Как импортировать данные базы данных SQL в файл Excel [Пример]

Импортировать данные SQL в файл Excel

В этом уроке мы собираемся импортировать данные из внешней базы данных SQL. В этом упражнении предполагается, что у вас есть работающий экземпляр SQL Server и базовые знания SQL Server.

Сначала мы создаем SQL файл для импорта в Excel. Если у вас уже есть готовый экспортированный файл SQL, то вы можете пропустить следующие два шага и перейти к следующему шагу.

1. Создайте новую базу данных с именем «СотрудникиDB».
2. Выполните следующий запрос

USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Как импортировать данные в Excel с помощью диалогового окна мастера

• Создайте новую книгу в MS Excel
• Нажмите на вкладку ДАННЫЕ.

1. Кнопка «Выбрать из других источников»
2. Выберите из SQL Server, как показано на изображении выше.

1. Введите имя/IP-адрес сервера. Для этого урока я подключаюсь к локальному хосту 127.0.0.1.
2. Выберите тип входа. Поскольку я нахожусь на локальном компьютере и у меня включена проверка подлинности Windows, я не буду предоставлять идентификатор пользователя и пароль. Если вы подключаетесь к удаленному серверу, вам необходимо будет предоставить эти данные.
3. Нажмите кнопку «Далее»

Как только вы подключитесь к серверу базы данных. Откроется окно, вам необходимо ввести все данные, как показано на скриншоте.

• Выберите СотрудникиDB из раскрывающегося списка.
• Нажмите на таблицу сотрудников, чтобы выбрать ее.
• Нажмите кнопку «Далее».

Откроется мастер подключения к данным, чтобы сохранить подключение к данным и завершить процесс подключения к данным сотрудника.

• Вы увидите следующее окно

• Нажмите кнопку ОК

Загрузите файл SQL и Excel

Как импортировать данные MS Access в Excel на примере

Здесь мы собираемся импортировать данные из простой внешней базы данных на базе Microsoft Доступ к базе данных. Мы импортируем таблицу продуктов в Excel. Вы можете скачать Microsoft Доступ к базе данных.

• Откройте новую книгу
• Нажмите на вкладку ДАННЫЕ.
• Нажмите кнопку «Доступ», как показано ниже.

• Вы получите диалоговое окно, показанное ниже.

• Перейдите к загруженной базе данных и
• Нажмите кнопку «Открыть».

• Нажмите кнопку ОК
• Вы получите следующие данные

Загрузите базу данных и файл Excel

Обновление и управление подключением к базе данных.

Преимущество импорта перед вставкой заключается в том, что Excel поддерживает постоянное соединение с базой данных, поэтому одно обновление автоматически загрузит последние строки без повторного запуска мастера. Управление этим соединением обеспечивает актуальность и безопасность отчета.

1. Обновите данные: Щелкните любую ячейку в импортированной таблице, откройте вкладку ДАННЫЕ и выберите «Обновить» или «Обновить все», чтобы обновить все соединения.
2. Обновите страницу при открытии: В свойствах подключения установите флажок «Обновлять данные при открытии файла», чтобы отчет всегда был актуальным при его открытии.
3. Управление подключениями: Используйте раздел «Запросы и соединения», чтобы переименовать, отредактировать или удалить соединение, а также проверить сервер и базу данных, на которые оно указывает.
4. Защита учетных данных: предпочитать Windows По возможности используйте аутентификацию и никогда не сохраняйте пароль к базе данных в общей рабочей книге.

⚠️ Предупреждение: В рабочей книге, содержащей активное соединение с базой данных, может быть раскрыто имя сервера и запрос. Перед тем как делиться файлом с другими организациями, удалите соединение с помощью раздела «Запросы и соединения» или сначала вставьте значения в качестве статических данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)