Проверка данных в Excel: фильтры, группировка, примеры сортировки

Валидация данных

Проверка данных очень важна в том смысле, что она помогает нам избежать ошибок, которых можно избежать.. Предположим, вы записываете оценки студентов за экзамены и знаете, что минимум — 0, а максимум — 100. Вы можете воспользоваться функциями проверки, чтобы гарантировать, что вводятся только значения от 0 до 100.
Добавьте новый лист в свою книгу, нажав кнопку «плюс» внизу листа.

Добавьте столбец для серийного номера, имени и оценки. Ваш лист должен выглядеть следующим образом

• Нажмите на вкладку ДАННЫЕ.
• Выберите ячейки от C2 до C6 (ячейки, которые будут использоваться для записи оценок)

• Нажмите раскрывающийся список «Проверка данных».
• Нажмите «Проверка данных».

• Вы получите следующее диалоговое окно

• Нажмите вкладку «Предупреждение об ошибке».
• Введите заголовок и сообщение оповещения, как показано на схеме ниже.

• Нажмите кнопку ОК
• Попробуйте ввести оценку больше 200. Вы получите следующее сообщение об ошибке.

Фильтры данных

Фильтры данных позволяют нам получать данные, соответствующие желаемым критериям. Допустим, мы хотим показать результаты всех учащихся, чьи имена начинаются с «ja» или получить баллы, которые меньше, больше или равны определенному значению, мы можем использовать фильтры для получения таких данных.
Выберите столбцы имени и оценок, как показано ниже.

• Нажмите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Нажмите раскрывающийся список «Сортировка и фильтрация», как показано на изображении ниже.

• Нажмите на фильтр имен.
• Выбрать текстовые фильтры
• Выбор начинается с
• Вы получите следующее окно.

• Введите «ja» и нажмите кнопку «ОК».
• Вы сможете увидеть только результаты для Джейн и Джеймса.

Группировать и разгруппировать

Группы позволяют нам легко просматривать и скрывать ненужные детали как в столбцах, так и в строках. В дополнение к этому мы также можем использовать группы для анализа данных, принадлежащих к общей категории. Проиллюстрируем это примером. Мы будем использовать пример с оценками учащихся, приведенный выше.

• Щелкните правой кнопкой мыши по партитуре и выберите «Вставить столбец». Назовите пол столбца имени.
• Измените Джеймса на Хуаниту. Поставьте женщину для Джанет и Хуаниты. Поставьте мужского пола для остальных учеников. Ваш лист должен выглядеть следующим образом.

Теперь мы сгруппируем женщин вместе и отобразим их средний балл, а также сделаем то же самое для мужчин.

• Нажмите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.
• Выберите все столбцы и строки с данными
• Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Группа», как показано на изображении ниже.

Вы увидите следующее окно

• Убедитесь, что выбраны параметры строк.
• Нажмите кнопку ОК
• Вы получите следующий предварительный просмотр

• Теперь посчитаем средние баллы для женщин и мужчин.
• Выберите все данные, как показано ниже.

Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Промежуточный итог» на вкладке «ДАННЫЕ».

Вы увидите следующее окно

• Установите «При каждом изменении» в поле
• Установите «Использовать функцию» на среднее значение.
• Выберите «Добавить промежуточный итог» для оценки.
• Нажмите кнопку «ОК».

Загрузите приведенный выше код Excel

Добавление изображений в электронные таблицы

Иногда вам хочется пометить документы, напечатанные в Excel, информацией на фирменном бланке, напечатать логотип компании и т. д. Excel имеет функции, позволяющие импортировать изображения в Excel. Команда для добавления изображений находится на вкладке ВСТАВКА на ленте.

Вы получите следующее диалоговое окно

• Вы можете перейти к любой папке на своем компьютере, содержащей изображения, и выбрать любое изображение по вашему выбору.
• Вы получите результаты, аналогичные показанным ниже.

Учебное упражнение 4

Используйте команду вкладки «ВСТАВИТЬ изображения», чтобы добавить изображение по вашему выбору на рабочий лист.

Резюме

В этой статье мы узнали, как выполнять основные арифметические операции с помощью Excel, форматировать данные, применять правила проверки, фильтровать данные и как использовать преимущества групп для дальнейшего анализа данных и улучшения представления.