Как создать запрос на корректировку счета в SAP SD
Джессика Блейк
⚡ Умное резюме
Коррекция счета-фактуры в SAP Это процесс, который исправляет количество или цену в позициях счета-фактуры. В этом материале объясняется, что такое запрос на корректировку счета-фактуры, как он формирует кредитовое или дебетовое уведомление и как его создать.
Что такое корректировка счетов?
Коррекция счета-фактуры — это процесс исправления количества или цен в одной или нескольких позициях счета-фактуры. Вместо аннулирования первоначального счета-фактуры, SAP Создает запрос на корректировку счета-фактуры, документ продажи (тип заказа RK), который фиксирует скорректированные значения и производит расчеты с клиентом только по разнице.
Система рассчитывает разницу между первоначальной суммой и скорректированной суммой. Для контроля запрос на корректировку счета автоматически блокируется системой с помощью блокировки выставления счетов до тех пор, пока он не будет проверен; после одобрения блокировка может быть снята. В зависимости от общей суммы запроса система затем создает либо кредитовое, либо дебетовое уведомление. Таким образом, корректировка счета обеспечивает чистый и поддающийся аудиту способ исправления ошибок в выставлении счетов, поскольку запрос всегда ссылается на исходный платежный документ и точно фиксирует, что изменилось и почему. Именно поэтому финансовые отделы предпочитают его редактированию или аннулированию исходного счета, что нарушило бы контрольный след.
Как корректировка счета-фактуры приводит к созданию кредитового или дебетового уведомления
При создании запроса на корректировку счета-фактуры, SAP Каждая позиция из исходного счета-фактуры копируется дважды. Первая позиция всегда является кредитной, то есть на счет клиента зачисляется первоначальная сумма, а вторая — дебетовой, то есть списывается скорректированная сумма. Поскольку эти две позиции компенсируют друг друга, остается только чистая разница.
Если чистая сумма отрицательная, что означает, что с клиента была списана излишняя сумма, запрос приводит к созданию кредитового авизо. Если чистая сумма положительная, что означает, что с клиента была списана недостаточная сумма, запрос приводит к созданию дебетового авизо. Именно такая парная структура делает корректировку счета-фактуры такой полезной: один запрос может создать как кредиты, так и дебеты по многим строкам, но клиенту будет выставлен счет или возвращена только точная разница. Вы корректируете дебетовые позиции до скорректированного количества или цены, оставляете кредитовые позиции без изменений, и система автоматически рассчитывает баланс. Это обеспечивает прозрачность корректировки как для бизнеса, так и для клиента.
Шаги по созданию запроса на исправление счета-фактуры
Выполните следующие шаги, чтобы создать запрос на корректировку счета-фактуры в транзакции VA01, указав в качестве источника корректируемый платежный документ.
Шаг 1) Начать запрос.
- Введите Т-код VA01 в поле команды.
- В поле «Тип заказа» введите «Запрос на исправление счета».
- В организационных данных укажите отдел продаж, канал сбыта и подразделение.
- Нажмите кнопку «Создать со ссылкой», чтобы создать корректировку счета-фактуры со ссылкой на платежный документ.
Шаг 2) Скопировано из счета-фактуры.
- Введите номер платежного документа (счета-фактуры), требующего корректировки.
- Щелкните по кнопке Копировать.
Шаг 3) Примените и сохраните исправление.
- Адрес получателя и номер заказа на покупку можно изменить.
- Введите желаемую дату доставки.
- Количество заказа можно изменить на скорректированное значение.
- Нажмите на кнопку Сохранить.
Отображается сообщение «Данные сохранены».
Основные моменты, касающиеся запросов на корректировку счетов-фактур.
Несколько особенностей отличают запрос на корректировку счета-фактуры от обычной кредитной или дебетовой записки. Учитывайте следующие ключевые моменты:
- Тип заказа РК: Запрос на корректировку счета-фактуры использует тип торгового документа RK и создается в транзакции VA01.
- Ссылка на платежный документ: Запрос на восстановление (RK) должен быть создан со ссылкой на существующий счет-фактуру, что обеспечивает четкий контрольный след.
- Автоматическая блокировка выставления счетов: Запрос блокируется до проверки, поэтому без подтверждения средства на счет клиента не поступает ни на один банковский перевод.
- Результат: зачисление или списание средств. Чистая стоимость запроса определяет, будет ли создан кредитовый или дебетовый меморандум.
- Парные товары: Каждая позиция счета-фактуры копируется как кредитовая и дебетовая, поэтому урегулируется только скорректированная разница.
В совокупности эти моменты позволяют использовать систему корректировки счетов-фактур как контролируемый, единый документ для исправления ошибок выставления счетов без аннулирования и повторной выдачи первоначального счета, что обеспечивает сохранность контрольного следа и ускоряет и упрощает разрешение споров.
