Проверка данных в Excel: фильтры, группировкаpingПримеры сортировки
Шарлотта Миллер
⚡ Умное резюме
Проверка данных в Excel ограничивает допустимые значения в ячейке, в то время как фильтрация, сортировка и группировка данных работают в фоновом режиме.ping Организуйте записи вокруг них. На этой странице объясняются правила проверки с оповещениями об ошибках, текстовыми и числовыми фильтрами, сортировкой и группировкой.ping с промежуточными итогами и вставкой изображений в таблицу.
Валидация данных
Проверка данных очень важна в том смысле, что она помогает нам избежать ошибок, которых можно избежать.. Предположим, вы записываете оценки студентов за экзамены и знаете, что минимум — 0, а максимум — 100. Вы можете воспользоваться функциями проверки, чтобы гарантировать, что вводятся только значения от 0 до 100.
Добавьте новый лист в свою книгу, нажав кнопку «плюс» внизу листа.
Добавьте столбец для серийного номера, имени и оценки. Ваш лист должен выглядеть следующим образом
| S / N | Имя | Счет |
|---|---|---|
| 1 | Джейн | |
| 2 | James | |
| 3 | Джонс | |
| 4 | Джонатан | |
| 5 | John |
- Нажмите на вкладку ДАННЫЕ.
- Выберите ячейки от C2 до C6 (ячейки, которые будут использоваться для записи оценок)
- Нажмите раскрывающийся список «Проверка данных».
- Нажмите «Проверка данных».
- Вы получите следующее диалоговое окно
- Нажмите вкладку «Предупреждение об ошибке».
- Введите заголовок и сообщение оповещения, как показано на схеме ниже.
- Нажмите кнопку ОК
- Попробуйте ввести оценку больше 200. Вы получите следующее сообщение об ошибке.
Типы критериев проверки данных
В раскрывающемся списке «Разрешить» окна «Проверка данных» предлагается несколько критериев, а не только целые числа. Выбор правильного критерия позволяет поддерживать чистоту записей на этапе ввода.pingВ таблице ниже перечислены общие критерии с практическим примером.
| Критерий | Что это позволяет | Пример |
|---|---|---|
| Целое число | Целые числа в заданном диапазоне | Оценка за экзамен от 0 до 100. |
| Десятичная дробь | Numbers с десятичными знаками в заданном диапазоне | Размер скидки: от 0 до 1. |
| Список | Отображаются только значения из заданного списка в виде выпадающего списка. | Мужчина, Женщина |
| Время | Даты в пределах диапазона | Начиная с сегодняшнего дня или позднее |
| Длина текста | Ограниченное количество символов | Ровно 10 для номера телефона. |
| На заказ | Любая формула, возвращающая TRUE или FALSE | =ISNUMBER(C2) для принудительного ввода числа |
💡 Совет: Вкладка «Сообщение о вводе» позволяет отображать подсказку при выборе ячейки, а вкладка «Предупреждение об ошибке» определяет, является ли неправильный ввод окончательным предупреждением, предупреждением, которое можно проигнорировать, или информационной заметкой.
Фильтры данных
Фильтры данных позволяют нам получать данные, соответствующие желаемым критериям. Допустим, мы хотим показать результаты всех учащихся, чьи имена начинаются с «ja» или получить баллы, которые меньше, больше или равны определенному значению, мы можем использовать фильтры для получения таких данных.
Выберите столбцы имени и оценок, как показано ниже.
- Нажмите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.
- Нажмите раскрывающийся список «Сортировка и фильтрация», как показано на изображении ниже.
- Нажмите на фильтр имен.
- Выбрать текстовые фильтры
- Выбор начинается с
- Вы получите следующее окно.
- Введите «ja» и нажмите кнопку «ОК».
- Вы сможете увидеть только результаты для Джейн и Джеймса.
Сортировка данных в Excel
Фильтрация скрывает строки, которые не соответствуют критериям, а сортировка сохраняет все строки, но изменяет их порядок. Сортировка оценок студентов от наивысшей к наинизшей позволяет быстро оценить результаты, и это еще одна команда на вкладке «ДАННЫЕ».
- Выберите ячейку в столбце: Щелкните любую ячейку в столбце «Оценка». Нет необходимости выделять весь столбец, поскольку Excel распознает окружающую таблицу.
- Откройте меню сортировки и фильтрации: На вкладке «ДАННЫЕ» выберите сортировку чисел от наибольшего к наименьшему или сортировку текста от А до Я.
- Сортировка по нескольким столбцам: Для многоуровневой сортировки нажмите кнопку «Сортировка», добавьте уровень и отсортируйте сначала по полу, а затем по баллам. Excel применит уровни сверху вниз.
- Оставьте заголовок: Убедитесь, что установлен флажок «Мои данные содержат заголовки», чтобы названия столбцов оставались на месте и не сортировались вместе с данными.
⚠️ Предупреждение: Перед сортировкой выделите только одну ячейку, ни в коем случае не отдельный столбец. Если выделить и отсортировать только один столбец, имена и оценки будут разделены, и запись будет повреждена. Excel выдаст предупреждение «Расширить выделение», которое всегда следует принять.
Группировать и разгруппировать
Группы позволяют нам легко просматривать и скрывать ненужные детали как в столбцах, так и в строках. В дополнение к этому мы также можем использовать группы для анализа данных, принадлежащих к общей категории. Проиллюстрируем это примером. Мы будем использовать пример с оценками учащихся, приведенный выше.
- Щелкните правой кнопкой мыши по партитуре и выберите «Вставить столбец». Назовите пол столбца имени.
- Измените Джеймса на Хуаниту. Поставьте женщину для Джанет и Хуаниты. Поставьте мужского пола для остальных учеников. Ваш лист должен выглядеть следующим образом.
Теперь мы сгруппируем женщин вместе и отобразим их средний балл, а также сделаем то же самое для мужчин.
- Нажмите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.
- Выберите все столбцы и строки с данными
- Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Группа», как показано на изображении ниже.
Вы увидите следующее окно
- Убедитесь, что выбраны параметры строк.
- Нажмите кнопку ОК
- Вы получите следующий предварительный просмотр
- Теперь посчитаем средние баллы для женщин и мужчин.
- Выберите все данные, как показано ниже.
Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Промежуточный итог» на вкладке «ДАННЫЕ».
Вы увидите следующее окно
- Установите «При каждом изменении» в поле
- Установите «Использовать функцию» на среднее значение.
- Выберите «Добавить промежуточный итог» для оценки.
- Нажмите кнопку «ОК».
Скачайте указанный выше файл Excel. Code
Добавление изображений в электронные таблицы
Иногда вам хочется пометить документы, напечатанные в Excel, информацией на фирменном бланке, напечатать логотип компании и т. д. Excel имеет функции, позволяющие импортировать изображения в Excel. Команда для добавления изображений находится на вкладке ВСТАВКА на ленте.
Вы получите следующее диалоговое окно
- Вы можете перейти к любой папке на своем компьютере, содержащей изображения, и выбрать любое изображение по вашему выбору.
- Вы получите результаты, аналогичные показанным ниже.
Учебное упражнение 4
Используйте команду вкладки «ВСТАВИТЬ изображения», чтобы добавить изображение по вашему выбору на рабочий лист.
