datum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Bill av växlingsavgifter | RFKORD20 | Dokumentnummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interna dokument | RFKORD30 | Dokumentnummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Enskilda bokstäver | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentutdrag | RFKORD50 | Dokumentnummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kundutlåtanden | RFKORD11 | Kundnummer och datum | F140_CUS_STAT_01 |
Hur man gör korrespondenskonfiguration
Konfiguration av korrespondens i SAP kan utföras i följande steg nedan
Steg 1) Definiera korrespondenstyp
Sökväg: – SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundfordringar och leverantörsskulder > Kundkonton > Rader > Korrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Definiera korrespondenstyper
Transaktion kod:-OB77
Här olika SAP standardkorrespondenstyper finns tillgängliga. Du kan också skapa dina anpassade korrespondenstyper. Du kan ange att vilken data som krävs för att generera en korrespondens, t.ex. för kontoutdrag kan du ange att kund/leverantörsmaster är nödvändig för kontoutdraget. Du kan också ange datumparametrarna och texten som ska visas för datumval.
Steg 2) Tilldela program till korrespondenstyp
Sökväg:-SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundreskontra och leverantörsreskontra > Kundkonton > Rader > Korrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Tilldela program för korrespondenstyper
Transaktion kod: -OB78
Här måste du koppla korrespondensgeneratorprogrammet till korrespondenstypen. Du kan även ange olika program för olika företagskoder. (Du kan även ange standardvarianten här för programmet att köra. Du kan skapa en sådan variant från transaktion SE38/ SA38 för programmet.)
Du kan också skapa ditt eget anpassade program som en kopia av standardprogrammet och kan göra lämpliga ändringar för att möta alla dina kundspecifika behov.
Steg 3) Bestäm uppringningsfunktioner för korrespondenstyp
Sökväg:-SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundreskontra och leverantörsreskontra > Kundkonton > Rader > Korrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Fastställ anropsfunktioner
Transaktion kod:-OB79
Här måste du ange att vid vilken tidpunkt du kan generera den specifika korrespondenstypen. Du kan också ange en annan inställning för olika företagskoder. De olika alternativen som finns är: -
- Vid tidpunkten för dokumentinmatning (t.ex. FB50, FB60, etc.)
- Vid tidpunkten för bokföring av betalningar (t.ex. F-28, F-26, etc.)
- Vid tidpunkten för dokumentvisning eller ändring (t.ex. FB02, FB03, etc.)
- Vid tidpunkten för kontovisning (t.ex. FBL1N, FBL5N, etc.)
Steg 4) Tilldela korrespondensformulär till korrespondensutskriftsprogram
Sökväg:-SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundreskontra och leverantörsreskontra > Kundkonton > Linjepostkorrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Definiera formulärnamn för korrespondens Skriv ut
Transaktion kod: -OB96
Här måste du ange vilken formdefinition som kommer att användas av korrespondensutskriftsprogrammet. Du kan också ange en annan inställning för olika företagskoder. (De SAP Skriptformen definieras med hjälp av transaktionen SE71, där de olika data är ordnade i utdataformatet för att bearbetas. Detta SAP Skriptformen definierar layouten i utdata.)
Du kan också använda tvåsiffriga formulär-ID, genom vilka du kan anropa olika formulär för olika formulär-ID i samma företagskod.
Detta formulär-ID kan anges i urvalsskärmen för utskriftsprogrammet som genererar korrespondens. Du kan bara välja ett formulär-ID åt gången för en korrespondenstyp. Du kan skapa flera korrespondenstyper och utlösa olika formulär-ID.
Steg 5) Definiera avsändarinformation för korrespondens
Sökväg:-SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundreskontra och leverantörsreskontra > Kundkonton > Rader > Korrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Definiera avsändarinformation för korrespondensformulär
Transaktion kod:-OBB1
Här kan du länka detaljerna för sidhuvud, sidfot, signatur och avsändare. Denna text definieras med transaktionen SO10 med text-ID enligt länken ovan (t.ex. ADRS). Du kan också ange en annan inställning för olika företagskoder. (Också tvåsiffrig avsändarvariant kan definieras, som du kan ge till urvalsparametrarna för utskriftsprogrammet. Detta kommer att möjliggöra olika avsändardetaljer inom samma företagskod.)
Steg 6) Definiera sorteringsvarianter för korrespondens
Sökväg:-SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundfordringar och leverantörsskulder > Kundkonton > Rader > Korrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Definiera sorteringsvarianter för korrespondens
Transaktion kod: -O7S4
Du kan här specificera i vilken ordning korrespondensbreven ska genereras. Om du t.ex. genererar kontoutdrag för flera leverantörer, kommer leverantörer att sorteras i denna ordning och sedan kommer brevet att genereras. Denna sorteringsvariant kan anges i urvalsskärmen för utskriftsprogrammet som genererar korrespondens.
Steg 7) Definiera sorteringsvarianter för rader i korrespondens
Sökväg:-SPRO > Finansiell redovisning (Ny) > Kundfordringar och leverantörsskulder > Kundkonton > Rader > Korrespondens > Gör och kontrollera inställningar för korrespondens > Definiera sorteringsvarianter för rader
Transaktion kod: -O7S6
Du kan här ange att i vilken ordning de olika raderna ska visas i en korrespondensbokstäver. T.ex. om ett leverantörskontoutdrag har flera fakturor, kommer fakturorna att sorteras i denna ordning och sedan kommer brevet att genereras.
Denna sorteringsvariant kan anges i urvalsskärmen för utskriftsprogrammet som genererar korrespondens.
Korrespondensgenerering
Som visats tidigare även när du konfigurerar anropspunkten, kan korrespondensen genereras vid nedanstående tidpunkter:-
- Vid tidpunkten för dokumentinmatning (t.ex. FB50, FB60, etc.)
- Vid tidpunkten för bokföring av betalningar (t.ex. F-28, F-26, etc.)
- Vid tidpunkten för dokumentvisning eller ändring (t.ex. FB02, FB03, etc.)
- Vid tidpunkten för kontovisning (t.ex. FBL1N, FBL5N, etc.)
Korrespondens kan genereras för ett visst dokument eller för leverantör(er)/kund(er) konto. Efterföljande bilder kommer att förklara genereringen av korrespondens via olika sätt och dess utskrift.
Korrespondensgenerering (metod A):-
Korrespondensen kan genereras medan du skapar, ändrar eller visar dokumentet.
För detta, gå till Miljö > Korrespondens och välj relevant korrespondenstyp, t.ex. se nedan skärm i FB70 skapande av kundfaktura:-
På samma sätt kan du skapa korrespondensen från dokumentvisning/ändring från transaktionen, som i FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, etc.
Korrespondensgenerering (metod B)
För befintliga redovisning dokument som du kan använda transaktionskod FB12.
Efter att ha angett företagskoden kommer den att fråga korrespondenstypen. Välj Korrespondenstyp och den kommer att be dig ange dokumentnummer/kontonr. etc. baserat på korrespondenstypsinställningen. Efter detta begärs korrespondensen.
Korrespondensgenerering (metod C)
Från transaktion F.27 kan du generera korrespondensen (kontoutdrag) för leverantör(er) / kund(er).
Här "Indikator i stampost" ska det angivna värdet överensstämma med värdet som anges i kund/leverantörs stamdata > Företagskod > Korrespondens.
Om du markerar kryssrutan "Individuell begäran", och om samma leverantör/kund har rader i flera företagskoder, genereras ett separat uttalande för varje företagskod.
Korrespondensutskrift
Korrespondensutskrift (metod A):-
Använd transaktionskod F.61 för att skriva ut den relevanta korrespondenstypen som redan genererats. Vid körning kommer den helt enkelt att skriva ut korrespondensen (om e-post/fax, etc. är konfigurerad, kommer utdata att genereras i det formatet)
Korrespondensutskrift (metod B):-
Från transaktion F.64, kan du se korrespondensbrevet (spool) som genereras och kan skriva ut det. (Skillnaden mot F.61 är att i F.64 kan du också göra andra operationer (som radera, förhandsgranska, etc.) för korrespondensförfrågan som redan har genererats.)
Den genererade spolen kan ses och skrivas ut från transaktionen SP02 eller System > Egen spoolbegäran.
Korrespondens via e-post
Behåll e-postadressen i inställningen i kund/ säljare mästare > Allmänna data > Fliken Adress > Kommunikation och välj kommunikationsmetod som e-post.
Behåll även e-post-id:t i kund/leverantörsmaster > Företagskodsdata > Korrespondensfliken.
Då kommer korrespondensen för denna kund/leverantör att genereras i e-postformat istället för utskrift (med hänsyn till inställningen för användarutgång som gjorts för att bestämma kommunikationsmetoden i användarutgången som ges i nästa bild.)
(Obs: På samma sätt kan du göra inställningar för faxutmatning genom att välja standardkommunikation som FAX och behålla faxnr.)
